EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA

FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA

ALBA LIDIA CHINDOY

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

2561441
EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA
FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA

ALBA LIDIA CHINDOY

YURY MARCELA CRIOLLO

INSTRUCTORA DE CONTABILIDAD

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

2561441
EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA
FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA

La palabra archivo la podemos definir como un conjunto ordenado de documentos

conservados los documentos elaborados y recibidos, por una entidad como
consecuencia de la realización de sus actividades. También hace referencia al fondo
documental de documentos recibidos o producidos por una persona física o jurídica
en el ejercicio de sus actividades, en el lugar donde se custodian los fondos de la
institución en custodia.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

El archivo administrativo es el archivo vigente, activo que guarda con carácter

temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones
a la cual pertenecen.

Son fuentes de complementos de los archivos centrales, provinciales y municipales:

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
1.Permanentes o maestros:
Estos contienen información que varia poco, en algunos casos es preciso
actualizarlos periódicamente.
2.De movimientos se acercan para actualizar los archivos maestros: Sus registros
son de tres tipos; altas, bajas y modificaciones.
3.De maniobra o trabajo; Tienen una vida limitada normalmente menor que la
duración de la ejecución de un programa, se utilizan como auxiliares de los
anteriores.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
Es el que custodia y gestiona fondos documentales para la tercera etapa o edad de
los documentos del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del
correspondiente comité de archivos debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura

CLASES DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Archivo de Gestión: Comprende toda la

documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión

administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para
luego decidir su traslado al archivo central
CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
conjunto de documentos producidas por personas naturales o jurídicas, públicas o
privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. los mismos
son conservados, clasificados, organizados y administrados.

• Nombre y extensión.
• Contienen diferente información archivo de texto, de imagen, de audio y de
video.
• Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma
jerárquica.
• No puede haber archivos con el mismo nombre Y extensión en la misma
carpeta.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

Es la unidad que administra, custodia y conserva

en buen estado los documentos de cualquier tipo o valor administrativo legal,
permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas o entidades.

Tipos de archivos y sus documentos

Existen al menos dos criterios primordiales para tipificar los archivos documentales
que se pueden clasificar de las siguientes formas:

Por su organización
Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de
manera específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele
llamarse propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con
personal especializado encargado de realizar las labores de conservación,
organización, acceso y destrucción del archivo.
Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a esta
dependencia para solicitarlo.

Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de

tu compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su
clasificación y manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que
tengas dependencias internas como «archivo de contabilidad», «archivo de
almacén», «archivo de recursos humanos», etcétera, pero no necesariamente
cuentas con personal especializado.
Por su independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise y
unifique los métodos de manejo documental en cada área de la empresa.

Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias,

pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los
conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por departamento, como
en los de «archivo central».
Este método permite contar con disponibilidad de los documentos en cada área de
tu empresa sin perder la posibilidad de tener un archivo histórico central donde se
almacenen los papeles menos utilizados.
Por su frecuencia de uso

Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa.

• Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente

y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La
mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen
vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es
por eso que deberán permanecer accesibles.
• Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado
su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo
fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar
cuenta de las operaciones realizadas.
• Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos
que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía,
pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o
incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de
conservación.

Otras clasificaciones:

Un archivo también se puede clasificar de acuerdo con las necesidades propias de

la empresa. Por ejemplo, en cada área puede existir una clasificación personal para
cada colaborador. Es el caso de los departamentos de ventas, donde cada vendedor
tiene su cartera de clientes.
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS:

Planeación:

Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información,

teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta
etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y
objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la
gestión documental.

Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y
categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos
en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación,
estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de
tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o
ahorro de recursos.

Gestión y trámite:

Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su

incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene
en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel
de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

Organización:

Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de
una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental,
valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo
de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y
almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.
Transferencia:

Políticas de transferencia de los documentos en su fase de

archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura,
conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

Disposición de documentos:

Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en

pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y
valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de
cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de
establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo
durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito
de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los
medios y formas para la conservación de la información.

Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y
secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa
y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.