SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE SENA

CENTRO DE LA TECNOLOGÍA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD

EMPRESARIAL

FASE PLANEACIÓN- GUÍA 7

EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

PRESENTADO POR: KAREN BORRAY RINCON

PRESENTADO A: MAURA JANETH RIVERA QUEVEDO

FICHA: 2374599

01-05-2022
Introducción

El proceso logístico de toda compañía es cíclico, cada proceso influye de gran manera en el
siguiente, por esta razón es importante que se establezcan procesos claros ya que de no ser
así se afecta directamente al cliente externo, quien es el que genera los ingresos para la
compañía; a continuación, estudiaremos el caso de la compañía pio, pio y más pio.
1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Problemáticas:

 Falta de comunicación: Los procesos no están enlazados, es necesario hacer la

trazabilidad desde la toma de los pedidos hasta su entrega.
 Troque de mercancía: Los productos están llegando cruzados debido a un mal
control por parte del supervisor de turno.
 Falta de organización: Se evidencia que el personal no logra cumplir a cabalidad
los procesos, as mismo no diferencian las prioridades del día.
 Falta de liderazgo: La líder de área es la persona que debe conectar todos los
procesos velando por su funcionamiento, sin embrago, no se evidencia gestión, ni
de ella ni del gerente.
 Distribución de vehículos: Despachan en desorden los pedidos, no se diferencia
entre clientes exclusivos y lo que se pueden enviar consolidados.
 Extra-costos en transporte: los fletes se cobran ida y vuelta, sin embargo, no está
gestionando la reducción de devoluciones.
 Mal control de inventarios: No se está gestionando el inventario en el transcurso
del día.
 Producción inferior a la demanda: No se están haciendo estimaciones de pedidos,
y se está produciendo mercancía sobre tiempo y por producir.
 No pactar entregas con los clientes: Se esta llegando a punto de entrega sin saber
los requisitos, o sin cita previa.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

-La descripción de los procesos

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y

transacciones.
  Milena: TAT, mayoristas y clientes especiales.
 Erika: Pedidos de supermercados.
 Carla: Revisa documentación, facturas, ruteros, notas crédito.
 Mauricio: Analista de inventarios- generar y controlar inventario.
 Juan: Encargado de canastillas.
 Paula: Servicio al cliente.
 Jimmi: Servicio al cliente.
 Sandra: Líder de área, distribución y transporte.
 Alex: Supervisor de ventas.
 Gerente general: Dirigir todos los procesos, velando por la buena ejecución.

Soluciones:

 Establecer procedimientos: el éxito de toda labor está en estandarización que

permite que toda persona que ingrese a un cargo nuevo cuente con una guía para
trabajar, es labor de la líder empezar a crear los procedimientos para cada proceso
del área.
 Capacitación a trabajadores: En el proceso logístico de esta compañía se
evidencia que cada persona va por un rumbo diferente, esto se debe a la falta de
conocimiento y apropiamiento de la labor destinada, las capacitaciones realizadas
periódicamente permiten las personas resuelvan dudas y conozcan al fondo los
procesos de la empresa.
 Despachos certificados: Una estrategia que se puede utilizar para evitar tanto los
troques de mercancía, despachos incompletos o sin documentación es implementar
la certificación aleatoria con el fin de determinar las fallas y la persona que tiene a
cargo la novedad, con el fin de generar retroalimentaciones.
 División de clientes: Es importante lograr una buena comunicación entre nuestros
clientes y los transportistas, esto con el fin de evitar las devoluciones pues el
reproceso genera costos extras para la empresa. Un portafolio con los datos de
entrega, requisitos, horarios y demás requerimientos que sean necesarios para que la
persona que tome el pedido realice la gestión.
 Según el relato existen clientes que son mas prioritarios que otros, se podría optar
por seleccionar clientes exclusivos, que son aquellos que tiene cita de entrega
especifica o consolidados, los cuales tiene una franja horaria más extensa.
 Mayor control de inventarios: Es indispensable que el inventario este actualizado
en todo momento, pues es lo que garantiza el buen cumplimiento a los clientes,
desde el momento en que toman los pedidos, el inventario debe empezar a reservar
productos, actualizando la disponibilidad, bien sea generando reportes varias veces
al día, o implementando un sistema que descuente automáticamente.
 Estimar demanda: Se debe manejar algún tipo de indicador que estime la demanda
que se generara en un aprox de semana, teniendo en cuenta que es producto
perecedero, solo en casos especiales se debe fabricar sobre el tiempo.
 Comunicación: debe haber una conexión en el proceso en general, bien sea por
correos, por chat empresarial, con el fin de dejar una trazabilidad del avance de los
procesos en el transcurso del día.

3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva
descripción del software o sistemas empleados

Las novedades que se presentan en la operación logística de esta empresa podria ser
controlada si se cuenta con un buen sistema que permita realizar un seguimiento en tiempo
real a los movimientos de mercancía, considero que el sistema SAP brinda una solución
para algunos de los problemas que se resaltaron:

 En SAP, al momento de generar la orden de picking para un pedido, este

automáticamente genera una reserva de inventario, lo cual evita que se generen más
ordenes sin stock.
 Cada compañía puede contar con transacciones especiales que permitan descargar
bases de datos de pedidos con rangos de fechas extensos, de esta manera las
personas encargadas no perderán la trazabilidad y pondrán llevar el control de lo
que se ha alistado o lo que hay pendiente.
  SAP permite tener acceso al inventario en cualquier momento, lo cual favorece al
momento de generar consultas.

Existen programas como Power BY que permite la creación de indicadores dinámicos, con
el fin de que la jefe de área pueda generar un estimado en la producción.
Conclusión

Cada área una empresa está compuesta por muchos subprocesos que se conectan entre sí,
de este caso podemos concluir que el liderazgo juega un papel vital en cualquier proceso,
pues si no hay una persona que guie y de un rumbo al equipo de trabajo, las novedades
crecerán, así mismo es responsabilidad de cada trabajador generar una apropiación y
responsabilidad en su proceso, con el fin de que el siguiente no se vea afectado.

La empresa pio pio y mas pio, deber tener como claridad que el cliente es los mas
importante dentro la empresa, es necesario crear planes de acción para lograr fidelización y
resaltar ante la competencia, de no ser así, la quiebra es inminente.