Qué son los hallazgos de

auditoría, definición + 21
ejemplos para que lo
entiendas
Estoy seguro que en muchísimas ocasiones has leído conceptos
relacionados con la calidad que todo el mundo utiliza en su
vocabulario pero que no terminan de estar claros para ti, como por
ejemplo: trazabilidad metrológica, validación, liberación, hallazgos
de auditoria, etc.
O al menos eso me pasaba a mí constantemente cuando empecé a
capacitarme como consultor para realizar consultoría iso 9001.
Muchos de estos conceptos los he definido en un post en el que he
preparado un listado con todo este vocabulario iso 9001
Pero en este artículo quiero centrarme en el término de hallazgos de
auditoria para dejarte claro cuál es el concepto, cómo clasificar los
hallazgos de auditoria y ofrecerte muchos ejemplos de hallazgos de
auditoria.
Así que si estás preparado, vamos allá.

 1 Hallazgos de auditoria
 2 Cómo se clasifican los hallazgos de auditoria
 3 Ejemplos de hallazgos de auditoria
o 3.1 Ejemplos de hallazgos que representan no
conformidades:
o 3.2 Ejemplos de hallazgos que representan
observaciones:
 o 3.3 Ejemplos de hallazgos que representan
oportunidades de mejora:
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Hallazgos de auditoria
Según la norma ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad.
Fundamentos y vocabulario el concepto de “hallazgos de auditoria” es
el siguiente: «Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoria».

Sinceramente creo que esta definición es tan técnica y a su vez

introduce otros conceptos que te deja aún con más dudas.
Pero por suerte la norma introduce tres notas que sí aclaran lo que es
un hallazgo de auditoria
Nota 1: Los hallazgos de la auditoria indican conformidad o no
conformidad
Nota 2: Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la identificación
de oportunidades para la mejora o el registro de buenas prácticas.
Nota 3: Si los criterios de auditoria se seleccionan a partir de requisitos
legales o reglamentarios, los hallazgos de auditoria pueden denominarse
cumplimiento o no cumplimiento.
Por lo tanto, un hallazgo de auditoria es cualquier evento, registro,
documento, declaración… en definitiva cualquier cosa que aparece
durante la auditoría y que servirá para evaluar si se cumple o no se
cumple lo que se está auditando.
Por ejemplo:
 Un registro es un hallazgo de auditoría.

 Un procedimiento es un hallazgo de auditoría.

 Una conversación del auditor con un trabajador para evaluar

cierto proceso de la empresa es un hallazgo de auditoría.
Existe cierta confusión con este concepto entre los profesionales que
nos dedicamos a la consultoría en la cual se cree que un hallazgo de
auditoría es algo que aparece en la auditoría pero que aún no se ha
valorado como conforme o no conforme.
Como pudiste leer en la definición de la norma ISO 9000:2015 un
hallazgo de auditoría es ya una evidencia evaluada como conformidad
o no conformidad (Nota 1).
Cómo se clasifican los hallazgos de auditoria
Los hallazgos de auditoría están clasificados como: conformidad
y no conformidad.
La no conformidad está claro lo que es y lo que implica. Pero
una conformidad puede tener matices que se clasifican
en: observaciones y oportunidades de mejora.
Una observación es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento
pero que en el futuro puede convertirse en un incumplimiento debido
a cómo se está desarrollando una actividad, tarea o proceso concreto.
En el siguiente apartado te pondré ejemplos de este tipo.
Una oportunidad de mejora es un hallazgo en el cual sí existe un
cumplimiento, pero a pesar de ello se determina, bajo criterios
objetivos, que existe un margen de mejora para optimizar más una
actividad, tarea o proceso concreto.
Si te vas a enfrentar a una auditoría de calidad bajo la norma
internacional ISO 9001 tengo que decirte que los hallazgos que el
auditor externo clasifique como oportunidad de mejora no debes
preocuparte excesivamente por ellos.

Las oportunidades de mejora están planteadas desde un punto de

vista objetivo para ayudarte a mejorar pero no tienes obligación de
implementar esa mejora si no compartes el criterio de evaluación del
auditor o si sabes que el coste que te llevará implementar esa mejora
será superior al beneficio que vas a obtener tras implementarla.
Por consiguiente, siempre que te plantees el implementar una
oportunidad de mejora como consecuencia de un informe de
auditoria que te han entregado pregúntate en términos de coste-
beneficio lo siguiente:

En cambio en las observaciones sí que deberías de tener cuidado ya

que éstas podrían convertirse en incumplimientos en un futuro.
Podrías considerar las observaciones como un riesgo que estás
corriendo respecto al cumplimiento de un requisito, una actividad,
una tarea o un proceso.
Deberías de abordar estas observaciones para que no se conviertan
en una no conformidad, es decir, en un incumplimiento.
Respecto a las no conformidades, quiero comentarte que los pasos
que debes llevar a cabo para tratar las mismas es el siguiente:
Si te interesa profundizar más acerca de cómo tratar una no
conformidad puedes leer este artículo “Cómo estudiar no
conformidades según iso 9001 y ayudar a que tu organización sea
más robusta”
Ejemplos de hallazgos de auditoria
Sé que con un ejemplo se ve todo mucho más claro, por lo tanto no
voy a escatimar en ponerte ejemplos de hallazgos de auditoria, los
cuales se clasifican en cada uno de los conceptos que te he
mencionado: no conformidad, observación, oportunidad de mejora.
Para aportarte el máximo valor posible en este apartado voy a
presentarte todos los ejemplos basados en casos reales modificando
levemente la descripción de cada uno de ellos para que no se pueda
identificar a qué empresa pertenecen y salvaguardar la
confidencialidad.

Ejemplos de hallazgos que representan no

conformidades:
1. En contra de lo descrito en la norma de referencia, no puede
evidenciarse dentro del mapa de procesos que se hayan
determinado de forma clara las entradas requeridas y las
salidas esperadas de parte de los procesos del sistema de
gestión. (Procesos de competencia, formación e información,
etc)
 2. Si bien se ha realizado una adecuada evaluación de riesgos y
oportunidades los aspectos identificados en el análisis del
contexto y de los grupos de interés, no se evidencia que se
hayan analizado los riesgos y oportunidades de algunos de los
procesos relacionados con el servicio que presta la
organización, con el fin de integrar e implementar las acciones
resultantes en estos procesos del sistema de gestión de la
calidad y evaluar su eficacia. (procesos de gestión x,y,z)

3. En el control de stock de repuestos se han revisado 3

referencias y en ningún caso coincide los datos en el soporte
informático con las existencias físicas observadas en el taller

4. No se evidencia la fiabilidad del equipo de medida multímetro.

No se observa la calibración del multímetro.

5. Durante la revisión de perfiles y fichas de personal en

departamento RRHH se ha evidenciado que no en todos los
casos queda registro de la formación recibida por los
empleados.

6. La organización no asegura que los recursos proporcionados

para el seguimiento y medición son apropiados para el tipo
específico de actividades de seguimiento y medición realizadas
ya que no se han establecidos criterios de aceptación rechazo
(incertidumbres, errores admisibles, etc.) para alguno de los
equipos de inspección.

7. Se detecta que el plano no está incluido en la ficha de control de

planos

Ejemplos de hallazgos que representan

observaciones:
1. En el caso de algunos de los procesos se debería de establecer
no solo indicadores de actividad sino también indicadores de
eficacia o eficiencia.
 2. Aunque se lleva a cabo una correcta evaluación de la formación
de los cursos realizados debería especificarse más claramente el
resultado por cada uno de los asistentes

3. Pese a que se evidencia el Plan de Calidad de la obra “xyz en el

municipio de abc” no es la versión definitiva, se están realizando
modificaciones y está pendiente de aprobar.

4. Pese a que se están cumplimentando, existen dos nuevos

registros que no se encuentran descritos dentro de los
procedimientos de trabajo establecidos por la organización pero
exigidos por el organismo público contratante “efg”.

5. De forma puntual se observa que no hay registro de

seguimiento de la evaluación intermedia de la formación, tal y
como se describe en el procedimiento “hij”.

6. De forma puntual, no se encuentra homologado como

proveedor el propietario de nave donde se realizan prácticas
para el curso “abc” tal y como se indica en el procedimiento de
evaluación de proveedores de la organización.

7. Si bien se logra comprobar la existencia del contrato mercantil

entre la empresa xyz y el profesional externo
nombre_profesional, no se asegura la vigencia del mismo

Ejemplos de hallazgos que representan oportunidades

de mejora:
1. Se podría reforzar el plan de comunicación para definir de
forma más explícita dentro de la organización quien está
autorizado para que.

2. Se recomienda desglosar el plan de acciones de forma explicita

para Riesgos y Oportunidades.
 3. La organización podría considerar el emitir diplomas de
formación en el curso “xyz” independientemente de la emisión
del certificado del curso.

4. En los documentos de «actas de mantenimiento de los equipos

xyz», auditados, no se identifican el número de serie de los
equipos inspeccionados. Puede ser conveniente hacer
referencia al listado de inventario de los equipos por contrato.

5. Puede ser necesario identificar una sistemática para aquellas

situaciones de «aceptación de presupuesto» realizadas
verbalmente

6. La organización podría considerar el Ampliar el Excel de

“Inspecciones obligatorias de edificios” a otras posibles
legislaciones aplicables (legionelosis, etc.)

7. Sería recomendable potenciar herramientas alternativas a las

encuestas para conocer el grado de satisfaccion del cliente.
Todos estos hallazgos de auditoría son una de las patas que
conforman la mejora continua en las organizaciones.
Bueno pues ahora sí me despido, espero haberte aclarado el
concepto hallazgos de auditoria y los conceptos que lo rodean.
Y ahora cuéntame tú, ¿qué hallazgos han identificado en tu
organización durante la auditoria externa?