ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7: EVIDENCIA 4 PROPUESTA “CASO PIO

PIO Y MÁS PIO”

APRENDICES:

DANIELA YOKASTA ACEVEDO PERDOMO

DIANA PAOLA PATIÑO ROCHA
ANDRES FELIPE SIERRA MARTINEZ
WILDER DANILO OCHOA MORALES

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

FICHA: 2282668

2021

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  Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

*Relación de inventarios en bodega no se actualiza en tiempo real.

*Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la
falta de compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido va incompleto o con
referencias trocadas.
*Servicio al cliente ineficaz.
*Planificación de estimado de ventas.
*Falta de conocimiento y definición de procesos y responsabilidades por área
y funcionarios.
*Mala comunicación.
*En el área de devoluciones el nivel de devoluciones es alto al finalizar el día.
*Inventarios poco confiables.
*No tienen un stock actualizado.
* No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
*Falta de compromiso de los trabajadores.
*Falta de comunicación entre las áreas.
*Sincronizar horarios de entrada.

 Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados

Es de vital importancia que el inventario de productos en la empresa se mantenga actualizado

en tiempo real ya que muchos de los procesos críticos de la compañía dependen de esta
información, ej: El área de producción debe cargar la información de los nuevos lotes de
productos fabricados para que el área de ventas pueda ofrecerlos a sus clientes y a su vez
pronosticar un posible tiempo de entrega, por su lado el área de alistamiento, recibe órdenes
de compra y debe contar con un dato exacto del nivel de inventarios antes de emitir una orden
de despacho de mercancía, por tal razón como solución a esta problemática se propone el uso
de un software administrativo y contable que permita crear usuarios en todas las áreas para
que puedan acceder a información actualizada relacionada con el nivel de inventarios, generar
traslados, y movimientos, esto con el fin de poder tomar decisiones asertivas que reduzcas
sobrecostos por reprocesos.
Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en línea, informes,
inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que hace parte del
proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos y ver el estado en el que
este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y significativos es decir que son ya
clientes fijos que hay que priorizar, todo manejado desde una plataforma que esté
disponible en línea para que así pueda ser consultada en tiempo real y no permita retrasos
o se les pueda priorizar a tiempo.
El área de servicio al cliente de una compañía debe estar enfocada en resolver las solicitudes

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de los mismos, así como brindar información y recibir retroalimentación sobre las debilidades y
falencias que se presentan en el
desarrollo de los procesos para poder establecer una mejora constante y crear una sensación
de satisfacción en el cliente y construir una relación comercial a largo plazo. Para este punto se
propone una integración y comunicación más significativa del área de servicio al cliente con el
área de calidad de la compañía, con el fin de poder realizar una evaluación y un
acompañamiento a las solicitudes, PQR, y retroalimentación de los clientes para poder realizar
las correcciones necesarias a los procesos que presentan quejas repetitivas e implementar
soluciones eficientes.
Uno de los principales inconvenientes en el área de producción de esta compañía, es que no se
cuenta con un conocimiento o un estudio del nivel aproximado de ventas mensuales,
trimestrales o por épocas del año, que les permita planificar cuanto Stock se debe producir de
cada línea de y así evitar un sobre inventario o inexistencia de algún tipo de producto.
Por esta razón se sugiere solicitar un informe al área de ventas, evaluando su facturación por
producto comparando 2 o más años atrás para poder llegar a una conclusión sobre el estimado
de ventas por temporada que permita alinear la producción con un Stock mínimo de
inventario disponible de acuerdo a cada línea.
Se sugiere que este informe se realice inicialmente cada año y luego se evalué la necesidad de
realizarlo cada 6 meses.
Se debe definir correctamente los roles y responsabilidades de cada área de la empresa, así
como de cada uno de los colaboradores que forman parte de sus equipos de trabajo. Esto con
el fin de mitigar al máximo las falencias en los procesos por desconocimiento de que alguna
parte del proceso deba ser realizado por determinada persona o área.
Para ello se sugiere una evaluación y reestructuración del organigrama interno de la compañía,
definiendo áreas, cargos, responsabilidades y personal encargado de las
mismas; Esta restructuración debe ser socializada a cada uno de los directores de cada área y a
su vez cada líder socializarla con su personal a cargo.
Tener una comunicación más fluida entre las áreas, hacer un uso correcto de las TIC.
Rangos horarios para la entrega de productos al cliente final, ej: entregas en rango horario
entre (8am a 12 pm) (1pm a 6pm), esto con el fin de no incumplir horarios de
entregas puntuales teniendo en cuenta los diferentes factores que deben inferir.
Segmentación de tipos de clientes para poder implementar rutas que permitan realizar las
entregas a cada cliente y no comprometan tiempo de la ruta.
Pedidos con un tiempo mínimo de 12 a 24 horas, teniendo en cuenta el segmento para no
saturar al área de producción.

Tener un stock amplio con los productos más demandados por el cliente que facilite un
buen servicio.

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 * F

Se observa que los inventarios se mantienen desactualizados y de este modo no se logra

cumplir con lo que se ofrece a los clientes. Es importante contar con un inventario actualizado
constantemente así se tendrán datos exactos de las existencias de productos para dar
cumplimiento a la demanda
Se despachan pedidos para locales comerciales de diferentes actividades económicas en el
mismo vehículo, a un cliente se le llega dos veces por día en diferente vehículo, Se despacha u
un pedido en diferentes vehículos.
Para dar solución a este tipo de situaciones se debe establecer un rutero único en el cual se
clasifiquen los supermercados y tiendas por sector y así mismo la selección de camiones
para estas rutas en horarios y días específicos, además seleccionar camiones para cada tipo
de local comercial según su actividad económica, de este modo se entregarán los pedidos a
tiempo en las fechas programadas por los clientes.

 Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la respectiva
descripción del software o sistemas empleados.

El manejo de nuevas tecnologías conlleva a campos inexplorados, pero no debe causar

temor a lo desconocido si no adaptarse y ser parte del cambio sacando provecho de
estas tecnologías a continuación software que pueden llegar a facilitar procesos:

Software recomendado: Paquete

Contable SIIGO. (Software contable y administrativo)
Justificación: Esta herramienta cuenta con acceso a la información e impresión de
inventarios en tiempo real creando varias dependencias que intervengan en los procesos
productivos de la empresa, permitiendo la toma de decisiones más agiles basados en
datos exactos, lo que mitigara sobrecostos, demoras en los procesos e inconformidades
con los clientes.

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También se propone implementar base de datos en Google drive y con esto mejorar la
atención al cliente de manera que se pueda compartir información acerca de reclamos y
solicitudes mediante un correo interno de la compañía.
Tener informe actualizado de las ventas anuales y de ventas por línea de producto.
Por último, para la entrega y despacho de pedidos se debe tener una documentación
digital para cada venta, rangos de horarios de entrega definidos para no tener problemas
con el cliente a la hora de la entrega de sus pedidos.

Bodega no se actualiza en
tiempo real
Relación de inventario en
Bodega no se actualiza en
tiempo