INTRODUCCIÓN
La organización se puede denominar como fenómeno social que se manifiesta en todos los
ámbitos de la vida humana. Desde las familias, las escuelas, las empresas, hasta los
gobiernos, las religiones y las naciones, todas son formas de organización que buscan
satisfacer las necesidades y aspiraciones de sus integrantes. Sin embargo, ¿qué es la
organización? ¿Qué elementos la componen? ¿Qué tipos de organización existen? ¿Qué
modelos explican su naturaleza y funcionamiento? Estas son algunas de las preguntas que
se pretenden responder en este informe de investigación.
En el campo profesional, la organización puede definirse como el proceso de establecer una
estructura jerárquica y funcional que facilite la comunicación, la cooperación y la toma de
decisiones entre los miembros de un grupo. La organización también implica asignar roles,
responsabilidades y autoridad a cada individuo o unidad dentro de la entidad, así como
establecer normas, procedimientos y sistemas de control que regulen su desempeño. La
organización es un elemento clave para el éxito de cualquier empresa, ya que optimiza el
uso de los recursos disponibles, mejora la eficiencia y la calidad de los procesos, aumenta
la adaptabilidad al entorno y la innovación, y genera una cultura organizacional que motive
y comprometa a los trabajadores.
En conclusión, el siguiente informe tiene como objetivo profundizar en el tema
“organización” desde una perspectiva detallada y profesional. Se espera que esta
investigación sea útil para comprender mejor la importancia y la complejidad de la
organización en el ámbito de la administración de empresas.
ORGANIZACIÓN
Organización deriva de la palabra griega organon, cuyo significado es instrumento. Para
que un organismo social funcione al más alto nivel dentro de los planes y objetivos
especificados, las relaciones entre los componentes humanos y materiales deben estar
técnicamente estructuradas.
La segunda etapa del proceso administrativo, que es precisamente la organización, es donde
se implementa un sistema para lograr las metas y objetivos establecidos en la fase de
planificación.
El proceso de utilizar cualquier tipo de recurso de una manera que facilite la ejecución de
los planes se conoce como organización. Según algún criterio o principio de clasificación,
conduce al ordenamiento de las partes constituyentes de una entidad o a la división de una
entidad en partes ordenadas.
La organización administrativa en la administración de empresas, es el conjunto de
prácticas utilizadas para controlar, dirigir y ordenar una empresa a través de sus
departamentos.
Cada empresa u organización tiene su propio conjunto de procedimientos a seguir,
garantizando así su rendimiento, lo que determina la eficacia o eficiencia con la que puede
operar. En otras palabras, si bien algunos modelos de organización administrativa son más
efectivos que otros, cada organización tiene una estructura organizacional que establece las
jerarquías, procedimientos y patrones de comunicación dentro de ella.
Repensar los circuitos y patrones de la empresa como resultado de la revisión y eventual
mejora de dicha estructura permitirá que surjan mejores y más potentes escenarios.
¿Cuál es la importancia de la organización?
La organización sirve como puente entre consideraciones teóricas y prácticas. entre lo que
debería ser y lo que realmente es.
Varios factores hacen que la organización sea de interés en la empresa, por ejemplo:
-Ayuda a alcanzar los objetivos que se plantearon con anterioridad.
-Ayuda a optimizar el uso de las herramientas y recursos disponibles.
-Es beneficioso tener un mejor entendimiento y comunicación entre los empleados de la
empresa.
-Proporciona las técnicas necesarias para que las tareas se completen de forma eficaz y con
el mínimo esfuerzo.
-Evita actividades lentas o ineficaces para reducir costes y aumentar la productividad.
-Al definir roles y responsabilidades, se reduce o elimina la necesidad de esfuerzos
repetidos.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Es fundamental comprender los siguientes principios para mejorar el desempeño de la
empresa en la segunda fase mecánica de la gestión:
Principio de la especialización:
Su fundamento es la división del trabajo, que persigue una mayor especialización y
precisión en la potenciación de los conocimientos y habilidades de las personas en función
de su rol dentro de la empresa. Debido al hecho de que es imposible que una sola persona
realice todas las tareas, la especialización tiene como objetivo limitar el alcance del trabajo
en el que se centra un individuo y al mismo tiempo mejorar la productividad.
Según el principio de especialización, a cada empleado se le debe asignar la tarea que mejor
se adapte a sus habilidades. También deben seguir especializándose en sus puestos de
trabajo, lo que impulsará la la producción de la empresa.
“Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada
y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.” (Reyes, 2007)
Principio de unidad de mando:
Este principio establece que para prevenir conflictos y realizar tareas con el mayor nivel de
organización y eficiencia, una persona debe recibir órdenes de un único superior. Esto no
restringe el ejercicio del mando por múltiples miembros del mismo grupo simultáneamente;
sin embargo, esto debe hacerse en materias o funciones distintas.
Cuando los empleados reciben órdenes de su superior y del superior de ese superior al
mismo tiempo, puede generar confusión y conflictos. Este es un ejemplo muy común en las
empresas. De la misma manera que el principio de especialización establece la división de
funciones, la coordinación se establece en la unidad de mando a través de un mando único
para lograr una mayor eficiencia y fijar un objetivo común.
Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad:
Dado que la administración es realizada por otros, este principio establece que debe existir
una delegación de autoridad, que trasmitirá una responsabilidad. Cada nivel de autoridad
requerido para llevar a cabo una responsabilidad debe ir acompañado de un nivel de
responsabilidad equivalente.
“Se ha dicho que la autoridad se delega, mientras que la responsabilidad se comparte, esto
es cierto en el sentido que la autoridad delegada no debe seguirse ejerciendo más que en
casos extraordinarios, en tanto que la responsabilidad señalada se sigue teniendo.” (Reyes,
2007)
Principio de la definición de puestos:
Se debe especificar con precisión qué debe hacer cada persona para tener una estructura
adecuada, ya que si no se hace no la habrá. Este principio establece que las empresas deben
definir la división de funciones teniendo en cuenta las metas y planes; Las funciones
normalmente se distribuyen de forma jerárquica.
“Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada
puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal específico.” (Reyes. 2007)
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Es importante señalar que no todos los sistemas de organización social son iguales; no
obstante, la organización consta de 8 componentes fundamentales.
Metas y objetivos:
Son estos quienes impulsan el proceso de la organización y son también quienes
determinan las metas. Estos objetivos se denotan en números. El propósito y los fines que
se pretende alcanzar son de crucial importancia.
Estructura administrativa:
Toda organización debe contar con una estructura organizacional o forma de organización
que satisfaga sus necesidades, así como diversos patrones de diseño organizacional, para
poder cumplir con las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Comprender la
división del trabajo y respetar el orden de la autoridad, son aspectos esenciales. También
debe hacerse de acuerdo con sus prioridades y necesidades.
Procesos y actividades:
Para lograr las metas y objetivos de una organización, un proceso es un conjunto de
acciones planificadas previamente que se llevan a cabo dentro de la organización y que
involucran la participación de un grupo coordinado de personas y recursos materiales.
Recursos humanos:
Son el grupo de personas que trabajan juntas en las distintas divisiones y unidades de la
organización. Las organizaciones pueden lograr sus objetivos comerciales gracias a los
roles y habilidades que poseen. Debemos recordar que el activo más valioso de una
organización es su gente, no sus edificios o sus equipos, ya que sería imposible dirigir
cualquier objetivo o meta sin ellos.
Recursos materiales y financieros:
Recursos materiales; alude al conjunto de bienes inmuebles, equipos y otros bienes
tangibles que se posee y de los que se es libre de disponer.
Los financieros son los recursos que uno tiene, ya sean fondos propios o prestados, los
cuales son utilizados cubrir sus gastos y deudas.
Cultura organizacional:
Se refiere a los valores, creencias, normas y comportamientos comunes dentro de la
organización y debe ser lo suficientemente adaptable para hacerlo. Las conexiones de los
tres actores clave con la identidad corporativa se ven reforzadas por la cultura
organizacional. Además, es posible proyectar estabilidad y mejorar el calibre de cada
actividad.
Comunicación:
Dentro de una organización, la eficacia es crucial. Se refiere a la acción deliberada de
intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir
información u opiniones diferentes, así como con otras partes interesadas externas.
También implica el intercambio de información, ideas y conocimientos entre los miembros
de la organización.
Tecnología:.
Las organizaciones actuales dependen en gran medida de la tecnología. Se incluye en esto
el uso de equipos, software y sistemas de información para aumentar la efectividad y
eficiencia de las operaciones.
PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
La división del trabajo y la delegación de autoridad, constituyen el proceso de organizar (o
proceso de organización). Las cuatro etapas principales del proceso organizacional son las
siguientes:
Etapa 1: el análisis del trabajo y metas.
Etapa 2: la división del trabajo.
Etapa 3: implica definir roles y poderes.
Etapa 4: es el diseño de la estructura organizacional.
ANÁLISIS DE LOS OBJETIVOS DEL TRABAJO
Un objetivo es el resultado deseado al que aspira una empresa y, en esta etapa, se debe
determinar qué pretende lograr la empresa en términos de qué, cómo, cuándo y por qué.
Los empresarios casi siempre utilizan la gestión del desempeño para monitorear los
objetivos y evaluar el éxito general de los logros del negocio.
División del trabajo:
La etapa de dividir una tarea en partes o unidades, cada una de las cuales se asigna a una
persona o grupo de personas específico, se conoce como división del trabajo. Cada unidad
completa una parte del trabajo general que se requiere para lograr los objetivos. A las
unidades de trabajo generalmente se les denomina departamentos dentro de las
corporaciones.
Las organizaciones pueden lograr objetivos complejos mediante la división del trabajo, lo
que incluye reunir grandes equipos, producir bienes en grandes cantidades y brindar
servicios a varios tipos de clientes en varias ubicaciones.
Definición de responsabilidades y autoridad:
Las obligaciones o deberes de las personas para llevar a cabo las tareas o actividades
generalmente se definen una vez que se identifican las unidades de trabajo. El puesto se
refiere a la gama de deberes de los que es responsable un individuo. Un departamento
generalmente consta de varios puestos de trabajo.
Es necesario otorgar autoridad a las personas o unidades de trabajo una vez dividida la
obra. Dependiendo del tipo de organización, la autoridad es el derecho que tienen los jefes
o gerentes para controlar o dirigir el comportamiento de los miembros de su equipo,
también conocidos como subordinados, colaboradores o funcionarios. En la asignación de
autoridad intervienen dos principios organizacionales clave: jerarquía y alcance de control.
Diseño de la estructura organizacional:
Según el organigrama, está claro quién en la empresa lleva a cabo las funciones y tareas
que son de su competencia, así como la manera en interactúan estas personas entre sí. La
estructura organizacional tiene en cuenta los distintos puestos que se desempeñan dentro de
la empresa, los roles y responsabilidades de sus participantes, así como la cadena de mando
actual.
Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones al diseñar la estructura
organizacional:
• La estrategia organizacional: examina y describe cómo las metas y objetivos de la
organización se relacionan con las demandas del mercado o los cambios que está
experimentando el negocio.
• El modelo de estructura organizacional: las empresas suelen optar por un modelo de
estructura organizacional diferente a lo tradicional.
• Los perfiles de puestos: confirman que las descripciones de puestos reflejan los nuevos
requerimientos de la estructura organizacional y que la definición de responsabilidades,
funciones y competencias se realiza de manera que se logre el cumplimiento de la estrategia
organizacional.
• Recursos humanos: para utilizar los recursos de manera efectiva y al mismo tiempo
asegurar que cuenten con una adecuada carga, se deben tomar consideraciones como el
crecimiento o reubicación de personal que el diseño de una nueva estructura organizacional
pueda conllevar.
• Comunicación: Todos los colaboradores que necesiten coordinar sus esfuerzos con los de
otros departamentos o procesos deben poder hacerlo a través de los canales de
comunicación establecidos por la estructura organizacional.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Organización vertical o lineal:
El mando se concentra en una estructura de este tipo. Se caracteriza por la presencia de
líneas distintas y directas de autoridad y responsabilidad entre un superior y sus
subordinados. Un ejecutivo toma la decisión y los demás miembros la ejecutan de forma
descentralizada.
Hay canales de comunicación claramente definidos. Los trabajadores son vistos como
operadores en esta organización, fácilmente reemplazables por otros.
Organización funcional:
Utiliza los principios de la división del trabajo a la hora de distribuir el personal por
departamentos o secciones con el fin de aprovechar las capacidades profesionales de cada
persona en las áreas en las que más puede aportar.
Cada uno de los empleados superiores en este modelo tiene una parte proporcional del
liderazgo con responsabilidades limitadas y claramente definidas. Si bien la gerencia es
quien toma las decisiones, se relaciona con el personal de las áreas para escuchar sus puntos
de vista.
Organización de línea y asesoría:
Los dos modelos anteriores se combinan para crearlo. Está organizado de acuerdo con las
líneas de autoridad establecidas y el ejecutivo recibe opiniones de expertos, pero estos no
tienen autoridad para forzar la aplicación de las ideas del ejecutivo; más bien, solo ofrecen
consejos u opiniones.
Los órganos asesores (órganos de apoyo y consultoría), que ofrecen servicios
especializados, mantienen relaciones con órganos de línea (órganos de ejecución), que se
distinguen por su autoridad lineal y su adherencia al principio escalar.
Organización matricial:
A través de la formación de equipos de trabajo multidisciplinarios, que incluyen integrantes
de diversos campos, se opera de acuerdo a proyectos y resultados anticipados. Estos
equipos tienen un director de proyecto, son de corta duración y eventualmente intercambian
información con otros proyectos. Actúan de manera diferente a los demás, más o menos
como células autónomas.
Organización en trébol:
Muchas de las tareas de la empresa se suponen subcontratadas y los responsables de
supervisar estas tareas externas y coordinar las distintas iniciativas de la empresa
constituyen el núcleo del equipo de trabajo de la empresa. En una época de escasez de
mano de obra, es un modelo popular.
Sistema de organización de comités:
Se les conoce con varios nombres, como comités, juntas, consejos y grupos de trabajo.
Sujeta los términos dictados a la aprobación de un comité de personas encargadas de la
dirección, administración o vigilancia de una empresa. Dado que los pedidos se realizan de
acuerdo con los acuerdos de mayoría de votos de los miembros, los miembros de estos
organismos comparten la responsabilidad de los pedidos.
Para complementar la capacidad de toma de decisiones de un único ejecutivo y eliminar el
elemento personal, este modelo permite la participación de múltiples individuos en la
ejecución de la política de la empresa.
HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
Las principales son:
• La descripción y especificación del puesto.
• Organigramas
• Manuales de organización
Las herramientas que utiliza una organización lógica, son necesarias para llevar a cabo el
diseño de la estructura organizacional y todo lo que conlleva. Deben estar presentes y ser
utilizadas de acuerdo con los requerimientos de cada empresa durante el proceso
organizacional.
Descripción de puestos:
Una descripción de puesto es una declaración escrita detallada que enumera las
responsabilidades y condiciones de un puesto. Ofrece información sobre las actividades,
métodos y motivaciones del solicitante.
Dado que cada empleado debe recibir una copia de las atribuciones correspondientes al
ingresar a una organización, la descripción del puesto debe verse como un contrato.
Organigramas:
Un organigrama es una representación gráfica de las relaciones entre las partes constitutivas
de la organización interna de una institución o de una de sus áreas o unidades.
El organigrama es de mucha ayuda en la empresa porque es un conjunto de figuras
geométricas que representan órganos y líneas que se utilizan para dar una idea gráfica de
cómo está estructurada una organización.
Las siguientes formas de clasificación son algunas de las que se encuentran en los
organigramas:.
a) Por su naturaleza.
Hay organigramas exclusivamente informativos, estos sólo incluyen los principales
componentes de la organización y dan un resumen de su estructura. Además, los análisis
representan toda la estructura con mayor detalle y al mismo tiempo reflejan todas las
conexiones que ya existen dentro de la organización.
b) En cuanto a su forma de presentación.
Estos contienen organigramas verticales, que enumeran las unidades de arriba a abajo con
el organismo de mayor rango en la parte superior y un desglose escalonado de los distintos
niveles jerárquicos. Las líneas verticales se utilizan para indicar las conexiones entre las
unidades.
Los niveles jerárquicos se ubican en las columnas de los organigramas horizontales que
enumeran las unidades de izquierda a derecha, con el cuerpo más alto en el extremo
izquierdo. Las líneas horizontales indican relaciones entre las unidades.
Estos organigramas circulares sitúan al órgano de mayor rango en el centro y dividen los
niveles en círculos concéntricos que están conectados por líneas que se extienden desde el
centro hacia la periferia.
Para ampliar el alcance de la representación gráfica, en la presentación se utilizan
organigramas mixtos en disposiciones verticales y horizontales. En los casos en que una
organización tenga muchas unidades administrativas, se aconseja su uso.
También hay organigramas escalares, que consisten en indicar los distintos niveles
jerárquicos con varias sangrías en el margen izquierdo, cuyas relaciones se muestran
mediante líneas.
c) Por su contenido.
Se clasifican en estructurales o integrales, representan gráficamente todos los componentes
administrativos de la jerarquía o dependencias de una organización.
Diagramas organizacionales funcionales o de funciones: además de las unidades y cómo se
relacionan entre sí, también enumeran las funciones principales asignadas a cada unidad en
el organigrama. Enumeran las responsabilidades principales que le fueron asignadas de
acuerdo con las relaciones entre las unidades. Este tipo de organigramas representan a la
empresa en su conjunto y son más útiles para la formación del personal.
Los organigramas por puestos, plazas y unidades, o nominales, muestran los puestos y la
cantidad de puestos vacantes o requeridos para cada unidad. Además, podrán incluirse los
nombres de las personas que ocupan las plazas.
Al crear un organigrama, es importante recordar que las líneas que conectan las figuras
rectangulares deben dibujarse con un trazo más grueso que las propias figuras. Se requiere
una sola línea que conecte cada unidad que depende de un superior. Mantenga constante el
grosor de las líneas de conexión en todo el organigrama y evite trazos, secciones o líneas
injustificadas.
Manuales de organización:
El manual de organización nace de la práctica fundamentalmente, esto para establecer por
escrito las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente que se
consideran necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, eliminando las molestias
y perjuicios que supone dejar las cosas a la memoria, el juicio, o el buen criterio personal.
Los siguientes son algunos beneficios de los manuales de organización:
• Reducir los errores.
• Los directores y ejecutivos no necesitarán reiterar instrucciones que estén
convenientemente explicadas en el manual.
• Serán de gran utilidad para los nuevos empleados.
• Mejora del control interno.
• Permiten utilizar las técnicas de trabajo más efectivas.
El funcionamiento de la organización debe mantenerse simple y sin complicaciones, no es
conveniente exagerar con la reglamentación, esto podría resultar en una duplicación de
tareas y una dotación de personal innecesariamente alta.
Contenido del manual de organización:
Los organigramas, los esquemas de trabajo y las especificaciones de trabajo son
componentes de un manual de organización.
En algunas instituciones, el manual de organización también puede incluir componentes
adicionales que sean necesarios según el criterio de quienes lo crearon y las
particularidades de la empresa.
