NOMBRE:

REVISADO POR: ANÁLISIS Y CONTROL DE INVENTARIO

APROBADO POR:

CARGO: CARGO:
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: FECHA REVISIÓN: PÁG.
REVISIÓN: 00
PJDAL-010 27/01/2023 27/01/2023 8/8

1. Objetivo:
Indicar los pasos a seguir para realizar el análisis y control de inventario, verificando su carga, gestión y manejo de cada artículo, con el fin de generar
información contable y balances que reflejen la situación financiera real de la Centro Nacional de Distribución, C.A
2. Alcance y Frecuencia:
Este procedimiento se aplicará y realizará cada vez que se requiera analizar y controlar el inventario de la Centro Nacional de Distribución C.A, a fin de
documentar los niveles de disponibilidad de inventario de la empresa.
3. Generalidades y Definiciones:
3.1. Clasificación de inventarios: Se pueden identificar distintas categorías. Por ejemplo, de acuerdo a la frecuencia de ventas mediante el Análisis ABC.

 Tipo de artículos A: Son los más importantes, usados o vendidos. Asimismo, son los que más ingresos generan.

 Tipo de artículos B: Tienen una importancia secundaria y los ingresos generados son menores en relación con los artículos A.

 Tipo de artículos C: Su importancia es mínima y reportan poco beneficio.

3.2. Control de inventario: Proceso por el cual una empresa administra las mercancías que mantiene en almacén. Esto, con el objetivo de recopilar
información de la entrada y salida de los productos, buscando además el ahorro de costes.
3.3. Control de inventario contable: Cuadrar el valor monetario del stock adquirido con el expedido, para llevar un buen control del inventario contable, es
imprescindible que el control del inventario físico sea exhaustivo. Si desconocemos qué productos se encuentran realmente en el almacén, será imposible
asignar un valor económico al stock de la empresa.
3.4. Inventario: Conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero
antes de venderlos, en un periodo económico determinados.
3.5. Inventario Contable: Recopilación de todos activos de la empresa con su amortización aplicada si procede, fecha de adquisición y valor contable.
3.6. Inventario Físico: Conteo manual de todas las existencias de una empresa. Esto, considerando los insumos, productos en proceso, bienes finales, activo
fijo, entre otros.
3.7. Inventario físico vs. inventario contable: Consiste en tener cuidado con no confundir el inventario físico con el inventario contable.

 Físico, se refiere a la organización real de las mercancías dentro del almacén.

 Contable, está relacionado con el valor monetario de esa mercancía.

3.8. Subdivisiones del control de inventario: Se subdivide en dos tareas principales:

 Gestión de inventarios: Mantener la productividad en el manejo de las existencias. llevar a cabo todas las tareas en el menor plazo y con el menor

esfuerzo posible, usando códigos para identificar rápidamente de forma electrónica las mercancías almacenadas.

 Optimización de inventarios: Busca usar de la manera más eficiente los recursos. Es decir, persigue que los resultados financieros sean los

mejores posibles, reduciendo costes. Esto se consigue, calculando (en base a los datos históricos).
4. Responsabilidades:
4.1. Gerente Administrativo y Financiero
Es responsabilidad del Gerente Administrativo y Financiero velar por el cumplimiento de este procedimiento.
4.2. Supervisor de Operaciones
Es responsabilidad del Supervisor de Operaciones cumplir con este procedimiento y velar porque se lleve a cabo según los requerimientos en conjunto
con el Almacenista y todo el personal a cargo.
4.3. Analista de Inventario
Garantiza el control y seguimiento de todos los procesos de inventario, así como la carga en sistema de los mismos y su respectivo análisis.
4.4. Coordinador de Auditoria
Es responsabilidad del Coordinador de Auditoria cumplir y hacer cumplir este procedimiento.
4.5. Analista de Contabilidad
Es responsabilidad del Analista de Contabilidad cumplir con este procedimiento.
4.6. Almacenista
Es responsabilidad del Almacenista cumplir con este procedimiento.
5. Leyes, Reglamentos, Normas y Procedimientos Relacionados:
5.1. Procedimientos y Formatos Relacionados:
Este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos:
5.1.1. FJDAL–004; Tarjeta de Conteo.
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5.1.2. FJDAL–005; Ajustes de Entrada y Salida.

5.1.3. FJDAL-009; Conteo de Inventario.
6. Materiales y Equipos Utilizados:
La aplicación de este procedimiento sugiere la utilización de los siguientes materiales y/o equipos:
5.1. Sistema computarizado. (Sistema ASDA)
5.2. Computadora.
5.3. Impresora.
5.4. Papelería.
7. Procedimiento:
7.1.-Análisis y Control de Inventario
7.1.1. El Coordinador de Contabilidad una vez adquiridos y recibidos los bienes, muebles y/o servicios de la organización, a través de los procedimientos
PJDC–001 Compra de Bienes, Muebles y/o Servicios, PJDAL–001. Recepción de Materiales, PJDAL–004, Despacho de Materiales,
Equipos y/o Herramientas y PJDAL–006. Devolución de Materiales, Equipos y/o Herramientas, solicita al Analista de Contabilidad por correo
electrónico, notificación vía WhatsApp o llamada telefónica, realizar el Análisis y Control de Inventario en el Sistema ASDA.
7.1.2. El Analista de Contabilidad, recibe la solicitud por correo electrónico, notificación vía WhatsApp o llamada, a ingresar al Sistema ASDA con su
usuario y contraseña, ubicando el módulo de Inventario, donde visualizara la carga y descarga del Inventario, salidas a través de facturas de venta
y alimentación del mismo, a través de carga de facturas de compra, para realizar el Análisis y Control de Inventario.
7.1.3. El Analista de Contabilidad luego de realizar el análisis de los movimientos de inventario, notificará al Coordinador de Contabilidad los artículos que
deben ser objeto de verificación física, por tal motivo el Coordinador de Contabilidad de manera conjunta con el área de Auditoría establecerán un
día a la semana para realzar el conteo.
De igual manera el Coordinador de Contabilidad podrá establecer y ejecutar inventarios (verificaciones) cíclicos, por artículos, líneas, sublineas o
categorías una vez a la semana o una vez al año para el cierre del ejercicio fiscal.
7.2.-Tipo de Ajuste
7.2.1.-El Analista de Contabilidad, creara los tipos de ajuste que se aplicarán en cada inventario en coordinación con el área de auditoria, distinguiendo en ajuste de
entrega y de salida, se pueden crear tantos tipos de ajusten sean necesarios, siempre buscando simplificar y unificar los tipos de ajuste a utilizar en cada
movimiento de inventario.

7.3.-Programacion de inventario.
7.3.1.- Gerencia de Operaciones fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa y la solicitud del cliente en el caso que aplique,
Así mismo la periodicidad de los inventarios (diarios, semanales o mensuales)
7.3.2.- Preparación del inventario: Se comunicará al supervisor de operaciones la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora y lugar, así como las
demás instrucciones que se consideren necesarias en relación a la organización física y administrativa del inventario.
7.3.3.- El supervisor de operaciones procederá a disponer que se prepare el almacén para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el orden e identifica -
ción de los materiales y limpieza del área. Se designará al personal que deberá atender al equipo de inventario y se realizaran las acciones pertinentes para
contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario.
7.3.4.- EL supervisor de operaciones dará las instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenista con el objeto de poder efectuar la labor sin
ningún tipo de complicaciones. En este paso el almacenista deberá transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos
corresponder a los de las notas de salida del corte documentario; igual tratamiento a los materiales recibidos no ingresados al sistema. Todos estos materiales
deberán estar debidamente identificados
7.3.5.- En caso de presentarse averías o que se detecten alguna No conformidad con los productos almacenados el almacenista deberá reportar al supervisor y

este notificara de inmediato al dpto. de control de Gestión para que realice el acta correspondiente y se apliquen las acciones pertinentes al PJDAL-
00X: Control de Productos no Conformes.
7.4.- Inicio de Inventario
El Coordinador de Contabilidad, cada vez que se deba a realizar una toma física de inventario, deberá seleccionar la opción Iniciar/Cerrar, en la
sección inventario físico, en la cual deberá suministrar toda la información del inventario a realizar, indicando el nombre del mismo y la fecha de
inicio y cierre predeterminado, selecciona los tipos de ajustes que se ejecutaran de manera automática una vez ingresados y procesados los
resultados del inventario.
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7.4.1.-Inventario Físico
El Coordinador de Contabilidad, en conjunto con el área de auditoria, planifican y establecen la fecha de inicio del inventario físico, el cual se
ejecutará por líneas de artículos, priorizando la línea de artículos productivos, hasta completar el total de líneas existentes en el inventario teórico,
para ello el Analista de Contabilidad descarga a través del módulo reportes, botón artículo, el inventario por artículo con su stock actual, el cual
deberá descargarse al finalizar la jornada de almacén, el día anterior a la toma de inventario.
El Analista de Contabilidad luego de la descarga del inventario teórico, alimentara el formato digital FJDAL-009 “Conteo de Inventario”, donde se
digitarán los conteos establecidos, el cual permitirá en tiempo real evidenciar las diferencias que puedan surgir entre el stock actual y los conteos
que se estén tomando.
El Coordinador de Contabilidad, el día de la fecha establecida de manera conjunta, proceden a realizar el conteo físico en compañía del área de
auditoria y almacén, para ello se conformarán tantos grupos de conteo sean necesarios, tomando como base las cantidades unitarias a contar por
cada artículo pertenecientes a la línea. Los grupos de conteo estarán integrados por dos personas cada uno.
Conformado los grupos, se asigna a cada uno de ellos el articulo a contar, tomando como prioridad los más rotativos de la línea y las cantidades
unitarias del mismo, utilizando el formato FJDAL-004 “Tarjeta de Conteo”.
De manera inicial se establecerán 2 conteos por artículo; realizado el primer conteo el grupo entregará la información al Analista de Contabilidad
mediante el formato FJDAL-004 “Tarjeta de Conteo” para que cargue la información en el FJDAL-009 “Conteo de Inventario”, si se presenta
diferencia entre el primer conteo y el stock actual, se deberá ejecutar el segundo conteo, por un grupo diferente al que realizo el primer conteo, si
no se presenta diferencia entre el stock actual y el primer conteo se da por cerrada la toma de ese artículo. En cambio, si se sigue presentando
diferencia entre el stock actual y los conteos realizados, se deberá realizar un tercer conteo por un grupo diferente a los anteriores.
Se comparará la cantidad inventariada física con el saldo que figura en el sistema y se procede a realizar la carga de los datos arrojados durante el
inventario físico con sus respectivos ajustes.
7.4.2.-Resultado del Inventario Físico
7.4.2.1.-El Coordinador de Contabilidad, habiendo realizado la toma física, pedirá al
Analista de Contabilidad ingrese los resultados del inventario contenidos en el formato
FJDAL-009 “Conteo de Inventario”, a través del botón Resultado, se selecciona en el
inventario establecido en la opción Iniciar/Cerrar inventario físico, con el cual se traslada
el almacén establecido en este proceso. Seguidamente se seleccionan los artículos que
fueron sujeto de la toma física, para ingresar los resultados obtenidos en el conteo físico
previamente preparados, ya ingresado los resultados de existir alguna corrección se
modificara o eliminaran los datos de los resultados que ya estén registrados. Cabe
destacar, que los resultados ingresados no afectarán el stock actual de los artículos
hasta que se procese el inventario físico.
7.4.2.2.-En caso de encontrarse diferencia, se procederá a realizar un informe técnico de los resultados al supervisor de operaciones, quien revisará las
recepciones y pase de salida por diferencias de Inventario y todas las transacciones que muevan inventario-
7.4.2.3.-En conjunto se tomarán las acciones pertinentes en el caso de alguna desviación. teniendo en cuenta una carpeta denominada variaciones de
inventario positivas o negativas según sea el caso.
7.4.3.4.-Sobrantes de Inventario. - Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas: a) Documento fuente no registrados en el kardex físico.
b) materiales entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida. c) Entrega de un material similar en lugar del que
figura como sobrante.

7.5.-Autorización de Ajustes por Auditoria

Una vez que el Coordinador de Contabilidad reciba la justificación de las diferencias

por el área de almacén, este procederá a enviar dicha información a través de correo
electrónico y notificar vía WhatsApp o llamada telefónica al área de auditoria para
que sea analizada y verificada dicha información, para lo cual podrá solicitar
información adicional a la entregada.
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El Coordinador de Contabilidad recibe del área de auditoria por correo electrónico y

notificación vía WhatsApp o llamada telefónica, la autorización para realizar el cierre
de inventario, con el cual se realizarán los ajustes automáticos de entrada o salida
que se tengan que realizar.

7.6.-Cierre de Inventario

Una vez recibida la autorización de los ajustes por el área de auditoria el Coordinador
de Contabilidad pide al Analista de Contabilidad ingresar nuevamente al sistema
profit plus y verificar los resultados cargados, de no haber cambios, en el módulo de
Inventario, presionando el botón Iniciar/Cerrar, una vez en la ventana se busca el
inventario que se está diligenciando, una vez ubicado y visualizando la información
anteriormente cargada, se procede a procesar el inventario a través del botón
procesar, de esta manera se estarán procesando de forma automática los FJDAL–
005 “Ajustes de Entrada y Salida” autorizados por el área de auditoria.

7.7.-Ajuste de Entrada y Salida Manual.

El Coordinador de Contabilidad, podrá ejecutar ajustes según la necesidad en coordinación con el área de auditoria siguiendo la ruta, a través del
módulo de Inventario, sección Procesos, presionando el botón de Ajuste, donde se podrá efectuar ajustes sobre el inventario de manera manual,
según sea el caso, a través del formato FJDAL–005 “Ajustes de Entrada y Salida”
NOTA: Cada vez que se registra un ajuste con tipo = “Entrada” el sistema actualiza automáticamente los costos y existencia de los artículos
involucrados, del ajuste con tipo = “Salida” el sistema actualizará automáticamente la existencia de los artículos involucrados.
Cuando se registre un ajuste por “n” unidades de un artículo el sistema, crea automáticamente un movimiento llamado “AJUS” contra el almacén
involucrado, incrementando la existencia del artículo (si el ajuste es de entrada) o disminuyendo la existencia del artículo (si el ajuste es de salida).
Al eliminar un ajuste el sistema elimina los movimientos antes mencionados.
8.-Riesgos Asociados:

 Errores en el registro de los ingresos y egresos de inventario.

 Falta de conocimiento y autorización en el proceso de inventario.

 Todo error en el inventario afecta la fiabilidad de los estados financiero como fraude contable.

9.-Procesos:
Proceso Activo

ENTRADAS PROCESO RESPONSABLES SALIDAS

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DEBERES FORMALES APLICACION Analista de Contabilidad REGISTROS

Análisis y Control de Inventario. Analista de Contabilidad FJDAL-004 “Tarjeta de Conteo”

INICIO Analista de Contabilidad
FJDAL-004 “Tarjeta de Conteo” FJDAL-005 “Ajustes de Entrada y Salida”
FJDAL-009 “Conteo de Inventario”
FJDAL-005 “Ajustes de Entrada y Salida”

FJDAL-004 “Tarjeta de
FJDAL-009 “Conteo de Inventario”
Conteo”.

FJDAL-005 “Ajustes de Entrada

y Salida”.

FJDAL-009 “Conteo de
Inventario”.

FIN