PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION Y SGSST-PRO-001

CONTROL DE DOCUMENTOS Y VERSION 1

REGISTROS
FECHA EMISION
RR SERVIPH S.A.S 21/09/2017

1. OBJETIVO

Definir criterios y reglas generales para la elaboración en forma estandarizada de la

documentación en Seguridad y Salud en el Trabajo para la empresa RR SERVIPH S.A.S

Definir y establecer el método aplicado para el control de la documentación de Seguridad,

Salud en el Trabajo y Ambiente.

Definir y establecer el método para identificar, recopilar, codificar, clasificar, acceder,

archivar, almacenar, disponer y mantener al día los registros, de Seguridad y Salud en el
Trabajo y demás documentos, acorde a las necesidades propias de RR SERVIPH S.A.S y
a requerimientos normativos

2. ALCANCE

Éste documento se aplica para la creación, modificación, actualización, eliminación y

distribución de los documentos y registros en todos los procesos del Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa RR SERVIPH S.A.S, en cada una de
las áreas que la conforman.

3. DEFINICIONES

Almacenamiento: Lugar donde se archivan y protegen los registros.

Clasificación: Acción de organizar los registros según unos criterios establecidos para
facilitar su recuperación. Se recomienda que los criterios de clasificación se relacionen
con el servicio, el proceso, las actividades y la fecha en que se generan.

Datos: Representación convencional de una información para facilitar la utilización,

análisis e interpretación de esta.

Documento: El término documento se emplea para cubrir tanto la información contenida

en el documento como las diferentes formas que podrían tener los documentos, tales
como documentos escritos, discos duros de computador o CD, cintas de video y de audio
o afiches.

Disposición: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención de los

registros.

Identificación: Acción que permite reconocer los registros de Seguridad, Salud en el

Trabajo y Ambiente y relacionarlos con el proceso y/o la actividad que los ha originado. La
identificación se logra con el nombre y el código.

Listado Maestro: Es el formulario en el cual se registran los documentos generados e

incorporados al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de la asociación,
cuyo resguardo es responsabilidad del delegado para el SG-SST.
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Manual: Documento que recopila las prácticas referentes a un tema o área específica.

Procedimiento: Corresponde a un documento, que describe las etapas y actividades

relacionadas a un proceso y especifica quién realiza qué actividad, cuándo se realiza y
dónde.

Protección: Condiciones establecidas para conservar la integridad de los registros,

incluyendo las de uso y consulta.

Recolección: Acción de recopilar los registros de los sitios donde se originan, con una
frecuencia definida, para su posterior clasificación y almacenamiento.

Retención: Tiempo durante el cual se conservan y consideran útiles los registros.

Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o

de los resultados alcanzados en el desarrollo de estas; y no pueden actualizarse. Los
documentos actualizados o revisados pueden llegar a ser registros.

Recuperación: Es el método en que se pude acceder a los documentos y/o registros

para verlos (impreso o en disco duro archivo magnético de un computador).

4. RESPONSABILIDAD

Este procedimiento debe ser aplicado por todo el personal de la empresa, quienes tienen
la responsabilidad de implementarlo.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 ORGANIZACIÓN GENERAL DE LOS DOCUMENTOS

La implementación del procedimiento para la elaboración y control de documentos y
registros se realizará de manera electrónica de acuerdo a lo establecido en el presente
documento y sus documentos asociados.
El presente procedimiento define las actividades a realizar para la implementación del
control de los documentos a partir de la elaboración, modificación o eliminación
documental. La documentación que conforma Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
en el Trabajo de la empresa RR SERVIPH S.A.S se encuentra organizada conforme a los
siguientes niveles:
 Manual del SG-SST
 Procedimientos
 Instructivos, guías, protocolos
 Formatos que se generen a partir de la implementación del Sistema de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
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5.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y

AMBIENTE
La documentación es elaborada en medios electrónicos, siendo el Coordinador del SG-
SST, la persona autorizada por la empresa para efectuar cambios y mantener la última
versión disponible, teniendo en cuenta los siguientes parámetros generales para la
elaboración:

Encabezado: Parte superior del documento donde se definen aspectos como datos de la
empresa, título del documento, código del documento, versión y fecha de emisión o
modificacion, de acuerdo al siguiente modelo.

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Objetivo: Se establece con claridad y precisión el propósito del documento y de su

contenido. En otras palabras: que se hace, para que lo hace y como lo hace.
Alcance: Se establece el alcance de modo, tiempo, lugar y población objeto del
documento y de su contenido.
Responsable: La(s) persona(s) que tienen la obligación de la aplicación del documento
Definiciones: Palabras, siglas o conceptos específicos que se incluyen en el documento
y que pueden presentar dificultad en su comprensión. Ej: tecnicismos propios de un
proceso, siglas de normas etc.
Documentos de referencia: Se pueden citar aquellos documentos internos o externos
que son de utilidad para el desarrollo del contenido del documento y/o son aplicables a las
actividades o tema desarrollado.
Desarrollo del Contenido: Se establece la información necesaria a documentar y se
desarrolla de acuerdo a cada tipo de documento.
Anexos: Documentos complementarios que son de utilidad para el desarrollo del
contenido del documento. Los anexos no se controlan.

5.3 DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos de la organización sirven como base de las diferentes
actividades generadas en el SG-SST para los cuales la organización ha establecido que
se controlen los documentos externos que realmente tengan un impacto dentro del libre
desarrollo de las actividades diarias. Dichos documentos pueden ser:

Normas técnicas
Normatividad legal
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Los documentos externos se identifican con el nombre de dicho documento y su versión.

Estos documentos se encuentran incluidos en el Listado Control de Documentos y
Registros.

El control y actualización de estos documentos son responsabilidad del encargado del

SG-SST el cual realiza su actualización en el registro Listado Control de Documentos y
Registros.

5.4 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Los códigos de la documentación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo se asignarán bajo la siguiente estructura: SGSST-A-DDD, donde:

A: Letras que identifican el tipo de documento:

DOC Documentos Especial del Sistema (Políticas, Directrices)
MAN Manual
PRC Procedimiento
PRG Programas
PLA Planes
INS Instructivo
FOR Formato
EXT Documento Exteriores
ENC Encuestas

SGSST: Letras que identifica el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

DDD: Numero de tres dígitos que corresponde consecutivo del documento en el SGSST

5.5 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO

Y AMBIENTE
El representante de la Alta Dirección de la Asociación es responsable de efectuar la
Revisión por la Dirección al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Dicha
responsabilidad comprende entre otros aspectos la revisión de la totalidad de la
documentación del Sistema, documentación generada por auditorías internas o externas,
acciones correctivas, reclamos de clientes y servicios informados defectuosos o servicios
no conformes.

El encargado del SG-SST es el responsable de elaborar toda la documentación de todas

las áreas involucradas en el SG-SST, para lo cual debe coordinar dicha actividad con los
respectivos coordinadores de áreas y empleados, quienes son responsables del
contenido de la documentación correspondiente a los procesos relacionados con su
gestión, para lo cual debe:
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 Verificar que los documentos vigentes del Sistema, se encuentren debidamente

codificados, hayan sido asignados al responsable del área donde serán utilizados y
estén disponibles para su uso, siendo los Coordinadores los responsables que su
personal a cargo entienda y aplique estos documentos donde se efectúan las
actividades de la empresa.

 Elaborar y mantener vigente el Listado Maestro interno, externo y la documentación

incorporada al SG-SST manteniéndose una copia en medio magnética de los
documentos necesarios y requeridos por las normas que la empresa considere.

Para asegurar el control de los documentos se establece el formato Listado Maestro de

documentos Formato: Listado Maestro Documental.

5.6 PASOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS

Los registros son clasificados, archivados, controlados, almacenados y mantenidos en las

diferentes áreas, bajo la responsabilidad del coordinador de área o responsable de cada
proceso. Para asegurar el control de los registros, se establece el Formato Listado
Maestro Documental, el cual facilita la localización, organización y control en la
adquisición de los diferentes registros aplicados en cada actividad.

Para la destrucción de los documentos se registrará en acta de destrucción de

documentos.

Todo documento aplicado por las diferentes áreas de la empresa, que requieran aplicar
un formato para el control de la información adquirida, debe elaborarlo de acuerdo a la
necesidad de información, y de acuerdo al desarrollo del trabajo; estos formatos deben
incluir como mínimo lo descrito en el numeral 5.2 Encabezado, del presente documento

Estos formatos deben ser relacionados el coordinador, como un listado, en el Formato

Listado Maestro Documental, los responsables de cada área deben consignar la
información en los registros de la siguiente manera:
 Información completa: (toda la requerida en los formatos y con las frecuencias
establecidas)
 Legible: (sin enmendaduras, sin tachones, con letra clara)
 En el evento que el documento sea diligenciado manualmente, se debe utilizar
tinta indeleble.

Identificar tipo de registros: Se aplica formatos a todos los documentos que requieran
proporcionar evidencia necesaria para llevar seguimiento a la prestación del servicio, tales
como la asistencia a cursos, charlas, que sean realizadas por la empresa, las mismas
cajas de herramientas, inducciones, inspecciones, auditorias, etc.; los registros deben
identificarse por su nombre y si es posible asignarle un código.
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Distribuir, recoger, almacenar y recuperar registros: El emisor del formato es el

responsable de distribuirlo cuando se requiera aplicación en otras áreas, quienes tienen
como responsabilidad de diligenciarlo son los coordinadores y personal de cada área. De
igual manera el emisor es el responsable de recogerlos ya diligenciado, para realizar su
clasificación y almacenamiento.

La manera de recuperar los registros es por medio magnético o CD, estilo backup, en el
computador por archivos, para los registros físicos se tomarán fotocopia y/o escáner.

Almacenar y Proteger registros: Los registros almacenados se cuidan contra los

factores ambientales o animales que le puedan ocasionar pérdida de información para la
empresa. El lugar que es asignado guarda las condiciones necesarias para proteger los
registros. Todos los registros que se diligencien y que se elaboren dentro de la
asociación se almacenan en cada área o dependencia de la empresa.

Establecer tiempo de conservación (retención): El tiempo para conservar los registros

se asigna de acuerdo a los términos legales o reglamentarios, requisitos financieros o por
las especificaciones del cliente o requerimientos de cada proceso, para los registros en
que aplique. Dentro de las áreas cada coordinador define qué tiempo requiere de los
registros en el sitio antes de darle su disposición final (nota: ver requerimientos legales de
retención de documentos).

6 RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Usar elementos de protección personal (tapabocas y guantes) cuando se requiera

manipular los documentos que se encuentran en archivo.

7 ANEXOS

Anexo 1: Listado Maestro Documental.

CONTROL DE NOVEDADES Y CAMBIOS

Fecha Versión No. Modificación

Documento inicial para

21/09/2017 01
implementación