GESTIÓN

DE
ALOJAMIENTOS

Proceso de Check-in de un alojamiento turístico.

Adriana Mesa Martín

Opción 1: El cliente tiene reserva y ya se ha alojado en el hotel.

En primer lugar, me remito a la lista de reservas, cuyo documento fue recibido la
noche anterior por la recepción, y el cual contiene la información de los clientes que se
alojarán al día siguiente en el establecimiento. A continuación, compruebo el rack, panel
en el que están representadas todas las habitaciones del hotel, que sirve para llevar un
seguimiento del estado de las mismas (libre, ocupada, bloqueada…). Mientras, observo
el cardex, ficha que contiene toda la información disponible sobre el cliente si ya se ha
alojado con anterioridad en el hotel. Gracias a esto último, podremos saber las
preferencias de la persona y ofrecerle una habitación acorde a sus demandas. En caso de
estar libre, se coloca un slip o tarjeta de identificación de cliente en blanco que será
rellenada en el rack más adelante con los datos de la persona correspondiente, por lo que
los demás compañeros sabrán si la pieza se ha ocupado o no. Ahora, para proteger toda
la documentación que se genere a lo largo de su estadía, abrimos un expediente al
huésped, así como una cuenta en la que registrar sus gastos. Para concluir con el
procedimiento del check-in le otorgamos al cliente la tarjeta de registro una vez
cumplimentada, con ella se demuestra que está hospedado en el establecimiento. Antes
de poner rumbo a su habitación, se le pregunta por la custodia de valores y si hará uso de
la caja fuerte. Seguidamente, al ya encontrase en su habitación, lo apuntamos en el libro
de recepción, para así confirmar que está en el hotel. De igual forma, se procederá a
notificar a las autoridades acerca de las personas que han entrado al alojamiento, incluido
nuestro cliente.

Opción 2: El cliente tiene reserva y no se ha alojado con anterioridad en el hotel.

Comenzamos nuevamente a examinar el listado de reservas para cerciorarnos de que
el cliente la haya realizado. Luego, acudo al cardex y confirmo que la persona no se ha
alojado con anterioridad en el hotel al no disponer de ninguno de sus datos en él, por lo
tanto, se procede a crearle uno. El siguiente paso es prestar atención al cardex para que la
comprobación de disponibilidad de habitaciones acudiendo al rack se ajuste a las
necesidades del huésped. Si está disponible una con las características solicitadas, como
ocurrió en el primer caso pondremos un slip blanco. Le abrimos su expediente y cuenta
de gastos (se actualiza en base a lo que consuma) pertinente al cliente, así como le damos
su tarjeta de registro con sus datos y los del establecimiento, y preguntamos si hará uso
de la custodia de valores o caja fuerte para finalizar con el check-in. Cuando la persona
en cuestión ya ha llegado a su habitación lo anotamos en el libro de recepción y notificar
a las autoridades acerca de las personas que han entrado al alojamiento -incluido nuestro
nuevo cliente- facilitando sus datos.
Opción 3: El cliente no tiene reserva y ya se ha alojado en el hotel.
Dado que en la siguiente opción el cliente no dispone de reserva previa, por inercia
acudiríamos al planning, donde queda representado de forma gráfica el estado del hotel,
mostrando, sobre cada una de las habitaciones/apartamentos, las reservas, estancias y
demás. Sin embargo, la disponibilidad para la primera noche se debe observar en el rack,
porque nos proporciona la situación actualizada de las habitaciones. Ahora, teniendo en
cuenta las preferencias y demandas del huésped anotadas en el cardex, colocaremos un
slip en blanco en la que más se ajuste a estas y se encuentre libre. Para continuar, le
abrimos un expediente y una cuenta de gastos durante su estancia al cliente. Le
planteamos la existencia de la custodia de valores por si fuese de su interés y antes de
dirigirse a su habitación le entregamos la tarjeta de registro que demuestra que está
alojado en el hotel. Finalmente, inscribimos al huésped en el libro de recepción y
proporcionamos sus datos a las autoridades.

Opción 4: El cliente no tiene reserva y no se ha alojado con anterioridad en el hotel.

En este último caso, como el cliente, de nuevo, no cuenta con una reserva, iría al rack
para saber la disponibilidad de la primera noche. Después, miraría en planning, con la
intención de tener constancia acerca de la ocupación futura del alojamiento. Como es su
primera vez en nuestro hotel, procedemos a crearle un cardex en el que guardaremos
información acerca de sus gustos y preferencias. En base a esas solicitudes y las
habitaciones disponibles según el rack pondremos un slip blanco en la más acorde. Y
como en todas las opciones anteriores, abrimos un expediente junto a una cuenta de gastos
al cliente, le otorgamos su tarjeta de registro y preguntamos acerca de la custodia de
valores. Para acabar, lo inscribimos en el libro de recepción y enviamos los datos de todas
las personas que se hospedan en el hotel a las autoridades.