Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en Trabajo

NIVEL 7: FORMATO N°: FT-SST-131

SG-SST
Fecha: 10/7/2021
FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Verisión: 1
Paginas 1 de 1,

Proceso: Gestión de RRHH Sigla RRHH Tipo de Proceso Apoyo

Definir el mecanismo para la selección y provisión de personal de la Corporación y propender generar actividades que satisfagan el
Objetivo: nivel de competencias del personal de la institución.

Alcance: DESDE Determinación de las Competencias HASTA Ajustar la Gestión del Talento Humano de la Corporación

Gestion RRHH estará enmarcada en el cumplimiento de la Constitución y las Leyes que lo reglamentan, desde la Planeación del
Recurso Humano, durante su trayectoria laboral y su desvinculación, ofreciendo capacitación, bienestar social e incentivos a sus servidores a
Políticas de través del manejo oportuno y efectivo de todas las situaciones administrativas y de la ejecución de programas que fortalezcan el desarrollo
Operación de saberes, actitudes, habilidades; en función de mejorar el desempeño y de alcanzar los resultados esperados para responder por la Misión
Institucional y enfrentar los retos
del cambio.

Líder del proceso Coordiandor (a) General

(Cargo)
Responsable del Profesional con conocimiento en Talento Humano
proceso (Cargo)

PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA

ACTIVIDADES
Producto y/o
Interno Externo Insumo Interno Externo
Servicio
Necesidades de
Todos los procesos estandarizar los
procesos.
Plan Estratégico, Plan Establecer las politicas y Manuales,
Proceso Direccionamiento lineamientos para la Elaboración y/o Procedimientos, Guias,
de Accion Anual y Todos Los
Estratégico actualización de los Manuales, Instructivos y Formatos
Norma Fundamental. Procesos
Procedimientos, Guias, Instructivos y Disponibles en los
Proceso Evaluación y Formatos puntos de uso
Planes de Mejoramiento
Mejoramiento
Proceso Administracion Archivo General de la
Normativa, Directrices
Documental Nación - AGN

Programa de Gestión
P Documental - PGD, Plan
Definir los Instrumentos Archivisticos Institucion de Archivos -
Proceso de del Proceso de Administración PINAR, Tablas de
Archivo General de la Todos Los
Administracion Normativa, Directrices Documental y las politicas Retención Documental
Nación - AGN Procesos
Documental necesarias para el mejoramiento del -TRD, Tablas de
Proceso. Valoración Documental
– TVD, Inventarios
Documentales.

Proceso de
Definir el Presupuesto Anual para la
Direccionamiento
Ministerio de Hacienda ejecución de las actividades y Todos Los
Estrategico y Proceso de Plan de Adquisiciones Presupuesto Asignado
y Credito Publico compromisos del proceso de Procesos
Administracion
Administración Documental.
Documental
Manuales,
Procedimientos, Guias,
Elaborar y/o actualizar los Manuales, Instructivos, Formatos
Procedimientos, Guias, Instructivos, Disponibles en los
Proceso de Formatos e Instrumentos del Puntos de Uso.
Archivo General de la Todos Los
Administracion Normativa, Directrices Proceso de Administración
Nación - AGN Procesos
Documental Documental, necesarios para el Instrumentos
mejoramiento del Proceso, de Archivisticos (PGD,
acuerdo con lo establecido por AGN. PINAR, TRD, TVD,
Inventarios
Documentales).
Documentos para la
Necesidades Produccion y/ o Creacion de Todos Los
Todos los procesos gestión y tramite
Institucionales Documentos Procesos
institucional.
Documentos radicados
Registrar todas las Comunicaciones y asignados a los Población con
Proceso de
Población con externas recibidas en medio fisico, responsables traves del discapacidad
Administracion
discapacidad visual, correo electrónico, Verbal Personal o Sistema de Gestion visual, comunidad
Documental Comunicaciones Todos Los
comunidad en general, Telefonico, Redes Sociales y página Documental ORFEO y en general,
Externas recibidas Procesos
instituciones públicas y web ya sean quejas, reclamos, entrega fisica de instituciones
Proceso Servicio al
privadas sugerencias, consultas o denuncias y documentos a traves de públicas y
Ciudadano
asignarlas a las areas responsables. planilla. privadas.

Documentos radicados
Comunicaciones Registrar todas las Comunicaciones a traves de ORFEO y Todos Los
Todos los procesos
Internas Internas Planillas de entrega de Procesos
Correspondencia.
H
Enviar comunicaciones Entidades
Entidades
Tramitar documentos institucionales Institucionales enviadas Gubernamentales
Gubernamentales y Todos Los
Todos los procesos Informacion Institucional (Comunicaciones Internas y a nivel externo a traves y Privadas,
Privadas, ciudadanía Procesos
externas). de SIPOST o ciudadanía en
en general y clientes
Mensajeria. general.
Documentos
organizados de acuerdo Entidades
TRD, Manuales, Organizar los documentos de
Proceso de a los lineamientos Gubernamentales
Archivo General de la Procedimientos, acuerdo a lineamientos establecidos Todos Los
Administracion establecidos por la , Privadas
Nación - AGN Instructivos y Guias y por el Proceso de Administracion Procesos
Documental entidad y el AGN. ciudadanía en
Formatos. Documental y AGN
(Aplicación de TRD, general.
TVD y Procedimientos).
Solicitudes al archivo
Consulta y busqueda de documentos Entrega de documentos Todos los
Todos los procesos central y Archivos de
según requerimientos de Prestamo. en calidad de Prestamo. procesos
Gestión
Entidades
Conservar, controlar y proteger la Documentos Gubernamentales
T.R.D, Inventarios Todos los
Todos los procesos información y el acervo documental almacenados e , Privadas
Documentales procesos
Institucional. inventariados ciudadanía en
general.

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 Seleccionar de acuerdo a las TRD o Documentos para
Tablas de retención Proceso de
TVD, aquellos documentos que eliminacion,
Todos los procesos documental y Tablas de Administracion
cumplieron su Tiempo de Retencion digitalizacion y
Valoración Documental Documental
y aplicar la Disposicion Final. conservacion total

Población con
Respuesta a
discapacidad visual, Peticiones,quejas, Realizar seguimiento a las Proceso de
peticiones,quejas, Entes de Control
Todos los Procesos comunidad en general, reclamos, sugerencias, V peticiones,quejas, reclamos,
reclamos, sugerencias,
Evaluación y
y Vigilancia
instituciones públicas y consultas y denuncias. sugerencias, consultas y denuncias. Mejoramiento
consultas y denuncias.
privadas.

Proceso de Evaluación y
Informes de Auditoria, Proceso
Mejoramiento y Proceso Plan de Auditorías y
Reporte del desempeño Direccionamiento
Administración Ejecución de Auditorías Efectuar seguimiento y medición del
del proceso (hoja de Estratégico -
documental proceso (Auditorias de Calidad e
vida de los indicadores), Proceso de
indicadores)
Proceso Administración Análisis de Datos, Evaluación y
Indicadores de proceso Indicadores Publicados. Mejoramiento
documental

Proceso Administración Medición y análisis de

Acciones preventivas
documental indicadores

Proceso de Evaluación y
Mejoramiento, Proceso de
Resultados de
Direccionamiento
auditorías y revisión por Acciones correctivas
Estratégico y Proceso de
la dirección
Administracion
Documental.
Proceso de
A Tomar acciones para la mejora Evaluación y
Archivo General de la Mejoramiento
Informes de Auditoria, Planes de mejoramiento
Nación - AGN
Informes de refereridos al plan de
Función Publica
Seguimiento acción
Ministerio de Educacion

Proceso de
Ajustar los elementos
Direccionamiento
Informes de gestión y del direccionamiento
Estratégico
evaluación institucional estratégico, planes,
Proceso de Evaluación y
programas y proyectos
Mejoramiento

RECURSOS REQUERIDOS CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL

DOCUMENTOS ASOCIADOS
Infraestructura y Riesgos y Controles
Humanos
técnológicos
Financieros
Preventivos
Indicadores

Secretario General Equipos de computo Presupuesto Anual

Profesional
Impresoras
Especializado
Ver Cuadro Mando
Tecnico Operativo Escaners Integral
Ver: Mapa de Riesgos Ver: Listado Maestro de
Estanteria Fija y (Proceso de
(Proceso de Direccionamiento Documentos (Proceso
Archivos Rodantes Direccionamiento
Secretarias Estrategico) Administracion Documental)
para la ubicación del Estrategico)
archivo
Contratistas ORFEO
Internet y Correo
Electrónico

CONTROL DE CAMBIOS
RELACIÓN DE LAS SECCIONES O PAGINAS
VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICADAS

Modificacion del alcance, de acuerdo a las

10 3/27/2012 Modificacion del Alcance
actividades del proceso.

Se modificaron los insumos de las actividades relacionadas

con la Planeación, se modificaron las entradas y salidas de la
Se modificó la caracterización de acuerdo con los
11 4/20/2012 actividad de seguimiento y medición del proceso (verificar).
lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
Se modificaron las actividades relacionadas con el Actuar. Se
cambió la caracterización al nuevo formato.

Objetivo, Alcance, Politicas de Operación, Lider de Proceso,

Se modificó la caracterización de acuerdo con los
12 1/29/2018 Responsable de Proceso, Ciclo PHVA, Recursos Requeridos,
lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
Requisitos, Documentos Asociados

ELABORÓ REVISÓ: APROBÓ (Vo. Bo)

(Funcionario solicitante): (Responsable del proceso): (Líder de proceso)

Nombre: Luz Hedy Ortiz Torres Nombre: Andrea Carolina Cuadros Nombre: Dario Javier Montañez Vargas
FECHA: 12/12/2017 FECHA: 24/01/2018 FECHA: 29/01/2018

Formato Caracterización de Proceso - Proceso: Administración Documental - Código: SG-110-FM-044 - Versión: 8 - Vigencia: 12/07/2017

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