SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)

CASO PIO PIO Y MAS PIO

REALIZADO POR: María José Bernal Piñeros

PRESENTADO A: Juan David Forero

Álvaro José Amaya

Gestión Logística
2282276

Bogotá D.C
2021
1. Ejecutar un diagnostico acerca de las fallas presentes en cada una de las
fallas presentes en cada una de las áreas mostradas en el caso propuesto
para la evidencia.

♥ Errores en los despachos de pedidos

R: Se evidencia que se presenta un alto número de novedades en el despacho
de Los pedidos. Para poder minimizar esto es necesario capacitar
adecuadamente al personal para que con ello realicen una adecuada y correcta
digitación de pedidos que lleguen al área encargada de la separación con las
cantidades, referencias y gramajes solicitados por el cliente.
Mejoras en las TIC:
ꞏ Correo electrónico y manejo de WhatsApp corporativo para tener mayor
comunicación con los clientes.
ꞏ Enviar los pedidos con sus respectivas órdenes para no alterar y tener tiempos
muertos en las entregas por no remitir de este documento.
ꞏ Con SAP se realizará un control más riguroso de la separación de los pedidos
para disminuir los errores.

♥ Inventarios desactualizados
R: A raíz que el inventario se actualiza una sola vez al día (a primera hora) se
corre el riesgo que al momento de presupuestar o realizar un pedido esta
información ya no sea confiable. La solución a esta novedad seria que el área
encargada realice la actualización de este inventario mínimo dos veces al día
(mañana y medio día) para así con esta información tener la mayor certeza si se
debe generar un plan de acción oportuno para poder dar el mayor cumplimiento
al cliente.
Mejoras en las TIC:
ꞏ Al implementar SAP, permitirá tener un mayor control de los inventarios ya que
estos se van desactualizado automáticamente a medida que van saliendo los
pedidos.
ꞏ SAP permitirá tener un acceso a los consumos y generar un promedio para
tener un stock de seguridad y con ello no incumplirle a los clientes.

♥ Falta de compromiso por parte de los funcionarios

R: En la mayoría de los casos se evidencia que los funcionarios ya se
encuentran trabajando bajo gran desmotivación o en su zona de confort donde
no buscan soluciones que mejoren el proceso de raíz. Se debe generar una
sensibilacion o capacitación a todo el personal para que con ello se apropie de
su cargo y funciones asignadas trayendo consigo una mejora notoria en todos
los procesos y áreas involucradas.
Mejoras en las TIC:
ꞏ Realizar capacitaciones constantes sin importar la distancia o ubicación del
personal por medio de Skype empresarial o zoom.
ꞏPromover atraves del desarrollo de una aplicación interna la mejor
comunicación entre áreas.

♥ Mala distribución en las rutas de la compañía

R: Es necesario clasificar los tipos de pedidos que se tienen programados para
la entrega y así no mezclarlos con la finalidad de poder centralizarlos y generar
entregas más efectivas generando mayor cumplimiento y satisfacción a los
clientes a pesar que no se tenga una flota muy amplia de transporte desde que
esta sea bien distribuida se puede cumplir en gran parte o a totalidad el servicio
solicitado por los clientes.
Mejoras en las TIC:
ꞏ Implementar el sistema tecnológico SAP en el cual se puede realizar todo el
proceso del pedido desde su recepción hasta su entrega final permitiendo hacer
un seguimiento satelital y que confirma cuando los pedidos sean entregados.
ꞏ Con el aplicativo se tendrá mayor control de los pedidos. Se trabajará con
planning para gestionar cargas y vehículos disponibles.

♥ Déficit de comunicación entre todas las áreas de la empresa a la hora de

sincronizar sus procesos
R: Cada área maneja de manera independiente sus funciones y
responsabilidades con sus propios criterios y prioridades para poder dar solución
a esta dificultad es necesario crear unos canales de comunicación efectiva y
asertiva entre todas las áreas para que puedan trabajar de la mano y poder
solventar las necesidades que se presenten día a día.
Mejoras en las TIC:
ꞏ Programaciones y bitácoras en Excel o Word.
ꞏ Sistema interno de separación y chequeo en pocket.
ꞏ Tener carpetas compartidas o acceso a las programaciones diarias para que
con ello las áreas puedan consultar cualquier tipo de información cuando sea
necesario.
ꞏ Contar con dispositivos tecnológicos en las áreas y dependencias (impresoras,
fax, teléfonos, PC etc.)
 2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados
contemplando:
ꞏ La descripción de los procesos.
ꞏ Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
ꞏ Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.

R: Al analizar el caso expuesto de la compañía pio pio y más pio se evidencia

que tienen muchos puntos críticos en las operaciones, por lo anterior es
necesario realizar planes de acción y cambios en los mismos para que se refleje
mejoras.
CARGO RESPONSABLE FUNCION
Telemercaderista Milena Encargada de tomar pedidos de T a T,
. mayoristas y de algunos clientes especiales.
Telemercaderista Encargada de tomar los pedidos de los
. Erika supermercados, es una de las personas con
más experiencia en su cargo y que conoce
debidamente cada proceso.
Auxiliar de Encargada de revisar los documentos que se
facturación. Carla deben entregar tales como: Facturas,
Ruteros, Notas de crédito entre otros.
Analista de Encargado de generar en el sistema a
inventarios. primera hora un inventario de todas las
Mauricio referencias y de revisar que las bodegas del
producto manejado congelado y refrigerado
estén de acuerdo al kardex que arroja el
sistema.
Encargado Juan Encargado de proporcionar las canastillas a
canastillas. la planta de distribución.
Servicio al Paula Encargada de tener todas las peticiones, que
cliente. jas y reclamos de los clientes.
Facturador. Jimmy Encargado de registrar los despachos en los
formatos para la facturación.
Supervisora de Encargada de la programación de las rutas
distribución y Sandra de acuerdo a los pedidos recibidos y
transporte. separados.
Supervisor Persona encargada de coordinar el proceso
logístico. nocturno para el aislamiento de los pedidos y
la organización de los cuartos fríos.
Auxiliares Ejecutan la programación realizada por el
logísticos. supervisor logístico.
Gerente general. Tiene la responsabilidad general de
administrar los elementos de ingresos y
costos de la compañía.
Supervisor de Encargado de todo lo relacionado con el
ventas. Alex equipo de trabajo de ventas y de que todas
las ventas se realicen exitosamente.
3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de
traficación, simulación y creación de sistemas de información con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.

♥ Falta de comunicación:
Los trabajadores no trabajan en equipo ni de manera engranada con las demás
áreas de las que depende su proceso. Por esta razón se presentan múltiples
fallas y errores. Las áreas al ver las falencias se pasan entre ellas la
responsabilidad del error lo cual dificulta la mejora en los resultados.

♥ Falta de capacitación al personal:

El personal que tiene la compañía es muy competitivo y se destaca no solo por
cumplir con sus funciones sino también por tener conocimientos básicos de otros
procesos que se realizan en la compañía. Es importante poder estabilizar las
áreas, pero también realizar periódicamente rotaciones por las diferentes áreas
para que todo el personal este en capacidad de asumir y solucionar cualquier
proceso que se tenga a cargo. Es muy importante que cada uno tenga muy
presente sus funciones y alcances, pero también conocer a quien recurrir
cuando se presenten dificultades.

♥ Procesos sin documentar:

En la empresa se manejan muchos procesos y procedimientos internos los
cuales en su mayoría se encuentran documentados, sin embargo, hay otro tanto
que no tiene y debido a esto se presentan estas dificultades.

♥ Despachos sin revisión:

Al presentarse tanto desorden en los pedidos y despachos no se realizan
correctamente pero tampoco se hace una revisión previa al hacer el
enrutamiento. Por esta razón se ha incumplido a muchos clientes y en la
mayoría de los casos los mismos se han perdido.

Se recomienda la implementación y el uso de la herramienta tecnológica SAP,

sería de gran utilidad porque es un sistema de información que abarca todo tipo
de requerimientos y necesidades que se presenten dentro de un proceso.
Adicional permite un gran uso de bases de datos y recolección de información
para poder consolidar y dar un adecuado manejo global de toda la operación
logística de la compañía.
BIBLIOGRAFIA
Tomado del material de formación SENA empresa pio pio.