PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA

Y EXTERNA

CARRUSELES S.A

BOGOTÁ, D.C.
MAYO 2021
 PROCESO Versión 1
PROCEDIMIENTO DE SST
COMUNICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS CÓDIGO: Página
P-SST-006
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. OBJETIVOS 2
2. ALCANCE 2
3. DEFINICIONES 2
4. GENERALIDADES 3
5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO 4
6. ANEXOS 5
7. CONTROL DE CAMBIOS

ELABORO: REVISO: APROBO:

Carlos Andrei Sánchez Echeverry Liliana Romero Julio Hernán Vanegas
Coordinador SST Recursos Humanos Salamanca
Representante Legal
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1. OBJETIVO

Crear las herramientas para recibir, documentar y responder adecuadamente a las

comunicaciones internas y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo en
CARRUSELES S.A, garantizando que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas.

Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores
en materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean consideradas y atendidas por los
responsables de CARRUSELES S.A.

2. ALCANCE

El procedimiento de comunicaciones internas y externas será aplicado por todos los

colaboradores, contratistas y pasantes de CARRUSELES S.A.
.

3. DEFINICIONES

Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación, discusión,

conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que se realicen en la
empresa.

Buzón de Sugerencias (físico o virtual): Urna instalada en la empresa en donde se

depositan todas las preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados,
proveedores y clientes.

Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande, generalmente
de papel resistente, que se coloca en lugares de la empresa para comunicar una noticia, dar
un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.

Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la organización.

Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un

emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se
logra la transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.

Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier

organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus
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relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios y Temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe asegurarse de que

se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del SG-SST.

Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación humana,

que se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En la comunicación
directa la producción del mensaje por parte del emisor y la compresión de este por parte del
receptor son simultáneas y se produce mediante la relación interpersonal.

Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintos

ordenadores interconectados a través de una red, especialmente Internet.

Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o

publicitario

Medio de Comunicación: Toda forma oral y/o escrita que permita transmitir información,
dentro de las cuales están: las comunicaciones verbales, escritas, correo electrónico e
información disponible en carteles

4. GENERALIDADES

Artículo 2.2.4.6.14. Comunicación. El empleador debe establecer mecanismos eficaces

para:
1. Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y
externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo;
2. Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas; y,
3. Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los
trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean consideradas y
atendidas por los responsables en la empresa.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

❖ Red telefónica.
❖ Memorandos.
❖ Carteleras Informativas.
❖ Folletos y Cartas.
❖ Encuestas.
❖ Comunicación Directa (verbal).
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❖ Reuniones/Capacitaciones.
❖ Circulares.
❖ Correo Electrónico.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA

Las comunicaciones internas se generan a través de recursos humanos y con los

administradores de los parques para realizar solicitudes o enviar comunicados referentes a
SST.

Los temas por tratar en Comunicación Interna a los colaboradores son los siguientes:

❖ Los cambios en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

❖ Atender las preocupaciones o dudas sobre todos los aspectos de SST.
❖ Comunicar a los interesados los reportes de actos y condiciones inseguras y los
Accidentes de trabajo ocurridos.
❖ Difusión de políticas.
❖ Publicaciones y normas internas.
❖ Boletines y presentaciones
❖ Documentación compartida interna y externa.
❖ Los resultados de las auditorías y revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), se comunica a aquellos miembros de
CARRUSELES S.A que intervienen en su funcionamiento.

5.2 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Las comunicaciones externas referentes a SST ya sea (envíos y/o recepción) se canalizarán
por el área de Recursos Humanos, quien se encargará de transmitir a los diferentes
interesados la información solicitada o necesaria.

Se considera Comunicación Externa:

❖ Clientes
❖ Proveedores
❖ Contratistas.
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5.3 RECEPCIÓN, DOCUMENTACIÓN Y RESPUESTA

La empresa recibe comunicación escrita en el área de recursos humanos ubicada en el

parque Galaxi (Portal 80) se clasifica y se distribuye a quien corresponda.
Las comunicaciones electrónicas de externos e internos se direccionara a cada responsable
según corresponda (presidentes de comités, jefe de brigadas, responsables de actividades
SST).

Se dará respuesta a las comunicaciones externas que lo soliciten, previa revisión y

verificación de la solicitud por el líder de recursos humanos atendiendo:

❖ Quejas o reclamos.
❖ Inspecciones de la Administración y/o Gerencia.
❖ Posibles No conformidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST.

5.4 CANALES DE RECOLECCIÓN DE INQUIETUDES

Los canales que permiten recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores se
realizan con el formato de REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS, en
este formato los empleados pueden reportar incidentes, condiciones inseguras y
condiciones de salud dentro de la actividad laboral esta información será revisada
periódicamente por el COPASST, A través de ellos se canalizará hacia Recursos Humanos
y o Gerencia General las solicitudes reportadas.

6. ANEXOS

N/A

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ITEM DESCRIPCIÓN FECHA

001 N/A Creación del Documento 19/04/2018

Revisión General del documento y

001 N/A 14/04/2019
actualización de fechas.
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Revisión General del documento y

001 N/A 17/05/2020
actualización de fechas.

Revisión General del documento y

001 N/A 20/05/2021
actualización de fechas.

Revisión General del documento y

001 N/A 01/08/2022
actualización de fechas.