WIKI: "VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS”
TIPOS DOCUMENTALES VALORACIÓN DOCUMENTAL
En estos documentos reposan las
decisiones más relevantes
tomadas por sus integrantes, que
ACTAS (JUNTA DIRECTIVA) resultan importantes para la
compañía, es por ello que poseen
un valor administrativo, legal,
contable y fiscal
Su valor radica en la importancia
para el área contable de una
entidad, así como para la parte
administrativa, legal, técnica y
LIBROS DE CONTABILIDAD
fiscal. La conservación de los
mismos se basa en los
requerimientos de las entidades
de control Nacionales
En este tipo de documentos se
especifican las instrucciones y
responsabilidades del trabajo o
MANUAL DE FUNCIONES
labor a ejecutar
Es un documento en el cual se
detallan las actividades
planteadas del día a día, teniendo
INFORME DE ACTIVIDADES
en cuenta los registros de
producción, costos, gastos,
exámenes, y hasta la contabilidad
Es un documento de carácter
administrativo, legal y contable,
en el cual se deja constancia por
CONTRATOS escrito el recibimiento o
prestación de un bien o servicio,
asimismo, este documento sirve
como testimonio ante la Ley
Se entienden como aquellas
unidades documentales donde se
lleva un control y registro de
seguridad social, contratos,
HISTORIAS LABORALES
memorandos, exámenes, entre
otros, del personal de la empresa,
es por ello que resultan de gran
importancia para el área
DISPOSICIÓN FINAL
Apenas se cumpla el tiempo de
conservación en el archivo de
gestión, pasa al archivo central, en
donde se realiza la digitalización,
con el fin de poder consultarlos.
Posterior a ello, al cumplir el
tiempo, pasa al archivo histórico
Todo comerciante legalmente
constituido debe conservar sus
libros contables, documentación y
justificaciones necesarias de su
empresa, de una manera ordenada
y por una periodicidad de 6 años,
esto según la Cámara de Comercio
de Colombia.
Tiene como periodo de vigencia 3
años en el archivo de gestión de la
empresa, a manera de soporte. Su
destrucción puede ser llevada a
cabo si es soportado
anteriormente con un acta
Permanecerá en el archivo de
gestión de 2 años, y
posteriormente 5 años en el
archivo central
Se recomienda mantener
guardados estos archivos hasta por
10 años, según la Ley Orgánica
7/2012
Hasta la última consulta del
documento, el mismo se puede
conservar hasta por 90 años.