PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Código: SG-110-CP-019
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 12
Vigencia: 29/01/2018

TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo X Evaluación

Garantizar una Gestion Documental eficiente y efectiva, durante todo el clico de vida de los ducumentos (Archivo de Gestión,
Objetivo: Archivo Central y Archivo Histórico).
Inicia con la Producción o Recepción de los documentos, para luego continuar con su Distribución, Trámite, Organización y Consulta, finalizando con la Conservació
Alcance: Disposición final de los documentos de acuerdo a lo establecido por las Tablas de Retención Documental.

1) Los Procedimientos, Instructivos, Guias, formatos y demás documentos establecidos bajo los lineamientos del Proceso de Administración Documental son de c
vinculante para todos los procesos y deben ser aplicados por todos los funcionarios y contratistas de la entidad.

2) Todos los funcionarios sin escepción son responsables de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su cargo o función conserven b
Políticas de responsabilidad y a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el robo, destrucción, ocultamiento o utilización de la informacion de forma indebida, tal y como lo dis
Operación numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

3) Todas las peticiones, quejas, reclamos, sugerencia, consultas y/o denuncias o cualquier solcitud de información, recibida por cualquier medio (Fax, Correo
correo electrónico, Verbal Personal, Verbal Telefonico, Redes Sociales y página web) deberan ser registradas o radicadas a traves de ORFEO.

Líder del proceso Secretario General

(Cargo)
Responsable del Profesional Especializado 2028-Grado 14 y Tecnico Operativo 3132-Grado 15
proceso (Cargo)

PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES
Interno Externo Insumo Producto y/o Servicio Interno

Necesidades de
Todos los procesos estandarizar los
procesos.
Plan Estratégico, Plan Establecer las politicas y
Proceso Direccionamiento Manuales, Procedimientos,
de Accion Anual y lineamientos para la Elaboración y/o
Estratégico Guias, Instructivos y Formatos Todos Los
Norma Fundamental. actualización de los Manuales,
Disponibles en los puntos de Procesos
Procedimientos, Guias, Instructivos y
uso
Proceso Evaluación y Formatos
Planes de Mejoramiento
Mejoramiento
Proceso Administracion Archivo General de la
Normativa, Directrices
Documental Nación - AGN

P Programa de Gestión
Definir los Instrumentos Archivisticos Documental - PGD, Plan
Proceso de del Proceso de Administración Institucion de Archivos - PINAR,
Archivo General de la Todos Los
Administracion Normativa, Directrices Documental y las politicas Tablas de Retención
Nación - AGN Procesos
Documental necesarias para el mejoramiento del Documental -TRD, Tablas de
Proceso. Valoración Documental – TVD,
Inventarios Documentales.

Proceso de
Definir el Presupuesto Anual para la
Direccionamiento
Ministerio de Hacienda ejecución de las actividades y Todos Los
Estrategico y Proceso de Plan de Adquisiciones Presupuesto Asignado
y Credito Publico compromisos del proceso de Procesos
Administracion
Administración Documental.
Documental

Manuales, Procedimientos,
Elaborar y/o actualizar los Manuales,
Guias, Instructivos, Formatos
Procedimientos, Guias, Instructivos,
Disponibles en los Puntos de
Proceso de Formatos e Instrumentos del
Archivo General de la Uso. Todos Los
Administracion Normativa, Directrices Proceso de Administración
Nación - AGN Procesos
Documental Documental, necesarios para el
Instrumentos Archivisticos
mejoramiento del Proceso, de
(PGD, PINAR, TRD, TVD,
acuerdo con lo establecido por AGN.
Inventarios Documentales).

Necesidades Produccion y/ o Creacion de Documentos para la gestión y Todos Los

Todos los procesos
Institucionales Documentos tramite institucional. Procesos

Registrar todas las Comunicaciones Documentos radicados y

Proceso de
Población con externas recibidas en medio fisico, asignados a los responsables
Administracion
discapacidad visual, correo electrónico, Verbal Personal o traves del Sistema de Gestion
Documental Comunicaciones Todos Los
comunidad en general, Telefonico, Redes Sociales y página Documental ORFEO y entrega
Externas recibidas Procesos
instituciones públicas y web ya sean quejas, reclamos, fisica de documentos a traves
Proceso Servicio al
privadas sugerencias, consultas o denuncias y de planilla.
Ciudadano
asignarlas a las areas responsables.

Documentos radicados a traves

Comunicaciones Registrar todas las Comunicaciones Todos Los
Todos los procesos de ORFEO y Planillas de
Internas Internas Procesos
entrega de Correspondencia.
H
Entidades Enviar comunicaciones
Tramitar documentos institucionales
Gubernamentales y Institucionales enviadas a nivel Todos Los
Todos los procesos Informacion Institucional (Comunicaciones Internas y
Privadas, ciudadanía externo a traves de SIPOST o Procesos
externas).
en general y clientes Mensajeria.

Documentos organizados de
TRD, Manuales, Organizar los documentos de
Proceso de acuerdo a los lineamientos
Archivo General de la Procedimientos, acuerdo a lineamientos establecidos Todos Los
Administracion establecidos por la entidad y el
Nación - AGN Instructivos y Guias y por el Proceso de Administracion Procesos
Documental AGN. (Aplicación de TRD, TVD
Formatos. Documental y AGN
y Procedimientos).

Solicitudes al archivo
Consulta y busqueda de documentos Entrega de documentos en
Todos los procesos central y Archivos de Todos los procesos
según requerimientos de Prestamo. calidad de Prestamo.
Gestión

Conservar, controlar y proteger la

T.R.D, Inventarios Documentos almacenados e
Todos los procesos información y el acervo documental Todos los procesos
Documentales inventariados
Institucional.

Seleccionar de acuerdo a las TRD o

Tablas de retención Documentos para eliminacion, Proceso de
TVD, aquellos documentos que
Todos los procesos documental y Tablas de digitalizacion y conservacion Administracion
cumplieron su Tiempo de Retencion
Valoración Documental total Documental
y aplicar la Disposicion Final.

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 TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo X Evaluación

Población con
discapacidad visual, Peticiones,quejas, Realizar seguimiento a las Respuesta a peticiones,quejas, Proceso de
Todos los Procesos comunidad en general, reclamos, sugerencias, peticiones,quejas, reclamos, reclamos, sugerencias, Evaluación y
instituciones públicas y consultas y denuncias. sugerencias, consultas y denuncias. consultas y denuncias. Mejoramiento
privadas.

Proceso de Evaluación y V
Proceso
Mejoramiento y Proceso Plan de Auditorías y Informes de Auditoria, Reporte
Direccionamiento
Administración Ejecución de Auditorías Efectuar seguimiento y medición del del desempeño del proceso
Estratégico -
documental proceso (Auditorias de Calidad e (hoja de vida de los
Proceso de
indicadores) indicadores), Análisis de Datos,
Proceso Administración Evaluación y
Indicadores de proceso Indicadores Publicados.
documental Mejoramiento

Proceso Administración Medición y análisis de

Acciones preventivas
documental indicadores

Proceso de Evaluación y
Mejoramiento, Proceso de
Resultados de
Direccionamiento
auditorías y revisión por Acciones correctivas
Estratégico y Proceso de
la dirección
Administracion
Documental.
Proceso de
A Tomar acciones para la mejora Evaluación y
Archivo General de la Mejoramiento
Informes de Auditoria,
Nación - AGN Planes de mejoramiento
Informes de
Función Publica refereridos al plan de acción
Seguimiento
Ministerio de Educacion

Proceso de
Direccionamiento Ajustar los elementos del
Informes de gestión y
Estratégico direccionamiento estratégico,
evaluación institucional
Proceso de Evaluación y planes, programas y proyectos
Mejoramiento

RECURSOS REQUERIDOS CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL

DOCUMENTOS ASOCIAD
Infraestructura y Riesgos y Controles
Humanos
técnológicos
Financieros
Preventivos
Indicadores

Secretario General Equipos de computo Presupuesto Anual

Profesional
Impresoras
Especializado
Tecnico Operativo Escaners Ver Cuadro Mando Integral
Ver: Mapa de Riesgos (Proceso de Ver: Listado Maestro de Docum
Estanteria Fija y (Proceso de Direccionamiento Direccionamiento (Proceso Administracion
Archivos Rodantes Estrategico) Estrategico) Documental)
Secretarias
para la ubicación del
archivo
Contratistas ORFEO
Internet y Correo
Electrónico

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 TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo X Evaluación

CONTROL DE CAMBIOS
RELACIÓN DE LAS SECCIONES O PAGINAS
VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICADAS

Modificacion del alcance, de acuerdo a las actividade

10 3/27/2012 Modificacion del Alcance
proceso.

Se modificaron los insumos de las actividades

relacionadas con la Planeación, se modificaron las
entradas y salidas de la actividad de seguimiento y Se modificó la caracterización de acuerdo con
11 4/20/2012
medición del proceso (verificar). Se modificaron las lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
actividades relacionadas con el Actuar. Se cambió la
caracterización al nuevo formato.

Objetivo, Alcance, Politicas de Operación, Lider de

Proceso, Responsable de Proceso, Ciclo PHVA, Se modificó la caracterización de acuerdo con
12 1/29/2018
Recursos Requeridos, Requisitos, Documentos lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
Asociados

ELABORÓ REVISÓ: APROBÓ (Vo. Bo)

(Funcionario solicitante): (Responsable del proceso): (Líder de proceso)

Nombre: Luz Hedy Ortiz Torres Nombre: Andrea Carolina Cuadros Nombre: Dario Javier Montañez Vargas
FECHA: 12/12/2017 FECHA: 24/01/2018 FECHA: 29/01/2018

Formato Caracterización de Proceso - Proceso: Administración Documental - Código: SG-110-FM-044 - Versión: 8 - Vigencia: 12/07/2017

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 PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Código: SG-110-CP-019
Versión: 12
Vigencia: 29/01/2018

TIPO DE PROCESO

Apoyo Evaluación

durante todo el clico de vida de los ducumentos (Archivo de Gestión,

s, para luego continuar con su Distribución, Trámite, Organización y Consulta, finalizando con la Conservación y
ablecido por las Tablas de Retención Documental.

demás documentos establecidos bajo los lineamientos del Proceso de Administración Documental son de carácter
s por todos los funcionarios y contratistas de la entidad.

les de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su cargo o función conserven bajo su
evitando el robo, destrucción, ocultamiento o utilización de la informacion de forma indebida, tal y como lo dispone el

consultas y/o denuncias o cualquier solcitud de información, recibida por cualquier medio (Fax, Correo Fisico,
Redes Sociales y página web) deberan ser registradas o radicadas a traves de ORFEO.

erativo 3132-Grado 15

CLIENTE-PROCESO

Externo

Población con
discapacidad visual,
comunidad en
general,
instituciones
públicas y privadas.

Entidades
Gubernamentales y
Privadas,
ciudadanía en
general.

Entidades
Gubernamentales,
Privadas ciudadanía
en general.

Entidades
Gubernamentales,
Privadas ciudadanía
en general.

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TIPO DE PROCESO

Apoyo Evaluación

Entes de Control y
Vigilancia

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Ver: Listado Maestro de Documentos

(Proceso Administracion
Documental)

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 TIPO DE PROCESO

Apoyo Evaluación

CONTROL DE CAMBIOS

NATURALEZA DEL CAMBIO

Modificacion del alcance, de acuerdo a las actividades del

proceso.

Se modificó la caracterización de acuerdo con los

lineamientos dados por el equipo líder de calidad.

Se modificó la caracterización de acuerdo con los

lineamientos dados por el equipo líder de calidad.

APROBÓ (Vo. Bo)

(Líder de proceso)

Nombre: Dario Javier Montañez Vargas

FECHA: 29/01/2018

FM-044 - Versión: 8 - Vigencia: 12/07/2017

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