SENA

Servicio Nacional de Aprendizaje

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Presentado por:

SENA
 1. Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Diagnostico de Problemas
Déficit de comunicación entre
todas las áreas de la empresa
a la hora de sincronizar sus
procesos
Mal distribución de las rutas
de la compañía.
Falta de compromiso de parte
de los funcionarios.
Soluciones Encontradas Cambios Tecnológicos de
Información
Cada área maneja de maneras - Programaciones y bitácoras
independientes sus funciones en Excel o Word
y responsabilidades con sus - Sistema interno de
propios criterios y prioridades. separación y chequeo en
Para poder dar solución a esta poket
dificultad es necesario crear - Tener carpetas compartidas
unos canales de comunicación o acceso a las programaciones
efectiva y asertiva entre todas diarias para que las áreas
las áreas para que puedan puedan consultar cuando sea
trabajar de la mano y poder necesario.
solventar las novedades que - Contar con dispositivos
se presentan en el día a día tecnológicos en las áreas y
dependencias (impresoras,
fax, teléfonos ,PC)
Es necesario clasificar los tipos - Implementar el sistema
de pedidos y de clientes que tecnológico SAP en el cual se
tienen programados para puede realizar todo el proceso
entrega para no mezclarlos del pedido desde su recepción
con la finalidad de poder hasta su entrega final
centralizarlos y generar permitiendo hacer
entregas más efectivas seguimiento satelital y
generando mayor confirma cuando los pedidos
cumplimiento y satisfacción a sean entregados.
los clientes. A pesar que no se - Con el aplicativo tendrá
tenga una flota muy amplia de mayor control de los pedidos.
transporte desde que esta sea Se trabajara con plannig para
bien distribuida se puede gestionar cargas y vehículos
cumplir en gran (o totalidad) lo disponibles.
solicitado por los clientes.
En la mayoría de los casos se
evidencia que los funcionarios - Realizar capacitaciones
ya se encuentran trabajando constantes sin importar la
bajo una gran desmotivación o distancia o ubicación del
en su zona de confort donde personal por medio de skype
no buscan soluciones que empresarial.
mejoren el proceso de raíz. Se - Promover atreves del
debe generar una desarrollo de una aplicación
sensibilización a todo el interna la mejor comunicación
personal para que se apropie entre áreas.
de su cargo y de las funciones
que este tiene asignadas
trayendo consigo una mejora
 notoria en todos los demás
procesos y áreas involucradas.
A raíz que el inventario se
actualiza una sola vez al día (a
primera hora) se corre el
riesgo que al momento de
presupuestar o realizar un
pedido esta información ya no
sea confiable. La solución a
esta novedad es que el área
encargada realice la
Inventarios Desactualizados.
actualización de este
inventario mínimo dos veces al
día (mañana y medio día) para
con esta información tener
mayor certeza si se debe
generar un plan de acción
oportuno para poder dar el
mayor cumplimiento al
cliente.
Se evidencia que se presenta
un alto número de novedades
en el despacho de los pedidos.
Para poder minimizar esto es
necesario capacitar
adecuadamente el personal
Errores en los Despachos de
para que realicen una
Pedidos.
adecuada digitación y los
pedidos lleguen al área
encargada de la separación
con las cantidades, referencias
y gramajes solicitados por el
cliente.
- Al implementar SAP,
permitirá tener un mayor
control de los inventarios ya
que estos se van actualizando
automáticamente a medida
que va saliendo pedidos.
- SAP permitirá tener un
acceso a los consumos y
generar un promedio para
poder tener un stock de
seguridad y no causar
incumplimiento a los clientes.
- Correo electrónico y manejo
de WhatsApp corporativo para
tener mayor comunicación con
los clientes.
- Enviar los pedidos con sus
respectivas órdenes para no
alterar y tener tiempos
muertos en las entregas por
no remitir este documento.
- Con SAP se realizará un
control más riguroso de la
separación de los pedidos para
disminuir los errores.

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

- La descripción de los procesos.

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.

Al analizar el caso expuesto de la compañía Pio Pio y Mas Pio, se evidencia que tienen muchos
puntos críticos en las operaciones por lo anterior es necesario realizar planes de acción y cambios
en los mismo para que se refleje mejoramiento.

 Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos

clientes que llamamos especiales.
 Telemercaderista: Erika, es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las
personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás
procesos.

 Auxiliar de facturación Caja: Carla, es la persona encargada de revisar los documentos

que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

 Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a primera hora un

inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado
como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.

 Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la

distribución.

 Servicio al cliente: Paula, debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes.

 Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la programación de las rutas

de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de

los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.

 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

ingresos y costos de la compañía.

 Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de

ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.

 Falta de Comunicación: Los funcionarios no trabajan en equipo ni de manera engranada

con las demás áreas de las que depende su proceso. Por esta razón se presentan múltiples
falles y errores. Las áreas al ver las falencias se pasan entre ellas mismas la responsabilidad
del error lo cual dificulta más poder mejorar los resultados. Esto se da debido a la falta de
culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y tal vez no se dan a conocer
los valores y políticas internas de la compañía.

 Falta de Capacitación al Personal: El personal que tiene la compañía es muy competitivo

y se destaca no solo por cumplir con sus funciones si no por tener conocimientos básicos
de otros procesos que se realizan en la compañía. Es importante poder estabilizar las áreas
pero también realizar periódicamente rotaciones por las diferentes áreas para que todo el
personal este en capacidad de poder asumir y solucionar cualquier proceso que se tenga a
cargo. Es muy importante que cada uno tenga muy presente sus funciones y alcances pero
también conocer a quien recurrir cuando se presenten dificultades.
  Procesos sin documentar: En la empresa se manejan muchos procesos y procedimientos
internos, los cuales en su mayoría se encuentran documentados, sin embargo hay otro
tanto que no tiene esto y por esta razón se presentan frecuentemente errores.

 Despachos sin Revisión: Al presentarse tanto desorden en los procesos los pedidos y
despachos no se realizan correctamente pero tampoco se hace una revisión previa a hacer
el enrutamiento. Por esta razón han incumplido a muchos clientes y en varias
oportunidades los han perdido.

Se recomienda la implementación y el uso de la herramienta tecnológica SAP, sería de gran

utilidad porque es un sistema de información que abarca todo tipo de requerimientos y
necesidades que se presenten dentro de un proceso. Adicional permite un gran uso de bases de
datos y recolección de información para poder consolidar y dar adecuado manejo global de toda la
operación logística de la compañía.

Bibliografía:

- https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-108560994-dt-content-rid-
194682631_4/institution/SENA/Ventas/822202/Contenido/DocArtic/Evidencia_4_Propues
ta_Caso_pio_pio_y_mas_pio.pdf
- https://www.sap.com/latinamerica/about.html