Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

LORENA DEL PILAR HIDALGO CHALA

APRENDIZ

KAREN FERNANDA RIZO

TUTORA VIRTUAL
Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es
importante diagnosticar las fallas y errores que pueden entorpecer el correcto
funcionamiento de la empresa.

Frente a lo anterior, debe elaborar una propuesta para la solución de

problemas en una empresa, para ello, se debe analizar el caso “Un día en pio
pio y más pio”, el cual se describe más adelante.

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una

de las áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia:

Área de Producción:

Retardo en el despacho a los clientes.

Falta de comunicación entre Erika la encargada de tomar los pedidos de los
supermercados.
No hay coordinación entre el área de producción y la sección de transporte
para coordinar la disponibilidad de vehículos que trae como resultado el retado
en los pedidos.
No tienen un control de los pedidos los que conlleva a que se entregue un
producto diferente al solicitado por el cliente.
El personal del área de producción no cumple con las normas de higiene y
seguridad el gerente general les ha recalcado muchas veces y se pasas las
normas por alto.
 Empleados sin elementos de manipulación de alimentos como tapabocas,
cofia, bata, sin importar el cliente.
No hay coordinación entre el personal que recibe el pedido de los clientes y el
área de producción y no tienen el stock para cumplir la necesidad de los
clientes trayendo como consecuencia el incumplimiento en los pedidos.
Se produce producto innecesario por qué no se coordina con el área de ventas
y de operación logística para saber qué es lo que los clientes piden, esto con
lleva a la pérdida de tiempo y desgaste del personal.
Falta de capacitación del personal en todas las áreas que intervengan en el
proceso para no causar traumas en caso de que alguien tenga un problema
(ausencia).

Área de Operación Logística:

Los auxiliares de servicio quienes acompañan a los vehículos para la entrega

del producto no tienen conocimiento del peso del producto y esta facturado
otro producto diferente al solicitado por el cliente.
No son facturados a tiempo los pedidos de los clientes lo que conlleva al
retardo en la entrega.
La persona encargada de la documentación no cumple con sus funciones, no
se compromete con la empresa.
El personal no quiere realizar otras actividades inherentes al cargo.
No hay coordinación entre el área de producción y el área de operación
logística para coordinar las rutas de entrega, por economizar el movimiento
de vehículos envía todo en un solo vehículo lo que trae como consecuencia
el retardo, porque si hay demora en la entrega a algún cliente se retarda
todo.
En el área de operación logística habiéndoles dicho el jefe que no pueden
llegar tarde con el pedido MOTORES SA, que pueden perder ese cliente no
cumplen con el tiempo de entrega estipulado llegando tarde y este cliente
tiene que llamar al gerente general para pedir una explicación del retardo
Sandra no le importa lo que los clientes opinen y no es consciente que primero
es el cliente y lo que mueve la empresa son los clientes.
Se toman pedidos tras pedidos y no verifican con el área de ventas el área de
producción y no se verifica con el jefe de inventarios para ver si hay este
producto y si se puede suplir las necesidades de los clientes
Erika no está comprometida con su trabajo y la empresa donde le piden venir
el domingo saca pretextos y responde con altanería al jefe de su área.
no cuenta con las mejores estrategias de distribución, se presentan
situaciones donde a un cliente se le llegan 2 veces en diferente vehículo el
mismo día, lo que hace ineficiente las entregas, en resumidas cuentas es
pérdida de tiempo.
No hay establecidas mallas de entrega en base a clientes.
 No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
 Los pedidos salen incompletos.

Área de ventas:

Al no haber coordinación entre el área de producción el área de operación

logística hace que área de ventas quede mal con los clientes como lo es la
Tienda Susanita que lleva 3 días de retardo del pedido que puede traer como
consecuencia que la competencia aborde a este cliente.
Los inventarios no están actualizados a tiempo, lo cual hace que el personal
de ventas se comprometa con una venta que tiene inventario en el sistema
pero no es real porque el dato que se toma no está actualizado.
el nivel de devoluciones es alto al finalizar el día.
no se tiene la relación de los pesos de las presas y por eso no reciben y la
factura se debe cambiar.
El turno de la noche no deja facturado todos los pedidos lo cual hace que
cuando se vaya a despachar no aparezcan facturado determinados pedidos.
·    Turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone
de un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del
despacho, no dejan un informe de lo pendiente, lo facturado, para que el turno
de la mañana tenga conocimiento y no hayan demoras, retrasos, entre otros
inconvenientes.
Área de supervisión de servicio al cliente:

En esta área no hay un control verificando los pedidos los inventarios, la

salía de los vehículos el tiempo de entrega, con este fin se creó esta área,
pero con lo que ha sucedido en el retardo el incumplimiento se evidencia la
falta de control por parte del encargado de esta área.
Pérdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la
falta de compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido van incompleto o con
referencias trocadas.

Área de alistamiento:

En esta área se ve la falta de comprometimiento porque no tienen los

pedidos durante la noche listas para ser entregados a primera hora.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas

identificados, contemplando:

 La descripción de los procesos.

o Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos

de ejecución.
o Replantear el sistema de distribución, de tal forma que  sea posible o
más fácil realizar una medición constante de desempeño frente a los
clientes
o Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos 
para cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad.
o  Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de
seguimiento al cliente, que permitan conocer las necesidades reales del
cliente, conocer sus inconformidades.
o Seguramente identificando las rutas críticas, se crearían rutas
especializadas, es decir, contar con una ruta para casinos, donde su
tiempo de recepción es corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo;
otra ruta para T a T, otro sistema de distribución para clientes
especiales, y otro para clientes varios.
o Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y
procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del
proceso y sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas
organizacionales y replantear funciones de los colaboradoras para
equilibrar cargas y sobre todo crear estrategias que conlleven a mejorar
el funcionamiento del área y de la compañía.
o Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que
todos estén en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de
 trabajo claves y así no sería traumática la operación al momento de
faltar un colaborador.
o También sería muy útil replantear la información que arroja el
inventario, por no ser confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que
sea un dato más aproximado de las referencias disponibles para la
venta.
o  Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e
implementar un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer
el mercado, tener claro el comportamiento de las referencias y/o
preferencias del consumidor, adicional será de gran utilidad para el
manejo de inventario, que puede darse por familias de referencias, de
esta manera le daremos a nuestros clientes el producto que necesita,
en la cantidad que requiere y el día que lo necesita.
o  Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son
necesario servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo,
resolución de conflictos, lo cual tendrá como resultado un clima laboral
más agradable, este proceso se fortalecería con un buen proceso de
comunicación entre todos.
o

 Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.



 Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,

servicios y transacciones.

 Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.

Una vez cuente con todo lo anterior, realice la propuesta a través de los
espacios de trabajo colaborativo dispuestos para la evidencia y al final
consolide la información en un documento para ser enviado al instructor.