Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

 Propuesta para el Mejoramiento de los Procesos Logísticos de la Empresa “Pio Pio y Mas Pio”
Diagnóstico de Solución a Problemas
Problemas
Es notorio como cada área de la
compañía maneja sus funciones de
manera individual y de acuerdo a sus
criterios, sin contar con las demás áreas
pertinentes. Para dar solución a esta
Falta de comunicación situación se hace necesario que cada
entre las áreas de la área comunique constantemente a las
compañía a la hora de demás cada actividad y situación
realizar los procesos. presentada dentro de la empresa, lo
que facilitará el flujo de la información y
la comunicación en cada proceso de la
cadena logística y de suministro.
Se despachan pedidos para locales
comerciales de diferentes actividades
económicas en el mismo vehículo, a un
Desorganización en las
cliente se le llega dos veces por día en
rutas de
diferente vehículo, Se despacha un
distribución.
pedido en diferentes vehículos.
Recomendación de
Tecnologías de
Información
Implementar:
 Skype empresarial.
 Programaciones y
bitácoras realizadas en
word.
 Listas de chequeo realizadas en
excel para verificar cumplimiento
de procesos y evitar olvidos.
 Contar con una red y un servidor
donde esten alojados los formatos
y programaciones diarios para que
cada área de la compañía las
pueda tener al alcance en
cualquier momento.
 Contar con impresoras adecuadas
para imprimir pedidos.
Implementar:
 Software ERP que contiene un
módulo de tráfico que le permitirá
controlar los pedidos de los
clientes y los partes de carga.
Podrá trabajar con un plannig
multiempresa para
gestionar las cargas y los vehículos
 Para dar solución a este tipo de
situaciones se debe establecer un rutero
único en el cual se clasifiquen los
supermercados y tiendas por sector y así
mismo la selección de camiones para
estas rutas en horarios y días específicos,
además seleccionar camiones para cada
tipo de local comercial según su actividad
económica, de este modo se entregarán
los pedidos a tiempo en las fechas
programadas por los
clientes.
Se observa como los funcionarios se
limitan a realizar sus funciones y la
mayoría de las veces de manera
incorrecta, evadiendo sus
responsabilidades, nadie tiene sentido de
Falta de compromiso por parte de pertenencia por lo que hace y no ven más
los funcionarios. allá de lo que está sucediendo en la
compañía gracias a los incumplimientos.
Se hace necesario capacitar al personal,
aclararles sus funciones y sensibilizar
sobre la importancia que tiene el que
cada quien se apersone de sus funciones
de manera adecuada y ayude a los demás
en lo posible para formar un buen equipo
de
Trabajo lograr los objetivos propuestos.
Disponibles. Podrá enviar SMS,
gestionar las incidencias de pedidos
y/o transporte con la posibilidad de
realizar filtros por origen o destino
de la carga, fecha y/o vehículo.
Además, podrá obtener útiles
estadísticas de control de gas - oil.
 Programaciones en Excel de
entregas con información de
clientes.
Implementar:
 Capacitaciones por videoconferencias
a través de Skype empresarial.
 Capacitaciones a través de Video
Bean.
 Publicación de funciones de cada
área en la red e impresión de las
mismas.
 Listas de chequeo de procesos
completados en excel.
 Se observa que los inventarios se Implementar:
mantienen desactualizados y de este  Software ERP, pues este cuenta con
modo no se logra cumplir con lo que se un módulo de almacenaje para la
Inventarios poco confiables ofrece a los clientes. Es importante contar gestión de inventarios.
con un inventario actualizado  Microsoft Access ya que es una
constantemente así se tendrán datos herramienta que permite administrar
exactos de las existencias de productos y gestionar bases de datos, es ideal
para dar cumplimiento a la demanda. para manejar inventarios.
 Imprimir reportes actualizados.
Se producen errores en las entregas de Implementar:
pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje  Correo electrónico y mensajería de
de productos, esto debido quizás a un voz y texto en whatsapp para tomar
Programación errada de mal almacenaje o digitación errónea. Se pedidos, ya que así sería más fácil
despachos debe procurar tener un margen de error verificarlos.
mínimo para la entrega correcta de los  Imprimir órdenes de pedidos.
pedidos para adquirir clientes satisfechos,  Hacer seguimiento a los despachos
ya que son los clientes los que están en los vehículos con listas de
respaldando chequeo.
La existencia de la empresa en el
mercado.
 Puntos Críticos

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe

centrar la atención para su mejoramiento:

 Comunicación deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de trabajo y no

se apoyan, por ende cada área comete errores y evade responsabilidades. Unos
procesos dependen de otros y la poca comunicación afecta el buen desarrollo de las
actividades; esto sucede debido a la falta de culturización por parte de la compañía
hacia los trabajadores y quizás no se dan a conocer los valores y políticas de la
corporación desde un principio a los empleados.

 Falta de capacitación al personal: Es indispensable que el personal de la empresa sea

competitivo, que no solo conozca las funciones propias de su cargo sino que también
tenga conocimientos básicos sobre los procesos de las otras áreas que conforman la
compañía, por eso es importante hacer una rotacion del personal en diferentes áreas
ya que con esto todos los empleados se familiarizarán con las funciones de las
diferentes áreas y no se enfrascarán en una sola tarea, otro punto importante es que
cada quien tenga un manual de funciones para que tomen más compromiso de sus
responsabilidades. También es necesario para el buen desempeño de los procesos
capacitar al personal sobre el manejo adecuado de tecnologías de información y
comunicación y el manejo de los softrware ya que de esto dependerá el éxito de la
implementación de los mismos en las operaciones.

 Procesos sin documentar: Los diferentes procesos no están documentados: lo cual

ocasiona que se trabaje día a día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto
a la operación y al servicio.

 Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de entrega y se en

ruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento que
ocasiona el incumplimiento en los pedidos.
Cargos Involucrados

 Telemercaderista: Milena - Se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y

algunos clientes que llamamos especiales.

 Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de

las personas que mas tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los
demás procesos.

 Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los

documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros,
notas créditos.

 Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a primera

hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto
manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el
sistema.

 Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta

como a la distribución.

 Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes.

 Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la

facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la programación de las

rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento

de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.

 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

ingresos y costos de la compañía.
  Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de
trabajo de ventas y de que todas la ventas se realicen exitosamente.

Proveedores: La compañía pollos pio pio y más pio produce y distribuye a sus clientes, es
decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos comerciales sin necesidad
de adquirir los productos de intermediarios.

Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor importancia a la

reestructuración de los siguientes procesos que es donde se hacen más evidentes las
debilidades apoyándose en tecnologías de información y comunicación y software
especializado:

Gestión de producción:
 Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.

Gestión de almacenes y stock:

 Almacenaje – Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:

 Auditoria de rutas, seguimiento servicio.

CONCLUSION

Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que afronta la empresa, se diseñó
un diagrama de flujos donde pudimos analizar que la falta de comunicación es una gran causante de
desorganización entre las áreas. Pudimos observar que dando prioridad a cada una de las soluciones
la empresa puede volver a tomar el rumbo sin necesidad de hacer recorte de personal porque este
motivo atrasaría aún más los procesos.