PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD

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 MARCO NORMATIVO

 Ley 594 de 2000 – Tít. V

 Ley 1712 de 2014 – Art. 15

 Ley 1437 de 2011 – Art. 59

 Decreto 1080 de 2015 Libro II Parte 8 Título II

Capítulo V – Gestión de documentos

 Circular Externa AGN 002 de 2012

 Circular Externa AGN 005 de 2012

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¿Qué es el PGD?

Es el instrumento archivístico que formula y

documenta el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos encaminados a la gestión
de la documentación de una entidad, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

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 Beneficios del PGD

Con la adopción del PGD las entidades podrán:

 Administrar los documentos de archivo para agregar valor a

la gestión del conocimiento de la entidad
 Apoyar la transparencia, el acceso a la información, la
eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de la
entidad
 Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de
la información y las comunicaciones de la entidad
 Salvaguardar la memoria de la entidad

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 Política de Gestión Documental

El Decreto 1080 de 2015 en el art. 2.8.2.5.6 establece:

Se debe formular una política de gestión documental, la cual debe

estar documentada e informada a todo nivel de la entidad.

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Prerrequisitos para la elaboración del PGD

Asignación de Equipo
responsabilidades interdisciplinario

Prerrequisitos

Diagnóstico
CCD y TRD
integral
FORMULACIÓN COMO PROYECTO

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¿Con quienes interactúa el área de Gestión Documental para la
elaboración del PGD?

Alta Dirección: Área de Tecnologías: Area de Comunicaciones:

definición de políticas y adopción de aplicaciones y diplomática documental,
asignación de recursos. herramientas SGDEA difusión

Área de Planeación:
Área de Gestión ambiental:
articulación plan Área de Talento Humano:
directrices racionalización
estratégico, plan de acción Capacitación y formación
papel y procedimiento de
anual, manual de en gestión documental.
eliminación..
funciones…

Oficina de Gestión de la
Oficina Jurídica:
Oficina de Control Interno: calidad:
normograma del PGD y
implementación del PGD y armonización procesos,
directrices de valoración de
cumplimiento de directrices procedimientos, formas,
los documentos.
formatos y formularios

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 Estructura del PGD

2. Lineamientos 3. Fases de
1. Aspectos
I. CARATULA para los procesos implementación
generales
GD del PGD

II. CUERPO Y 4. Programas

5. Armonización 6 Anexos
CONTENIDO específicos

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Paso 1: Diagnosticar la gestión documental

Teniendo como marco los procesos archivísticos,

realizar un diagnóstico integral que permita identificar
y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental
de la entidad.

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 Paso 2. Identificar los requerimientos

REQUERIMIENTOS
Legislación y normativa:
 Archivística acorde con la entidad
 Ciudadano: derechos, participación
NORMATIVOS  Vigilancia y control del Estado
 Interna de la entidad
Estándares nacionales e internacionales.

• Garantice apropiación y ejecución de los recursos financieros - Plan de acción e

ECONÓMICOS inversión

ADMINISTRATIVOS: • Defina líder y responsables, plan de trabajo, conforme el equipo interdisciplinario

e identifique riesgos y controles.

 Identifique herramientas tecnológicas e infraestructura para la gestión

TECNOLÓGICOS documental.
 Identifique y caracterice los sistemas de información.
 Analice proyectos previstos por la entidad

 Formule acciones orientadas las nuevas dinámicas.

GESTIÓN DEL CAMBIO  Estrategias, directrices para mejores prácticas.
 Apropiación uso y adopción de tecnologías.
 Promueva la aceptación racional y emocional del nuevo contexto del PGD.

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 Paso 3: Formular los procesos de gestión documental

Planeación

Disposición
Producción Gestión y Preservación
Organización Transferencias de
Trámite a largo plazo
documentos

Valoración

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 Paso 4. Definir las fases de implementación del PGD
Fase de elaboración:
• Verifique prerrequisitos
• Revise recomendaciones diagnóstico
• Aplique metodología formulación PGD
• Valide requerimientos
• Construya un plan de trabajo
• Garantice la disponibilidad recursos
Fase de seguimiento
• Valide cumplimiento de metas
• Supervise y evalúe recursos
• Evalúe interrelación de los procesos
• Realice controles periódicos
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Fase de ejecución y puesta en marcha:
• Desarrolle acciones divulgación
• Programe actividades de capacitación
• Minimice impacto resistencia al cambio
• Desarrolle plan de trabajo
Fase de mejora
• Promueva acciones correctivas,
preventivas y de mejora, resultantes de
la evaluación de la gestión documental.
• Establezca plan de mejora para
procesos , cambios en políticas,
requisitos, recursos y necesidades de la
entidad.
 Paso 5. Establecer programas específicos

PROGRAMA DESCRIPCIÓN
a. Programa de Directrices producción de documentos electrónicos
normalización de formas y
formularios electrónicos
b. Programa de Aseguramiento de los documentos Indispensables para el funcionamiento
documentos vitales o de la entidad
esenciales
c. Programa de gestión de Acciones para garantizar cumplimiento características documentos
documentos electrónicos electrónicos.
d. Programa de archivos Administración archivos en custodia de un tercero, acorde con el Decreto
descentralizados 1515 de 2013
e. Programa de reprografía Formulación estrategias para la reproducción de documentos

f. Programa de documentos Tratamiento archivístico documentos cartográficos, audiovisuales…

especiales
g. Plan institucional de Armonización área de personal para formación en gestión documental.
capacitación

h. Programa de auditoría y Coordinación con áreas de control interno para evaluación de los
control procesos archivísticos.

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 Paso 6. Armonizar

PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ARMOMIZACIÓN EN:

ENTIDAD

 Modelo Integrado de
Planeación y Gestión  Los procesos, procedimientos y actividades
 Plan Estratégico  El control de registros y documentos vinculados con las
GESTIÓN
DOCUMENTAL Institucional TRD como evidencias de las actuaciones de la entidad
 Plan de Inversión  La simplificación de trámites y uso adecuado del papel
 Plan de Acción Anual  La preservación de la información
 Plan Institucional de  Los principios de eficacia, eficiencia, efectividad…
Archivos de la Entidad -  La evaluación, el seguimiento, los indicadores y la
PINAR medición
 Otros sistemas de  La mejora continua
gestión

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Paso 7: Publicar

El PDG debe ser aprobado por el Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo en las
entidades del orden nacional y por el Comité
Interno de Archivo en las entidades del orden
territorial y publicado en la página web de la
respectiva entidad.

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 Anexos

Diagnóstico de Mapa de
la gestión procesos de la
documental entidad

Cronograma de Presupuesto
implementación anual para la
del PGD implementación
del PGD

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Con gusto atenderemos sus inquietudes:

contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfonos: 3282888 Ext. 278 y 266
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