BLANCOMER S.A.

S Código: P-SST-05

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Versión:01

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Fecha: 25/05/2022
DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE APROBACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Carg
Coordinador SST Cargo Gerente Cargo Gerente
o

COPIA CONTROLADA x COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

01 25/05/2022 Emisión Inicial del Documento

UNA VEZ IMPRESO ES COPIA NO CONTROLADA

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el control de los documentos internos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST), con el fin de garantizar que la
elaboración, modificación, revisión, aprobación, actualización e identificación de estos se
lleven a cabo de manera ordenada y cumpliendo con la normatividad correspondiente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos existentes o nuevos de cada uno de los
procesos del Sistema de Gestión de SST.

3. RESPONSABLE

Es responsabilidad del Coordinador de seguridad y salud en el trabajo asegurar el control

de los documentos existentes y nuevos.

4. DEFINICIONES

4.1 ACTUALIZACIÓN: Cualquier tipo de cambio que se realiza mientras el documento

este vigente, estos cambios o ajustes requieren cambio de versión.

4.2 COPIA CONTROLADA: Copia de un documento del sistema de gestión de SST,

que permite asegurar al poseedor del mismo que cuenta con la última versión de éste.

4.4 COPIA NO CONTROLADA: Documento el cual se entrega con fines de

información, por tanto, no se tiene registro de este y no se actualiza a la persona de
algún cambio de versión.

4.5 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Práctica que se realiza a los

documentos de acuerdo con lo establecido en el listado maestro de documentos y
registros para su conservación temporal, permanente o su eliminación.

4.6 EVIDENCIA: Información, documentos o datos que respaldan la existencia o

veracidad de algo.

5. CONDICIONES GENERALES:
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 La solicitud de creación, modificación o anulación de los documentos deberá ser

requerida por el responsable del proceso o procedimiento vía e-mail corporativo, al
coordinador de SST.
 En caso de creación se tendrá en cuenta que el documento sea: Requerido por el
Sistema de Gestión, necesario para cumplir los requisitos legales o reglamentarios
y necesarios para la organización.
De esta manera las modificaciones a un documento del Sistema de Gestión o
eliminación de este, se revisa teniendo en cuenta lo siguiente: que no vaya en
contra de los requisitos legales y reglamentarios, que agregue valor al Proceso o
Subproceso y verificar como afecta a otros procesos.
 Todas las copias controladas serán enviadas por correo electrónico guardando la
evidencia en una carpeta dentro del mismo.
 Si por alguna razón, se mantienen o guardan documentos obsoletos, estos serán
identificados como obsoletos en la carpeta del archivo central que custodia el
coordinador de seguridad y salud en el trabajo quien será la única persona que
guardará estos documentos.
 Es responsabilidad del coordinador de seguridad y salud en el trabajo asegurar
que los documentos internos del Sistema de Gestión permanezcan actualizados,
legibles y fácilmente identificables.
 Se prohíbe la modificación directa sobre los documentos por parte de los
trabajadores. Entendiéndose por “modificación directa” aquellas realizadas en
manuscrito o métodos mecánicos para alterar el contenido de los documentos.
 Los formatos que requieran ser impresos para su diligenciamiento, deben ser con
letra legible, a lapicero y sin tachones ni enmendaduras.
 A toda la información del sistema de gestión deberá realizarse una copia de
seguridad mensualmente en un disco duro que deberá custodiar la Gerencia y
deberá encontrarse por fuera de las instalaciones y permanentemente se deberá
guardar en Dropbox.

6. DESARROLLO O CONTENIDO

ÍTEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

El trabajador que identifique la necesidad

de crear o modificar un documento o Coordinador De
formato, debe informar directamente al Seguridad y Salud
1.
líder del proceso o al líder de SST el cual en el Trabajo
será el encargado de revisar la utilidad y (SST)
aprobar el documento propuesto.

2. Coordinador De Procedimiento
Una vez realizada la CREACIÓN del Seguridad y Salud para
nuevo documento, o la MODIFICACIÓN en el Trabajo Elaboración de
de uno ya existente, el interesado deberá (SST) Documentos
tener en cuenta los siguientes aspectos,
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ÍTEM ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

según corresponda:

Creación:
Para la creación de un documento se
debe tener en cuenta el Procedimiento
para Elaboración de Documentos.

Modificación:
Para su modificación o cambio se revisa
que el documento cumpla con los
lineamientos establecidos en el
Procedimiento para Elaboración de
Documentos y la concordancia entre lo
escrito y el desarrollo de los procesos, se
cambia el número de la versión, se coloca
la última fecha de modificación y se hace
una descripción breve en la primera hoja
del documento en la tabla control de
cambios. Listado
Maestro de
Para el caso de los formatos solo se
Documentos y
cambiará la versión y se colocará la última
fecha de modificación. Registros

Se deberá actualizar el Listado Maestro

de Documento y Registros.

Documentos Externos
Los documentos de origen externo son los
documentos que no se generan dentro de
la organización, tales como: Leyes,
Decretos, Resoluciones, Circulares,
Normas, Guías y Manuales, entre otros;
los cuales se controlan por medio del
“Listado Maestro de Documentos y
Registros. Su almacenamiento quedará en
una carpeta identificada como
DOCUMENTOS EXTERNOS para su fácil
actualización y control.

3. Coordinador De Listado
Revisión: La revisión la hará el Seguridad y Salud Maestro De
responsable del proceso y/o líder de SST en el Trabajo Documentos y
quienes deberán enviarla por correo
(SST) Registros
electrónico a la Gerencia para su

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aprobación.

Aprobación: Se considera aprobado el

documento cuando la Gerencia firma en la
primera hoja del documento en la tabla
control de aprobación y lo envía por
correo electrónico al líder de SST para
que solicite las firmas de las personas que
elaboraron y revisaron el documento.
Firmado por todos se deberá incluir el Registro de
documento al listado maestro de Asistencia
documentos y registros.

Socialización: Cuando el documento ya

es controlado en el Listado Maestro de
Documentos y Registros se deberá
socializar a todos los trabajadores que
necesitan hacer uso de él dejando
evidencia en el registro de asistencia.

Almacenamiento:
Los documentos en medios electrónicos
son contenidos en los equipos en una
carpeta identificada con el nombre SG-
SST. Los documentos originales los
tendrá únicamente el líder de SST, todos
los otros documentos internos serán
COPIAS CONTROLADAS.
Los registros en papel se mantienen en
áreas de almacenamiento como gavetas,
archivadores, cajones, estantes,
4. debidamente identificados y organizados
de acuerdo con las necesidades de cada
proceso. El medio de almacenamiento de
los documentos está descrito en el Listado
Maestro de Documentos y Registros.

Protección:
El responsable de cada proceso debe
asegurarse de la integridad de los
documentos y registros generados; por lo
que debe establecer el lugar adecuado
para la ubicación de los documentos,
archivos y/o evidencias, evitando que
puedan resultar dañados, perdidos o

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deteriorados.

Retención:
Los responsables del proceso junto con el
líder SST analizan cada tipo de
documento y determinan el periodo en
que se guardaran, considerando lo
estipulado en los elementos regulatorios y
legales aplicables, este tiempo de
retención se registra en el Listado Maestro
de Documentos y Registros.

Todo documento del SG-SST debe

permanecer en la organización (archivo)
durante 20 años, según legislación
colombiana.

Disposición:
El destino final de los documentos se ha Coordinador De Listado
establecido en el Listado Maestro de Seguridad y Salud Maestro de
Documentos y Registros de acuerdo con en el Trabajo Documentos y
el nivel de confidencialidad de los (SST) Registros
documentos ya que todos los documentos
no podrán usarse como reciclables de
acuerdo a la información contenida.

Para prevenir el uso no intencionado de

los documentos obsoletos, el líder SST,
deberá recoger todos los documentos
impresos y tacharlos con una x y realizar
la disposición final como se tienen
establecidos, en caso de ser un
documento confidencial se deberá romper.
En caso de que se mantenga un
documento deberá aplicarse una marca
en el documento como OBSOLETO y se
mantendrán 20 años en archivo ya sea
digital o impreso.

7. DOCUMENTOS ANEXOS

CODIGO NOMBRE

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SST-P-001 Procedimiento para Elaboración de Documentos

Listado Maestro De Documentos

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