CODIGO : COCOSTO_A15

REVISIÓN : 01
PAGINA : 01 a la 11
APROBADO : E.G.T.
FECHA : 01.09.06

PROCEDIMIENTO CONTROL FISICO DE INVENTARIOS

1. OBJETIVO

Verificar las cantidades físicas de las existencias que se encuentran en los almacenes de
Corporación Aceros Arequipa S.A., asimismo, realizar la conciliación con los registros oficiales
emitidos del sistema Baan; así como cumplir con las disposiciones emanadas del Reglamento de
la Ley Impuesto a la Renta Art.21 DS. 122-94-EF, respecto a la toma de Inventario Físico
Permanentes y procedimientos para la deducción de mermas y desmedros.

2. ALCANCE Y NORMAS DE OPERACION

. El alcance es sobre todos los almacenes de existencias tales como: materia prima, suministros,
productos en proceso, productos terminados, mercaderías.
. El inventario físico en los almacenes se realizará en diferentes meses del año, de acuerdo a
programación realizada.
. El inventario físico en los almacenes se realizará de acuerdo a una adecuada planificación de
recursos.
. Deberá de informarse a las áreas involucradas la realización del inventario en forma oportuna,
para que tomen las medidas correspondientes.

3. RESPONSABLES.-

3.1 Gerente General, Director Gerente.- autoriza el ajuste de las diferencias de

inventario físico por montos mayores a US$ 500.

3.2 Subgerente y Director Industrial.- autoriza el ajuste de las diferencias de inventario

físico hasta el monto de US$ 500. Anexo N° 2.

3.3 Contador General.- autoriza el presente procedimiento y verifica los registros

generados.

3.4 Contabilidad y Jefe de Planeamiento de distribución.- emite el Programa de

Inventario Físico, se asegura de la correcta ejecución del mismo, revisa y valida la
documentación que respalda los resultados del inventario.

3.5 Jefe y/o Supervisor de almacén .-

3.5.1 Administra la información registrada por las áreas de Compras, Producción,
Ventas y Almacenes en el sistema Baan.
3.5.2 Planifica los recursos necesarios y mantiene las condiciones físicas para la
buena ejecución de toma de inventario.
 3.5.3 Resuelve las consultas que se presenten durante el desarrollo del mismo.
3.5.4 Firma el resultado del punto 3.5 en señal de conformidad.
3.4.5 En caso de existir diferencias positivas y/o negativas, y luego del análisis
correspondiente y de acuerdo al motivo de la diferencia con la participación del
Jefe y/o Encargado de Producción (Laminado-Enderezado) y/o Jefe o encargado de
mantenimiento o Jefe de administración de distribución , emite un informe
debidamente documentado para sustentar dichas diferencias, el mismo que se
presentará obligatoriamente como plazo límite de Siete días dentro del mes que se
tomó el inventario. Dicho informe será dirigido al/los responsables de autorizar
el/los ajustes.
3.4.6 Si el personal de almacén detecta faltantes en sus stocks debido a robo y/o
sustracción ilícita, deberá comunicar inmediatamente a su jefatura quien informará
al área de Seguridad y al departamento Legal y con cargo al área de Contabilidad.

3.5 Auxiliar de Contabilidad y/o Supervisor y/o Personal operativo de Almacén.-

3.5.1 En forma simultanea se encargan de la ejecución de inventario físico
programado , de acuerdo al Programa de Inventario y al presente procedimiento.
3.5.2 Concilian los resultados, preparan y adjuntan al informe del inventario todos
los papeles de trabajo y si hubiera diferencias se adjunta el informe del punto 3.4.
Firman los documentos generados.
3.5.3 El inventario físico para control puede ser ejecutado por empresa de terceros,
siempre bajo la supervisión del área contable.
3.5.4 El registro para ajuste de las diferencias en el sistema Baan las realiza el
personal de almacén.
3.5.5 El auxiliar de contabilidad realiza el tratamiento contable y tributario como
resultado de las diferencias aprobadas y registradas en Baan según el punto
anterior.

4.- DOCUMENTOS A CONSULTAR

Para la ejecución del inventario y análisis de las diferencias se deberá de consultar

la siguiente documentación :

4.1 Programa de Inventario.

4.2 Reporte de Saldos del Sistema Baan a la fecha del Inventario.
4.3 Plano de Distribución de los diferentes almacenes.
4.4 Partes de enderezado y pulido del área de Enderezado (Stema. Baan).
4.5 Parte de control de pesos del área de Laminación de Bacos (Stema. Baan).
4.6 Guías de remisión de productos provenientes de otras plantas.
4.7 Reporte de movimientos por producto del sistema Baan.
4.8 Reglamento interno de Seguridad Industrial.
4.9 Registro de Conversión de Toneladas a Varillas.
4.10 Procedimiento para recepción de devolución de productos terminados y
mercadería.
4.11 Procedimiento para recepción, manipulación, almacenamiento, embalaje y
conservación de productos terminados y mercadería.

5.- DEFINICIONES
 5.1 Registro Oficial: Kardex valorado de Inventarios que presenta en forma
detallada la composición tanto en unidades como en valor de los saldos que se
muestran en el Balance General generado en el sistema Baan.

5.2 Programa de Inventario: Documento que muestra los productos a controlar a

una fecha determinada.

5.3 Devolución: Retorno del producto terminado o mercadería al almacén, que haya
salido con documentos de venta o consumo a algún cliente interno o externo.

6.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.-

Inicio

Programa Inventario

Preparación
material

Ejecución de
Inventario

Si
Informe del Diferenci Sustento de las
inventario a? diferenc

No
a

Tratamiento Registro de Aprobación de

contable diferencias las diferen

Tratamiento
Tributario

Archivo

Fin

6.1. PROGRAMA DE INVENTARIO ANUAL.- El área Contable y el área de

Planeamiento de distribución de cada sede genera el rol anual de inventario, el
 mismo que presenta la toma de inventario de los productos almacenados y
estructurado en forma mensual , por familias o códigos específicos. Para la
preparación del mismo se podrá considerar los siguientes criterios:

6.1.1 Cantidad de productos almacenados .- a la fecha de confección del

Programa anual y del tiempo disponible dentro del período calendario.

6.1.2 Programa de Producción Mensual.- para verificar el programa anual. Es

proporcionado por el área de Control de la Producción; sirve para identificar las
fechas de producción y para incluir aquellos productos que no se consideraron en
el programa anual. El inventario permanente por razones de costos podrá
tomarse antes del inicio de la producción; es decir cuando el stock del artículo sea
mínimo.

6.1.3 Despuntes.- de acuerdo al programa de producción y de inventario

permanente, se consideran igual que el comercial programado.

6.1.4 Métodos de Inventario.- Se considerará los siguientes métodos de tomar

inventario, de acuerdo a las condiciones de los almacenes y de los productos a
inventariar:
a) Inventario al Barrer.- por familias y/o items.
b) Inventario por Agotamiento.- del lote o stock para los productos que se
maneja en grandes volúmenes.
c) Inventario por muestreo.- de acuerdo a la cantidad total se tomará el %
adecuado que permita asegurar los resultados.

6.2 PREPARACION MATERIAL.- El auxiliar de contabilidad y/o personal de

almacén, para dar inicio al inventario deberá tener lo siguiente:

6.2.1 Programa mensual de inventario.

6.2.2 Corte documentario de los artículos a inventariar en el día (Ultimo
documento de ingreso y último documento de salida).
6.2.3 Plano de distribución de productos terminados para ubicar físicamente el
producto.
6.2.4 Reporte Stock por Artículo del día del inventario.
6.2.5 Formato “Inventario en el almacén de productos terminados........”, para
los productos a inventariar y que no estén identificados con código de
barras.
6.2.6 Lectora de Código de Barras (PDT), útiles de escritorio y de seguridad

6.3- EJECUCION DEL INVENTARIO-

El inventario deberá de contar con la presencia de por lo menos un representante

de Contabilidad o de planeamiento de distribución y uno de Almacén.

De acuerdo a la sede, se podrá optar por :

a) Tomar el inventario en forma diaria.
b) Tomar el inventario el segundo Sabado de cada mes.
 c) Tomar el inventario en determinados días del mes.

Para la verificación física del stock, se deberá tomar en cuenta:

6.3.1.- Productos SIN código de barras y SIN USO de la balanza.-Se

transcribe en el registro manual los datos que aparecen en la etiqueta.

Tipo de Producto Datos

1.1.- Perfiles, Barras de construcción y Código

Barras helicoidales
Descripción del Producto
N° de Paquete
Peso del Paquete
Si se comercializa en varillas contar las varillas.
Si el paquete tiene algún amarre roto, deberá
contar el número de varillas e informar al
Encargado de Almacén de PT para que lo
reetiquete.

1.2.- Planchas Laminadas LAF y LAC Código

Descripción del Producto
N° de paquete
Peso Neto del Paquete (el peso que se indica es
sin parihuela)
Calibración de las planchas
Conteo del número planchas.

1.3.- Clavos Código

Descripción del Producto
Conteo de cajas por dimensiones.
Las cajas que se encuentren rotas, se deberán de
separar para que sean completadas y cambiar de
caja.

1.4.- Lijar, sierras, discos de corte y otros. Código

Descripción del producto
Conteo de cajas y paquetes.

6.3.2.- Productos SIN código de barras y con uso de la balanza.-

Tipo de Producto Datos

2.1.- Alambre Recocido Negro N° 8 y 16 Código

Descripción del producto
Peso neto de balanza

2.2.- Alambrón para amarras Código

Descripción del producto
Peso neto de balanza
2.3.- Otros productos para la venta Código
Descripción del producto

6.3.3.- Productos CON código de barras.-

Se aplica a Productos fabricados y Mercaderías identificados con código

de barras. El almacén deberá de velar por la buena disposición de las
etiquetas para agilizar el inventario; el personal que toma el inventario
deberá tener especial cuidado con el uso del PDT.

Tipo de Producto Datos

3.1.- Perfiles, Barras de construcción Código

Barras lisas, Alambrón, Bobinas, N° paquete
Calaminas. N° piezas
Toneladas
Ubicación

6.3.4.- COMO REALIZAR EL INVENTARIO.-

4.1.- En el caso productos fabricados se encuentran apilados formando rumas.

4.2.- Clavos, contar las cajas que pertenecen a cada medida.

4.3.- Para el caso de los productos terminados o mercaderías que deben ser
pesados, el Auxiliar de Contabilidad coordinará con el Supervisor de
Almacén de Productos terminados para disponer de los elementos
necesarios (montacargas, camión, grúa, y otros) y el día a realizar el
inventario.

4.4.- De ser necesario se tomará inventario en los vehículos que retornan por
la venta a minorista, controlar peso y piezas. Esto será definido por el Jefe
de almacén.

4.5.- Productos SIN código de barras.- anotar en forma manual los datos en el
formato de Anexo N° 3.

4.6.- Anotar las causas que interrumpa y/o dificulte la fluidez y lectura de los
datos; así como, las condiciones físicas del producto, para ser informado al
encargado de Aseguramiento de la calidad.

4.7.- Para productos CON código de barras:

Utilizar el PDT, teniendo el debido cuidado en la conservación y uso del
mismo.
En base a la información almacenada en el PDT, se emite el reporte
“Inventario de paquetes” del sistema Baan, éste listado es el documento
oficial del inventario y será debidamente firmado por el personal que tomó
el mismo.
 4.8.- Para Materias Primas (metálicos) importados, tener en cuenta que el
almacenamiento se realiza formando pilas por calidad y proveedor la forma
de inventario es realizar seguimiento hasta agotar el stock o de lo contrario
cubicar. Para materia prima nacional el almacenamiento se realiza
formando pilas por calidad, tomar el inventario en niveles bajos de stock
mediante pesaje.

4.9.- Inventario de Artículos Ferrosos y Refractarios.- mediante conteo de sacos

o Big Bag . Si se encuentra a granel pesar en su totalidad.

4.10.- Inventario de Carbones, Cal y Caliza.- de encontrarse suelta y apilada, las

pilas de menor volumen se pesan en su totalidad. Las de mayor volumen se
realiza seguimiento hasta agotar el stock.

4.11.- Inventario de Productos Intermedios.- para palanquillas compradas y

fabricadas el conteo será total en número de piezas normal o cortas por
calidad, dimensión y colada. Para palanquilla fabricada considerar el peso
por palanquilla y número de colada teniendo como documento la guía de
remisión intersedes o partes de producción de Acería y para palanquilla
importada se considera el peso de la etiqueta.

4.12.- Hierro esponja.- la recepción de la producción será controlada con su

peso de producción, el cual se tomará como inventario. El hierro esponja
no genera stock.

4.13.- Inventario de Repuestos y suministros, realizar el inventario en estricto

orden para evitar inconvenientes, de preferencia utilizar el parámetro de
Ubicación (Baan) y almacenamiento físico. Se realiza conteo manual para
los que no tienen código de barras y con PDT para los artículos con código
de barras.

4.14.- Las salidas de las existencias durante el inventario, se consideran como

parte del mismo y se valida con los datos del corte documentario.

6.4.- INFORME DE RESULTADO DEL INVENTARIO

6.4.1.- Para el caso de Productos SIN código de Barras, el auxiliar de

contabilidad ingresa los datos en excel al formato “Inventario en el
almacén de Productos Terminados” anexo N° 3 y adjunta el reporte “Listar
Stock por Almacén” anexo N° 4 de los artículos inventariados. Este reporte
es diario.

6.4.2.- Para el caso de Productos CON código de Barras, se imprime el reporte

de Baan “Inventario de Paquetes” anexo N° 5 y se adjunta el reporte “Listar
Stock por Almacén” anexo N° 4 de los productos inventariados. Este
reporte es por artículo.

6.4.3.- Al finalizar el inventario el auxiliar de contabilidad, ingresa en excel los

datos obtenidos del inventario en el formato “Maestro de Artículos” anexo
N° 6.
 6.4.4.- Del reporte anterior se identifican los artículos con diferencias positivas
y/o negativas; se entrega un listado a almacén quienes procederán al análisis
correspondiente.
. Diferencia con sustento.-
Si se tienen los documentos que sustentan dichas diferencias, que puede ser
por consumos no informados, devoluciones de los clientes internos y
externos, errores en los despachos; se procede a realizar las transacciones
en su forma original , así se evita el uso de los motivos de Corrección de
Stock. Para diferencias por error de ingreso en producción el ajuste se
realiza con corrección de stock.
. Diferencia sin sustento.-
Si no se tiene sustento de la diferencia y está dentro de los topes aceptados
por la empresa se reportan a contabilidad para su valorización Anexo N° 7.
. Glosas de los ajustes.-
Utilizar las siguientes glosas cuando se realicen los ajustes :
Fraccionamiento de paquetes
Fraccionamiento de paquetes y fin de stock
Error en despacho por similitud de producto
Consumo interno no registrado
Error en el registro de consumo interno
Otros (especificar)

6.4.5.- En caso de robo y/o sustracción ilícita, se emitirá un informe previo

valorizado, para proceder de acuerdo punto 3.4.6.
En caso de Desmedro (pérdida cualitativa e irrecuperable), el área de Control
de Calidad y el Encargado del Almacén de Productos Terminados,
sustentarán las causas mediante informe técnico y se procede al chatarreo de
acuerdo al procedimiento T.U.P.A. N° 66 de SUNAT.

6.4.6.- El Jefe de Almacén y/o la Jefatura de Planeamiento de distribución,

solicitará la AUTORIZACIÓN a la Instancia correspondiente Anexo N° 2
del reporte valorizado Anexo N° 7, que muestra las diferencias de
inventario positivas y negativas y por las cuales hay que realizar
Correcciones de stock en el sistema Baan.

6.5.- REGISTRO DE LAS DIFERENCIAS.-

Con el Anexo N° 7 autorizado, el personal de almacén registra en Baan las

diferencias a través de Correcciones de Stock utilizando “Motivos” los mismos
que generan transacciones contables automáticamente.

6.5.1.- Diferencias de inventario negativas de productos fabricados.-

Motivo de Corrección de Stock : Sin motivo

Transacción contable generada : c) 0107100000

a) 0107100000

6.5.2.- Diferencia de inventario negativo de mercadería.-

Motivo de Corrección de Stock : Sin motivo

Transacción contable generada : c) 695020

a) 201010
 6.5.3.- Diferencias de inventario positivas de productos fabricados.-
Motivo de Corrección de Stock : Sin motivo

Transacción contable generada : c) 0107100000

a) 0107100000

6.5.4.- Diferencias de inventario positivas de mercaderías.-

Motivo de Corrección de Stock : 010

Transacción contable generada : c) 201010

a) 759090

6.5.5.- En ningún caso se netean las diferencias positivas y negativas.

6.6.- TRATAMIENTO CONTABLE.-

Contabilidad verifica las correcciones de stock realizadas por almacén y las

transacciones contables generadas automáticamente y realiza las siguientes
transacciones.

6.6.1.- Por las Diferencias de inventario negativas de productos fabricados.-

Tipo de asiento : ND5
c) 695020 Diferencia de inventario
a) 211010 Productos terminados

6.6.2.- Por las Diferencias de inventario positivas de productos fabricados.-

Tipo de asiento : DIF
c) 211010 Productos Terminados
a) 759090 Otros ingresos

6.6.3.- .- Diferencia de inventario negativo de mercadería.-

Tipo de asiento : ND5
c) 695020 Diferencia de inventario
a) 201010 Mercaderías

6.6.4.- Por las diferencias negativas , contabilidad solicita a ventas emitir una
boleta de venta con el fin de devolver el IGV, y con cargo a Clientes Varios.

6.7.- TRATAMIENTO TRIBUTARIO.-

Los faltantes de inventario no acreditados se encuentran gravados con el IGV

(19 %), como retiro de bienes (facturación) a valores de Venta de la fecha que
se detecta la diferencia. Es Agregado Tributario.
Por los sobrantes de inventario, el ingreso a almacén sin justificación, afecta al
Impuesto a la Renta (30 %) y al momento de la venta se afecta al IGV e
Impuesto a la Renta.
En caso de robo o sustracción ilícita no acreditados, el IGV es reparable
tributariamente.
 7.- ARCHIVO Y SEGURIDAD

7.1.- Los documentos y registros generados en la aplicación del presente

procedimiento, se mantendrán debidamente archivados de acuerdo al mes
de la toma de inventario y de acuerdo a la fecha del inventario. Los
documentos son :
Reporte de Baan de saldo inicial
Reporte de Baan de ajuste
Reporte de Baan de saldo final
Reporte de inventario (inclusive si el saldo es cero).
Se mantiene un archivo general en contabilidad y una copia en almacén.
La sede de Arequipa es responsable del archivo corporativo.

7.2.- El personal que toma el inventario físico, cumplirá con las Normas
establecidas en el Reglamento de Seguridad e Higiene Industrial.

8.- ANEXOS

N° 1 Formato para control de cambios en la documentación.

N° 2 Atribuciones aprobado por la Gerencia General el 16 enero 1995
N° 3 Inventario en el almacén de productos terminados
N° 4 Listar Stock
N° 5 Inventario de paquetes
N° 6 Control de Inventarios
N° 7 Informe de toma de inventarios
 ANEXO N° 2

Atribuciones aprobado por la Gerencia el 16 Enero 1995

Decisiones Ger.General Subgerencia Director Superinten- Jefaturas Límites y/o

Director Ger. administrativa Industrial dencia departament. observaciones

Ajuste por dif

inventario Autoriza Autoriza Autoriza Visa Proponen (*) hasta
(*) (*) US$ 500