ALMACÉN F. Vig.

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22/02/2023
Versión: 01
TOMA DE INVENTARIOS CÍCLICOS
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PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIOS

CÍCLICOS

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Leticia Becerra Leticia Becerra

Karen Caira
Jefa de Operaciones Jefa de Operaciones
Analista de Almacén
logísticas logísticas

1. OBJETIVO

Establecer los pasos necesarios para ejecutar de forma óptima los inventarios cíclicos.
Asegurar las condiciones necesarias para llevar el inventario cíclico y garantizar la fidelidad de
los estatus de los stocks inventariados.

2. ALCANCE

El presente documento es de uso y aplicación de todo el personal involucrado en la realización

del procedimiento de toma de inventarios cíclicos en los almacenes de GPA.

3. NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A

4. TÉRMINOS y DEFINICIONES:

 Producto terminado: se conoce como producto terminado al objeto destinado al

consumidor final. Se trata de un producto, por lo tanto, que no requiere de
modificaciones o preparaciones para ser comercializado.
 Inventario cíclico: Conteo físico de la mercadería para luego realizar una comparación
con el stock virtual. En caso de obtenerse diferencias no reportadas en el cíclico
anterior, se deberá llevar a cabo el reconteo. El objetivo de la realización de los
inventarios es contribuir a la fidelidad de los stocks alertando sobre posibles diferencias
y previniendo errores de los despachos.
 Conformidad: cumplimiento de un requisito.
 Inspección: determinación de la conformidad con los requisitos especificados.
 Guía de remisión: documento que emite el remitente para sustentar el traslado de
bienes con motivo de su compra o venta.
 Kardex: es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o
empresa.
 ERP: el término ERP se refiere a “Enterprise Resource Planning”, que significa
“sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo
de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o
incluso recursos humanos.

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 Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un

objeto.
 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
 Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas
para proporcionar un resultado previsto.
 Diagrama de Flujo: Representación sistemática de la secuencia de etapas u
operaciones llevadas a cabo en un proceso a través de una serie de pasos
estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo.

5. RESPONSABILIDADES

a) Jefa de operaciones logísticas: Asegurar las condiciones de ordenamiento y la

disposición de recursos para la ejecución de los inventarios cíclicos. Motiva el
cumplimiento de los sustentos de las diferencias de inventario por parte de los
encargados directos de los almacenes en el plazo determinado.
b) Analista de operaciones logísticas: Generar y remitir el cronograma semanal de
inventarios a desarrollarse con una anticipación de 1 día útil. Generar los reportes de
stocks teóricos con los que se realizarán los conteos (primer conteo, reconteo y
validación final en caso se requiera) del inventario a ejecutarse. Contribuir a identificar
las posibles causas de desviaciones del stock, así como sugerir mejorar a la jefatura de
almacén.
c) Auxiliar de Inventarios: Responsable de realizar los conteos físicos en los almacenes.
Informar al analista de almacén las ocurrencias y sucesos que se hayan dado durante
la toma de inventarios que puedan afectar el normal desarrollo de estos. Dar soporte
en las validaciones y/o observaciones al analista de almacén. Realizar el análisis de las
diferencias consultando las herramientas disponibles (Kardex en el ERP, Stock real en
el ERP, ingresos y/o salidas, etc.). Reportar las diferencias y realizar el informe de las
diferencias o de los hechos relevantes ocurridos durante la toma de inventarios al jefe
de operaciones logísticas, coordinador de almacén y encargado directo del almacén.
d) Líder Operativo de almacén: Orientar y brindar soporte al auxiliar de inventarios en
los conteos y/o reconteos del inventario a realizarse.
6. CONSIDERACIONES
6.1 Toma de inventarios cíclicos
 Cada CD debe contar al menos con un personal que pueda orientar y dar soporte al
auxiliar de inventario en el conteo de las existencias.

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 Los conteos deben de realizarse preferiblemente en las horas de menor movimiento o

cuando estos aún no han iniciado.
 Las hojas de conteo preferiblemente no deben contar con borrones y/o enmendaduras.
 La hoja de conteo deberá contar con el nombre y firma del personal de almacén que
dio soporte al auxiliar de inventarios.
 Debido a la naturaleza multi ubicación de los artículos, es válido observar el stock en
tiempo real en el sistema ERP o módulo WMS, según se requiera.
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1. Toma de inventarios cíclicos

Ref. Responsable Descripción
Analista de Generación del cronograma de inventarios: Ubica los códigos a
1 operaciones inventariarse según rotación ABC o movimientos recientes.
logisticas
Analista de Publica el cronograma de inventarios: Remite a través de correo los
2 operaciones codigos de conteo.
logisticas
Encargado de Ordenamiento del almacén: Organiza los artículos a inventariarse para
3 operaciones facilitar el conteo
logisticas
Analista de Genera el reporte de Inventario: Facilita el stock actualizado de los
4 operaciones códigos a contarse al auxiliar de inventarios
logisticas
Auxiliar de Conteo: Ejecuta la validación física de los ítems acompañado del lider
5 inventarios/Lid operativo de almacén
er operativo
Auxiliar de Match de Inventario: Realiza la comparación del stock virtual vs el físico
6
inventarios inventariado.
Auxiliar de Reconteo: En caso de que las cantidades verificadas no cuadren, se
7 inventarios/Lid realiza una validación de lo contado en compañía del líder operativo
er operativo
Auxiliar de Match de Inventario: Realiza la comparación del stock virtual vs el físico
8
inventarios inventariado.
Auxiliar de Reporte de Diferencias y observaciones: Remite a través de correo el
9 inventarios reporte de inventario conteniendo el conteo del total de códigos
inventariados e informe de inventario, en caso sea necesario.

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8. REGISTROS ASOCIADOS

 Formato de inventario cíclico.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Modificación realizada Fecha Realizado por

Karen Caira
Bravo
01 Primera Versión del Documento 22/02/2023
Analista de
Operaciones
Logisticas

10. ANEXOS

N.A

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