SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION

FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TUTOR:
MAGDA GABRIELA VICTORIA

APRENDIZ:
ANGIE KATHERINE MURCIA BARRERA

CURSO VIRTUAL:
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNOLABORAL

JULIO/2020
 QUE ES VALORACION DOCUMENTAL

Se describe como el ciclo del procedimiento archivístico el cual radica en analizar y

establecer los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de
transferencia, acceso, conservación o eliminación ya sea parcial o total.
Estos deben mostrar que los documentos tienen diferentes valores de acuerdo a la
función por la que fueron creados. Para saber cuáles son estos valores es necesario
realizar un estudio de las series documentales que componen el documento que lo genera
estos valores pueden estar asociados a su uso inmediato o a su utilidad en el tiempo.
Los documentos pueden tener un valor legal, jurídico, fiscal, histórico, científico o cultural
que de acuerdo con éstos, se debe determinar la conservación permanente en su
totalidad, parcial, temporal o la eliminación de los documentos.

Aspectos que deben considerar en la valoración de los

documentos:
 Determinar su uso
 Establecer los vínculos con otros documentos
 Considerar la amplia variedad de usos
 Estipular los requisitos legales o administrativos
 Fijar períodos de conservación
Ejemplos de tipos documentales:
1. INFORMES:
Valoración documental: Contiene información de valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal y contable, por cuanto comunican los estados de la empresa.
Disposición Final: Una vez cumplido el período de retención en el archivo de
gestión y central se transfiere al archivo histórico.

2. LIBROS CONTABLES:
Valoración documental: Son de valor contable, administrativo, legal o fiscal
estos se conservan porque son de requerimiento de los entes de control como
por ejemplo las auditorias.
Disposición Final: Los empresarios deben conservar sus libros de
contabilidad correspondencia documentación y justificantes referentes a su
negocio, debidamente ordenados en orden consecutivo del más antiguo al más
reciente.

3. HISTORIAS LABORALES:
Valoración documental: Son documentos complejos, en su interior hay existen
las afiliaciones a seguridad social, contratos, ascensos, descargos, etc. Por
esto poseen valores administrativos, técnicos, contables o legales.
Disposición Final: Se pueden conservar el tiempo que la organización tenga
establecido sus manuales de documentación o realizar su posterior destrucción
o devolución de documentos a la persona que laboro en dicha entidad.

4. ACTAS DE JUNTAS:
Valoración documental: Se conservan porque ahí se conciben las
trascendentales decisiones para plasmar mejoras en las empresas o
seguimiento a actividades realizadas con anterioridad, por eso tienen valor
administrativo, fiscal, legal y contable.
Disposición Final: Después que se cumpla el tiempo de custodia en el archivo
de gestión estos documentos se trasladan al archivo central, se puede
conservar una copia de forma digital en caso que consulta, cumplido su tiempo
en el archivo central se dirige al archivo histórico.
5. NOMINAS:
Valoración documental: Son todos los documentos que se producen durante la
relación laboral entre empleado y empleador que identifican las retribuciones
realizadas al trabajador u organizaciones en caso de las empresas que
trabajan con outsourcing a las cuales se halla afiliado.
Disposición Final: Después del tiempo de retención documental estos pasan al
archivo de gestión y después al archivo central de la empresa.

6. CONTRATOS:
Valoración documental: Estos documentos son carácter administrativo, legal,
fiscal y contable se conservan los formatos originales ya que sirve como
evidencia ante la ley o cualquier otra entidad que los solicite en caso de alguna
anomalía o controles de auditorías.
Disposición Final: Después de permanecer en el archivo de gestión y central se
transfiere al archivo histórico de manera indefinida o según los procedimientos
establecidos en la empresa en cuanto al manejo de la documentación.