N° NOMBRE DEL DOCUMENTO

1 Titulo del documento

2 CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS DE PROVEEDORES

4 CUADRO CAJA MENOR

 EN CASO FISICO, INDICAR EN CASO DIGITAL, INDICAR
SOPORTE DOCUMENTAL EL LUGAR DONDE SE LA PLATAFORMA DONDE
ENCUENTRA ARCHIVADO SE ALMACENA

SAP, SAG, SharePoint, etc

Fisico Archivo de gestión SAP

FISICO Y/O DIGITAL Carpeta Compartida

Archivo de gestión
DESCRIBA EL MOTIVO POR EL CUAL SE DEBA CONSERVAR
EL DOCUMENTO

Detallar la razón del almacenamiento, ejemplo: "se debe

almacenar por temas legales o por consulta"

Se almacena por temas administrativos y comtables

Se almacena por temas administrativos y comtables por

alguna auditoria
 DESCRIBA EL FLUJO DEL DOCUMENTO DESDE SU GENERACIÓN HASTA QUE SE ARCHIVA

Describir el ciclo de vida del documento.

Se recibe las cuentas de cobros o facturas de proveedores de acuerdo al servicio que prestan en la empresa,
teniendo en cuenta el periodo contable para las mismas. Estas se revisan para verificar si estan bien elaboradas
para continual con el proceso de cargarlas a SAP, se notifica con un correo para que sea aceptada y liberada,
cuando este proceso se cumpla se envian de forma fisica al area contable para continuar su tramite de
contabilizacion hasta llegar al area de tesoreria para ser pagada, de cada una de estas se guarda una copia
para tener soporte.

se entrega dinero soportados con un recibo de comprobante de gastos firmado por la perona que se hace
responsable de dicho dinero hasta que legaliza el gasto, se lleva una contabilidad de los mismos en fisico y
archivo en excel para posteriormente cargarlos en sap y hacer la caja menor autorizada y validad en el primer
momento por el supervisor de operaciones y luego revisada para su visto bueno por el jefe de flota propia hasta
llegar a las manos de tesoreria para que sea rembolsado el dinero soportado y legalizado a caja menor loma
taller.
 ¿PORQUE ES NECESARIO QUE
¿QUE USUARIOS PUEDEN
ESTOS USUARIOS TENGAN
ACCEDER ESTE DOCUMENTO?
ACCESO AL DOCUMENTO?

Escribir los cargos autorizados para Describir las razones de

la consulta del documento consultas o acceso al documento

Acceden a revisar el Cordinador de

Operaciones, Jefe de Flota
Propia,Supervisor de Controlan y verifican cada
Operaciones,Gerente de proceso
Operaciones, Contabilidad
Tesoreria.

Administrativa de operacios, Para hacer arqueo de la cajay

Supervisor de operaciones. validar gastos en soportes
 INDICAR EL TIEMPO TIEMPO DE
CANTIDAD DE VECES DE
MÁXIMO DE RESPUESTA RETENCIÓN EN EL
CONSULTA DEL DOCUMENTO
PARA ACCEDER AL ARCHIVO DE
EN ARCHIVO GESTIÓN
DOCUMENTO FISICO GESTIÓN

"En Tiempo que el

"Si solicito este documento
promedio/aproximadamente documento dura
fisico requiero acceder a él
se esta consultado 3 veces al almacenado en el
maximo, dos días después "
mes" área

Las veces que se requiera De tres a cuatro dias Anual

las que se requieran

¿LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN EN
SI ES POR DECISIÓN DEL ÁREA
EL ARCHIVO DE GESTIÓN SE DEBE
EXPLIQUE EL PORQUE DE ESTOS
A CUMPLIMIENTO LEGAL O
TIEMPOS
DECISIÓN DEL ÁREA?

Explicar porque se mantiene los

documentos en el tiempo
establecido

Cumplimiento legal / normativo

 ANEXOS ENCARGADO OBSERVACIONES

¿El documento se almacena -El responsable del

solo o se adjunta a otros? documento
(soportes). Indicar cuales

Administrativa
Se archivan y/o almacenan
operaciones

Administrativa
operaciones

Se archivan y/o almacenan

 ¿LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN EN SI ES POR DECISIÓN DE LA
TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL SON POR EMPRESA EXPLIQUE EL
ARCHIVO CENTRAL CUMPLIMIENTO LEGAL O DECISIÓN DE PORQUE DE ESTOS
LA EMPRESA? TIEMPOS

Un Año
CANTIDAD DE VECES DE
CONSULTAS EN UBICACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ARCHIVO CENTRAL
Digital Archivo de gesCumplimiento legal / normativo
Fisico Archivo CentraDecisión de la empresa / área
Digital y FisicoAmbos