ACTIVIDAD DE APRENDISAJE 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

Diagnóstico de Problemas Soluciones Encontradas Cambios Tecnológicos de

Información
Cada área maneja de maneras independientes Programaciones y bitácoras en
sus funciones y responsabilidades con sus Excel o Word - Sistema interno
propios criterios y prioridades. Para poder dar de separación y chequeo en
solución a esta dificultad es necesario crear poket Tener carpetas
Déficit de comunicación entre
unos canales de comunicación efectiva y compartidas o acceso a las
todas las áreas de la empresa
asertiva entre todas las áreas para que programaciones diarias para
a la hora de sincronizar sus
puedan trabajar de la mano y poder solventar que las áreas puedan consultar
procesos
las novedades que se presentan en el día a día cuando sea necesario. Contar
con dispositivos tecnológicos en
las áreas y dependencias
(impresoras, fax, teléfonos, PC)
Es necesario clasificar los tipos de pedidos y Implementar el sistema
de clientes que tienen programados para tecnológico SAP en el cual se
entrega para no mezclarlos con la finalidad puede realizar todo el proceso
de poder centralizarlos y generar entregas del pedido desde su recepción
más efectivas generando mayor hasta su entrega final
cumplimiento y satisfacción a los clientes. A permitiendo hacer seguimiento
Mal distribución de las rutas pesar que no se tenga una flota muy amplia satelital y confirma cuando los
de transporte desde que esta sea bien pedidos sean entregados.
de la compañía.
distribuida se puede cumplir en gran (o Con el aplicativo tendrá
totalidad) lo solicitado por los clientes. mayor control de los
pedidos. Se trabajará con
plannig para gestionar
cargas y vehículos
disponibles.
 En la mayoría de los casos se evidencia que
los funcionarios ya se encuentran trabajando
bajo una gran desmotivación o en su zona de
confort donde no buscan soluciones que
mejoren el proceso de raíz. Se debe generar
Falta de compromiso de parte una sensibilización a todo el personal para
de los funcionarios. que se apropie de su cargo y de las funciones
que este tiene asignadas trayendo consigo
una mejora notoria en todos los demás
procesos y áreas involucradas.
Realizar capacitaciones
constantes sin importar la
distancia o ubicación del
personal por medio de Skype
empresarial. Promover atreves
del desarrollo de una aplicación
interna la mejor comunicación
entre áreas.

A raíz que el inventario se actualiza una sola
vez al día (a primera hora) se corre el riesgo
que al momento de presupuestar o realizar un
pedido esta información ya no sea confiable.
La solución a esta novedad es que el área
encargada realice la actualización de este
inventario mínimo dos veces al día (mañana y
medio día) para con esta información tener
Inventarios Desactualizados.
mayor certeza si se debe generar un plan de
acción oportuno para poder dar el mayor
cumplimiento al cliente.
-Al implementar SAP, permitirá
tener un mayor control de los
inventarios ya que estos se van
actualizando automáticamente
a medida que va saliendo
pedidos. - SAP permitirá tener
un acceso a los consumos y
generar un promedio para
poder tener un stock de
seguridad y no causar
incumplimiento a los clientes.

Errores en los Despachos de
Pedidos.
Se evidencia que se presenta un alto número
de novedades en el despacho de los pedidos.
Para poder minimizar esto es necesario
capacitar adecuadamente el personal para
que realicen una adecuada digitación y los
pedidos lleguen al área encargada de la
separación con las cantidades, referencias y
gramajes solicitados por el cliente. gramajes
solicitados por el cliente.
Correo electrónico y manejo de
WhatsApp corporativo para
tener mayor comunicación con
los clientes.
Enviar los pedidos con sus
respectivas órdenes para no
alterar y tener tiempos muertos
en las entregas por no remitir
este documento. - Con SAP se
realizará un control más
riguroso de la separación de los
pedidos para disminuir los
 errores.

-Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

- La descripción de los procesos.

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y
transacciones.

Al analizar el caso expuesto de la compañía Pio Pio y Mas Pio, se evidencia que tienen
muchos puntos críticos en las operaciones por lo anterior es necesario realizar planes de
acción y cambios en los mismo para que se refleje mejoramiento.

 Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y

algunos clientes que llamamos especiales.

 Telemercaderista: Erika, es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las
personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás
procesos.

 Auxiliar de facturación Caja: Carla, es la persona encargada de revisar los documentos

que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

 Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a primera hora

un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto
manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al Kardex que arroja el
sistema.

 Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la

distribución.

 Servicio al cliente: Paula, debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes.

 Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la programación de las

rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento

de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
  Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.

 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

ingresos y costos de la compañía.

 Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo

de ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.

• Falta de Comunicación: Los funcionarios no trabajan en equipo ni de manera

engranada con las demás áreas de las que depende su proceso. Por esta razón se
presentan múltiples falles y errores. Las áreas al ver las falencias se pasan entre ellas
mismas la responsabilidad del error lo cual dificulta más poder mejorar los resultados.
Esto se da debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los
trabajadores y tal vez no se dan a conocer los valores y políticas internas de la
compañía.

• Falta de Capacitación al Personal: El personal que tiene la compañía es muy

competitivo y se destaca no solo por cumplir con sus funciones si no por tener
conocimientos básicos de otros procesos que se realizan en la compañía. Es importante
poder estabilizar las áreas pero también realizar periódicamente rotaciones por las
diferentes áreas para que todo el personal este en capacidad de poder asumir y
solucionar cualquier proceso que se tenga a cargo. Es muy importante que cada uno
tenga muy presente sus funciones y alcances, pero también conocer a quien recurrir
cuando se presenten dificultades.

• Procesos sin documentar: En la empresa se manejan muchos procesos y

procedimientos internos, los cuales en su mayoría se encuentran documentados, sin
embargo, hay otro tanto que no tiene esto y por esta razón se presentan
frecuentemente errores.

• Despachos sin Revisión: Al presentarse tanto desorden en los procesos los pedidos y
despachos no se realizan correctamente pero tampoco se hace una revisión previa a
hacer el enrutamiento. Por esta razón han incumplido a muchos clientes y en varias
oportunidades los han perdido.

Se recomienda la implementación y el uso de la herramienta tecnológica SAP, sería de gran

utilidad porque es un sistema de información que abarca todo tipo de requerimientos y
necesidades que se presenten dentro de un proceso. Adicional permite un gran uso de bases de
datos y recolección de información para poder consolidar y dar adecuado manejo global de
toda la operación logística de la compañía.