SISTEMA DE GESTIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL Elaborado por: ASST

TRABAJO Revisado por: JS

Código: P-SST-01 Versión : 1 Fecha: 03-07-2020 Aprobado por: GG

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1. OBJETIVO

Determinar y establecer las actividades a ejecutarse para el proceso de elaboración, revisión, aprobación y control
de documentos.

2. ALCANCE

Elaboración, revisión, aprobación, distribución y conservación de los documentos y registros elaborados en el marco
del SGSST de INMOBILIARIA BRITANIA S.A.C. Deberá ser aplicado por toda la organización para documentos y
registros de origen interno y externo.

3. AREAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Todas las áreas.

4. DEFINICIONES

 Documento interno: Documento elaborado por INMOBILIARIA BRITANIA S.A.C., relacionados con los
procesos que conforman el sistema de gestión.
 Documento de origen externo: Documento emitido por una organización externa a INMOBILIARIA
BRITANIA S.A.C., que se utiliza como referencia o apoyo a nuestras actividades internas. Ejemplo: norma
legal.
 Copia no controlada: Ejemplar de un documento reproducido del original autorizado, que no está sujeto a
cambios y que sólo se proporciona para fines de capacitación o para fines externos. La impresión del
documento es considerada una copia no controlada, por tanto, no requiere un control de su distribución.
 Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo un proceso.
 Fecha de entrada en vigencia: Fecha a partir del cual el documento debe ser de oficial cumplimiento en su
contenido por parte de INMOBILIARIA BRITANIA S.A.C.
 Versión: Indica el estado de los documentos en términos de su actual vigencia, a través de números
correlativos. La versión del primer documento corresponde a 1.
 Documento obsoleto: Documento que ya no tiene vigencia porque se ha generado una nueva versión.
 SGSST: Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo.
 JA: Jefe de área, puede ser considerado el trabajador con más autoridad en el proceso.
 CSST: Comité de salud y seguridad en el trabajo.
 ASST: Asesor de salud y seguridad en el trabajo.
 JS: Jefe de seguridad
 GG: Gerente General.

CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización del Gerente General. Las copias no controladas carecen de valor.
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Descripción el procedimiento
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Creación:
USUARIO
1. Proponer la creación o modificación de un documento en pro de la mejora del SGSST.

Elaboración/Modificación:
JA
2. Elabora y/o incluye las modificaciones a los documentos aplicables a su procesos/área.

Revisión:
JS/CSST 3. Revisa la documentación elaborada y/o modificada. De ser requerido por disposición legal, será
también revisado por el CSST.

Identificación:
4. Lleva un control de los documentos (impresos o digitales) del SGSST existentes en el formato
Lista Maestra de Documentos y Registros, F-SST-01. La documentación del SGSST contará
con una nomenclatura general para su fácil identificación mediante código, el cual, estará
conformada de la primera letra que indica la naturaleza del documento seguido de – proceso al
que pertenece, seguido de - y número según orden de creación. A continuación, la guía para
codificación:

Código Naturaleza del Ejemplos

documento

D Documentos Políticas, objetivos y similares.

varios.

M Manuales Manual SGSST, reglamentos, planes y similares.

P Procedimientos Procedimiento de auditorías, identificación de NC,

etc.

I Instructivos Instructivo de levantamiento manual de carga,

CSST
lavado de manos, etc.

F* Formatos para Formato para Matriz IPER, formato para

registros. inspecciones, etc.

5. También incluirá el título, fecha de aprobación, así como identificar a los autores de dicho
documento, esto figurará en el encabezado de los procedimientos y manuales, como se muestra
a continuación:

6. En el caso de los formatos para registros, solo se indicará la información de título, código y
fecha. La misma que será consignada en el encabezado. Como se muestra a continuación:

CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización del Gerente General. Las copias no controladas carecen de valor.
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Descripción el procedimiento
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Aprobación:
GG/ CSST
7. Aprueba los documentos, impresos o digitales, actualizados del SGSST previos a su emisión.

Control y Distribución:
8. Distribuye los documentos, en versiones no editables, a los usuarios mediante accesos a
carpetas digitales compartidas.
Copias controladas:
9. En caso se requiera distribuir al personal por limitaciones de acceso a interfaces digitales u
otro motivo sustentable, los responsables de los procesos o áreas deben solicitar una copia
controlada mediante un e-mail o verbalmente al CSST.
10. El CSST evalúa el motivo de la solicitud. En caso sea aceptada la solicitud, se emite la copia
controlada.
CSST
11. Se identifican en las páginas del documento como “COPIA CONTROLADA”.
12. Las copias emitidas son registradas en la Lista Maestra de Documentos F-SST-01.
13. Cuando se aprueba una nueva versión de los documentos, las copias distribuidas de acuerdo
a la lista maestra, serán solicitadas a las respectivas áreas para su eliminación.
Copias no controladas:
14. Los documentos compartidos en formato digital o impresos deberán incluir el Siguiente texto
como pie de página: “CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización del
Gerente General. Las copias no controladas carecen de valor.”

Control de cambios:
15. Colocará en la parte final de los procedimientos, instructivos y manuales, impresos o digitales,
la identificación de los cambios sufridos entre la versión vigente y la pasada. El cambio se
identificará señalando la versión actual del documento, el párrafo o ubicación del documento
donde se incluyó la modificación, la naturaleza de dicha modificación (A para adición de
contenido y S para supresión o borrado de contenido) y una referencia del texto modificado.
El esquema señalado a continuación, muestra la distribución de estos datos:

CSST
16. La identificación de los cambios en el documento vigente se evidenciará mediante un cambio
en el formato del texto. El texto que haya sido adicionado quedará con formato de subrayado
y el texto suprimido quedará tachado como se muestra a continuación:

CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización del Gerente General. Las copias no controladas carecen de valor.
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Descripción el procedimiento
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
17. Solo de mantendrá identificados los cambios con respecto a la versión anterior.
18. Para el caso de los formatos utilizados para registros, no será necesario especificar los
cambios, solo se identificara el formato vigente de acuerdo a la Lista Maestra de Documentos
F-SST-01.

Documentos Externos:
19. El ingreso de documentos externos a la empresa o nuevas versiones de los mismos deberá
JA ser informado al CSST, ya sea verbalmente o vía e-mail. Por tanto, deberán informar al CSST
sobre el uso de documentos externos, su actualización o derogatoria, a fin de consignarlo en
la Lista Maestra de Documentos F-SST-01 y mantenerlo publicado en la unidad digital.

Identificación de registros:
20. Ver 4.
CSST
21. Para aquellos registros que no cuenten con código pero que son necesarios para dar
conformidad al cumplimiento de los requisitos SGSST, son identificados mediante el nombre
y controlados en la Lista Maestra de Documentos F-SST-01.

Protección de los registros:

22. Deberán proteger los registros asociados a su proceso que demuestren el cumplimiento de
sus procedimientos, requisitos legales, requisitos con el cliente según aplique, y la eficacia del
Sistema Integrado de Gestión implementado. Además, asegurar que:
 El almacenamiento de los registros físicos en lugares adecuados que los preserve de
condiciones que pueda causar daños, deterioro o pérdida tales como agua, humedad, luz
USUARIO/CSST solar y otros factores que puedan considerarse una amenaza para la integridad de los
mismos.
 La restricción de accesos a los registros por razones de confidencialidad u otras razones
en los casos que se requieran.
 Los registros digitales que se comparten en la red se encuentran protegidos contra
modificaciones o eliminación por personas no autorizadas.

23. Mensualmente, en coordinación con el responsable de sistemas, realizará una copia de

CSST respaldo o backup de los registros que se manejan en formato digital, esto para prevenir se
elimine o pierda la información por alguna falla en los sistemas.

Recuperación de los registros:

24. Para permitir la recuperación de los registros físicos, en la Lista Maestra de Documentos F-
SST-01, se indica su ubicación y/o el responsable de su custodia.
USUARIO/CSST 25. Para el caso de los registros digitales se ha brindado acceso restringido mediante el sistema
de carpetas compartidas, el mismo que marca una bitácora de visitas de los documentos.
26. Los archivadores en físico o las carpetas en red deben estar identificados y disponerse de
manera que se asegure el acceso sólo al personal autorizado.

Retención de los registros:

27. El tiempo de retención se consigna en la Lista Maestra de Documentos F-SST-01.
USUARIO/CSST
28. El CSST informará a los usuarios el tiempo de conservación o retención para asegurar su
oportuna recuperación.

CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización del Gerente General. Las copias no controladas carecen de valor.
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Descripción el procedimiento
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Disposición final de los registros:

29. Quien elabora un documento determinará si la disposición de los registros al término de su
USUARIO/CSST tiempo de retención corresponde destinarlos a un archivo final (archivo central o similar), o a
disposición final (eliminación, reciclaje, etc.), esta información se consigna en la Lista Maestra
de Documentos F-SST-01.

5.2. Registros asociados

 F-SST-01 Lista Maestra de Documentos

6. IDENTIFICACION DE CAMBIOS

Adición
(A) o
Versión Ubicación Texto modificado
Supresión
(S)

CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización del Gerente General. Las copias no controladas carecen de valor.