CARTA DE RECOMENDACIONES DEL PROCESO DE TOMA FÍSICA DE

CARTA DE RECOMENDACIONES DE TOMA FÍSICA DE

INVENTARIOS
 INVENTARIOS

Fundamentos:
Las recomendaciones deben tener relación con los hallazgos y riesgos identificados en la ejecución
de las auditorias, son el valor agregado que les entregamos a nuestros clientes basado en buenas
prácticas, normas internacionales, COSO III y la experiencia del auditor.

Las recomendaciones propuestas por el auditor están sujetas al dinamismo de las operaciones de la
organización, cambios estructurales y procesos y deben propender a mitigar los riesgos
identificados.

Objetivo:
Definir recomendaciones que son aplicables a un proceso estándar de la toma física de inventarios,
considerando los riesgos, definición, diseño y operatividad de controles manuales y automáticos.

Recomendaciones:

Subproceso Riesgo
1. Lineamientos del proceso de Toma física a) Actividades no autorizadas para el proceso de
de inventarios Toma física de anticipos
i. Definir lineamientos administrativos de alto nivel (Políticas) relacionados con el proceso de
toma física de inventarios, alineados a la estrategia de la compañía.

ii. Las políticas deben ser autorizadas y/o avaladas por el máximo órgano de la compañía (Junta
Directiva y/o Asamblea) y los procedimientos por el dueño del proceso y Representante
Legal.
iii. La compañía debe contar con un repositorio de lineamientos, el cual permita su divulgación,
adicionalmente se definir un área encargada de su administración, monitoreo y actualización.

iv. Las políticas y procedimientos son dinámicos de acuerdo con las operaciones de la compañía,
estos lineamientos se deben actualizar periódicamente y mantener un registro y/o
trazabilidad de las modificaciones.
v. Las actividades realizadas en el proceso deben ajustarse y/o coincidir con los lineamentos
definidos por la administración y deben ser de estricto cumplimiento.

Subproceso Riesgo
1. Lineamientos del proceso de Toma Física a) Actividades no autorizadas para el proceso de
de inventarios Toma Física de inventarios

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 vi.
Se pueden recomendar controles manuales o automáticos que el proceso no considera ni en
sus lineamientos ni en la operatividad del proceso, los cuales permitan mitigar los riesgos
identificados, de acuerdo con las buenas prácticas y al sector, de igual manera se debe hacer
énfasis en el cumplimiento de los lineamientos administrativos.

vii. Los procedimientos deben identificar el objetivo del proceso, alcance (actividades de inicio y
fin), detallar las actividades del proceso con una secuencia lógica, el responsable de las
actividades de acuerdo con la estructura de la compañía, términos relacionados con el
proceso que requieran una explicación detallada, sistemas de tecnología que soportan el
proceso, documentos soportes, niveles de autorización e indicadores de gestión, el proceso
debe estar alineado a su política.
viii. Los funcionarios responsables del proceso deben contar con un manual de funciones y
responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades, jefe directo e indicadores de
desempeño.

Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
2. Planeación de la toma física de inventarios inadecuada planeación y preparación de la
actividad de toma física
i. Definir una procedimiento para la toma física de inventarios, detallando:

a) Registro de transacciones previas a la toma física del inventario (entradas y salidas)

b) Disposición del inventario (ubicación física de acuerdo al registro en el sistema de
información)
c) Identificación del inventario (marcaciones, obsoletos, producto no conforme, devoluciones,
entre otras)
d) Definición de grupos de conteo y mesa de control
e) Planillas de conteo
f) Actas de inicio y finalización de conteo
g) Tiempo máximo de aclaración y/o justificación de las diferencias identificadas en la toma
física de inventarios.
h) Responsable de la autorización de ajustes de inventario

Subproceso Riesgo
2. a) Información financiera no confiable por
Planeación de la toma física de inventarios inadecuada planeación y preparación de la
actividad de toma física
ii. La compañía debe definir un cronograma de toma física de inventarios, considerando áreas,
bodegas, regionales y tipo de inventario, fecha y hora.

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iii. Solicitar acompañamiento de la segunda y tercera línea de defensa de la compañía (control
interno, auditoría interna, contraloría, etc) y de Revisoría fiscal para la ejecución de la toma
física.
iv. Realizar las capacitaciones que se consideren necesarias a los equipos que participan en la
toma física de inventarios de acuerdo a su rol y/o participación.

Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
inadecuada toma física de inventarios
3. Ejecución de toma física de inventarios
b) Fraude y/o pérdida de inventario no
identificada por inadecuada toma física
i. Los responsables de la mesa de control, coordinador de inventarios y supervisores, deben
validar el cumplimiento de las siguientes actividades:

a) Asignación de la dotación de seguridad a los colaboradores que participan en las tomas físicas
b) Solicitud del documento de salud y seguridad de riesgos profesionales de cada colaborador.
c) Verificación de los funcionarios que conforman los grupos de conteo y supervisores
(segunda y tercera línea de defensa y revisoría fiscal)
d) Elaboración del acta de inicio de la toma física, en donde se especifique fecha, hora de inicio,
nombre de los responsables de la mesa de control, estado de la bodega o área de conteo y
del inventario y observaciones, firma del responsable de la mesa de control.
e) Cumplimiento de la fecha y hora de inicio del conteo
f) Entrega de formatos y/o planillas de conteo sin el detalle de existencias del inventario, este
debe identificar ubicación y/o área de conteo, tipo de inventario (materia prima, producto en
proceso, producto terminado, repuestos, etc) tipo de conteo (primero, segundo o tercero),
referencias del inventario o productos, responsable del conteo y supervisor y espacios para
anotar las unidades contadas.

Subproceso Riesgo
a) Información financiera no confiable por
inadecuada toma física de inventarios
3. Ejecución de toma física de inventarios
b) Fraude y/o pérdida de inventario no
identificada por inadecuada toma física

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 g) Verificar el último documento registrado en el sistema de información de entrada y salida de
inventario (facturas, notas de ajuste, salidas de inventario)
h) Elaboración del acta de cierre de la toma física, en donde se especifique fecha, hora de
finalización, nombre de los responsables de la mesa de control, resultados de la toma física
del inventario y observaciones, firma del responsable de la mesa de control.

ii. Los responsables de la toma física de inventarios, deben asegurar:

a) El conteo de la totalidad de las existencias del inventario y registro del resultado en las
planillas de control
b) La marcación de las unidades sujetas de conteo.
c) Firma de las planillas de conteo.
d) Los responsables del conteo de la toma física de inventario deben ser funcionarios
independientes de la administración y custodia del inventario.
e) Los funcionarios responsables de la toma física del inventario deben conocer las
características del inventario, referencias, unidades de medida, entre otros.
iv. Los funcionarios de la mesa de control debe asegurar que se realicen mínimo dos conteos de
inventario y un tercer conteo si se identifican diferencias entre los dos primero conteos. Los
responsables de realizar el primero y segundo conteo deben ser funcionarios independientes
y/o diferentes.

Subproceso Riesgo
4. a) Fraude por ajuste de inventario no autorizado
Consolidación y ajuste del resultados de b) Información financiera no confiable por
conteos inadecuada toma física de inventarios

i. Los funcionarios de la mesa de control deben ser los únicos responsables del registro del
resultado de los conteos en el sistema de información y definición de las diferencias
identificadas en los tres conteos.
ii. El resultado de la toma física de inventarios debe quedar registrada en el Acta de cierre y el
funcionario responsable de la administración y custodia del inventario debe justificar las
diferencias identificadas en un término no mayor al definido en el procedimiento de tomas
físicas de inventario.
iii. Las diferencias identificadas en la toma física de inventarios y no justificadas por el
responsable de la administración del inventario, deben ser autorizadas por el Gerente general
de la compañía y/o nivel asignado.

Subproceso Riesgo

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 a) Pérdidas económicas por inadecuada
5. Inventario en Consignación administración del inventario en consignación

i. El responsable de la administración y custodia del inventario entregado en consignación,

debe formalizar la entrada del inventario con facturas y/o notas de entrada y los consumos
con órdenes de salida.
ii. El responsable de la administración y custodia del inventario entregado en consignación debe
conciliar de manera periódica con el proveedor el saldo de inventario de manera formal, el
cual debe ser soporte de la facturación de cobro por parte del proveedor.