Lyj-Sig-Pro-01 Control de Documentos y Registros

Código:
LYJ-SIG-PRO-01
VERSIÓN: 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Fecha de Emisión
01.07.2012
LYJ INGENIEROS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CAMBIOS EN EL DOCUMENTO:
COPIA Nº:
ASIGNADO A:
ELABORÓ: REVISÓ : APROBÓ:
Elar Pineda Villanueva Johnny Longa Concha Johnny Longa Concha
RAD Gerente General Gerente General

Código:
PROCEDIMIENTO LYJ-SIG-PRO-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Versión: 01
REGISTROS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EMISIÓN: 01.07.2012
Elar Pineda Villanueva Johnny Longa Concha Johnny Longa Concha Pág. 2 de 6.
1. OBJETIVO
Describir las actividades que la empresa LYJ INGENIEROS ha establecido para elaborar, revisar
aprobar, distribuir, y modificar los documentos y datos del Sistema Integrado de Gestión.
Asegurar que las versiones pertinentes estén disponibles en los puntos de uso, que
permanezcan legibles, identificables, accesibles y que cualquier modificación realizada en el
documento sea actualizada.
Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente en

el caso que se mantengan por cualquier razón.
2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todo documento considerado dentro del Sistema de Calidad,

Seguridad y Medio Ambiente
3. REFERENCIAS
Norma OHSAS 18001:2007.

Norma ISO 14001:2004.
Norma ISO 9001:2008.
Manual del Sistema Integrado de Gestión OHSAS 18001:2007 / ISO 14001:2004.
4. RESPONSABILIDAD
 La Gerencia General, designa al personal que revisa y aprueba los documentos y datos para
ver si son adecuados antes de su distribución
 Los Jefes de área tienen las siguientes responsabilidades:
 Revisar el Manual sistema de gestión de calidad, los Procedimientos de calidad y el
manual de seguridad.
 Velar por la adecuada distribución de los Documentos del sistema.
 Distribuir las copias controladas de los Documentos calidad, así como retirar las
versiones obsoletas de dichos documentos tras una nueva edición.
 Revisar y actualizar el Listado de documentación interna del Sistema.
 Los trabajadores tienen la obligación de cumplir los procedimientos que le sean asignados.
5. DEFINICIONES
SIG : Sistema Integrado de Gestión

Documento: Medio de información. Puede ser en papel ó electrónico.
Copia Controlada: Es el documento vigente del SIG, que ha sido entregado a las personas
pertinentes.
Documento Obsoleto: Es un documento que no cumple con los requisitos y actividades
vigentes, por eso sale de circulación.
_____________________________________________________________________________
CONFIDENCIAL: Este Documento no podrá ser reproducido sin autorización de LYJ Ingenieros E.I.R.L
Código:
Versión: 01
REGISTROS
Documento externo: provee información ó dirección para el desempeño de las actividades

dentro del alcance del SIG. Los cuales pueden ser: normas industriales, normas nacionales ó
internacionales, manuales de equipos, documentación de clientes u otras partes interesadas
y otros.
PETS: Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
RAD.- Representante de la alta dirección.
Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Identificación.- Nombre (título) con el que se identifica el registro. Ejemplo. (Queja,
Contrato, etc.)
Almacenamiento.- Lugar en donde se colocan los registros. Ejemplo. (Archivero, Gavetas,
Escritorios, etc.)
Protección.- Manera de cómo se protegen los registros. Ejemplo. (Carpetas, fólder, discos,
cd´s, cartapacios, etc.)
Recuperación.- La manera en la que se presenta el registro; este puede ser lógico (discos
magnéticos) y/o papel para realizar cualquier consulta.
Tiempo de retención.- El tiempo que el registro permanece en el área para consulta antes
de su disposición.
Disposición.- El destino que se le da al registro después de cumplir con el tiempo de
retención. (Archivo muerto o destrucción)
6. Responsabilidad y Autoridad
El Jefe de Departamento es el responsable del control de los registros utilizados en su área

de acuerdo al formato de Control de Registros
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
7.1. Documentos Internos
Identificación y evaluación de elaboración o modificación de documentos
 Cualquier persona de la empresa que identifique la necesidad de elaborar o modificar

un documento comunica al RAD, para verificar y evaluar la conveniencia de
elaborarlo o modificarlo.
 Si no hubiese ningún inconveniente el RAD comunica al encargado de la elaboración o
modificación, según su grado de responsabilidad en la aplicación del
documento.
_____________________________________________________________________________
Código:
Versión: 01
REGISTROS
Elaboración o modificación del documento
 El RAD identifica el nuevo documento a través de la codificación del documento y

entrega este código al responsable de elaborar el documento.
 El responsable de la elaboración, realiza el borrador del documento, teniendo en
cuenta los lineamientos, luego envía el documento para su revisión.
 En caso de que existan cambios o modificaciones a los documentos de este
Sistema de Gestión de Calidad. Se procede de la siguiente manera:
 Se debe cambiar el número de la revisión con el número inmediato posterior y
actualizar la fecha de edición del documento.
 Los párrafos agregados o modificados se colocarán en negrita y entre corchetes,
para que el usuario identifique con claridad los cambios efectuados. En la
siguiente revisión se quitará esta identificación.
 Se debe actualizar la “Lista Maestra de Documentos del SIG”, colocando el
número de la revisión ó inscribiendo el nuevo documento ya codificado.
 Se debe enviar un correo a las Jefaturas relacionadas con los nuevos
procedimientos indicando la colocación de un nuevo documento ó revisión de un
documento existente.
Revisión del documento
 El documento es remitido para su revisión a quién(es) corresponda según el

grado de responsabilidad. Esta revisión del documento asegura que lo que se
hace esta escrito y que el contenido es adecuado para el cumplimiento de su
objetivo y satisface las necesidades de los usuarios en lo que respecta a
transmisión de la información, estructura lógica, claridad y objetividad
 La aprobación de los documentos se realizara según los lineamientos de la tabla
siguiente:
Tipo de Descripción Aprobación

documento
MAN Manual Gerente General
PRO Procedimiento de Gestión Gerente General
POE Procedimiento Operativo Estándar Gerente de Operaciones
PLN Planes Gerente General
PRG Programas Gerente General / Comité de
Seguridad
INS Instructivo de Trabajo Gerente de Operaciones
AST Análisis de seguridad en el trabajo SSO&MA
OTR Otros Según tipo de documento
_____________________________________________________________________________
Código:
Versión: 01
REGISTROS
 Si se presentan observaciones al nuevo documento, éste es devuelto al

responsable de la elaboración para la modificación correspondiente
 Subsanadas las observaciones se enviará el documento para su aprobación.
Aprobación del documento
 El (los) responsable(s) de la aprobación asegura(n) que lo escrito en el

documento es lo que se debe hacer para el logro de los objetivos.
 Si se presentan observaciones al nuevo documento, éste es devuelto al
responsable de la elaboración para la modificación correspondiente y edición
final
 Subsanadas las observaciones el (los) responsable(s) de la aprobación
entrega al RAD para la verificación de la edición Final y para el ingreso del
documento en la lista maestra de documentos LYJ-SIG-FOR-02
Verificación de la edición final del documento
 Una vez aprobado el nuevo documento, el RAD del sistema de gestión

verifica la edición final del mismo para que guarde relación con los
lineamientos de un documento.
Distribución del documento
 Aprobado el documento, el RAD identifica quienes necesitan contar con copia

del documento y las coloca en las áreas correspondientes.
 Las copias electrónicas estarán protegidas y no podrán ser modificadas.
 El RAD será responsable de autorizar la modificación de un documento, luego
de la evaluación de la necesidad de cambio.
Almacenamiento y conservación de los documentos
 El documento aprobado ORIGINAL en medio físico es conservado y

almacenado por el RAD.
 De ser necesario conservar algún documento obsoleto, éste se identifica con
un sello que dice “DOCUMENTO OBSOLETO” y es almacenado en condiciones
adecuadas hasta que cumpla su tiempo de su conservación.
 Si no es necesario conservarlo, se procede a eliminarlo.
Actualización de Listas Maestras de Documentos.
_____________________________________________________________________________
Código:
Versión: 01
REGISTROS
El RAD genera y actualiza la Lista Maestra de Documentos, esta actividad la

realiza en conjunto con los responsables y usuarios del documento en las
áreas involucradas. La generación y actualización se lleva a cabo según la
estandarización y lineamientos establecidos para la identificación,
rastreabilidad y control de documentos.
7.2. Documentos Externos
Control de documentos externos
 Los documentos de origen externo utilizados se incluyen en la Lista Maestra

de Documentos
 Su identificación es: “DOCUMENTO EXTERNO” colocado en la página inicial
del documento.
 Los documentos externos son controlados como los de origen interno.
7.3. Codificación de los Documentos
Los documentos se identifican con un código descrito a continuación:
LYJ-XXX-YYY-ZZ
Donde:
LYJ : Iniciales de la Empresa.
XXX : Corresponde al área a la que pertenece el documento Tabla Nº 1.
YYY : Corresponde al tipo de documento generado Tabla Nº2
ZZ : Numero de documento ( Orden correlativo)
Tabla Nº 1
Abreviatura Área
ADM Administración
OPE Operaciones
LOG Logística
CAL Control de Calidad
RHH Recursos Humanos
SIG Sistema Integrado de Gestión
Tabla Nº 2
_____________________________________________________________________________
Código:
Versión: 01
REGISTROS
Tipo de Descripción
documento
MAN Manual
PRO Procedimiento
PLN Planes
PRG Programas
FOR Formato
INS Instructivo
REG Registro
OTR Otros
7.4. Registros
Identificación de los Registros
 Los registros se identifican a través de un único nombre, el cual

preferentemente debería estar relacionado con un procedimiento.
 Los registros se listan en la Lista Maestra de Registros, LYJ-SIG-FOR-04
mantenida y actualizada por el jefe de cada área.
 Los responsables de la identificación de los registros del SIG son las personas
que elaboran los documentos que generan estos registros (procedimientos,
manuales, entre otros), previa coordinación con el jefe de área, para evitar
duplicidad.
Almacenamiento de los registros
 Se almacenan en ambientes apropiados para evitar su daño, deterioro o

pérdida, en zonas accesibles y de fácil ubicación, con control directo del
responsable del registro.
 Durante su uso y almacenamiento, se deberá prevenir el deterioro de los
mismos por acción de la luz solar, la humedad, la acción de sustancias
químicas, polvos, entre otros.
 Los medios de almacenamiento pueden ser:
 Medio Físico: Copia Física.
 Medio Electrónico: Ubicados en la PC del Coordinador.
 Cada área es responsable de conservar los registros y mantenerlos durante el
tiempo de conservación que indica el control de registros asociados de cada
procedimiento.
 En el caso de usuarios circunstanciales, los Registros del SIG, deben solicitarse
al responsable del control de registro identificado en los procedimientos del
SIG. Cuando un registro es retirado temporalmente del lugar donde se archiva,
el responsable del control se asegurará que este sea devuelto a su lugar
correspondiente, después de su uso.
Protección de los registros

 Copia física:
 Cada responsable del registro debe proteger a los mismos almacenándolos
adecuadamente durante su uso o tiempo de conservación.
 Medio electrónico:
_____________________________________________________________________________
Código:
Versión: 01
REGISTROS
 La información contenida en los registros que se encuentran en medio

electrónicos está protegida por medio de niveles de acceso que aseguran la
integridad de los datos y evitan su modificación.
 El responsable del registro se encarga de mantener disponibles dichos
registros, para su consulta y para que se realice las copias de seguridad de
dichos registros.
RECUPERACIÓN
 Cuando un registro es requerido para su consulta el responsable del registro, lo

entrega a la persona que lo solicita, haciéndole firmar un cargo que se
archivará en el lugar de almacenamiento del registro hasta su devolución.
 La persona que solicita el registro, mientras lo utilice deberá tener las
consideraciones para su protección descritos en el punto anterior.
TIEMPO DE RETENCIÓN Y DESTINO FINAL DE LOS REGISTROS
 El tiempo mínimo de conservación se define para cada registro en los

documentos del SIG (procedimiento, manual, entre otros).
 Luego de transcurrido este tiempo mínimo, el responsable del registro decide si
debe conservarlo por un periodo adicional ya sea por aspectos legales,
requisitos legales ambientales o de SSO.
3 REGISTROS
Los formatos que dan lugar a los registros, son los siguientes:
a) Registro solicitud de modificación a documentos LYJ-SIG-FOR-01
b) Lista Maestra de Documentos de Calidad LYJ-SIG-FOR-02
c) Lista de distribución de documentos controlados LYJ-SIG-FOR-03
d) Lista maestra de registros de calidad LYJ-SIG-REG-04
4 ANEXOS
a) Registro solicitud de modificación a documentos LYJ-SIG-FOR-01

b) Lista Maestra de Documentos de Calidad LYJ-SIG-FOR-02
c) Lista de distribución de documentos controlados LYJ-SIG-FOR-03
d) Lista maestra de registros de calidad LYJ-SIG-FOR-04
_____________________________________________________________________________

Lyj-Sig-Pro-01 Control de Documentos y Registros

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Elar Pineda Villanueva Johnny Longa Concha Johnny Longa Concha

RAD Gerente General Gerente General

Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente en

El procedimiento se aplica a todo documento considerado dentro del Sistema de Calidad,

Norma OHSAS 18001:2007.

SIG : Sistema Integrado de Gestión

Documento externo: provee información ó dirección para el desempeño de las actividades

El Jefe de Departamento es el responsable del control de los registros utilizados en su área

7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Documentos Internos

Identificación y evaluación de elaboración o modificación de documentos

 Cualquier persona de la empresa que identifique la necesidad de elaborar o modificar

Elaboración o modificación del documento

 El RAD identifica el nuevo documento a través de la codificación del documento y

Revisión del documento

 El documento es remitido para su revisión a quién(es) corresponda según el

Tipo de Descripción Aprobación

 Si se presentan observaciones al nuevo documento, éste es devuelto al

Aprobación del documento

 El (los) responsable(s) de la aprobación asegura(n) que lo escrito en el

Verificación de la edición final del documento

 Una vez aprobado el nuevo documento, el RAD del sistema de gestión

Distribución del documento

 Aprobado el documento, el RAD identifica quienes necesitan contar con copia

Almacenamiento y conservación de los documentos

 El documento aprobado ORIGINAL en medio físico es conservado y

Actualización de Listas Maestras de Documentos.

El RAD genera y actualiza la Lista Maestra de Documentos, esta actividad la

7.2. Documentos Externos

Control de documentos externos

 Los documentos de origen externo utilizados se incluyen en la Lista Maestra

7.3. Codificación de los Documentos

Los documentos se identifican con un código descrito a continuación:

Identificación de los Registros

 Los registros se identifican a través de un único nombre, el cual

 Se almacenan en ambientes apropiados para evitar su daño, deterioro o

Protección de los registros

 La información contenida en los registros que se encuentran en medio

 Cuando un registro es requerido para su consulta el responsable del registro, lo

TIEMPO DE RETENCIÓN Y DESTINO FINAL DE LOS REGISTROS

 El tiempo mínimo de conservación se define para cada registro en los

a) Registro solicitud de modificación a documentos LYJ-SIG-FOR-01

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