COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA

Guía para la Toma Física de Inventarios

Propósito

El presente documento busca instruir a los participantes en las actividades a

desarrollar en la toma fíísica de inventarios

1. Aplicabilidad

Este instructivo se aplicaraí a todas las tomas fíísicas de inventario realizadas en la

organizacioí n durante el cierre del anñ o fiscal y deben ser aplicadas por cada uno de
los colaboradores que participan, seguí n corresponda.

En algunos casos las actividades realizadas del presente instructivo pueden ser
desarrolladas en los inventarios cííclicos, sin embargo, se deberaí seguir el instructivo
de inventarios cííclicos.

2. Evidencia de Revisión

Como evidencia de revisioí n, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo
elaboroí y revisoí .

Nombre Fecha Firma

(dd/mm/aaaa):
Elaboroí :
Revisoí :
Revisoí :

3. Definiciones

 Inventario Físico: es la verificacioí n y/o confirmacioí n perioí dica que

desarrollan las organizaciones sobre la existencia, integridad y valuación de
los productos, materiales o bienes patrimoniales que tienen, por medio del
conteo fíísico uno a uno de cada elemento y su posterior comparacioí n con los
registros en los estados financieros.

 Referencia: Coí digo de identificacioí n tanto en el sistema como fíísicamente de

cada uno de los productos que componen el inventario.

 Localización: Son todas aquellas ubicaciones registradas tanto en el moí dulo

de inventarios como en su ubicacioí n fíísica, siendo igual el nuí mero de
localizaciones del sistema como las existentes fíísicamente.
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

4. Horario

El inventario se realizaraí los díías XX, XX, en el horario de XX am a XX pm. El

anterior horario puede ser modificado por ___________________, lo cual se
informaraí por lo menos con ________ díías de anticipacioí n.

5. Acceso a las Bodegas

El ingreso a las bodegas deberaí realizarse por las porteríías XX, donde cada
funcionario deberaí registrar su asistencia en la correspondiente planilla que
encontraraí n para dicho registro.

Los bolsos y maletines deberaí n ser entregados a los funcionarios de

_____________, ubicados en la zona de ___________________.

6. Vestuario

Se solicita que todas las funcionarias asistan con zapato __________ (no
________), asíí como con el cabello recogido.

Los funcionarios no deberaí n ingresar con zapatos ____________.

7. Grupos de Conteo

En el anexo ____________, observaran los listados de los grupos del primero,

segundo y tercer conteo.

8. Antes del Inventario

Participantes

1. Una vez se ha establecido la fecha del inventario con las aí reas que cita la
Políítica de Inventarios XXX, el Coordinador del inventario deberaí realizar un
comunicado a toda la organizacioí n informando la fecha de la realizacioí n del
inventario, aseguraí ndose que dicho comunicado llegue a todas las aí reas y
niveles de la organizacioí n.

De igual forma deberaí gestionar con quien corresponda, que dicha

comunicacioí n sea entregada a tanto a los clientes como proveedores, junto
con la fecha líímite para la recepcioí n y entrega de productos.
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

2. Todos los funcionarios que sean requeridos para el inventario, deben

confirmar su participacioí n por escrito.

3. Se debe coordinar el desplazamiento de los funcionarios que participaran en

la realizacioí n de los inventarios en las bodegas ubicadas en los diferentes
puntos geograí ficos.

4. El Coordinador del Inventario debe verificar que se cuenten con todos los
elementos de seguridad requeridos para todos los participantes, tales como
botas, batas, gafas, guantes y demaí s elementos de seguridad.

5. El Coordinador de Inventarios debe programar la realizacioí n de la

capacitacioí n de los funcionarios asistentes al inventario, verificando que se
proporcionen como míínimo las siguientes instrucciones:

a. Reconocimiento de la bodega (accesos, rutas de evacuacioí n, elementos de

primeros auxilios, organizacioí n de la bodega).

b. Identificacioí n de los diferentes productos a contar

c. Identificacioí n de las referencias y/o coí digos de los productos

d. Instrucciones para el conteo de los productos y en especial de los que se

deben contar por peso o unidades de medida. * Se pueden incluir
instrucciones sobre el orden en el que se debe realizar el conteo (estibas,
palets, cajas, etc.) bien sea en este instructivo o en la capacitación.

e. Instrucciones sobre el registro en planillas de las unidades contadas.

f. Utilizacioí n de los elementos de seguridad

g. Conteo en Alturas.

h. Manipulacioí n de productos especiales

i. Conteo de productos considerados de alto valor.

j. Diligenciamiento de las planillas seguí n corresponda (inventario, producto

en mal estado o vencido, asíí como producto no relacionado en las
planillas)

k. Adicionalmente, se debe dejar un registro de la asistencia a la

capacitacioí n.

l. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

m. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

Elementos y organización de la Bodega

6. El Coordinador de la bodega deberaí gestionar las siguientes actividades con

los funcionarios que considere:

a. La bodega debe estar en perfecto aseo y orden.

b. Los productos deben estar ubicados en la localizacioí n que corresponde.

c. Se deben retirar todos aquellos productos en mal estado o vencidos.

d. Se debe comunicar con los proveedores y clientes, solicitando el retiro de

los productos para devolucioí n, asíí como facturados.

e. Todas las localizaciones deben estar plenamente identificadas.

f. Se debe verificar que se tengan las correspondientes etiquetas de

identificacioí n tanto para las localizaciones como para los productos.

g. La estanteríía debe ser revisada y reparada en los casos que se considere

necesario.

h. Toda la estanteríía debe estar marcada de acuerdo a su ubicacioí n.

i. Se debe verificar el estado, vigencia y ubicacioí n de los extintores.

j. Se debe verificar la ubicacioí n y vigencia de los equipos de primeros

auxilios

k. Se debe verificar la correcta senñ alizacioí n tanto de las rutas de evacuacioí n

como de las autorizadas para los desplazamientos.

l. Revisar el estado de los montacargas, escaleras, equipos de radio

frecuencia, baí sculas y demaí s elementos que se requieran para el
inventario, asíí como solicitar cambios en caso de ser necesario.

m. Se debe verificar que la zona para los productos en mal estado o vencidos,
se encuentre aislada de inventario, asíí como plenamente identificada.

n. Solicitar el nuí mero de elementos necesarios para realizar el conteo, tales

como bolíígrafos, calculadoras, equipos portaí tiles, lectores de coí digos de
barras.
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

o. El Coordinador deberaí confirmar que, para los díías del inventario, se

suspenda todo tipo de movimiento de mercancíía.

p. La mercancíía que es de clientes y no debe hacer parte del inventario, se

debe senñ alar con un aviso visible “NO CONTAR”.

q. Si se requiere hacer movimiento de mercancíía durante el inventario, la

misma deberaí tener la siguiente documentacioí n soporte:

a. Pedido

b. Factura

c. Autorizacioí n de ________________________

d. ___________________________________________

r. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

s. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Mesa de Control

7. El lííder de la mesa de control es XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

8. Los miembros de la mesa de control son*:

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXX

* Los miembros de la mesa de control deben ser funcionarios diferentes a los

responsables de la administración y custodia del inventario.

9. Las funciones de la Mesa de Control son:

 Realizar un recorrido por la bodega, validando su correcta organizacioí n.

 Confirmar el corte de documentos
 Recibir y resolver las dudas e inquietudes que surjan antes y durante el
inventario.
 Velar por el cumplimiento de los horarios y díías asignados para el inventario.
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

 Verificar que todo el personal que participa en los conteos, cuentan con los
elementos necesarios tanto de seguridad como de registro.
 Verificar la entrega de las planillas numeradas para el conteo o de los equipos
de radio frecuencia, seguí n sea el caso.
 Validar la realizacioí n de los dos conteos, asíí como del tercer conteo en los
casos que se requiera
 Confirmar por medio de recorridos en las zonas, que toda localizacioí n
inventariada cuenta con los registros que evidencian la realizacioí n de los
conteos.
 Gestionar la rotacioí n de los equipos entre el primero y el segundo conteo.
 Una vez se finaliza el inventario se debe verificar que todas las localizaciones
cuentan con la evidencia del primero y segundo conteo.
 Acompanñ ar el proceso de digitacioí n y transferencia de la informacioí n de los
inventarios.
 Coordinar el reporte con las diferencias definitivas.
 Acompanñ ar la elaboracioí n del ajuste realizado a las diferencias presentadas,
previa autorizacioí n del nivel adecuado.
 Definir los lineamientos para la entrega de informacioí n a la mesa de control.
 Instrucciones para la lectura de las referencias.
 Instrucciones para el conteo de unidades por peso o tamanñ o.
 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Corte de Documentos

10. El Coordinador del Inventario debe validar junto con la mesa de control la
realizacioí n del corte de documentos. Los documentos que deben ser objeto
de dicho procedimiento son:

a. Facturas

b. Notas creí dito

c. Ajustes

d. Remisiones

e. _______________________________.

11. El Coordinador debe validar junto con la Mesa de Control la generacioí n del
reporte denominado “XXX”, el cual registra el saldo del inventario teoí rico
fíísico, junto con el reporte “XXXY” que registra el saldo de los inventarios en
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

contabilidad, antes de iniciar el inventario, manteniendo una copia de

seguridad de dichos saldos.

12. Paraí metros para seguir en el sistema*

a. Registros

b. Trasferencias

c. Despachos

d. Ajustes

*En este numeral si a bien el líder de inventarios lo considera, lo puede trabajar

con imágenes de la ruta a seguir en el sistema, facilitando el entendimiento de
los participantes. En caso de no incluirlo se recomienda desarrollar un
instructivo independiente.

Nota: Se debe solicitar la asignacioí n de un funcionario con dedicacioí n

completa del aí rea de IT, el díía de la realizacioí n de los inventarios.

13. Durante el Inventario

a. A los grupos de conteo se les debe entregar las planillas pre numeradas
de cada localizacioí n, asíí como las planillas para el registro de los
productos que no aparecen relacionados pero los cuales se encuentran
fíísicamente, asíí como para el registro de los productos en mal estado o
danñ ado.

b. Los grupos de conteo deben asegurarse de contar todos los productos y

todas las referencias asignadas, asíí como de senñ alar cada localizacioí n con
los elementos con los cuales se identifica el primero y segundo conteo
(XXXX).

c. Las planillas de conteo, deben ser diligenciadas en su totalidad con

bolíígrafo, asíí como las mismas deben contener los siguientes campos.

- Referencia

- Unidad de empaque

- Descripcioí n del producto

- Lote

- Columna de Unidades
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

- Columna de Totales

- Observaciones

- XXXXXXXXXXX

- XXXXXXXXXXX

d. Al realizar el conteo, aseguí rese de haber contado la cantidad exacta de cada

producto y/o articulo, procediendo posteriormente a registrar dichas
unidades en la planilla.

e. Proceda a identificar los productos contados con los elementos asignados

para identificar el primero o segundo conteo.

f. Si identifica productos no relacionados en las hojas de inventario, regíístrelos

en las planillas asignadas para dichos productos, senñ aí lelos seguí n las
instrucciones y ubííquelos en la zona asignada para los mismos.

g. Si en el conteo observa productos en mal estado o vencidos, regíístrelos en las

planillas asignadas para esto, asíí como maí rquelos, retíírelos y ubííquelos en
XXXXXXXXXX.

h. Si al momento de realizar el conteo surgen dudas sobre la unidad de conteo,

por favor dirííjase a la Mesa de Control.

i. Una vez finalizado el conteo, registre su nombre de forma legible y su firma

en cada planilla y proceda a entregarla a la Mesa de Control y/o Lííder de
Grupo seguí n corresponda.

j. La Mesa de Control y/o el Lííder de Pasillo, verifica que las planillas recibidas
no tengan enmendadura o tachones, asíí como el que este diligenciada en su
totalidad.

Nota: Se realiza el mismo procedimiento para el segundo conteo de acuerdo a

los grupos asignados.

14. Registro de la informacioí n

a. Los funcionarios asignados por la Mesa de Control, registran seguí n

autorizacioí n los productos que se encontraron fíísicamente, pero los cuales no
estaban relacionados.
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

b. El funcionario asignado por la Mesa de Control, proceden a realizar el ingreso

al sistema tanto del primero conteo como del segundo.

c. Se generan las diferencias entre el primero y el segundo conteo.

d. Para las diferencias presentadas entre el primero y el segundo conteo, se

procede a realizar el conteo por parte de los grupos designados, siguiendo las
mismas instrucciones del primero y segundo conteo.

Nota: Se realizan los conteos para los productos con diferencias superiores a
US XXXXXXX-

e. Una vez se finaliza el tercer conteo, se entregan las planillas a la Mesa de

Control, de tal forma que se proceda a su registro.

15. Cierre del Inventario

a. Una vez se han registrado los resultados de los conteos y se tienen las
diferencias, las mismas se proceden a entregar al responsable de la
administracioí n y custodia de los inventarios XXXXX, quien debe proceder al
alistamiento de la documentacioí n soporte de los movimientos realizados
para dichas diferencias.

b. El XXXX procede a solicitar a XXXXX la correspondiente autorizacioí n para la

realizacioí n de los ajustes, seguí n documentacioí n soporte de las diferencias.

c. El XXXX solicita para el inventario obsoleto, danñ ado y de lenta rotacioí n la

provisioí n de dichos inventarios a XXXXX.

d. Una vez se tiene la autorizacioí n de XXXX (nivel adecuado) los ajustes y

provisioí n, tanto los soportes como la autorizacioí n son entregados al aí rea de
XXXX (Contabilidad) para que proceda a registrar la informacioí n.

e. Se genera el informe con los resultados del inventario, incluyendo ajustes y

provisiones por parte de XXXXX, asíí como el comparativo con los anñ os
anteriores.

f. Es responsabilidad de ________________________ emitir los indicadores de

cumplimiento del inventario.

Otras Disposiciones:
 COMPAÑÍA AVIMPLAST LTDA
Guía para la Toma Física de Inventarios

Cualquier inquietud frente al presente instructivo, debe ser dirigida a

__________________________.

Es responsabilidad de _________________________ aprobar las modificaciones al presente

instructivo.

Cada _________ meses, se debe evaluar y ajustar los teí rminos incluidos en el presente
instructivo, de acuerdo con los cambios en la organizacioí n y la industria, si asíí lo
amerita.