PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGSST

Fecha de Aprobación: 26/12/2020 Código: P1.1 PR 001 Versión: 01

1. OBJETIVO:

Establecer la metodología para la elaboración y control de los documentos requeridos para el

correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

2. ALCANCE:

Todos los documentos que forman parte del SGSST de la Empresa, incluyendo los documentos
de origen externo que regulen la actividad de la misma.

3. DEFINICIONES:

-DOCUMENTOS DEL SGSST: Son los Manuales, Planes, Procedimientos, Instructivos, Formatos,
Documentos de Apoyo y Normas ya sean físicos o electrónicos, que establecen la forma de operación
del SGSST o sirven como modelo para el desarrollo de actividades relativas al mismo

-COPIA CONTROLADA: Copia de un documento del que se entrega a un cargo o un departamento

especifico, la cual se registra para tener en cuenta al momento de hacer actualizaciones en el futuro y
mantener a dicho cargo o departamento con la versión actualizada del documento. Esto con el fin de
evitar el uso de versiones obsoletas.

-DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se

prohíbe su uso.

-ELIMINACIÓN: Suspensión o derogación de los elementos causados por la pérdida de vigencia o su

inoperancia.

-MODIFICACIÓN: Un cambio en un documento.

-PROCEDIMIENTO: Documento que describe el modo de realizar las actividades principales. Incluye
las responsabilidades implicadas en las tareas propiamente dichas, así como una descripción de las
mismas.

-PROPONENTE: La persona que propone la creación, modificación o eliminación de un documento

del SGI

-DISTRIBUCIÓN: Ubicación física o magnética de las copias de un documento, necesarias en cada

una de los departamentos que lo requiera.

-ELABORACIÓN: Consiste en el proceso de concepción, diseño y desarrollo de un documento, de

acuerdo con la normatividad y requisitos pertinentes.

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-DOCUMENTO EXTERNO: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la
empresa, por ejemplo, puede ser por un cliente, un proveedor, entre otros.

-APROBACIÓN DE DOCUMENTOS: Consiste en verificar que lo que se encuentra documentado co-

rresponde a la descripción de una tarea o un conjunto de actividades necesarias para desarrollar en
la empresa.

-LISTADO MAESTRO: Relación de documentos internos y externos del SGSST implementado por
EDACON SAS., donde se informa los datos principales de cada documento (código, nombre, versión,
fecha de actualización, entre otros).

4. RESPONSABLES

ALTA DIRECCION: es responsable de aprobar las creaciones, modificación o eliminación de los

documentos del SG-SST.

RESPONSABLE DEL SG-SST: Es el responsable de autorizar los cambios de los documentos

mediante la revisión teniendo en cuenta si estos se ajustan a las necesidades y cumple con los
requisitos de la normatividad en SST.

TODO EL PERSONAL: Son los responsables de hacer uso de los documentos suministrados por el
responsable del SGSST actualizados.

DESCRIPCIÓN

Etapa Procedimiento Responsable Registros

El proponente diseña el documento con los

documentos adicionales que este requiera y se
Responsable Propuesta de
remite con el documento al responsable del
ELABORACIÓN del SGSST Creación,
SGSST, para la elaboración del mismo, según
1 MODIFICACIÓN Modificación o
los parámetros descritos en el instructivo
O ELIMINACIÓN Eliminación de
control de documentos.
Proponente Documentos
Se debe diligenciar el formato Propuesta de
Creación, Modificación o Eliminación.
2 REVISIÓN El responsable del SGSST revisa que el Responsable
documento: del SGSST

Este acorde con el instructivo control de

documentos
Tenga en cuenta todos los documentos que
afecta.
Esté acorde con las Normas y los requisitos

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

del SGSST.
El Dueño de cada proceso revisa el documento Gerente Propuesta de
y el Gerente aprueba cuando: General Creación,
3 APROBACIÓN -Se ajusta a las necesidades del área Modificación o
-Es funcional. Directores Eliminación de
Departamento Documentos.
Se registra la información del mismo en el
Listado Maestro de Documentos y Registros.
REGISTRO EN
EL LISTADO -Se asigna código al nuevo documento o se Listado
Responsable
4 MAESTRO DE actualiza la versión modificada. maestro de
del SGSST
DOCUMENTOS Y documentos y
REGISTROS Es responsabilidad del Responsable del registros.
SGSST actualizar constantemente el Listado
Maestro de Documentos y registros
Distribución: Las copias de los documentos
del Sistema se entregan en un archivo
Distribución y
magnético o físico, en este caso se distribuirán
recolección de
las creaciones y modificaciones como “Copia
Documentos
Controlada” a los Dueños de Proceso dejando
DISTRIBUCIÓN Internos”.
constancia de ello en la Lista de “Distribución y Responsable
5 DE
recolección de Documentos Internos”. del SGSST
DOCUMENTOS
De manera mensual el Responsable del
Listado
SGSST debe verificar que los jefes de proceso
maestro de
tienen los documentos en el PC en PDF y
documentos y
actualizados de acuerdo al listado maestro de
registros.
documentos y registros.
6 DIVULGACION Posterior a la distribución de los documentos, el Responsable
DE NOVEDADES, Responsable del SGSST, informa mediante del SGSST Acta de
MODIFICACIONE reunión o de manera verbal los cambios Divulgación
SO realizados en la documentación, a todas
ELIMINACION DE aquellas personas que tengan incidencia en el
DOCUMENTOS Y cambio efectuado.
ESTADO DE LA
REVISIÓN La evidencia de esto, será consignada en las
ACTUAL DE LOS Actas de Divulgación o mediante correo
MISMOS electrónico cuando el Responsable del SGSST
lo considere necesario. IN-GE-001
Guía de
Con el fin de dar claridad a la identificación de Elaboración y
los cambios y el estado de la revisión actual de Codificación de
los documentos, el Instructivo “control de Documentos
documentos” ha definido que en la parte final
de los procedimientos documentados se
consigne la naturaleza de los cambios,

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Etapa Procedimiento Responsable Registros

teniendo en cuenta la versión, la fecha y la
descripción de la modificación.
El único archivo de documentos originales y
obsoletos reposa en el PC del Responsable del
SGSST y la Gerente.

La única persona que posee la autoridad para

realizar cambios y modificaciones a los
documentos es el Responsable del SGSST Responsable
7 ARCHIVO
junto con el Director de Departamento donde del SGSST
se genera la solicitud.

Cuando se considere necesario, el

Responsable del SGSST archiva los originales
de los documentos que están identificados
como “Obsoleto”.

-NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO

01 26 de diciembre de 2020 Creación

REVISÓ: APROBÓ:

RESPONSABLE DEL SGSST GERENTE GENERAL

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