1.

CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA

“CARROTS, S.A. DE C.V.”

1.1 Objetivo del Manual de control interno

 Prevenir fraudes.
 Salvaguardar los activos.
 Obtener información administrativa y financiera confiable.
 Reducir los riesgos de corrupción.
 Promover el desarrollo organizacional.
 Asegurar el cumplimiento del marco normativo.
 Fomentar la práctica de valores.
 Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten.
 Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones.
 Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
 Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

1
1.2 Importancia del Manual de control Interno
El control interno es el proceso diseñado, implementado y mantenido por los
encargados de gobierno, la administración y otro personal de la entidad,
para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de
CARROTS S.A. DE C.V Agropecuaria, respecto a la salvaguarda de los
activos, confiabilidad de la información financiera, efectividad y eficiencia de
las operaciones, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. El
propósito del control interno es definir y aplicar las políticas y
procedimientos para proteger los recursos de la Empresa Agropecuaria,
buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que
puedan afectar la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones. Además
de garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión
de la Organización. El manual de control interno juntamente con sus
políticas y procedimientos deben establecer un soporte técnico de las
actividades realizadas, formando una base de datos para permitir que la
auditoria evalúe la actividad de la Asociación y emita sus aseveraciones. El
presente Manual de Control Interno, ha sido elaborado con el propósito que
pueda ser aplicado con facilidad por los asociados y empleados de
CARROTS S.A. DE C.V. y deberá ser actualizado en la medida que se
presenten modificaciones en su contenido, en la normativa establecida en la
estructura organizativa de las unidades de la Asociación Agropecuaria, o en
algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo

2
1.3 Justificación del Manual interno

3
1.4 Desarrollo del control Interno

Diseño de un programa de control interno contable

Control Interno Contable: Comprende el plan de organización y todos los

métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad
de los registros financieros; debe diseñarse de tal manera que brinde la seguridad
razonable de que:

 Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la

administración.
 Las operaciones se registran debidamente para:

a.) Facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con los Normas
Internacionales de Contabilidad.

b.) Lograr salvaguardar los activos.

c.) Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de

decisiones.
 El acceso a los activos sólo se permite de acuerdo con autorizaciones de la
administración.

 La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la

existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse
diferencias.

 El aseguramiento de la calidad de la información contable para ser utilizada

como base de las decisiones que se adopten.

Los objetivos del control contable interno son:

Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento sea
solo al personal autorizado.

Los elementos del control interno contable son:

a.) Definición de autoridad y responsabilidad:

Las empresas deben contar con definiciones y descripciones de las obligaciones

que tengan que ver con funciones contables, de recaudación, contratación, pago,
alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a las normas que le sean
aplicables.

b.) Segregación de deberes:

4
Las funciones de operación, registro y custodia deben estar separadas, de tal
manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente tanto el control físico
como el control contable y presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y
patrimonio.

Las empresas deben establecer unidades de operaciones o de servicios y de

contabilidad, separados y autónomas. Esto con el propósito de evitar
irregularidades o fraudes.

c.) Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes:

La parte de comprobación interna reside en la disposición de los controles de las

transacciones para que aseguren una organización y un funcionamiento eficientes
y para que ofrezcan protección contra fraudes.

Al establecer métodos y procedimientos de comprobación interna se tendrá

en cuenta lo siguiente:

 La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las

transacciones a través del trabajo normal de otro funcionario o grupo.

 Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de

comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtención
independiente de informaciones de control, contra la cual pueden
comprobarse las transacciones detalladas.

 Los mecanismos de comprobación interna son independientes de la función

de asistencia y asesoramiento a través de la evaluación permanente del
control interno por parte de la auditoría interna.

PROGRAMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

“CARROTS, S.A. de C.V.”

CONTROL INTERNO CONTABLE

OBJETIVOS:
 La integridad de la información.
 Protección de los activos de la empresa.
 Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna
 La validez de la información.
 La exactitud de la información.

PROCEDIMIENTOS:
5
  La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las
transacciones a través del trabajo normal de otro funcionario o grupo.

 Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de

comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtención
independiente de informaciones de control, contra la cual pueden
comprobarse las transacciones detalladas.

 Los mecanismos de comprobación interna son independientes de la función

de asistencia y asesoramiento a través de la evaluación permanente del
control interno por parte de la auditoría interna.

 Presentación en los Estados Financieros y Revelación Suficiente.

Realizar investigaciones e inspeccionar documentación para las
restricciones de efectivo y gravámenes.

 La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de

Contabilidad.

5.4 DIAGRAMA DE RECORRIDO DE LA PRINCIPAL DOCUMENTACION DE LA

EMPRESA.

6
RECIBE FACTURA O COMPROBANDE DE CREDITO FISCAL
RECIBE SOLICITUD DE COMPRAS EMITEN ORDEN DE COMPRA
RECIBE FACTURA O COMPROBANDE DE CREDITO FISCAS

NOMINAS CUENTAS POR COBRAR INGRESOS FACTURA PARA CLIENTES

REGISTROA EN LIBROS IVA A CONSUMIDOR O CONTRIBUYENTE

CONCILIACION BANCARIA

DECLARACIONES DE IVA

DISEÑO DE UN PROGRAMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.

CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE CAJA Y BANCOS.

7
 a) Descripción

El control interno dentro del plan de organización dentro del área de contabilidad,
existen funciones y procedimientos coordinados cuyo objetivo es obtener
información segura mediante procesos establecidos.

b) Reglamento de Aplicación de Control

Como parte de un control interno diseñado en una organización, es importante

establecer lineamientos necesarios que se deben de seguir o cumplir para que
este control sea funcional y sea adoptado por todos y cada uno de los
involucrados. A continuación, se detallan los aspectos importantes a considerar
para conseguir la implementación de los controles.

1- Separación de funciones de autorización, registró, custodia, estableciendo

las personas autorizadas para poder hacer uso del efectivo, para
salvaguardar la salida de efectivo por personas no autorizadas o con fines
distintos a los de la organización.

2- En cada operación relacionada con el efectivo deben intervenir por lo

menos 2 personas, para evitar el uso indebido del efectivo.

3- Ninguna persona que efectúa las operaciones de recepción de efectivo

tiene que tener acceso a los registros contables.

4- El registro y revisión de las operaciones de caja y bancos será exclusiva

del departamento de contabilidad.

c) Objetivos

8
Como parte importante de todo proceso, los objetivos son necesarios para la
obtención de los fines propios de toda organización, debido a que proporcionan
directrices necesarias a seguir para cumplir con lo esperado. A continuación,
detallamos los objetivos más importantes que el área de caja y bancos debe de
considerar en el control interno.

1- Prevenir cualquier fraude o error, al no tener establecido quienes serán las

personas autorizadas para poder hacer uso del efectivo recibido.

2- Detectar algún hurto o malversación de fondos, por la falta de controles que

permitan minimizar la posible salida de efectivo sin autorización.

3- Obtener información financiera contable, y proteger el efectivo, por medio

de los diferentes reportes auxiliares contables y extracontables, que
permitan identificar fraudes.

4- Elaboración del comprobante respectivo, al momento de la recepción del

efectivo, sea por las ventas realizadas al contado o por los abonos recibidos
de las ventas al crédito. (emitiéndose comprobante de crédito fiscal o
factura de consumidor final), sellándolo debidamente con la palabra
cancelado y entregando a cada área la copia respectiva.

5- Creación de un fondo fijo de caja chica, como regla general todas las
entradas de caja se depositarán en el banco y las salidas y desembolso se
harán por medio de cheques, los pagos menores a veinticinco dólares, se
harán por medio de caja chica.

6- Todos los pagos serán por medio de cheques nominativos y con firmas
mancomunadas, así la responsabilidad recaerá por lo menos en dos
personas.

7- Conciliación periódica de cuenta de cheque, por regla general los saldos y

estados de cuentas que emiten los bancos a la empresa cada mes,

9
 deberán de conciliarse por funcionarios de la alta gerencia o empleados
ajenos a contabilidad y cajeros.

d) Base del control interno

Con el fin de determinar el producto a obtener, con la implementación del control

interno en una organización, se enumeran las entradas, las salidas, así como la
existencia si en todo caso se determina.

 Entradas

1. Control de cada abono de cliente o pago en efectivo de facturas de

contado.

2. Control de los depósitos efectuados por los clientes en alguna institución

financiera.

3. Reporte de cuadre de efectivo recibido por las ventas de contado y al

crédito. contra los documentos emitidos en el día.

4. Comprobante de remesa efectuada al banco, por las ventas al contado o al

crédito.

 Salidas

1. Creación de fondo de caja chica, que permita realizar pagos mínimos

2. Pago a proveedores y acreedores en efectivo, por medio del fondo de caja

chica, siempre y cuando la cantidad no supere lo establecido.

3. Pago a proveedores y acreedores con cheque, por medio de cheques

emitidos y firmados por las personas designadas.

10
4. Elaboración de Boucher que debe ir firmado por la persona que lo
elaboro .quien lo autorizo y quien recibe

 Existencia

1. Conciliaciones bancarias periódicamente

2. Arqueos y cortes de caja

3. Control de cheques en blanco

4. Conciliaciones Bancarias.

11
 “CARROTS, S.AS.A.
LA GLANDELA DE C.V
DE C.V
CONCILIACION BANCARIA ___ AL ___ FEBRERO DE 20__
BANCO _________
CUENTA CORRIENTE No ____________
EXPRESADO EN US DOLARES DE EEUU

Saldo segun estado de cuenta bancos 0.00

Mas:
Remesas y notas de abono no registradas por banc 0.00
Mas:
Sobregiro en Pasivo 0.00
Menos:
Cheques pendientes de cobro 0.00
N/C no registradas por el banco

Saldo Bancario Conciliado 0.00

Saldo Segun Libro Auxiliar Bancos 0.00

Mas:
Remesas no contabilizadas 0.00
Menos:
N/C y cheques no contabilizados 0.00
Saldo Libros Conciliado 0.00

Hecho Por: Revisado Por: Autorizado por:

Instrucciones para realizar el registro

1. Nombre de la institución financiera encargada de la custodia de los fondos de la

asociación agropecuaria.

2. Se anotará el tipo de cuenta; de ahorro o Corriente.

12
3. Número de cuenta.

4. Período que se está abarcando en la conciliación

5. Se anotarán los conceptos por los cuales existe diferencia entre el Estado de
Cuenta Bancario y los Registros Contables de la Asociación.

6. En esta columna se anotarán las cantidades detalladas que conforman un

determinado concepto

7. En esta columna se anotará el saldo según el Banco y sus respectivos ajustes,

los cuales pueden aumentar o disminuir el saldo según el concepto.

8. Se anotará inicialmente el saldo que presenta la cuenta “Bancos”, según los

Registros Contables; posteriormente se harán los ajustes necesarios. Dichos
ajustes pueden aumentar o disminuir el saldo de la cuenta según la naturaleza del
concepto que los origine.

9. Firma de la persona que elaboró la conciliación bancaria. 10. Firma de la

persona que da el visto bueno y autorizado.

13
 CARROTS, S.A.D E C.V

FORMATO CONCILIACION BANCARIA

Descripción: Este formulario, servirá para conciliar los fondos reales existentes
en cada una de las cuentas bancarias, confrontándolos con los saldos contables,
versus los fondos bancarios al cierre de un mes, determinando cuales son los
cheques emitidos pendientes de cobro, así como determinar los fondos existentes
y disponibles para poder cubrir otras obligaciones contraídas.

14
Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de contabilidad
y serán las personas designadas, o las terceras personas interesadas, quienes
podrán tener acceso a esta información.

Arqueos y Cortes de Caja

“CARROTS,S.A.
LA GLANDELA S.A DE
DE C.V
C.V
REPORTE DE ARQUEOS Y CORTES DE CAJA
CODIGO DE FUENTE: INGRESO

Nº ____________________ FECHA:

CUENTA DETALLE VALOR

CAJA $

BANCO $

TOTAL $

VENTA AL CONTADO $

CLIENTE NACIONALES $

CHEQUES RECHAZADOS $

LIQUIDACION CAJA GENERAL $

Instrucciones para realizar el registro

15
1. Numero de vales emitidos

2. Detalle de vales anulados.

3. Fondo de caja chica establecido.

4. Cantidad de billetes en caja chica.

5. Valor de monedas en caja chica.

6. Total documentos y reservas

7. Fondo de efectivo según arqueo de caja chica y diferencia si existe

8. Fecha en que se realizó el arqueo de caja chica

9. Detalle de cantidad sobrante o faltante de fondo según el caso

10. Descripción breve de observaciones realizadas durante el arqueo

11. Firma de la persona responsable del fondo de caja chica

12. Firma del responsable de realizar el arqueo

“CARROTS, S.A de C.V.

REPORTE DE ARQUEO DE CAJA

16
Descripción: Este formulario, servirá para conciliar los fondos existentes en las
cuentas o rubros de efectivo, adicionándole los fondos recibidos, a una fecha
específica, para determinar y asegurar que no exista malversación de fondos, de
parte de la persona designada para manejar los fondos de CARROT, S.A DE C.V

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de contabilidad

y serán las personas designadas, o las terceras personas interesadas, quienes
podrán tener acceso a esta información.

17
PROCEDIMIENTO DEL AREA DE CAJA MOVIMIENTO DE EFECTIVO

El presente flujo grama, se representan gráficamente los hechos, acciones y

situaciones, que se desarrollan en las actividades detalladas en el procedimiento
del área de caja movimiento de efectivo.

VENTAS CAJA GENERAL BANCOS

GENERA INGRESOS
POR VENTA DE
PRODUCTO INGRESA
EFECTIVO SE LLENA
POR VENTAS FORMULARIO DE
REMESA
BANCARIA

SE REGISTRAN LOS
COMPROBANTES
POR VENTAS

INGRESO DE
EMISION DE
COMPROBANTES EFECTIVO BANCO
POR VENTAS

PASO DEL PROCEDIMIENTO DEL ÁREA DE CAJA.

1. El área de ventas genera ingresos, los cuales realiza a través de la venta

para lo cual emite comprobante por venta.

2. El efectivo junto con la copia de los comprobantes por venta emitidos,

deben ser transferidos al área de Caja.

3. Se registran los comprobantes por venta, el efectivo debe ser transferido al

banco, a través de una hoja de remesa.
18
 4. El efectivo es depositado en el banco.

FORMATO DE BOUCHER

El Boucher sirve para el registro de todas las erogaciones que se efectúen

mediante cheque; en concepto de cancelación de pasivos, préstamos otorgados,
compra de bienes y servicios. Además, los comprobantes a cancelar deberán
representar una cantidad mayor establecida por la Asociación Agropecuaria; de lo
contrario deberán cancelarse a través del fondo de caja chica. El Gerente como
responsable de la elaboración del Boucher deberá adjuntar los comprobantes que
comparan el desembolso. Instrucciones para realizar el registro

1. Numero de cheque emitido

2. Número de la cuenta de la cual se retirará el cheque

3. Nombre de la institución financiera y la fecha en que se emitió el cheque.

4. Nombre de la persona o entidad que se emite el cheque y el monto.

5. Registro de las cuentas que afectan la erogación de fondos

6. Firma de la persona que realizo el Boucher

7. Firma de la persona que autorizo la erogación.

19
 CARROTS, SA..DE C.V.

FORMATO DE BAUCHER

VALE DE CAJA CHICA

Esta forma contable servirá para documentar los gastos realizados a través del
fondo circulante de Caja Chica, dichos egresos deben estar considerados como
gastos menores, los cuales por su cuantía no necesitan pagarse con cheque, sino
en efectivo. Instrucciones para realizar el registro

1. Número correlativo del vale.

2. Fecha en que es entregado el efectivo.

3. Valor del gasto expresado en números.

20
4. Nombre de la persona que recibe el dinero

5. Cantidad en letras

6. En este espacio se describirá para qué se utilizará el efectivo.

7. Firma de la persona que autoriza el desembolso.

8. En este espacio deberá firma

 CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR.

a) Descripción

21
 El control interno dentro del plan de organización del área de cuentas por
cobrar, cuyo objetivo es proteger los fondos pendientes de recibir, producto de
las transacciones realizadas al crédito.

b) Reglamento de Aplicación de Control

Como parte de un control interno diseñado en una organización, es importante

establecer lineamientos necesarios que se deben de seguir o cumplir para que
este control sea funcional y sea adoptado por todos y cada uno de los
involucrados. A continuación se detallan los aspectos importantes a considerar
para conseguir la implementación de los controles.

1- Control de las ventas realizadas al crédito, por medio de los registros y

herramientas empleadas, tales como: integración de cuentas por cobrar,
registro físico de la apertura y movimiento de las cuentas por cobrar.

2- Gestión de recuperación de deudas de clientes, ante una posible negación

a cancelar los saldos pendientes por los clientes, se procederá a utilizar los
medios y recursos legales, para finalizar la gestión de cobros.

3- La persona encargada del área de cuentas por cobrar no tendrá la facultad

de realizar operaciones de registros contables, esto se hará para proteger
los recursos, que ingresen a la caja y bancos y que puedan ser
manipulados o bien ingresados con errores al área correspondiente.

4- Le persona encargada de cuentas por cobrar no tendrá autorización de

realizar los cambios en los límites de crédito o días de vencimientos de los
clientes.

5- Quien realizara los cambios en las fichas de los clientes al crédito será la
gerente ventas al crédito.

c) Objetivos
22
Como parte importante de todo proceso, los objetivos son necesarios para la
obtención de los fines propios de toda organización, debido a que proporcionan
directrices necesarias a seguir para cumplir con lo esperado. A continuación
detallamos los objetivos más importantes que el área de cuentas por cobrar debe
de considerar en el control interno.

1- Recuperación de efectivo de las ventas al crédito, por medio del control

interno empleado, se facilitara la recuperación de los saldos de las cuentas
por cobrar a los clientes.

2- Proveer de efectivo necesario para la reinversión de la empresa, en la

medida que el área de cobros recupere en el tiempo estimado, los fondos
pendientes de recibir, proveerá al área de mercadeo, quien tendrá los
recursos necesarios para poder reinvertir.

3- Dotar de liquidez a la empresa, pues se requieren recursos monetarios,

para solventar las deudas adquiridas con los proveedores mercadería.

4- Iniciar Procesos de recuperación legal de las cuentas morosas, será el área

de cuentas por cobrar quien se encargara de realizar todas las gestiones de
cobros por medio del procedimiento establecido ya sea interno o externo.

5- Monitoreo de los límites de crédito disponible al cliente para poderle otorgar

créditos, se encargara también de tramitar y recibir quedan.

6- Control por cuentas por cobrar: Revisara diariamente la fecha de

vencimiento de los quedan recibidos

7- Entrega de los abonos que reciba por parte de los clientes, a la persona
encargada de caja, en caso de ser con cheques reservarlo antes de pasarlo
a caja.

8- Gestión de proceder jurídicamente para la recuperación de los saldos

establecidos como morosos, en caso de declararse incobrable se procederá

23
 hacer un saneamiento de la cartera previa autorización de la administración
general.

9- Revisar el registro de las cuentas por cobrar con los documentos recibidos
por la persona encargada de cuentas por cobrar.

10-No se permiten cheques sin fondo. o cheque posfechado para la

cancelación de la venta al crédito, caso contrario se protestara el cheque.

d) Base del control interno

Con el fin de determinar el producto a obtener, con la implementación del

control interno en una organización, se enumeran las entradas, las salidas, así
como la existencia si en todo caso se determina.

 Entradas

1. Facturas por ventas al crédito, que serán debidamente controlables por el

área de cuentas por cobrar.

2. Incobrabilidad de las cuentas por cobrar, para este caso, se le dará

seguimiento a cada una de las cuentas declaradas como incobrables, para
determinar en qué momento se decidirá cuál será el proceso a seguir ya
sea legalmente o absorbiendo dicha cuenta.

3. Historial de cuentas por cobrar por fechas de vencimiento, este historial

servirá de base para el seguimiento a cada una de las cuentas registradas.

 Salidas

1. Abono de clientes recibidos, que inmediatamente serán pasados al área de

caja y bancos, para su respectivo registró.

24
2. Las notas de abono deberán llevar la respectiva remesa para hacerla valida
y poderla registrarla contablemente.

3. Saneamiento de carteras de clientes, se hará con el fin de determinar las

categorías de los clientes, así como la confiabilidad de cada uno de estos.

4. Clasificación de clientes de mal record, esto se hará para depurar cuales

son los clientes de mal prestigio que en algún momento tuvieron trato con la
organización y para considerarlos en un futuro como clientes de mal record,
que no benefician a la organización.

 Existencia

1. Carteras de clientes, se llevara seccionados los clientes por parámetros

establecidos, los cuales pueden ser, monto de créditos otorgados,
ubicación geográfica, preferencias de consumo de producto, etc.

2. Arqueos de cuentas por cobrar, esto se hará con el fin de determinar si no

existen diferencias entre los saldos contables o de registro, contra los
saldos reales de los clientes.

3. Confirmación de saldos de clientes, se puede solicitar confirmación de

saldos a una fecha específica directamente con los clientes, para comparar
los saldos contables o de registro contra los reales de los clientes.

Historial de cuentas por cobrar por fechas de vencimiento.

25
 “CARROTS,
LA GLANDELAS.AS.A.
DE C.V
DE C.V
HISTORIAL DE CUENTAS POR COBRAR POR FECHA DE VENCIMIENTO
DEL __________ AL ________DE ____________DE____________

CLIENTE: __________________________________________________________________

DIAS VENCIDOS
DOCUMENTO 0-8 9-15 16-30 30-60

ENCAGADO DE CUENTAS POR COBRAR _____________________________________

CONTABILIDAD __________________________________________

Descripción: Este formulario, servirá para identificar, registrar y controlar, cada

una de las transacciones realizadas entre la microempresa y sus clientes, y poder
así determinar, en que clasificación de cliente se posicionan, ateniendo el récord
de su cumplimiento o de su morosidad, con las obligaciones adquiridas con
CARROTS, S.A DE C.V

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de cuentas por
cobrar, así como también por el área de contabilidad y serán las personas
designadas, quienes podrán tener acceso a esta información.

26
 Arqueos de cuentas por cobrar.

LA GLANDELA S.A.
“CARROTS, DE
S.A DEC.V
C.V
HOJA DE ARQUEO DE CUENTAS POR COBRAR

FECHA VALOR ABONOS SALDO

N° QUEDAN N° FACTURA CLIENTE
FACTURA DE FACTURA REALIZADOS PENDIENTE

TOTALES $ $ $

ENCARGADO DE CUENTAS POR COBRAR ______________________________________________

Descripción: Este formulario, servirá para conciliar los fondos que ingresen, por
los abonos de los clientes, contra lo depósitos realizados en las cuentas bancarias
y así evitar o detectar malversación de fondos. Este arqueo se hará
semanalmente.

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de cuentas por
cobrar y el área de contabilidad y serán las personas designadas, quienes podrán
tener acceso a esta información.

27
 Confirmación de saldos de clientes.

San Salvador, 8 de abril del 2024

Señor
Presente.

Estimados señores:

Sírvanse comunicar directamente a nuestro departamento de cobros, en la forma

adjunta, el saldo de su cuenta por pagar al 31 de diciembre del 2023.

Favor enviar su respuesta a la siguiente dirección:

_______________________________________________________________
o al telefax (503) _______________, o a los correos
electrónicos:_____________________________________________________.

Atentamente,

Nombre:_____________________________

Contador General

=======================================================
“CARROTS, S.A DE C.V
Dirección:

Telefax __________________; correo electrónico: _______________________.

Al 31 de diciembre del 2023, __________________________, nos adeuda la

suma de US$___________________, según el detalle a continuación:

FECHA No. DOCUMENTO CONCEPTO IMPORTE

28
NOTA: Si falta espacio favor pasar al reverso.

Fecha ________________________________

___________________________ ______________________________

Nombre y cargo Firma

Descripción: Este formulario, servirá para confirmar con los clientes, los saldos
que estos adeuden, confrontándolos con los saldos contables SERVICIOS DE
AUDITORIA, S.A. DE C.V

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de contabilidad

y serán las personas designadas, quienes podrán tener acceso a esta información.

PROCEDIMIENTO DEL AREA DE CUENTAS POR COBRAR (MENOS DE UN

AÑO)

En el presente flujo grama, se representan gráficamente los hechos, acciones y

situaciones, que se desarrollan en las actividades detalladas en el procedimiento
del área de cuentas por cobrar.

29
VENTAS CUENTAS POR CONTABILIDAD CAJA
COBRAR

TRASLADA RECIBE NOMINA Y

NOMINA DE DOCUMENTACION
VENTAS AL DE CXC
CREDITO

SE GENERA
REPORTE DE
CAJA PARA
CONTABILIDAD
AGREGA
POR INGRESO
INFORMACI
DE CXC
ON A LA
BASE DE
DATOS DE
CUENTAS
PENDIENTE
S DE
SE GENERA
REPORTE
PARA
CONTABILIDAD
SE REALIZA POR CUENTAS
GESTION DE NO
SE GENERA COBRO A RECUPERADA
REPORTE DE CUENTAS POR S
COBRAR EN SE PROCEDE AL
CUENTAS NO
BASE A LO INGRESO A CAJA DE
RECUPERADAS EN
PACTADO CON CXC RECUPERADAS
EL PERIODO
PACTADO EL COMPRADOR

SE
ANALIZAN
LOS
RESULTAD
OS DE LA
SI

NO

30
 PROCEDIMIENTO DEL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR (CXC).

1. Ventas genera y envía un reporte de las ventas realizadas al crédito, con

sus respectivas condiciones de pago. (si era a 15, 30, 60, o 90 días plazo) a
la unidad de cuentas por cobrar.

2. CXC recibe la información e introduce información a su propia base de

datos.

3. Realiza gestión de cobros de acuerdo con lo pactado con el cliente al

momento de la venta.

4. Posteriormente se analizan los resultados de la gestión de cobro, Los

resultados positivos (“SI”), representan el ingreso en efectivo de la gestión
de cuentas por cobrar, es decir son el dinero recuperado de las ventas al
crédito; los resultados negativos (“NO”), representan aquellas deudas o
cuentas por cobrar que no ha sido posible su recuperación es decir de
clientes que no han querido pagar, lo cual se notifica a ventas para que
ellos realicen el respectivo informa a la administración para la toma de
decisiones.

5. De la misma manera, luego del análisis de resultados de la gestión de

cobros se informa a contabilidad para el debido registro mensual.

6. A la misma vez, caja reporta a contabilidad el efectivo recuperado de

cuentas por cobrar gestionado por el área de CXC.

NOTA: En caso de existir cuentas que tengan más de un año de no poder ser
recuperadas, ni siquiera por vía jurídica (Abogados), serán tomadas como
cuentas incobrables, y deberán ser tratadas de la manera que la administración
crea conveniente. (Ej., se pueden llevar al gasto)

31
 CONTROL INTERNO DEL AREA DE CUENTAS POR PAGAR
a) Descripción

El control interno dentro del plan de organización del área de cuentas por pagar,
basados en sus funciones y procedimientos coordinados cuyo objetivo es
encargarse de realizar y controlar las obligaciones contraídas con los proveedores,
en la adquisición de insumos.

b) Reglamento de Aplicación de Control

Como parte de un control interno diseñado en una organización, es importante

establecer lineamientos necesarios que se deben de seguir o cumplir para que
este control sea funcional y sea adoptado por todos y cada uno de los
involucrados. A continuación se detallan los aspectos importantes a considerar
para conseguir la implementación de los controles.

1- Mantener el record crediticio de buen cliente para la empresa, en la medida

que todas las obligaciones adquiridas con lo proveedores, sean canceladas
en los montos y en los tiempos establecidos, se contribuirá a que la
organización sea calificada como un cliente excelente, responsable con sus
obligaciones contraídas, y podrá ser aspirante a recibir mejores condiciones
en un futuro.

2- Mantener control de los saldos a pagar, para poder evitar que por algún
descuido o error de control de registro, se pueda dejar de cancelar una
obligación contraída, y pueda afectar la reputación y el récord de la
empresa.

c) Objetivos

Como parte importante de todo proceso, los objetivos son necesarios para la
obtención de los fines propios de toda organización, debido a que proporcionan
directrices necesarias a seguir para cumplir con lo esperado. A continuación

32
detallamos los objetivos más importantes que el área de cuentas por pagar debe
de considerar en el control interno.

1- Cancelación de saldos de créditos otorgados por nuestros proveedores, en

los montos y tiempos de créditos otorgados, sin demora o justificante
alguna.

2- Conciliación de saldos a pagar periódicamente, para poder verificar y

controlar los saldos de las cuentas por pagar que se tienen a una fecha
específica.

3- Gestión de la disponibilidad de pagos a realizar, para el control de los

pagos a realizar, la persona designada en base a su listado de los valores a
pagar, deberá de ponerse de acuerdo sobre la disponibilidad de fondos
para la posibilidad de la programación de dichos pagos.

4- Control por cuentas por pagar, se deberá pasar a autorización la

programación de pagos.

d) Base del control interno

Con el fin de determinar el producto a obtener, con la implementación del control

interno en una organización, se enumeran las entradas, las salidas, así como la
existencia si en todo caso se determina.

 Entradas

1. Control de las compras al crédito, el área de cuentas por pagar, será la

responsable de manejar el control de las facturas o créditos fiscales
recibidos, por las obligaciones contraídas.

33
 Salidas

1. Pago a proveedores, el área de cuentas por pagar, será la responsable de

manejar el control de las facturas o créditos fiscales recibidos, por las
obligaciones contraídas con cada uno de los proveedores.

 Existencia

1. Quedan emitidos a los proveedores, como medio de control interno y como

forma de garantía otorgada a los proveedores, ante un incumplimiento
futuro.

2. Programación de pagos, como medida de control interno y como insumo

para el área de cuentas por pagar, será necesario llevar el control de las
obligaciones futuras para considerar la programación de pagos.

3. Tener todos los formularios de los bancos para transferencias regionales,

giros bancarios, certificación de cheque de los diferentes bancos en donde
la empresa posee cuenta bancarios.

Quedan emitidos a los proveedores

34
 LA GLANDELA S.A. DE C.V
“CARROTS , S.A DE C.V
VENTA DE MERMELADAS

QUEDAN

Fecha:

Queda en nuestro poder:

Factura N°: Crédito Fiscal N°:

A nombre de:

Por un valor de: $ Valor en letras:

Fecha de Cancelación F:

Descripción: Este formulario se convierte en una garantía legal, y servirá para

controlar y registrar las obligaciones adquiridas con los proveedores de
SERVICIOS DE AUDITORIA, S.A. DE C.V así como para establecer las fechas de
vencimiento por los créditos otorgados por los proveedores.

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de cuentas por
pagar y el área de contabilidad y serán las personas designadas, quienes podrán
tener acceso a esta información.

PROCEDIMIENTO DEL AREA DE CUENTAS POR PAGAR

El presente flujo grama, se representan gráficamente los hechos, acciones y

situaciones, que se desarrollan en las actividades detalladas en el procedimiento
del área de cuentas por pagar.

PROVEEDORES CUENTAS CAJA CONTABILIDAD

POR PAGAR

35
PROPORCIONA
NBIENES O
SERVICIOS AL
CREDITO

N
O

SI

36
 PROCEDIMIENTO DEL AREA DE CUENTAS POR PAGAR.

1. Los proveedores emiten comprobante de cobro por bien o servicios

prestado al crédito, (Ej. Comprobantes por servicios básicos, comprobantes
de cobro por bienes adquiridos).

2. Cuentas por pagar recibe los comprobantes de cobro por el bien o servicio
y registra en su base de datos las cuentas pendientes de pago.

3. Luego la unidad Cuentas por Pagar, elabora requerimiento de fondos para

pago de la cuentas por pagar.

4. Caja recibe el requerimiento y analiza la disponibilidad para pago

priorizando necesidades es decir, que se evalúa la fecha más próxima del
vencimiento de los comprobantes, si la respuesta es “SI” se procede al
pago de las cuentas por pagar, si la respuesta es “NO” significa que no hay
disponibilidad en el momento para ejecutar el pago lo que representa un
leve retraso en la cancelación de las mismas.

5. De manera simultánea se informa a contabilidad de ambos casos, tanto del

pago de las cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes ya
cancelados como de las cuentas que no se han cancelado.

NOTA: Es recomendable no tener cuentas por pagar demasiado antiguas ya

que esto puede generar mal record crediticio para la empresa.

 CONTROL INTERNO DEL AREA DE VENTAS

a) Descripción

El control interno dentro del plan de organización de ventas, existen funciones y

procedimientos coordinados cuyo objetivo es encargarse de buscar nuevos

37
mercados, para el posicionamiento de los productos y buscar nuevas estrategias
para lograr los volúmenes de ventas deseados.

b) Reglamento de Aplicación de Control

Como parte de un control interno diseñado en una organización, es importante

establecer lineamientos necesarios que se deben de seguir o cumplir para que
este control sea funcional y sea adoptado por todos y cada uno de los
involucrados. A continuación se detallan los aspectos importantes a considerar
para conseguir la implementación de los controles.

1- Separación de funciones relacionadas a ventas, cobros y contabilidad, con

el fin de salvaguardar los ingresos de efectivo, desde la recepción, manejo
y control, por cada una de las áreas involucradas.

2- Acceso restringido a los registros contables, para el personal de ventas, con

el fin de limitar toda información confidencial que podría ser utilizada con
fines negativos para los objetivos de la empresa.

3- Toda información resultante del departamento de ventas, será exclusiva

para el departamento de contabilidad, no podrán procesar o almacenar
información contable, en el área de ventas.

c) Objetivos

Como parte importante de todo proceso, los objetivos son necesarios para la
obtención de los fines propios de toda organización, debido a que proporcionan
directrices necesarias a seguir para cumplir con lo esperado. A continuación
detallamos los objetivos más importantes que el área de ventas debe de
considerar en el control interno.

38
 1- Prevenir errores o fraudes en las ventas realizadas, para garantizar los
posibles errores o fraudes, el área de contabilidad será quien se encargara
de realizar toda la facturación de las ventas realizadas no así el área de
ventas.

2- Proporcionar información confiable, segura, oportuna de ventas, todo lo

relacionado a los datos del cliente, productos vendidos, precios de
productos vendidos, forma de pago, etc.

3- Motivar al personal de ventas, para proporcionar excelente atención al

cliente, con el fin de incrementar las ventas, es importante concientizar al
personal de ventas la importancia de una buena atención al cliente.

4- Atender los requerimientos de los clientes, el personal de venta atenderá

los requerimientos de los clientes, con los cuales elaborara un pedido, que
será pasado al depto. De producción, y este dirá si cumplen todas las
condiciones para poder cumplir con dicho pedido.

5- Control por ventas: Analizar el tiempo a tardar en la producción del pedido,

en este lapso será monitoreado por depto. De ventas, sobre la producción
del mismo pedido.

6- Seguimiento a facturación de pedido, una vez el área de producción ha

cumplido con la orden, será pasada al depto. De facturación para que
procesa a la elaboración del documento correspondiente, siempre y cuando
el tipo de venta sea al contado, de lo contrario confirmar que se puede
proceder a la elaboración del documento, por la situación del cliente.

d) Base del control interno

Con el fin de determinar el producto a obtener, con la implementación del control

interno en una organización, se enumeran las entradas, las salidas, así como la
existencia si en todo caso se determina.

39
  Entradas

1. Requerimiento del cliente, es indispensable que los requerimientos del

cliente, sean debidamente solicitados por el cliente, por medio de los
formularios establecidos para ello.

 Salidas

1. Facturación del Servicio, una vez se haya procedido con los servicios
requeridos por el cliente

Comprobantes de Crédito Fiscal

“CARROTS S.A DE C.V
ABRIL

Descripción: Este formulario, servirá para registrar las ventas de zanahorias .

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de contabilidad

quien le entregara la original y segunda copia de cliente a quien se le realice la
venta, la segunda copia se utilizara para contabilizar la venta y la cuarta copia será
archivada por su correlativo. Serán las personas designadas, quienes podrán
tener acceso a esta información.

Formulario 2 Factura de Consumidor Final

40
 LA “Carrot
GLANDELAS.AS.A. DE C.V
DE C.V FACTURA DE CONSUMIDOR FINAL
OMPRA Y VENTA DE ELECTRODOMESTICOS No. 00001
Registro No.
NIT.

28 JULIO 2011

JUAN PEREZ
SAN SALVADOR
SAN SALVADOR NIT

1 Mermelada de Fresa $ 3.39 $ 3.39

Sumas $ 3.39
Venta no Sujetas
TRES 39/100 DOLARES Venta Exenta
Sub total
Total $ 3.39

Descripción: Este formulario, servirá para registrar las ventas

Archivo: Este formulario, será controlado y custodiado por el área de contabilidad

quien le entregara la primera copia al cliente a quien se le realice la venta, la
original se utilizara para contabilizar la venta y tercera copia será archivada por su
correlativo. Serán las personas designadas, quienes podrán tener acceso a esta
información.

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DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

42
43
 Recomendaciones

Mantener y velar por la mejora continua en los procesos y las operaciones

efectuadas en los registros contables como por ejemplo a validez de la
información.

Enfocar la evaluación del desempeño hacia el desarrollo de todas las operaciones

registradas que representan un acontecimiento económico que fueron
debidamente autorizados el contenido de cada uno de los manuales.

Proveer de al menos una copia completa de los manuales y que este a la total
disposición de cada unidad, gerencia, departamento y sección, para que sea
fuente de consulta, enriquecimiento personal y global que registren los importes
correctos, en la cuenta correspondiente y oportunamente.

Revisar periódicamente cada uno de los manuales, para asegurar su aplicación

continua y sobre todo analizar y estudiar cada propuesta de cambio sugerida por
cada uno de los miembros de CARROTS, S.A DE C.V., que registran las
operaciones.

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 FUENTES DE CONSULTA

https://ri.ues.edu.sv/id/eprint/1194/1/TRABAJO_DE_GRADUACI%C3%93N.pdf

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