Informe Gestión Documental

COMPONENTE
COMPONENTE DE
PROCESOS,
ORGANIZACIÓN DE PROCESO
PROCEDIMIENTOS,
ARCHIVO
POLÍTICAS
PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
COMPONENTE DE COMPONENTE DE
TALENTO HUMANO TECNOLOGÍA
PROCEDIMIENTO DE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

GESTIÓN
DOCUMENTAL
PROYECTOS, PLANES, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS - PYP LOGROS METAS

Programa de Gestión Documental –

PGD desarrollo y aprobación de los Diagnóstico integral de Gestión
programas específicos Documental Año 2016

Por convalidación
Elaboración e
implementación de Actualización Tablas de Retención Tablas de Retención Documental 100 %
Documental 80 % avance
instrumentos - TRD avance

AGN
archivísticos,
cumpliendo
normatividad AGN Elaboración de las Tablas de
Valoración Documental TVD Tablas de Valoración Documental - TVD

Por elaboración
Inventarios de archivo central, Plan Institucional de Archivos - PINAR,
archivo de gestión (organizado y en Cuadro de Clasificación Documental –
estado natural) CCD, Sistema Integrado de
Conservación – SIC, 2 programas
específicos

Por socializar
Aprobación del Subsistema de Diagnósticos año 2014 y año Programa de Gestión Documental -PGD
Gestión Documental, política de 2015 Inventarios documentales
gestión documental

Ajuste al horizonte del Proyecto de

Adopción del Proceso Gestión Gestión Documental (2017-2020) y
Documental, procedimientos , traslado presupuestal
formatos y riesgos

Armonización del Subsistema de

Apoyo en definición de Esquema de Gestión documental con otros
Publicación y Registro de Archivos de subsistemas del SIG (Ley 1712 de 2014,
Información – Ley de transparencia Ley 1581 de 2012, Grupo Gel)
 LOGROS METAS

Organizado: METROS LINEALES: 820,2

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO

Finalizar organización de archivo de

CAJAS:4099
gestión: 200 ML según lo definido con
las áreas
Transferencias documentales:
CAJAS :710 DEPENDENCIAS: Apoyo en conformación de
expedientes del día a día en las
Inventarios en estado natural : dependencias
Archivo de gestión CAJAS :2.564, CARPETAS: 46.974
Plan de Transferencias documentales
Cajas y carpetas entregadas:
Cajas 6.757 y Carpetas: 38.010
Suministro de insumos para
organización año 2016 (cajas y
Instalación de PINES en expedientes: carpetas en construcción)
5.826 expedientes revisados

Iniciar Planeación de Proyecto de

centralización de Archivos de Gestión

Traslado final: 100% 20.701 CAJAS

TRASLADADAS Finalizar la organización de Archivo
Central:
Organizado – contrato 515 de 2013
ACEPTADO: 932 CAJAS 17 % avance
Revisión y justificación de propuestas
de eliminación
Archivo Central: Organizado – contrato 314 de 2012
ACEPTADO: 687 CAJAS 17.9 % avance
Cambio de Digitalización de documentos de
esquema de Microfilmación de documentos
archivo central

administración Colvatel. Períodos 1 y2 TVD

Atención de 235 solicitudes de
consulta.
Atención de 574 solicitudes de
consulta.
 LOGROS A META

Plan de capacitación año 2016:

169 personas capacitadas a mayo 2016
Plan de capacitación G. Documental a
funcionarios : Total 246 servidores públicos
capacitados a noviembre de 2015

Campañas SOL (Seguridad, Orden y

Limpieza) Detalle
Orientación técnica y apoyo en gestión
documental a los funcionarios
TALENTO HUMANO

Permanente Revisión del manual de funciones:

responsabilidad en organización de
archivo
 POR HACER
Cuadro de Clasificación
Documental
CCD
PYP: INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Bancos Terminológicos
Modelo de Requisitos para la
Gestión de Documentos
Electrónicos – MRGDE
Mapa de Procesos
Integrado de Conservación – SIC
Tabla de Control de acceso
entregados a las áreas, falta
HACIENDO HECHO
Programas específicos del Documento Programa de
PGD y Socialización de PGD Gestión Documental
(31/12/2016) PGD Aprobado con Res. 299
de 2014)
Convalidación de Tablas de
valoración Documental
TVD (20/11/15 remisión a
AGN)
Convalidación de Tabla de
Retención Documental
TRD (20/05/16 será remitido
a AGN)
Plan Institucional de Archivo
PINAR (31/12/2016)
Elaboración del Sistema
(31/12/2016)
Inventarios Documentales
(levantados en 2015 y
actualizar y publicar)
 Presentada las TVD ajustadas ante el Archivo General
de la Nación para Convalidación, radicado el día 26
02/2016 con NURC 2-2016-018183. Respondido por el
Archivo General de la Nación 30/03/2016, informando
que tiene un tiempo de revisión de 90 días hábiles y de
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)

los cuales llevamos 45 días hábiles, estamos en espera.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)

PERIODO ACTO ADMINISTRATIVO FECHA INICIAL FECHA FINAL

DECRETO LEY 1650 DE 1977

PRIMERO 18 DE JULIO 1997 10 DE ENERO DE 1989
DECRETO 776 DE 1878

SEGUNDO LEY 15 DE 1989 11 DE ENERO 1989 8 DE JULIO 1990

DECRETO 1472 DE 1990

TERCERO 09 DE JULIO 1990 29 DE DICIEMBRE 1992

30 DE DICIEMBRE
CUARTO DECRETO 2165 DE 1992 19 DE JUNIO DE 1994
1992
 HECHO HACIENDO POR HACER

Campaña área por área en

campaña Brigada de
compañía de ARL Informe final de resultados de
organización Delegada de
CAMPAÑA SOL (SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA)

concientización lúdica campaña SOL

Procesos Administrativos

Maratón de Archivos encuesta

y diagnostico

Maratón de Archivos
Laboratorio de transferencias

Campaña Escritorio Limpio y

Circulación segura por medio
digital
REGISTRO FOTOGRAFICO PIEZAS DE COMUNICACIÓN
 FIN

GRACIAS POR ATENCIÓN