Caja de la recepción

Se encarga de realizar el cobro considerando las distintas formas de pago y el

proceso de facturación, realiza el corte de caja de recepción.
Para ello, el hotel deberá contar con; caja registradora, computadora, cajón para
guardar dinero, llave de caja, llave maestra de las cajas de seguridad, llaves de las
cajas de seguridad, porta-cargos de huéspedes, máquinas para tarjetas de crédito,
sello de llave entregada.
Prioridad en el pago, consiste en que se le pregunte al huésped en cuanto llegue a
registrarse al hotel, la forma en que liquidara su cuenta. Aquí el recepcionista debe
sugerir la forma más conveniente para el hotel.
Prioridades en la entrada; tarjeta de crédito internacional, tarjeta de crédito
nacional, efectivo.
Prioridades en la salida; sugerir el efectivo, tarjeta de crédito internacional y
nacional.
El manejo de las tarjetas de crédito; en la hotelería se maneja que cuando llegue
el huésped a registrarse en recepción, se le pide su tarjeta para abrir un pagaré,
de esta manera se garantiza el pago y se abre una cuenta para que el huésped
pueda cargar todos los consumos que él quiera, durante la estancia del huésped
el pagaré queda abierto y al salir, se cierra. El procedimiento consiste en solicitarle
al huésped que firme el pagaré. Se tiene que observar la vigencia de la tarjeta,
comparar los nombres de la tarjeta de crédito y la tarjeta de registro, solicitar la
firma al cliente y comparar la firma de la tarjeta. Durante la estancia del huésped
se deberá estar revisando a diario el saldo de la cuente del huésped y en la salida
se pide nuevamente la tarjeta para realizar un nuevo voucher.
El manejo de cheques de viajero es un documento que le permite al huésped
poder viajar sin efectivo, este cheque lo adquiere el huésped en su lugar de origen
y le dará acceso de pagar servicios y hasta cambiarlo por efectivo. Este cheque no
tiene vencimiento. Los cheques de viajero deben ser expedidos únicamente por
los bancos autorizados al efecto y a su cargo, serán pagaderos por su
establecimiento principal por las sucursales o las corresponsales del girador en el
país o en el exterior. El cheque es expedido por una institución financiera que
funciona como dinero en efectivo pero está protegido contra la pérdida o el robo.
Los cheques
Generalmente los hoteles reciben cheques cuando los huéspedes se hospedan a
través de una empresa u organización, cuando proviene de un huésped normal
rara vez se reciben cheques. El departamento de contabilidad notificará al
mostrador de recepción y al cajero el nombre de la empresa que puede pagar con
cheque. Independientemente de si el cheque proviene de una compañía que tiene
crédito público en el hotel, el cajero también debe solicitar autorización.
Los cupones en la hotelería consisten en contratos que se realizan entre el hotel y
alguna agencia de viajes, de esta manera el huésped adquiere cupones por medio
de la agencia de viajes y así poder pagar ciertos servicios y estos serán cobrados
a la agencia de viajes.
El manejo de fondo de caja es dependiente de cada hotel, pues cada hotel tiene
sus políticas, los puntos más importantes consisten en que deberá ser recibido y
entregado por cada cajero al inicio y al final del turno, el fondo no estará integrado
por grandes cantidades ya que puede ocurrir un asalto o un robo, cuando haya
grandes cantidades por motivo de depósitos que elaboren los huéspedes, se
deberán colocar en la caja fuerte o en cada de seguridad.
Los recibos de pago anticipado esto se dará cuando algún huésped haga un
abono o pago total, el recibo original lo obtendrá el huésped y el cajero una copia y
el cajero enviara ese dinero a la cuenta del huésped. Cuando el huésped pague
por adelantando solo la noche sin dejar cantidad adicional, no tendrá derecho a
una cuenta abierta.
Los cambios de habitación consisten en varias variables y lo primero que se debe
de hacer es avisar al cajero. Luego los siguientes puntos:
• En la ficha de reserva del cliente alojado se debe modificar el número de la
habitación
• Si el programa está conectado al sistema de Play TV, hay que modificar la
conexión a la nueva habitación, es decir, dar de baja a este cliente en la habitación
anterior y darle de alta en la nueva habitación
• Si el programa está conectado a la centralita de teléfonos, hay que modificar los
datos de la conexión, es decir, dar de baja a este cliente en la habitación anterior y
darle de alta en la nueva habitación
• Si el programa está conectado a las llaves magnéticas, es necesario cambiar la
llave y la conexión con la misma
Los cargos a las cuentas de huéspedes, en algunos hoteles, el cajero mantiene
todas las facturas de los huéspedes en la cuenta del huésped. Cualquier tarifa por
la cuenta debe basarse en alguna evidencia firmada por el huésped, aunque
algunas pruebas no incluyen el teléfono y el servicio firmado por el invitado. Para
esto es importante que el huésped tenga crédito, que el cargo tenga nombre del
huésped y su número de habitación y que las firmas coincidan en el cargo y en el
registro.
La salida del huésped consiste que el huésped debe dirigirse a la caja en
recepción y posteriormente se le pedirá la llave, solicitarte los elementos que se le
prestaron al huésped, al huésped se le entregara su estado de cuenta y lo checara
que todo esté en orden, el huésped deberá entregar su tarjeta de crédito para que
se le cobre su cuenta y se le regresara la tarjeta junto con el voucher, se le
elaborara la factura correspondiente al huésped y el recepcionista le pedirá al
huésped que llene una forma impresa de la evaluación del servicio del hotel y se le
despide al cliente de la manera más amable.
El informe de caja se basa en elaborar un informe en cada turno, donde deberá
contener devoluciones, cuentas por cobrar, ajustes, pagos recibidos, efectivo y
pagares de crédito, algunos hoteles lo hacen computarizado y en otros
manualmente.
El manejo de las cajas de seguridad es un tema importante, ya que el huésped
está poniendo pertenencias de gran valor, los hoteles indican que no se hacen
responsable de elementos que no sean depositados en dicha caja de seguridad,
existen distintas maneras de guardar elementos de valor de los huéspedes, tales
como el sistema de sobres donde el huésped pone sus pertenencias en un sobre,
las cajas de seguridad con cerradura doble, estas cajas se encuentran cerca de la
caja de recepción y se abren con la llave del huésped, las cajas de seguridad en
cada habitación, con cerradura móvil y la caja de seguridad individual para cada
habitación, con cerradura electrónica.
Los arqueos consisten en la supervisión exhausta de las transacciones en efectivo
que se realizan, este procedimiento se lleva a cabo en un lapso determinado, con
el objetivo de comprobar si se ha realizado de manera correcta la contabilidad de
todo el efectivo recibido, así como el saldo que arroja la cuenta. El arqueo de caja
es la actividad que se realiza a los cajeros para, a través del análisis de efectivo,
documentos y transacciones registradas, se compruebe que todas las
transacciones han sido registradas correctamente. Las cajas se encuentran en
riesgo constante, dada la naturaleza de sus operaciones, las entradas y salidas de
efectivo, son propensas a error si se realiza un conteo erróneo de la cantidad
recibida o entregada, es por esta razón que frecuentemente se realiza un arqueo
de caja que es el conteo físico del efectivo y documentos (cheques, comprobantes
de pago con tarjeta de crédito y/o débito) que tiene una caja y su comparación con
el saldo, que la caja en cuestión debe tener según su registro contable.