PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Código:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 12
DROGUERIA NATURISTA EL MARAÑON Vigencia: 10/03/2023

TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo Evaluación

Planeacion oportuna de solicitudes acorde con el preesupuesto, abquirir de manera oportuna medicamentos, cosmeticos comunes que cmplan con los requi
Objetivo: especificaciones establecidas para asegurar el adecuado funcionamiento de la drogueria

Alcance: inicia coon la recepcion de solicitudes y demandas que termina con el aprovisionamiento y entrega oportuna de las solicitudes

1) Las actividades realizadas establecidas bajo metodos de buenas practicas de preparacion y ejecucion de los demas servicios.

Políticas de 2) Todos los trabajadores sin importar su nivel en la organisacion tienen que velar por el buen desarrollo de las actividades que se desarrollan en cada lugar en el
Operación prestan los servicios de la empresa.

3) Logran altos estandares de calidad buenas practicas y manejos en cada una de las actividades realizadas bajo normas y practicas de calid para ser los mejores.

Líder del proceso GEFE DE COMPRAS, ABMINISTRADOR

(Cargo)
Responsable del Profesional Especializado,regente de farmacia.
proceso (Cargo)

PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES
Interno Externo Insumo Producto y/o Servicio Interno
Necesidades de
Todos los procesos estandarizar los
procesos.
Plan de Accion
Proceso Direccionamiento
semanal mensual con estudio del promedio de la
de adquicision de Todos Los
sierre y verificacion de actualizacion de los productos y drogueria atencion al publico
productos Procesos
pedidos y gastos. servicios
Proceso Evaluación y
Planes de Mejoramiento
Mejoramiento
Proceso Evaluación y encuestas de
Normativa, Directrices
Mejoramiento satisfaccion

P
Proceso Evaluación y
Mejoramiento,practico y escuelas de Todos Los
Normativa, Directrices Definir los procedimientos Programa de atencion al cliente
de actualizacion del capasitacion Procesos
conocimiento

Proceso Evaluación y Definir los medicamentos o

Ministerio de turismo Plan de Adquisiciones Presupuesto Asignado cliente-PROCESO
Mejoramiento laboratorios que se van a manejar

Manuales, Procedimientos,
Guias, Instructivos, Formatos
Proceso Evaluación y ministerio turismo y Elaborar y/o actualizar los Manuales, Disponibles en los Puntos de Todos Los
Normativa, Directrices
Mejoramiento cliente Procedimientos, Guias, Instructivos. Uso. Procesos

Proceso Evaluación y Necesidades Produccion y/ o Creacion de Documentos para la gestión y Todos Los
Mejoramiento empresarial Documentos tramite institucional. Procesos

Registrar todas las Comunicaciones

Población interna de Documentos radicados y
Proceso Evaluación y Comunicaciones externas recibidas en medio fisico, Todos Los
desarrrollo de la asignados a los responsables.
Mejoramiento Externas recibidas correo electrónico, Verbal Personal o Procesos
industria petrolera
Telefonico.

Proceso Evaluación y Comunicaciones Todos Los

Documentos .
Mejoramiento Internas Procesos
H
Entidades
Tramitar documentos institucionales Enviar comunicaciones
Proceso Evaluación y Gubernamentales y Todos Los
Informacion empresarial (Comunicaciones Internas y Institucionales enviadas a nivel
Mejoramiento Privadas, ciudadanía Procesos
externas). externo.
en general y clientes

Proceso Evaluación y Instructivos y Guias y documentacion de el estado de Todos Los

ministerio de turismo Organizar los productos
Mejoramiento Formatos. todos los prosesos y servicios Procesos

Proceso Evaluación y evaluaciones de desarrollo de prosesos con Todos los

Consulta de prestacion de servicios.
Mejoramiento desempeños de roles calidad. procesos

Proceso Evaluación y interventorias y Todos los

medicion de calidad y servicio evaluciones y mejoras
Mejoramiento reviciones rutinarias procesos

Proceso Evaluación y Tablas de ejecucion y Proceso de

preparacion y coccion casino chequeos
Mejoramiento Tablas de Valoración evaluacion

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 TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo Evaluación

Peticiones,quejas, Realizar seguimiento a las Respuesta a peticiones,quejas, Proceso de

Proceso Evaluación y poblacion con
reclamos, sugerencias, peticiones,quejas, reclamos, reclamos, sugerencias, Evaluación y
Mejoramiento problemas de salud
consultas y denuncias. sugerencias, consultas y denuncias. consultas y denuncias. Mejoramiento
V
Proceso
Proceso Evaluación y
Plan de mejora Direccionamiento
Mejoramiento
Efectuar seguimiento a Informes Reporte del Estratégico -
Proceso Evaluación y medicamentos rotativos seguimiento. Proceso de
Indicadores de proceso Evaluación y
Mejoramiento
Mejoramiento
Proceso Evaluación y Medición y análisis de
Acciones preventivas
Mejoramiento indicadores

Resultados de
Proceso Evaluación y
auditorías y revisión por Acciones correctivas
Mejoramiento
la dirección

Proceso de
A Tomar acciones para la mejora Evaluación y
Archivo General de la Mejoramiento
Nación - AGN Informes general de Planes de mejoramiento
Función Publica seguimiento refereridos al plan de acción
Ministerio de Educacion

Proceso de
Direccionamiento Ajustar los elementos del
Informes de gestión y
Estratégico direccionamiento estratégico,
evaluación empresarial
Proceso de Evaluación y planes, programas y proyectos
Mejoramiento

RECURSOS REQUERIDOS CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL

DOCUMENTOS ASOCIAD
Infraestructura y Riesgos y Controles
Humanos
técnológicos
Financieros
Preventivos
Indicadores

Secretario General Equipos de computo Presupuesto Anual

Profesional
Regente de farmacia
Especializado
Tecnico Operativo maquinaria y equipo Ver Cuadro Mando Integral
Ver: Mapa de Riesgos (Proceso de Ver: Listado Maestro de
(Proceso de Direccionamiento Direccionamiento Documentos (Proceso
area de dispencion al Estrategico) Estrategico) Administracion Documenta
atencion al cliente
publico

Contratistas eps- imdependientes

Internet y Correo
Electrónico

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 TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo Evaluación

CONTROL DE CAMBIOS
RELACIÓN DE LAS SECCIONES O PAGINAS
VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICADAS

Modificacion del alcance, de acuerdo a las actividade

10 3/27/2012 Modificacion del Alcance
proceso.

Se modificaron los insumos de las actividades

relacionadas con la Planeación, se modificaron las
entradas y salidas de la actividad de seguimiento y Se modificó la caracterización de acuerdo con
11 4/20/2012
medición del proceso (verificar). Se modificaron las lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
actividades relacionadas con el Actuar. Se cambió la
caracterización al nuevo formato.

Objetivo, Alcance, Politicas de Operación, Lider de

Proceso, Responsable de Proceso, Ciclo PHVA, Se modificó la caracterización de acuerdo con
12 1/29/2018
Recursos Requeridos, Requisitos, Documentos lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
Asociados

ELABORÓ REVISÓ: APROBÓ (Vo. Bo)

(Funcionario solicitante): (Responsable del proceso): (Líder de proceso)

Nombre: jerente Nombre: DIEGO BURGOS Nombre:

FECHA: 10-03-2023 FECHA: 10/03/2023 FECHA:

Formato Caracterización de Proceso - Proceso: Administración Documental - Código: SG-110-FM-044 - Versión: 8 - Vigencia: 12/07/2017

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 PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Código:
Versión: 12
Vigencia: 10/03/2023

TIPO DE PROCESO

Apoyo Evaluación

esupuesto, abquirir de manera oportuna medicamentos, cosmeticos comunes que cmplan con los requisitos y
o funcionamiento de la drogueria

termina con el aprovisionamiento y entrega oportuna de las solicitudes

de buenas practicas de preparacion y ejecucion de los demas servicios.

ganisacion tienen que velar por el buen desarrollo de las actividades que se desarrollan en cada lugar en el que se

y manejos en cada una de las actividades realizadas bajo normas y practicas de calid para ser los mejores.

CLIENTE-PROCESO

Externo

cliente

Entidades
Gubernamentales y
Privadas,
ciudadanía en
general.

Entidades
Gubernamentales,
Privadas,

Entidades Privadas
cliente

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TIPO DE PROCESO

Apoyo Evaluación

Entes de Control y
Vigilancia

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Ver: Listado Maestro de

Documentos (Proceso
Administracion Documental)

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 TIPO DE PROCESO

Apoyo Evaluación

CONTROL DE CAMBIOS

NATURALEZA DEL CAMBIO

Modificacion del alcance, de acuerdo a las actividades del

proceso.

Se modificó la caracterización de acuerdo con los

lineamientos dados por el equipo líder de calidad.

Se modificó la caracterización de acuerdo con los

lineamientos dados por el equipo líder de calidad.

APROBÓ (Vo. Bo)

(Líder de proceso)

Nombre:
FECHA:

M-044 - Versión: 8 - Vigencia: 12/07/2017

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