CARTA DE RECOMENDACIONES DEL

PROCESO DE CONTABILIDAD
 CARTA DE RECOMENDACIONES DEL PROCESO DE CONTABILIDAD

Fundamentos:

Las recomendaciones deben tener relación con los hallazgos y riesgos identificados en la
ejecución de las auditorias, son el valor agregado que les entregamos a nuestros clientes
basado en buenas prácticas, normas internacionales, COSO III y la experiencia del auditor.
Las recomendaciones propuestas por el auditor están sujetas al dinamismo de las
operaciones de la organización, cambios estructurales y procesos y deben propender a
mitigar los riesgos identificados.

Objetivo:

Definir recomendaciones que son aplicables a un proceso estándar de Contabilidad,

considerando los riesgos, definición, diseño y operatividad de controles manuales y
automáticos.

Recomendaciones:

Subproceso Riesgo
1. Lineamientos del proceso de a) Actividades no autorizadas para el
contabilidad proceso contable
i. Definir lineamientos administrativos de alto nivel (Políticas) relacionados con el
proceso de contabilidad, alineados a la estrategia de la compañía y normatividad
contable, tributaria y legal.

ii. Las políticas deben ser autorizadas y/o avaladas por el máximo órgano de la
compañía (Junta Directiva y/o Asamblea) y los procedimientos por el dueño del
proceso y Representante Legal.

iii. La compañía debe contar con un repositorio de lineamientos, el cual permita su

divulgación, adicionalmente se definir un área encargada de su administración,
monitoreo y actualización.

iv. Las políticas y procedimientos son dinámicos de acuerdo con las operaciones de
la compañía, estos lineamientos se deben actualizar periódicamente y mantener
un registro y/o trazabilidad de las modificaciones.

v. Las actividades realizadas en el proceso deben ajustarse y/o coincidir con los
lineamentos definidos por la administración y deben ser de estricto cumplimiento.

www.auditool.org 2
 Subproceso Riesgo

1. Lineamientos del proceso de a) Actividades no autorizadas para el

contabilidad proceso contable

vi. Se pueden recomendar controles manuales o automáticos que el proceso no

considera ni en sus lineamientos ni en la operatividad del proceso, los cuales permitan
mitigar los riesgos identificados, de acuerdo con las buenas prácticas y al sector, de
igual manera se debe hacer énfasis en el cumplimiento de los lineamientos
administrativos.

vii. Los procedimientos deben identificar el objetivo del proceso, alcance (actividades de
inicio y fin), detallar las actividades del proceso con una secuencia lógica, el
responsable de las actividades de acuerdo con la estructura de la compañía, términos
relacionados con el proceso que requieran una explicación detallada, sistemas de
tecnología que soportan el proceso, documentos soportes, niveles de autorización e
indicadores de gestión, el proceso debe estar alineado a su política.

viii. Los funcionarios responsables del proceso deben contar con un manual de funciones
y responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades, jefe directo e
indicadores de desempeño.

Subproceso Riesgo
a) Creación y eliminación de cuentas
2. Creación y administración de contables no autorizadas
cuentas contables b) Pérdidas económicas por
incumplimientos normativos

i. La compañía debe contar con un asesor tributario y contable, que mantenga a la

compañía actualizada frente a cualquier cambio normativo.

ii. Periódicamente el responsable del área contable debe validar que los funcionarios
con acceso a crear, modificar y eliminar cuentas contables y parámetros tributarios
corresponden al área y solicitar la eliminación de accesos no autorizados.

iii. La creación de cuentas contables, sus características y/o naturaleza debe ser
autorizada por el Gerente de contabilidad.

www.auditool.org 3
 Subproceso Riesgo
a) Creación y eliminación de cuentas
2. Creación y administración de contables no autorizadas
cuentas contables b) Pérdidas económicas por
incumplimientos normativos

iv. El plan de cuentas contables debe corresponder al sector e industria en cumplimiento

con la normatividad vigente, parametrizando clase, grupo, cuenta y subcuenta
definiendo el nivel y detalle correspondiente, que permita análisis, identificación y
reportes.

v. Definir el objetivo, administración, documentos soportes y niveles de autorización para

el registro de transacciones contables en cuentas de control y/o puente.

vi. Validar que el sistema de información no permita eliminar cuentas contables que
tengan registros y/o transacciones, evitando la pérdida de información.

Subproceso Riesgo
3. Creación de comprobantes a) Fraude por creación de documentos
contables contables no autorizados.

i. Los documentos contables, tipos de transacción y productos parametrizados deben

estar asociados a cuentas contables y se debe identificar de manera clara el área
responsable de su uso y su objetivo.

ii. Los documentos contables deben identificar el número de consecutivo, nombre o

razón social, fecha, detalle, cuentas contables afectadas, valores, nombre del
responsable de elaboración, revisión y la aprobación del Gerente de contabilidad, así
como los documentos soportes que respaldan la transacción.

iii. Implementar en el sistema de información logs de auditoria activos que permitan

identificar el funcionario responsable de la creación, modificación y eliminación de
transacciones contables, fecha, área e información.

iv. Periódicamente el responsable del área contable debe validar que los funcionarios
con acceso a crear, modificar y eliminar documentos contables corresponden al área
autorizada y solicitar la eliminación de accesos no autorizados.

www.auditool.org 4
 Subproceso Riesgo
4. Conciliación de módulos y cuentas
a) Información financiera no fidedigna.
contables.

i. Definir un cronograma de cierre mensual, divulgado a todas a las áreas que afectan
la información financiera.

ii. Implementar un control mensual de verificación y conciliación de los saldos

reportados en los módulos de cartera, tesorería, ventas, activos fijos, producción,
provisiones, entre otros, y de los sistemas de información que apoyan otros procesos
de la compañía.

iii. Cerrar de manera mensual el periodo contable en los módulos de los sistemas de
información.

iv. Conciliar mensualmente los saldos de las cuentas contables y realizar análisis de la
información financiera, identificando desviaciones y/o fluctuaciones significativas,
todos los ajustes contables deben ser autorizados por el Gerente de contabilidad o
Gerente General.

Subproceso Riesgo
a) Pérdidas económicas por debilidad
5. Conciliación bancaria en el control de movimientos
bancarios

i. Conciliar los movimientos mensuales y/o diario de las cuentas bancarias con la
información de los extractos bancarios, identificando el funcionario responsable de su
ejecución, revisión y aprobación.

ii. Las conciliaciones bancarias deben identificar el periodo conciliado, los documentos
soportes (extractos, libro de bancos y documentos de ajuste), moneda y partidas
conciliatorias (fecha, valor y transacción).

iii. Los gastos bancarios y ajustes de moneda se deben registrar en el periodo en el que
se causen.

iv. La depuración de partidas conciliatorias debe ser monitoreada por el área contable,
manteniendo un tablero de indicadores y oportunidad de respuesta para las áreas
relacionadas responsables de la identificación de partidas. Todos los ajustes de
partidas conciliatorias deben ser realizados por el área de contabilidad.

www.auditool.org 5
 Subproceso Riesgo
a) Pérdidas económicas por debilidad
5. Conciliación bancaria en el control de movimientos
bancarios
v. Definir una adecuada segregación de funciones para la actividad de conciliación
bancaria, la cual no debe ser realizada por las áreas de tesorería, cartera ni alguna
que maneje recursos monetarios.

Subproceso Riesgo
6. Valoración de activos y
a) Información financiera no confiable e
conciliación con terceros de derechos y
inadecuada toma de decisiones
obligaciones

i. Definir un método o modelo de valoración de activos, aprobado por la compañía y

aplicarlo mínimo una vez al año.
ii. Realizar un proceso de confirmación de saldos con terceros (derechos y obligaciones),
en el evento de identificar diferencia en los saldos, realizar los ajustes
correspondientes debidamente autorizados.

Subproceso Riesgo
7. Consolidación de estados a) Inadecuada toma de decisiones por
financieros información financiera no confiable

i. En el procedimiento de consolidación de estados financieros del grupo económico, la

compañía debe considerar el mismo periodo de cierre en todas las compañías, validar
que se tengan en cuenta todas las cuentas de los estados financieros (activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, costos y gastos) e identificar las cuentas relacionadas y eliminar
las partidas que generen utilidades y pérdidas reciprocas.

ii. Identificar de manera individual la participación de la controlada en los estados

financieros de las subsidiarias y la parte no controlada.

www.auditool.org 6
 Subproceso Riesgo
a) Información financiera no autorizada
8. Autorización de estados
b) Sanciones por incumplimiento a la
financieros y reportes a entes de
normatividad vigente y
control.
requerimientos de entes de control
i. Los estados financieros autorizados por la Junta Directiva y/o Asamblea General,
deben corresponder a los firmados por el Representante Legal y emitidos a los entes
de control, en el evento de cambios los mismos deben estar autorizados por el máximo
órgano de la compañía.

ii. Dar cumplimiento a las fechas de presentación de información municipal y nacional,

contable y tributaria, evitando sanciones.
iii. Definir un área que centralice las solicitudes y/o requerimientos de los entes de control,
la cual direccione la solicitud al área responsable de su tramitología, manteniendo un
control de la oportunidad y cumplimiento en su gestión.

Subproceso Riesgo
a) Sanciones o multas por
9. Capacitaciones y actualizaciones
incumplimiento normativo
i. Definir un cronograma anual de capacitaciones dirigidas a los funcionarios del área
contable y tributaria, que considere actualizaciones normativas y gestionar su
cumplimiento y participación anual.

ii. Definir el perfil profesional, experiencia laboral y aptitudes de los funcionarios del área
contable y tributaria.

Subproceso Riesgo
a) Pérdida de documentación que
10. Gestión documental
soporta las cifras contables
i. Definir una política de gestión documental que establezca la adecuada administración
del archivo activo y muerto (antiguo) en donde se custodia la información financiera,
contable y tributaria de la compañía.
ii. Definir un mecanismo, área y funcionario responsable de centralizar y administrar la
documentación soporte de los registros contables y tributarios, en donde se mantenga
un control del archivo, préstamos y devoluciones.

www.auditool.org 7