SESIÓN NRO.

06: CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

SESIÓN Nro. 06: CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

OBJETIVO:
• Conocer el ciclo de vida de los documentos usados en la oficina.

1. DEFINICIÓN
Son las etapas por las que
sucesivamente atraviesan
los documentos desde que
Ver Video 6.1 se producen en el archivo
VIDEO DE REFERENCIA de gestión y pasan por el
FUENTE EXTERNA
archivo central y/o
intermedio, hasta que se
eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Dentro de la gestión de los documentos en las
empresas o instituciones, sea da a partir del
nacimiento de alguna de ellas. Para el desarrollo
de esta temática es necesario conocer dentro de
esta administración de documentos, el ciclo de
vida documental, que será a partir de entonces
cuando se detecta que el documento generado
pasará por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guarda definitiva, según los valores
que contengan.

2. FASES DEL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Ver Video 6.2

VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA

A. ARCHIVO DE TRÁMITE (FASE ACTIVA)

Este tipo de archivo llamado también de Gestión está formado por los documentos del año en curso, y
los documentos de años anteriores que también mantengan vigencia. Los documentos que se
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encuentran pendientes de respuesta o solución para el asunto de que se trate y al cual se hace
referencia con regularidad. El tipo de archivo se adaptará a ellos y, por lo tanto, los documentos activos
se situarán en archivadores o en armarios de fácil acceso, dado que su uso será frecuente.

Documentos de
Documentos de información
entrada Documentos de gestión
Documentos personales
ARCHIVO
ACTIVO
Documentos
Correspondenci contestados
a de salida Documentos pendientes
de respuesta

B. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN O CENTRAL (FASE SEMIACTIVA)

Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta, aunque
no frecuente, en este caso, aunque la documentación se haya tramitado y obtenido respuesta, se tiene
que seguir guardando, porque puede ser objeto da alguna consulta, aunque con menos frecuencia que
en la primera etapa. En general un documento se clasifica como semiactivo si se utiliza
aproximadamente una vez al mes.

Correspondencia

Documentos del departamento de personal

Contrato de compra venta, arrendamiento

ARCHIVO
Facturas: de venta, de compra
SEMIACTIVO

Documentos contables

Documentos fiscales

Documentos bancarios

C. ARCHIVO HISTÓRICO (FASE INACTIVA)

Está formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en
ambiente diferente al archivo activo y que mantenga su valor documental, informativo o histórico que
por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo. En este caso, el documento que se
guarda ya está cerrado y solo se consultara cuando se necesite una información muy precisa. Se
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considera que un archivo es pasivo o inactivo si se hace referencia al menos de diez veces al año. A
partir de ese plazo su activación y conservación serán consideradas definitivas.

DOCUMENTOS FISCALES
ARCHIVO
PASIVO
ARCHIVO HISTORICO

3. TRANSFERENCIA

Transcurrido cierto tiempo. La documentación o correspondencia pierde actualidad y debe ser archivada
para que no entorpezca la consulta y utilización de documentos más recientes, que mantienen su vigencia.
De esta forma se evita la pérdida de fluidez por sobrecarga de documentos que ya deberían figurar en el
grupo siguiente. El acto de pasar la correspondencia y documentación del archivo activo al semiactivo y de
este último al pasivo se denomina transferencia. Es habitual que las empresas tengan organizada una
transferencia total por periodos, según el volumen de documentos acumulados esa periodicidad puede ser
mensual bimensual trimestral, etc.

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4. ELIMINACIÓN

Es el proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido el valor Administrativo,
Jurídico, fiscal o Contable y que no tienen valor histórico o que CARECEN de Importancia para La
Investigación, la Ciencia y la Tecnología.

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5. DOCUMENTOS QUE SE CONSIDERAN COMO VALORES PRIMARIOS

A. ADMINISTRATIVOS
Son los documentos generados o recibidos en la oficina en función de las actividades de las aéreas
administrativas, el valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos.
Ejemplos: Oficios, tarjetas informativas, memorándums, trámites relacionados con proyectos,
informes reportes de actividades, minutas de reuniones, actas administrativas, etc.
Su conservación es por un periodo de 7 años, de 2 a 3 años en archivo de trámite, el resto en
concentración.

B. VALOR FISCAL O CONTABLE

Valor que tienen los documentos que sirven de justificación y comprobación de las operaciones
contables, o sirven de testimonio de obligaciones tributarias, registro de relaciones con la institución
pública.
Ejemplos: Impuestos, facturas, registros contables, nominas libros de contabilidad, pólizas de cheques,
estados financieros.
Su conservación es por un periodo de 12 años, de a 3 a 6 en archivo de trámite, y el resto en
concentración.

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C. VALOR LEGAL
Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a
derechos u obligaciones legales o jurídicas, registros de trámites jurídicos.
Ejemplos: Propiedad, labores, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos.
Su conservación en el archivo será hasta la resolución del asunto, una vez culminado pasará a
concentración.

D. VALOR TÉCNICO
Es aquel que evidencia las acciones de las áreas operativas a través de los documentos técnicos.
Ejemplos: estudios programas, dictámenes, investigaciones, proyectos.

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6. VALORES SECUNDARIOS
A. VALOR EVIDENCIAL
Documentos que adquieren valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles.

B. VALOR TESTIMONIAL
Documentos que dan testimonio de aspectos de la evolución de la institución.
Ejemplos: metas gerenciales, proyectos aprobados de parte de gobiernos regionales etc.

Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias
forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo, las normas legales, boletines
oficiales, diarios, publicaciones, periódicos, etc. Si bien son documentos NO HAN SIDO PRODUCIDOS
POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos
exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán solo mientras nos sean útiles. Estos
documentos deben separarse de nuestro archivo.