Registro individual Es el que se produce por una persona, pareja o familia que hacen uso del hotel individualmente

al viajar, sea cual fuere el motivo (placer, negocios, salud, etc.)

Procedimiento: 1. Saludar y dar la bienvenida al husped. Ser atento y amable. No hacerlo esperar. Si dice tener reservacin

2. Preguntar si tiene reservacin

3. Preguntar el nombre de quien est registrada esta, verificar los datos en el reporte de habitaciones y retirar el record de reservaciones que corresponda. Engrapar el record de reservacin a la tarjeta de registro que se le entregar al husped. Si dice no tener reservacin

4. Verificar la disponibilidad en el rack numrico, si existe disponibilidad preguntar al husped que tipo de habitacin desea y el nmero de personas que son. Si no existe disponibilidad informarle amablemente al cliente. Informarle acerca de otros hoteles. Ser cortes. Es un futuro cliente.

Si tiene reservacin y existe disponibilidad 5. Proporcionar al husped la tarjeta de registro para que la llene y estado de cuenta para que lo firme. Mientras el husped se registra

6. Meditar que habitacin es ms convenientes asignarle de acuerdo al nmero de personas que lo acompaan, sus edades y posible estancia en el hotel. Bloquear la habitacin asignada con una mica roja en el rack numrico.

7. Recoger la tarjeta de registro y el estado de cuenta, preguntar al husped la forma de pago.

Si el husped paga en efectivo o con cheque de viajero, realiza el depsito correspondiente en la caja de recepcin. Si paga con tarjeta de crdito solicitrsela, procesar el pagare respectivo (voucher) y pedirle al husped que lo firme. Si obtuvo un crdito interno en el hotel, elaborar la tarjeta de identificacin.

8. Elaborar la tirilla de pronto registro o pretirilla de registro con copias. 9. Comparar y cotejar los datos de la tarjeta de registro con los de la pretirilla de registro. Indicar al husped el nmero de la habitacin y desearle una feliz estancia en el hotel. 10. Llamar al botn, entregarle la llave de la habitacin y dos copias de la pretirilla. Solicitarle que conduzca al husped a su habitacin. Mencionarle en nombre del husped. No hacer esperar al husped. Verificar la fecha de salida y cotejar las firmas.

11. Elaborar a mquina el juego definitivo de tirillas y el estado de cuenta. Las copias de las tirillas definitivas generalmente vienen incluidas en el estado de cuenta o folio de registro. 12. Revisar la tarjeta de registro y anotar los datos faltantes: Motivo del viaje. Medio de la reservacin. Nmero de personas. Cantidad de habitaciones. Nmeros de la(s) habitacin(es) asignadas. Precio. Hora y fecha de entrada. Iniciales o nombres del recepcionista. Observaciones.

13. Entregar a la caja de recepcin el estado de cuenta o folio de registro para incorporarlo al pit correspondiente a la habitacin asignada.

Registro grupal: Se entiende por grupo varios huspedes que requieren un nmero considerable de habitaciones, en virtud de un evento o motivo comn a ello. Para el hotel un nmero significativo de cuartos es aquel que promedia 15 habitaciones.

Procedimiento: 1. Verificar en el reporte de reservaciones la llegada de grupos. Revisar la lista de integrante y el instructivo de grupos en ambos viene descrito claramente tanto el nmero de componentes de grupo como las indicaciones de servicios y condiciones contratadas con el hotel. 2. Bloquear las habitaciones en el rack numrico con las micas respectivas. 3. Anotar en la lista de integrantes el tipo y nmero de la habitacin asignada a cada husped.

Cuando en una habitacin se hospeden dos o ms personas anota este dato en la tarjeta de registro.

4. Elaborar el prerregistro de grupo, que consta de: Cuenta maestra. Cuenta de extras. Tarjeta de registro.

5. Colocar las llaves de las habitaciones asignadas en un sobre con los datos de cada integrante del grupo. 6. Colocar en una mesa o lugar destinado a tal efecto los sobres con los estados de cuenta para extras y tirillas definitivas correspondientes, as como el estado de cuenta maestra en orden alfabtico y a la espera del grupo. 7. Identificar al gua o responsable autorizado del grupo. Revisar el estado de cuenta maestra y solicitarle que la firme. Si existen modificaciones fuera de sus atribuciones consultarlas con el responsable directo del hotel.

8. Coordinadamente con el conductor o responsable del grupo llamar uno a uno de los integrantes, darles la bienvenida y entregarles el sobre con la llave y el estado de cuenta de extras para que lo firmen. 9. Normalmente los extras son pagados por cada integrante del grupo. Si ese es el cado, preguntar la forma de pago. Si es con tarjeta de crdito. Si es en efectivo.

10. Antes de registrar a todos los integrantes del grupo, enviar la lista de integrantes al botones para que ordene la distribucin del equipaje en las habitaciones respectivas cuando llegue el grupo. 11. Repartir las tirillas definitivas entre los departamentos involucrados y colocar las copias correspondientes en recepcin en los racks numrico y alfabtico. 12. Entregar al cajero de recepcin el estado de cuenta maestra y los estados de cuenta extras de los integrantes del grupo, quien los colocara en el pit de la habitacin correspondiente. Elaborar el registro de entradas antes de turnar al cajero la tarjeta de registro.

Tarjeta de registro Esta tarjeta es llenada por el husped al momento de registrarse y posteriormente servir de base para elaborar los dems documentos inherentes a su estancia en el hotel.

Es el formulario donde se registran los datos personales (Apellido, nombres, domicilio, nmero de identidad, fecha de nacimiento, profesin, telfono, etc.) del o de los huspedes que ocuparn la habitacin y en algunos casos el nombre de la empresa en el caso en que pertenezcan a una. Adems de los datos mencionados anteriormente la ficha de registro debe indicar la forma de pago e informacin de importancia para el husped sobre poltica de seguridad del hotel y horario check out.

Asignacin de Habitaciones Una buena asignacin al cliente ahorrar tiempo y trabajo, ya que se evitarn cambios de habitaciones y el cliente se sentir ms satisfecho. Algunas de las normas recomendadas al asignar habitaciones a huspedes son las siguientes:

a) Preguntar al husped el tipo de habitacin que desea. b) Tratar de asignar la habitacin cerca del restaurante, para que el husped vaya a consumir ms frecuentemente. c) Procurar ir llenando el hotel por reas, pisos o edificios, ya que si se asigna slo un husped a un piso el gasto de energa puede ser elevado. d) En los hoteles que ofrecen transportacin interna a los huspedes en vehculos o camionetas, procurar darles la habitacin ms cercana a la cafetera con el fin de transportarlos con frecuencia. e) Tener cuidado al hacer una buena asignacin en el caso de personas que presenten algn impedimento fsico. f) Tratar de asignar las habitaciones de grupos en una misma rea del hotel. Para conocer que habitacin se encuentra disponible, debe tenerse en cuenta la informacin que proporciona el Reporte de Ama de Llaves y de contar con un sistema hotelero, tambin se puede verificar el estatus de las habitaciones a travs del mismo. De igual manera se puede solicitar va radio comunicador el reporte de una habitacin en especfico al supervisor de Ama de Llaves, quien generalmente se encuentra en los diferentes pisos del hotel, trabajando en la coordinacin de las camareras. Estado de Situacin de las Habitaciones. Las habitaciones de un hotel pueden encontrarse en los siguientes cinco estados de situacin, que son bsicos para poder desarrollar eficientemente el trabajo de Recepcin. Tales estados deben estar siempre actualizados mediante una perfecta coordinacin entre Ama de Llaves y el Front Desk.

Ocupada: La habitacin est ocupada por huspedes.

Bloqueada: La habitacin no puede ser asignada a un husped, por lo general las habitaciones se bloquean por trabajos de mantenimiento. Salida: La habitacin ha sido desocupada, pero la limpieza an no se ha efectuado. Disponible: La habitacin esta lista para ser ocupada por otro husped. Reservada: Si en el da en curso se ha asignado la habitacin antes de la llegada del husped, entonces figurara como reservada.

ESTADO DE HABITACIONES ESTADO DESCRIPCIN FUNCIONES DONDE APARECEN

Vacante

Asignada

Partida esperada

Partida esperada \ Asignada

Partida esperada \ Partida esperada

Ocupada Check Out esperado Check Out

La habitacin est vaca en una fecha determinada. Si la habitacin se encuentra en este estado, puede Es el estado inicial. asignarse a otra reserva. La habitacin est asignada a una reserva en una Asignacin de fecha determinada. Si la habitacin se encuentra en habitaciones este estado, puede re-asignarse a otra reserva. La habitacin est asignada a una reserva cuya fecha de partida est prevista para una fecha Asignacin de determinada. Si la habitacin se encuentra en este habitaciones estado, puede asignarse a otra reserva. La habitacin est asignada a una reserva cuya fecha de partida est prevista para una fecha determinada. El husped debe desocupar su Asignacin de habitacin ese da, y al mismo tiempo la habitacin habitaciones se encuentra asignada a otra reserva. Este caso podr presentarse con ms frecuencia en las temporadas de mayor ocupacin del hotel. La habitacin est asignada a una reserva cuya fecha de partida est prevista para una fecha determinada. El husped tendr que desocupar su Asignacin de habitacin ese da, y al mismo tiempo la habitacin habitaciones se encuentra asignada a otra reserva del tipo Day Use. La habitacin est ocupada en una fecha Check In determinada. El husped se encuentra alojado, an no ha efectuado el Check Out, y la partida esta prevista Check In para la fecha actual. Si la habitacin se encuentra en este estado, puede asignarse a otra reserva. El husped se encuentra alojado, an no ha Check In \

efectuado el Check Out, y la partida esta prevista para la fecha actual. El husped tendr que desocupar su habitacin ese da, y al mismo tiempo la habitacin se encuentra asignada a otra reserva. Este caso podr presentarse con ms frecuencia en las temporadas de mayor ocupacin del hotel. El husped se encuentra alojado, an no ha Check Out efectuado el Check Out, la partida esta prevista esperado \ para la fecha actual y la habitacin se encuentra Partida esperada asignada a otra reserva del tipo Day Use. La habitacin est limpia en una fecha Limpia determinada. esperado \ Asignada Sucia Fuera de servicio La habitacin est sucia en una fecha determinada. La habitacin se encuentra fuera de servicio por mantenimiento en una fecha determinada.

Asignacin de habitaciones

Check In \ Asignacin de habitaciones Servicio de Limpieza Servicio de Limpieza Mantenimiento