Evidencia 3: Propuesta caso “pio pio y más pio”

Cristian Motta Chaguala

Ficha 2348324

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Gestión Logística
Florencia-Caquetá
2022
 Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es importante

diagnosticar las fallas y errores que pueden entorpecer el correcto funcionamiento de la

empresa. Frente a lo anterior, debe elaborar una propuesta para la solución de problemas en

una empresa, para ello, se debe analizar el caso “Un día en pio pio y más pio”, el cual se

describe más adelante. La evidencia se debe desarrollar con los mismos equipos de trabajo

que se conformaron en las evidencias anteriores, a través del recurso de grupos de trabajo

disponible en la plataforma virtual de aprendizaje.

Para la propuesta debe:

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas mostradas

en el caso propuesto para la evidencia.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando: o La

descripción de los procesos.

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y

transacciones

3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación,

simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del

software o sistemas empleados

 Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas

mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

AREA RESPONSABLE FALLA

Pedidos T A T (Mayoristas y Milena Ausencia de acompañamiento y seguimiento de los
clientes Especiales pedidos de los clientes, generando pérdidas.
Pedidos de Supermercados Erika Falta de comunicación con el área de producción y con
los clientes.
Servicio al Cliente Paula Falta de comunicación con los clientes, confirmación
de pedidos, horarios de recibo y despacho.
Ventas Alex Falta de comunicación con el área de producción e
inventarios para la confirmación de existencias,
además de no realizar seguimiento a facturación y
pedidos
Facturación Falta de compromiso y adecuada revisión de pedidos,
pues de ello depende el alistamiento para el cargue de
la mercancía
Distribución y transporte Sandra Falta de revisión y seguimiento de los procesos desde
el momento del pedido hasta su despacho, además de
la falta de conocimiento de horarios y distribución de
las rutas para los diferentes conductores.
Dirección Gerente Falta de presencia y vigilancia de los procesos de la
compañía, además de falta de análisis en la toma de
decisiones afectando el balance entre tareas y personal
asignado
Producción Ingeniero La falla es la revisión de inventarios y actualización de
los mismos. Además de la falta de compromiso para el
sostenimiento de las existencias en sistema y bodega

4. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

4.1. Descripción de los procesos

Falla: Ausencia de acompañamiento y seguimiento de los pedidos de los clientes, generando

pérdidas, falta de comunicación con el área de producción.

Para la solución de esta problemática se requiere:

- Implementación de software adecuado

- Implementación de inspección a los vendedores y seguimiento de actividades diarias

- Revisión de inventarios

- Conocimiento de los horarios de atención de los diferentes clientes para de esta

manera poder coordinar los repartos sin ningún tipo de retraso.

Falla: Falta de comunicación con los clientes, confirmación de pedidos, horarios de recibo y

despacho.

El servicio al cliente es el encargado de mantener un adecuado control de comunicación del

cliente con la empresa, es la primera persona que recibe al cliente, es decir la cara de la

compañía, se requiere estar alerta para colaborar en lo que los compañeros pudiesen necesitar.

Falla: Falta de comunicación con el área de producción e inventarios para la confirmación

de existencias, además de no realizar seguimiento a facturación y pedidos.

Esta falla del área de ventas es una de las más delicadas pues al momento de realizar pedidos

se debe conocer cuáles son las unidades disponibles para ofrecer al cliente, esta área va

directamente ligada al área de almacenamiento y producción, todas deben estar al pendiente

solicitando reportes periódicos, para la solución de esta falla se recomienda:

- Solicitar inventarios periódicos ( 2 veces al día) antes de visitar los clientes de ruta

- Seguimiento al momento de realizar pedido ( facturación, cargue y horario de

descargue)

- Informe al finalizar cada jornada de las ventas realizadas para su correcta revisión
Falla: Falta de compromiso y adecuada revisión de pedidos, pues de ello depende

alistamiento para el cargue de la mercancía

El área de facturación es la encargada de consolidar y oficializar los pedidos, sin una correcta

revisión y una falta de compromiso los pedidos son enviados de manera errónea, molestando

al cliente más a los grandes puesto que la mercancía se recibe por cantidades facturadas por

peso y precio, para la solución de esta falla se recomienda:

- Personal calificado y concentrado

- Revisión de los pedidos y envío de factura al vendedor para que sea rectificado

- supervisión de los procesos y actividades para ratificar la elaboración de las facturas

Falla: Falta de revisión y seguimiento de los procesos desde el momento del pedido hasta su

despacho, además de la falta de conocimiento de horarios y distribución de las rutas para los

diferentes conductores.

Para lograr el cumplimiento adecuado de los horarios y rutas se debe:

- Tener mínimo 3 vehículos de reparto (1 supermercados 1 clientes especiales 1 tiendas

y mini tiendas)

- Distribución correcta de entregas dependiendo: horarios de recibo, cantidades,

distancias

- Revisión de pedido durante el cargue, teniendo en cuenta que debe ir conductor y

ayudante para la revisión de las direcciones, llamadas de confirmación antes de

arribar al destino

Falla: Falta de presencia y vigilancia de los procesos de la compañía, además de falta de

análisis en la toma de decisiones afectando el balance entre tareas y personal asignado

La gerencia debe estar al pendiente de toda la compañía aún más si esta posee una lista de

clientes tan extensa, debe asegurarse de que los procesos se están llevando a cabo de la

manera adecuada se esta dando respuesta oportuna; para resolver esta falla se propone:

- Realizar reuniones con los diversos departamentos para evaluar resultados

- Realizar revisión diaria de las ventas, entregas e inventarios

- Reacomodar horarios y procesos de producción y almacenamiento

- Observar que departamento se encuentra con menos personal y como puede

fortalecerlo en lugar de realizar recortes.

Falla: La falla es la revisión de inventarios y actualización de los mismos. Además de la falta

de compromiso para el sostenimiento de las existencias en sistema y bodega

Para solucionar esta falla se requiere:

- Ordenar los procesos de producción de modo que se realicen inventarios y

actualizaciones de productos instantáneamente

- Nombrar un encargado del área para que esté al tanto de ordenar la información y

reporte a tiempo a los vendedores.

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

Clientes internos:

Se encuentran trabajando de manera desordenada los tiempos de respuesta deben ser

inmediatos a los siguientes procesos:

 - Producción realiza los cortes, los pesajes, empaquetados y el correcto despacho al

almacenamiento quien debe recibir

- Inmediatamente el departamento logístico de almacenamiento realiza un inventario

que es agregado no solamente a las tarjetas kardex sino al software de la empresa que

debe mantener en línea con el área de ventas.

- Como respuesta inmediata el vendedor realiza la revisión de inventarios para ofrecer

al cliente y pasa el pedido al departamento de facturación y pagos

- Como respuesta inmediata el departamento de facturación y pagos debe realizar la

factura correctamente para que esta llegue al departamento de distribución y

transporte quien realiza el cargue de la mercancía por rutas

- Inmediatamente el departamento de distribución realiza el cargue de la mercancía y

la deja lista para la distribución a ruta.

Observando esta secuencia de procesos su respuesta inmediata debe ser el trabajo en equipo,

puesto que de esta manera se logra que la empresa obtenga buenos resultados, los

trabajadores no tengas estrés laboral por no cumplir a tiempo las tareas establecidas teniendo

más carga y descuidando puntos de trabajo y clientes.

Cliente externo:

Para el cliente externo la respuesta debe ser también inmediata para garantizar la fidelidad y

preferencia

- Contestar llamadas a tiempo

- Buena atención

- Entregas en el tiempo acordado

 - Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y

transacciones

En la redacción no especifica cuantas personas son las encargadas de realizar los procesos de

cargue, despacho y entregas, cuantas son las personas de los departamentos de facturación y

cuantas los auxiliares de los vendedores. Partiendo de esto y suponiendo que faltase personal

y flota podemos decir:

- Contratación de personal auxiliar de cargue:

Contratación de 2 personas encargadas de realizar el cargue, mientras es revisado, y ordenado

en cada vehículo por rutas:

- Costo por empleado $ 1.400.000

- Contratación de personal en área administrativa:

Contratación de auxiliares que se encarguen de colaborar con los procesos de facturación,

pedidos, ordenar información etc.

- Costo por empleado $1.400.000

- Adquisición de vehículos:

En caso de no contar con vehículos suficientes se recomienda realizar la compra de un

vehículo para ello se puede recurrir a la compra de segunda mano o a un crédito de vehículo

en un banco de preferencia.

- Costo de vehículo usado: desde 45.000.000 dependiendo el modelo

 - Costo de vehículo Nuevo: $ 140.000.000

- Si se realiza un crédito de vehículo de realizan pagos mensuales de $ 1.980.000

El costo total de estas adecuaciones seria:

- Empleados sector cargue : $2.800.000

- Empleados administrativos: $ 5.600.000

- Cuota vehículo: $1.980.000

- Total: $10.380.000

Los empleos serán temporales mientras se entregan pedidos atrasados, se captan clientes

nuevamente.

3. Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación,

simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del

software o sistemas empleados

Galdón Software

Software ERP para la industria cárnica y para empresas del sector cárnico. Nuestro ERP

Cárnicas es válido tanto para una fábrica de embutidos como para mayoristas de carne.

Ideal para llevar la trazabilidad cárnica de todo tipo de empresas de carne, carnicerías,

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El Software Cárnicas le permite trabajar con el sector avícola, ovino, bovino, vacuno,

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Funcionalidades principales

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- Partes de producción y despiece

- Control de recepción de materias primas (temperatura, estado, olor, etc.)

- Partes de matanza con información detallada del peso medio por animal, bajas,

granja de origen, mermas, etc.

- Módulo de tele venta. Generación automática de pedidos según preferencias de

clientes.

- APPs para preventa y auto venta, recepción, expedición y movimiento de

mercancía, gestión de repartos, ecommerce profesional B2B, análisis y BI, etc.

- Conexión con básculas y elementos de pesaje.

- Planificación de producción según pedidos de clientes.

- Análisis de costes: directos e indirectos, materias primas, auxiliares, personal y

maquinaria.

- Gestión de granjas y liquidaciones periódicas a granjeros.

- Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control, APPCC.

1. Archivo de clientes

2. Archivo de proveedores
3. Archivo de Articulo

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