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“Proceso Adm.

Por competencias para una empresa “

2.1. ORGANIZACIÓN

Para elaborar el diseño organizacional en una empresa, se requiere


previamente establecer un marco conceptual, que permita conocer los
conceptos básicos referidos a la temática en estudio. Estos conocimientos
conceptuales, serán investigados utilizando la técnica del Portafolio, que
contemplará términos relacionados a la teoría organizacional de las empresas
(Ver Anexo-4).

Posteriormente, en base a un proceso metodológico, se desarrollarán los


conocimientos procedimentales, planteando una estructura organizacional
viable y flexible, acorde al funcionamiento de la empresa. Además de ello, se
seleccionará los tipos de departamentalización más adecuados para la
empresa en estudio. (Ver Anexo-10).

El desarrollo del conocimiento actitudinal, estará establecido en el cumplimiento


de las fechas establecidas de las investigaciones a realizar. Además de la
creatividad desarrollada, en la socialización de las mismas.

2.2.1.- Conceptualización teórica de organización

Es importante conocer los principales conceptos respecto a la organización,


para desarrollar los conocimientos conceptuales. La técnica del Portafolio,
como dijimos anteriormente, es un glosario de términos a ser investigados
según la bibliografía adecuada y de validez académica.

2.2.2.1- Definición de organización

Existen muchas definiciones sobre esta temática, y a su vez acepciones 1 del


tema, utilizaremos el concepto más básico y entendible para su posterior
aplicación práctica.

1
Dentro de una de las acepciones haremos referencia a las organizaciones sociales:
Una organización social o ciudadana es un grupo de personas que entre si interactúan, en
virtud de que mantienen determinadas relaciones sociales con el fin de obtener ciertos
objetivos. También puede definirse en un sentido más estrecho como cualquier institución en
una sociedad que trabaja para socializar a los grupos o gente que pertenece a ellos.
https://es.wikipedia.org/wiki/Organización_social

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Inicialmente podemos indicar, que la organización forma parte de las cuatro


clásicas funciones administrativas que son: Planeación, Organización,
Dirección y Control.

“Organización es el proceso de creación de una estructura de relaciones


que permite a los empleados realizar los planes de la gerencia y
satisfacer los objetivos organizacionales” (Hellriegel y otros, 2.002, p.
268).

Organización es una palabra que muchas personas utilizan libremente. Algunos


autores hacen referencia al comportamiento de todos los participantes, otros al
sistema de relaciones sociales y culturales, otros más se refieren a una
organización como una empresa. Pero para la mayoría de los administradores,
implica una estructura formalizada intencional de roles y posiciones.

En el libro Administración: Una perspectiva global y empresarial (p.204), define


la organización como:
 Identificación y clasificación de las actividades requeridas
 Agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos
 Asignación de cada grupo a un gerente con la autoridad necesaria para
supervisarlo.
 Disposición de coordinación horizontal y vertical en la estructura de la
organización.

Es importante señalar que el término “organización” hace referencia a la


ordenación de objetos, agrupamiento de personas, escalonamiento de niveles
jerárquicos y especificación de funciones.

Para comprender mejor el término, analizaremos brevemente los cuatro


elementos de la organización descritos por Hellriegel en el libro Administración:
Un enfoque basado en competencias:
 Especialización: Es el proceso de identificar determinadas tareas y
asignarlas a individuos, equipos, departamentos y divisiones.
 Estandarización: Es un proceso que consiste en crear prácticas uniformes
que los empleados deben seguir cuando realizan su labor. Tales prácticas
tienen por objetivo generar conformidad y se expresan mediante

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procedimientos por escrito, descripción de puesto, instrucciones y reglas


relacionadas con las funciones en la organización, el desempeño en
diversas tareas y el comportamiento que se espera de los empleados.
 Coordinación: Comprende los procesos y mecanismos utilizados para
integrar las tareas y actividades de los empleados y las unidades
organizacionales.
 Autoridad: Es el derecho de tomar decisiones de importancia diversa.

De los cuatros elementos planteados líneas arriba, el de coordinación creemos


que es el que más se debe desarrollar. Ya que tiene que ver con la esencia de
la administración, que es el de ponerse de acuerdo entre los miembros de una
organización, en base a la búsqueda del consenso entre cada uno de ellos.

2.2.2.2- Tipos de organización


2.2.2.2.1- Formal

La organización formal es la que está establecida en los documentos legales,


administrativos, contables, normativas y reglamentaciones oficiales, y que han
sido válidamente aprobadas por los directivos de la empresa y por las
instancias legales correspondientes del país.

Entre los documentos oficiales mencionados están: Personería jurídica, licencia


de funcionamiento, NIT, estatuto orgánico, contratos, manuales administrativos,
y reglamentaciones operativas de la empresa.

Es importante señalar que para que una unidad económica formalice su


funcionamiento, la normativa jurídica vigente en Bolivia exige que se cumplan
ciertos requisitos (Ver Anexo -5).
2.2.2.2.2- Informal

La organización informal contempla todas las actividades no planificadas que


se desarrollan en la empresa, y que no se encuentran en ningún documento de
la organización. Se producen por motivos circunstanciales y por influencias de
las variables incontrolables como: factores climáticos, políticos y sociales.

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Es importante señalar, la importancia de la organización informal en la


empresa; porque muchos negocios y decisiones estratégicas, se consiguen a
través de actividades no planificadas y no previstas.

2.2.2.2.3- Virtual

Debido a la necesidad de actuar con éxito en un mundo globalizado, en los


últimos tiempos, la mayoría de las empresas han incluido dentro de su
estructura organizacional, la organización virtual.

La organización virtual consiste en la utilización de la tecnología digital; es


decir, de medios digitales que permitan mejorar la comunicación dentro de la
empresa, tanto con clientes internos como externos; además de interactuar con
todo el mundo, permitiendo reducir costo, tiempo, esfuerzo y recursos
adicionales.

Toda empresa debe utilizar un sistema de red comunicacional, que le permita


intercambiar información interna y externa, de manera óptima y oportuna, para
tomar decisiones con precisión y en forma eficiente.

Una de las herramientas comunicacionales más utilizadas por las empresas


para contactarse con el mundo exterior, es la llamada compra y venta
cibernética. A través de ella, se realizan negocios de compra y venta de
diferentes líneas de productos, y en cualquier parte del mundo.

Otra forma de contactarse con el mundo es a través de la herramienta


denominada videoconferencia, que sirve como instrumento de capacitación a
los trabajadores de la empresa. También se le puede dar otras utilidades, como
ser: Recibir y enviar videos relacionados con la fabricación y venta del
producto, o la prestación del servicio.
2.2.2.3- Tipos de relaciones o de autoridad

Siguiendo uno de los principios de la administración, enunciados por Henry


Fayol, que es el principio de delegación de autoridad, en el que se establece
que toda organización formalmente establecida, debe estructurar la
organización tomando en cuenta los enfoques de centralización y

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descentralización de la autoridad, según el caso aconseje. Es así, que se hace


necesario especificar los diferentes tipos de autoridad, entre ellos están:
(Hellriegel, 2.002, p. 287)

a)- Autoridad de línea: Corresponde a gerentes que tienen derecho a dirigir


y controlar las actividades de los empleados que desempeñan tareas
esenciales para lograr los objetivos organizacionales. La autoridad en línea
fluye en forma descendente en la organización a través de la cadena de
mando principal, según el principio de escalonamiento.

b)- Autoridad staff: Corresponde a quienes desempeñan funciones en línea


relacionadas con asesoría, recomendaciones, investigación, destreza
técnica y servicios especializados.

Señalar también, que otra forma de relacionamiento entre los diferentes cargos
de la empresa, es la denominada funcional. Que consiste en que cada
especialista de una función ejecutiva, tiene autoridad funcional sobre el resto
del personal, en esa función especializada. A pesar que este tipo de autoridad
y de relacionamiento no aparece en el organigrama, en la práctica se da con
mucha frecuencia.

2.2.2.4- Modalidades básicas de departamentalización

Para darle mayor funcionalidad a la organización, la doctrina administrativa


utiliza el término departamentalización para subdividir el trabajo en puestos y
tareas, y les asigna a unidades especializadas en la organización.

Entre las modalidades más utilizadas en la empresa, y que se operan


generalmente están: Funcional, por lugar, por producto y por cliente.(Hellriegel,
2.002, p. 272).

A continuación, en base al libro mencionado, describiremos las modalidades


más importantes, especificando los posibles beneficios e inconvenientes de
cada uno de ellos.
2.2.2.4.1- Departamentalización funcional

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Agrupa a los empleados en unidades de acuerdo con sus ámbitos de


competencia y los recursos a que recurren para realizar un conjunto común de
tareas.

La mayoría de las empresas emplean las funciones básicas que por razones
operativas son: Producción, Finanzas, Comercialización y Personal. 2

Entre los posibles beneficios de esta modalidad de departamentalización están:


a) Respaldo a la especialización en las habilidades.
b) Reducción de la duplicidad de recursos y aumento de la coordinación.
c) Estimular el desarrollo de carrera y el entrenamiento dentro del área
funcional
d) Intercambio de destrezas comunes entre superiores y subordinados.

Entre los posibles inconvenientes están:


a) Comunicación inadecuada entre departamentos
b) Conflictos en cuanto a prioridades de los productos
c) Enfoque en aspectos y objetivos departamentales en lugar de
organizacionales
d) Desarrollo de gerentes que sólo son expertos en campos restringidos.

Cada uno de los posibles inconvenientes, puede ser evitado según el caso
amerite, a través de permanentes reuniones de coordinación, entre los
máximos responsables de cada departamento.

Con respecto al desarrollo de gerentes, se debe hacer rotar de departamento, a


cada uno de ellos, para que desarrollen las habilidades específicas exigidas de
cada departamento.

2.2.2.4.2- Departamentalización por lugar

Esta modalidad de departamentalización, agrupa la mayor parte o todas las


funciones relacionadas con los clientes en cierta zona geográfica bajo el mando
2
Las áreas funcionales de la empresa son las diversas actividades más importantes de la
empresa, ya que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente
una empresa está formada por las áreas funcionales básicas (dirección, administración,
mercado, ventas, producción, contabilidad y finanzas), pero puede estar formada por muchas
más (investigación, recursos humanos, estrategia, etc)
https://es.wikipedia.org/wiki/areas_funcionales_de_la_empresa

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de un gerente, en lugar de dividir las funciones entre distintos gerentes o


agrupar todas las tareas en una ubicación central.

Normalmente en la actualidad, las empresas cuando están expandiéndose,


crean agencias o sucursales en las principales zonas geográficas, para llegar lo
más cerca posible a los clientes, con sus productos o servicios 3.

Entre los posibles beneficios están:


a) Tener instalaciones y equipos de producción, distribución o ambos en un
lugar, lo que ahorra tiempo y costos.
b) Obtener experiencia en la resolución de problemas exclusivos de un lugar.
c) Entender los problemas y deseos de los clientes
d) Producir cerca de donde se encuentran las materias primas y los
proveedores

Entre los posibles inconvenientes están:


a) Duplicidad de funciones, en diversos grados, en cada ubicación regional.
b) Conflicto entre los objetivos de cada sitio y las metas de la organización.
c) Niveles agregados de administración y uso amplio de reglas y reglamentos
para coordinar y asegurar la uniformidad de la calidad entre las ubicaciones.

Ocurre normalmente cuando se utiliza este tipo de departamentalización, la


posibilidad de violar el principio de unidad de mando (El subalterno debe
obedecer a un solo jefe), pero cuando se especifica con claridad y sobre todo,
se socializa el manual de funciones a todos los trabajadores, este posible
inconveniente, queda reducido a su mínima expresión.

Con respecto al posible inconveniente de la uniformidad administrativa, ésta se


tiene que dar, a través de un manual de procedimiento bien elaborado,
diferenciando los procedimientos de la unidad central de la empresa, y de las
unidades seccionales que se crearon para atender lo más cerca al cliente.

2.2.2.4.3- Departamentalización por producto

3
Una de las empresas que empezó a utilizar este tipo de departamentalización fue Hipermaxi,
qué creó una red de supermercados en los cuatro puntos cardinales de Santa Cruz. Siguió esta
misma idea, la red de farmacias denominadas Farmacor.

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Agrupa la mayor parte o todas las funciones en unidades relativamente


independientes4, cada una de las cuales puede tener incluso la capacidad
completa para diseñar, producir y comercializar sus bienes y servicios.

Entre los posibles beneficios están:


a) Permite hacer cambios rápidos en una línea de productos.
b) Ofrece mayor visibilidad de la línea de productos
c) Promueve el interés en las necesidades del cliente
d) Define con claridad las responsabilidades de cada línea de productos.

Entre los posibles inconvenientes están:


a) No permite una utilización eficaz de las habilidades y los recursos
b) No fomenta la coordinación de las actividades entre las líneas de productos
c) Estimula el establecimiento de políticas en la asignación de recursos para
las líneas de productos.
d) Limita la movilidad profesional del personal fuera de sus líneas de
productos.

Para subsanar estos posibles inconvenientes, se debe implementar una política


de personal, respecto a que éstos deben rotar cada cierto tiempo, en todos los
departamentos de la empresa, para que adquieran las habilidades y destrezas
necesarias de cada departamento.

2.2.2.4.4- Departamentalización por cliente

Consiste en organizarse en torno de los diversos tipos de clientes a que se


atiende. Se la emplea cuando la gerencia desea concentrarse más en las
exigencias de los clientes5, que en las habilidades funcionales de la empresa, o
las marcas o productos o servicios que vende.

Entre los posibles beneficios están:

4
Las mueblerías más grandes de Santa Cruz, como Inti, Koripunko y otras, utilizan este tipo de
departamentalización, que han organizado a su personal de acuerdo a las líneas de productos que
elabora como ser: Muebles de dormitorio, muebles de oficina y muebles de cocina.
5
Este tipo de departamentalización, la emplea la Heladería Kivón, Hamburguesería Toby y
otras empresas, que han creado espacios diferentes para dar plena satisfacción a sus clientes
que los han clasificado de acuerdo a su edad. Hay espacios diferentes para niños que tienen
una variedad de juegos; mientras sus padres, se abocan a degustar sus productos.

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a) Fomentar mayor enfoque en el cliente


b) Identificar con claridad los clientes claves
c) Permite la comprensión de las necesidades del cliente
d) Desarrollar gerentes y empleados para que se vuelvan defensores del
cliente.

Entre los posibles inconvenientesestán:


a) Genera trabas en la coordinación entre las divisiones organizadas por grupo
de clientes.
b) Alienta la politiquería y conflictos en términos de asignación de recursos
entre las divisiones.
c) Hace que los empleados se sientan presionados a ofrecer privilegios a
ciertos clientes.
d) Limita la resolución de problemas a cada grupo de clientes.

Cuando se da este tipo de departamentalización, las actividades de la empresa


se centran en satisfacer las necesidades de los clientes, quedando rezagado
otros aspectos que tienen que ver con la gestión empresarial. Para que esto no
afecte negativamente, es muy importante que el objetivo general de la
empresa, esté por encima de cualquier otro objetivo específico, ya sea de:
área, producto, lugar o cliente.

Además de estas formas de departamentalización básica analizadas en líneas


arriba, existen otras formas de departamentalizar a la empresa como ser: Por
tiempo, por números simples, por unidades estratégicas de negocios y en
forma matricial.

Dentro de este último grupo de departamentalizar, la más utilizada es la


departamentalización por tiempo. Esta modalidad es utilizada cuando la
empresa no puede paralizar el proceso productivo o la prestación del servicio,
cuando llega la noche, porque debe desarrollar sus actividades
ininterrumpidamente. Ejemplo de este tipo de empresas son: Policía,
bomberos, hospitales, clínicas, y algunas farmacias.

Finalmente podemos decir, que no hay una sola modalidad de


departamentalización que sea mejor en todas las circunstancias. Los gerentes

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deben elegir la estructura que corresponda a los objetivos y necesidades


específicas de su organización.

Es necesario aclarar, que se pueden utilizar dos o más tipos de


departamentalización en la estructuración de la empresa. Estos tipos
funcionarán dependiendo de las etapas de vida de la empresa, y de acuerdo a
las circunstancias que atraviese.

La elección dependerá después de realizar un cuidadoso diagnóstico de los


diversos factores estratégicos de la empresa y analizar el entorno económico,
político y social de la misma.

2.2.2.- Procedimiento para proponer una estructura


organizacional en una empresa

Este proceso que incluye una serie de actividades a realizar se divide en dos
momentos:
2.2.2.1- Elaborar un diagnóstico organizacional

Para cumplir este fin, se deben realizar las siguientes actividades:


a) Analizar la infraestructura física de las instalaciones, oficinas y distribución
del mobiliario. Tomando en cuenta cantidad, comodidad y uso de los
mismos.
b) Analizar la estructura orgánica actual de la empresa, identificando los
cargos existentes y analizando la cantidad y calidad del personal existente.
c) Evaluar las funciones específicas de cada cargo, considerando su
dinamismo o interferencia, para contar con una administración flexible y
eficiente.

2.2.2.2- Diseñar la estructura orgánica óptima

Para diseñar una estructura adecuada para la empresa, se debe tomar en


cuenta las actividades de la misma; es decir, si es una empresa productiva,
comercial o de servicios. También se debe analizar la calidad, forma de
obtener y utilizar los recursos que tiene.

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La propuesta planteada para diseñar la estructura orgánica en una


empresa, consta de las siguientes partes:

2.2.2.2.1-Estructura física de las instalaciones y distribución


mobiliaria

Para alcanzar este objetivo, se deben desarrollar las siguientes actividades:


a) Medir cada una de las oficinas y lugares de trabajo de la empresa, y
tomando en cuenta una serie de variables como ser tamaño de la oficina o
lugar de trabajo, y la cantidad de personal que ocupan cada una de ellas,
se rediseñarán los tamaños de las oficinas y lugares de trabajo, con la
finalidad de dar más comodidad a todos, y permitir una rápida circulación
por esos sectores.
b) Analizar cantidad, tamaño y uso del mobiliario de las oficinas y lugares de
trabajo, y proponer el cambio o comprar del mobiliario necesario para cada
sector de la empresa.

2.2.2.2.2- Estructura orgánica funcional y operativa

Se hace necesario estructurar por completo la organización de la empresa,


para ello se desarrollarán las siguientes actividades:
a) Una estructura orgánica formal que contemple el diseño de un organigrama,
que muestre la ubicación jerárquica de cada cargo existente; además, si es
que amerita la situación, la creación de nuevos cargos.
b) Para contar con una organización formalmente establecida, se debe
elaborar si es que no existiera, documentos legales como ser : Contrato de
trabajo, contrato de compra, contrato de venta de productos, reglamento
interno, y otros documentos que amerite el caso.
c) También continuando con la formalidad de la organización, se debe
elaborar documentos administrativos como ser: Circulares, certificado de
trabajo, manual de organización, de funciones y de procedimientos;
además, de todo tipo de formularios que permitan dar agilidad a la
administración.

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d) Dentro de los documentos contables necesarios para que la empresa


trabaje de una manera formal, se deben utilizar documentos como: Factura,
recibo, nota de venta, nota de entrega, planilla de sueldos y formularios
contables necesarios para registrar los movimientos financieros de la
empresa.
e) Con la finalidad de prever las actividades informales que se producen,
debido a las contingencias que ocurren en las empresas, se deben diseñar
planes que contengan programas de capacitación al personal para afrontar
estas situaciones; de tal manera, que en vez de perjudicar, beneficien a la
empresa.
f) Para contar con una organización virtual con tecnología de avanzada, se
debe adquirir los medios digitales respectivos, conjuntamente con los
programas correspondientes, a fin de administrar y utilizar la información en
forma oportuna y efectiva.
2.2.2.2.3- Modalidad de departamentalización más adecuada
para la empresa

Tomando en cuenta las diferentes modalidades de departamentalización


descritas anteriormente, y después de analizar las condiciones económicas y
estructurales de la empresa, para seleccionar y elegir las modalidades más
adecuadas para la empresa, se desarrollarán las siguientes actividades:
a) Se debe identificar las funciones y tareas de la empresa, para después
agruparlas las que tienen afinidad en los cargos necesarios; tratando de no
duplicar funciones y crear los cargos estrictamente necesarios. De esta
manera se estructura la empresa, de acuerdo a la modalidad más básica
que utilizan todas las organizaciones, que es la departamentalización por
funciones.
b) Si la empresa tiene identificados productos o servicios bien específicos, se
deben crear cargos para cada uno de ellos o para cada grupo de productos
o servicios; de tal forma, que se organice la empresa en secciones que
contengan sus propios materiales y su propio personal. Por ejemplo: Una
carpintería puede estar estructurada con la sección de muebles de cocina,
muebles de dormitorio y muebles de oficina.

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c) Si la empresa tiene identificados sus clientes bien específicos, se deben


crear secciones que contengan su propia infraestructura, mobiliario, material
y personal especializado para que atiendan exclusivamente a esos clientes.
Por ejemplo: Una boutique de tienda de ropas, puede estar estructurada en
el sector de ropa para niños, sector ropa para jóvenes y el sector ropa para
adultos.
d) En la medida que la empresa está creciendo, entonces se hace necesario la
expansión territorial. Para lo cual se debe elegir las zonas donde se crearán
sucursales de la empresa, con la finalidad de atender lo más cerca posible
al cliente, llevando el producto o servicio hasta su casa. En la selección de
la zona, se debe tomar en cuenta las características económicas, sociales y
culturales de la población, que deben ser similares a la zona matriz de la
empresa. Por ejemplo: Las cadenas de supermercado Hipermaxi y cadena
de farmacias Farmacor.
e) Si el proceso productivo o la prestación del servicio no puede interrumpirse,
entonces se debe departamentalizar la empresa bajo la modalidad por
tiempo, que significa que se deben crear turnos de trabajo que contengan
personal de cada función de la empresa, y respetando la ley general de
trabajo respecto a beneficios que tiene el trabador por el trabajo nocturno y
en días feriados. Ejemplo: Policía, hospitales, clínicas, bomberos, empresas
industriales, empresas de seguridad privada y otras.

Cabe hacer notar, que una empresa puede combinar diferentes modalidades
de departamentalizar, según la situación amerite.
2.2.3.- Importancia de la organización

La segunda etapa del proceso administrativo que está referida a la


organización, es importante para las empresas, porque depende de ella, para
que éstas puedan seguir existiendo, ya que adaptarán su estructura orgánica y
su funcionamiento de acuerdo al crecimiento que tengan.

La organización como hemos podido apreciar líneas arriba, está referida a la


estructuración de los cargos, niveles jerárquicos, especificación de funciones y
tareas, diseño de la estructura orgánica que es reflejada en el organigrama,
dependiendo de la modalidad de departamentalización adecuada para la

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empresa; además de ello, el análisis de la distribución física de las oficinas y


lugares de trabajo y la ubicación del mobiliario respectivo para cada sector de
la empresa.

La organización permite reflejar el grado de coordinación entre los diferentes


sectores de la empresa, que se observa nítidamente, en la estructura física de
la empresa y el nivel de eficiencia que tienen los empleados en la atención al
público.

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