MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO

COORDINADOR DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ARCHIVO (2 Personas) PROCESO ALMACENAMIENTO Y GESTION DE DOCUMENTOS REPORTA A: JEFE DE TALENTO HUMANO CARGOS QUE LE REPORTAN: Practicantes y/o Asistentes del Sena Archivo.

de

OBJETIVO DEL CARGO 1. Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes Documentos que son archivados, para prestar un servicio oportuno a los diferentes clientes cuando se solicite información, almacenando los documentos de una manera organizada y estandarizada para facilitar la consulta. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o EDUCACIÓN Técnico de Archivo Certificaciones. FORMACIÓN Mínimo 3 años en funciones Referencias y EXPERIENCIA relacionadas con el certificación laboral. Archivo CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Descuento. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer toda la documentación generada por la actividad de los diferentes procesos, para que esta sea clasificada y organizada de manera central Coordinar con el Proveedor de Empaste de los diferentes documentos, el empaste de los egresos, los recibos de Caja y los Listados por Descuento, efectuar la verificación de estos trabajos. Clasificar y ordenar los documentos a almacenar con el objetivo de facilitar las consultas. Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes internos, que solicitan información al Centro de Almacenamiento Documental.

FUNCIONES revisar, Almacenar y Disponer las Libranzas revisar, Almacenar y Disponer los Egresos. revisar, Almacenar y Disponer los Recibos de Cajas. revisar, Almacenar y Disponer las Notas Crédito y Débito revisar, Almacenar y Disponer los Listados por

Tránsito. Las competencias para este cargo. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responde por el manejo general del Archivo. Responde por el Inventario de artículos de oficina. Maribel. Efectuar las órdenes de compra de los materiales. Caída al mismo nivel. el material solicitado. 14. equipos y herramientas de oficina que se necesiten. o cualquier otro insumo que se necesite para el desarrollo de actividades que se llevan a cabo en los procesos de las entidades. 16. Responder por cualquier actividad relacionada con el manejo y organización de los Depósitos de Archivo. COMPETENCIAS Definir con la Dra. Movimientos repetitivos. COORDINADOR DE ARCHIVO Verificar el estado de las instalaciones del archivo y en caso de solicitar adecuaciones solicitarlas al Jefe Inmediato. Monitorear diariamente el estado de los documentos (preservación) en los depósitos de archivo. suministrar oportunamente a los diferentes procesos. . y en caso de detectar anomalías avisar al Jefe inmediato 12. Realizar las cotizaciones de los materiales y equipos o herramientas de oficina para presentar a la Gerencia 15. papelería y artículos de oficina.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO 10. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Golpeado por o contra. clientes internos. 13. 11. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Incendio Posiciones sentadas prolongadas.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO __________________ _____________________ COORDINADOR DE ARCHIVO Aprobado Realizado por talento humano Gerencia IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: AUXILIAR DE COORDINADOR TALNTO HUMANO ARCHIVO AREA .

procedimientos y sistemas de archivo. Relaciones humanas y atención al público. a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de las diferentes áreas de la empresa. ( Archivistica ) Técnicas. Expedientes y demás información.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO ARC HIVO COORDINADOR DE ARCHIVO OBJETIVO DEL CARGO Resguardar documentos. Entrevista y Pruebas Psicológicas. Procedimientos de oficina. Libranzas. Sistemas ( Excel y Word) FORMACIÓN Certificaciones. EXPERIENCIA Referencias y certificación laboral. Empatica. Amable. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Técnico en Administración Diploma o EDUCACIÓN Documental Certificaciones. archivo y custodia de documentos. Actitud de Servicio. CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD . Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo. Software interno de la empresa. organizando y ejecutando actividades de clasificación.

FUNCION Controlar la entrega de documentos solicitados por las diferentes áreas de la empresa. según las normas establecidas Velar por el cumplimiento de los reglamentos. Sentar la información detallada en el libro de préstamos de documentos originales para consulta. restauración y mantenimiento de la documentación Proporcionar información del material archivado. Realizar acta de entrega cuando el documento es original Sacar fotocopia del documento cuando se requiera. Suministrar documentos a los funcionarios de las diferentes áreas previa autorización del jefe inmediato. Clasificar las libranzas en orden alfabético por cliente Identificar las carpetas donde va a ser archivado el documento Archivar los documentos de acuerdo a los parámetros establecidos. • • • • • . FUNCION COORDINADOR DE ARCHIVO • • • • • • • • • • • • Coordinar y controlar la recepción de la documentación Recibir las novedades (Libranzas) para archivar. Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo. para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado. Recursiva.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO Organizado. Velar por la conservación. Ubicar las carpetas en sus respectivos archivadores Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de caja) Revisar los documentos contables que estén en orden consecutivo para enviarlo a empastar. normas y procedimientos del área Realizar inventarios de archivos.

chequeo del libro para verificar la fecha de vencimiento de entrega ( 3 días Hábiles) • Velar por el cumplimiento de los reglamentos. Realizar devoluciones de artículos cuando haya inconformidad de estos. Realizar inventario mensual de la mercancía en stock Cotizar y comprar previamente autorizadas las medicinas para mantener dotado el botiquín FUNCION Realizar pedidos de papelería membreteada utilizada por las • • • • • • • • • • • • • • . normas y procedimientos del área FUNCION Realizar cotizaciones y compras de útiles de oficina Solicitar mensualmente a las diferentes áreas el requerimiento de papelería Enviar a Auditoria los diferentes requerimientos para la previa revisión de la mismo. Consolidar los requerimientos recibidos Enviar por correo electrónico o por fax el consolidado de la papelería a los diferentes proveedores para la cotización respectiva Remitir las cotizaciones a la Dirección administrativa para Visto Bueno de la orden de compra Enviar por correo electrónico o fax la orden de compra autorizada por alguno de los socios. al proveedor seleccionado Recibir la mercancía y verificar junto con auditoria el pedido Remitir la factura autorizada a contabilidad para causación y cancelación Informar al proveedor para entrega del pago. Clasificar la mercancía y ordenarla por áreas en la estantería Entregar de acuerdo a la solicitud de cada área.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO • Revisar los controles de préstamos mediante inventarios de documentos.

Mueble con Papelería.) de fácil uso. Pagos Net. Equipos y herramientas ( Archivador Rodante. paz y salvo. Notas contables. hojas membreteadas para certificados. hojas de clientes de las diferentes sociedades. Solicita al proveedor talonarios de libranzas. . Relaciones humanas y atención al público. DESTREZAS EN: Clasificación y ordenación de material a archivar. RESPONSABILIDAD MATERIALES: Maneja constantemente Documentos (Libranzas.). Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al requerimiento por medio de servicios especializados de mensajería COMPETENCIAS Y HABILIDADES HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados. Clasificar de acuerdo a las sociedades. Redactar informes sencillos de oficina Seguir instrucciones orales y escritas. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Técnicas actualizadas de archivo. Recibos de caja. Técnicas de supervisión y control. siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente documentos medianamente complejos. Dar instrucciones en forma clara y precisa. Comprobantes de egreso. Pagos directos. documentos de entrega y de recibo. Escritorio. Materiales. siendo su responsabilidad indirecta. Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de libranzas para las sucursales.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO • • • • diferentes áreas. Estantería. Computador. Manejo de archivo y kardex. Teléfono. sucursales y tipo de documento. Botiquín.

exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. Humedad. Conflictos ES interpersonales. S Movimientos repetitivos. Flexiones de piernas . RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo relativo al área. exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. Golpeado por o contra. ERGONÓMICO Posiciones prolongadas de pie y sentado. RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de archivo. Caída al mismo nivel. Incendio BIOLOGICOS Ácaros. a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área. Monotonía de la tarea. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIAL Alto Ritmo de Trabajo. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto. Polvo. en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica de Auditoria. mejorar métodos o establecer técnicas y estándares. a nivel operativo. Contacto indirecto ( alta y baja SEGURIDAD tensión).MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y Documentos. DE Tránsito.

conocimientos de vías Certificaciones Referencias y certificación laboral ...MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO y brazos. FORMACIÓN EXPERIENCIA Cursando carrera técnica Mínimo 1 año en cargos similares. COORDINADOR DE ARCHIVO __________________ _____________________ Aprobado Realizado por talento humano Gerencia IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: MENSAJERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Gestionar ante las diferentes entidades los requerimientos solicitados por las áreas contribuyendo al normal funcionamiento de la empresa. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o Certificaciones EDUCACIÓN Bachiller.

. Diligente. Cuidadoso. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencia HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV Excelencia 5 EN EL CARGO CORPORATIVAS Compromiso 5 EN EL CARGO ( DE LA EMPRESA) Respeto 5 EN EL CARGO Efectividad 5 EN EL CARGO Rapidez 5 EN EL CARGO Pro actividad 5 EN EL CARGO Organización 5 EN EL CARGO Recursividad 5 EN EL CARGO GENÉRICAS Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO ( DEL CARGO) Memoria 5 EN EL CARGO Precavido 5 EN EL CARGO Agilidad 5 EN EL CARGO Solución de 4 EN EL CARGO Problemas: NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de 5 esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles 3 aceptables 70%. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa con el fin de recaudarlo oportunamente. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de actividades de la empresa. 4. Leal. Paciencia. 3. 5.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO y conduciendo moto. Prudencia. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad 7. 2. COORDINADOR DE ARCHIVO CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO Entrevista y Pruebas Psicológicas FUNCIONES 1.. 6. Capacidad para enrutar. mostrando el respectivo soporte para llevar el control sobre estas. Agilidad mental.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO 2 1 COORDINADOR DE ARCHIVO EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. Monotonía de la tarea. NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa. Movimientos repetitivos. Golpeado por o contra. Caída al mismo nivel. Atraco. tránsito. . Contabilidad. Incendio Posiciones sentadas prolongadas. Facturación AUTORIDAD No Aplica RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO FÍSICOS QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Alto Ritmo de Trabajo. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). RESPONSABILIDADES Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo) Transacciones Bancarias ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Compras. Ruido. Conflictos interpersonales. Talento Humano. Presupuesto. Secuestro y Asesinato.

4. Atenta. Reciprocidad. Certificaciones Referencias y certificación laboral Entrevista y Pruebas Psicológicas EXPERIENCIA CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO 1. FUNCIONES Mantener aseada el área interna de las instalaciones utilizando los implementos adecuados para preservar la buena imagen de la empresa. PERFIL DEL CARGO METODO DE DESCRIPCION REQUISITO VERIFICACION Diploma o Bachiller EDUCACIÓN Certificaciones FORMACIÓN Atención a clientes. 3. 2. Limpiar minuciosamente los equipos y muebles de oficina para la preservación y buena presentación de estos. Organizar el área de cafetería. Mantener un stock mínimo de insumos de aseo y cafetería. 7. Preparación de bebidas de cafetería Mínimo 1 año de experiencia en funciones similares Servicial. 6. Cuidadosa. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencias HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV . Atender los requerimientos de cafetería teniendo en cuenta las necesidades del personal el cual le permita brindar un buen servicio. ubicando en el sitio adecuado los insumos a utilizar para tener fácil acceso al momento de necesitarlos. Empática. Cumplir con las responsabilidades del sistema de Gestión de calidad.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CARGOS QUE LE ÁREA: REPORTAN: SERVICIOS GENERALES NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Mantener aseadas las instalaciones internas de la empresa y atender al personal interno y visitantes en lo relacionado con cafetería. 5. revisando periódicamente las provisiones para el normal funcionamiento de esta área. Amable.

Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Caída al mismo nivel.. Monotonía de la tarea. . Secuestro y Asesinato. Movimientos repetitivos. Atraco. Conflictos interpersonales. RESPONSABILIDADES Mantener aseada la infraestructura de la Empresa. Dirección Administrativa y Financiera AUTORIDAD NO APLICA RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO 5 FÍSICOS QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Alto Ritmo de Trabajo. 2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. Golpeado por o contra. 1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa. Incendio Posiciones de pie prolongadas. ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Talento Humano. Ruido.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO CORPORATIVAS ( DE LA EMPRESA) Excelencia Compromiso Respeto Efectividad Recursividad Aptitud de Servicio Organización Dinamismo Orden y Limpieza Seguimiento de Instrucciones Rapidez Orientación al Logro Precisión y Exactitud 5 5 5 5 4 5 5 5 5 5 5 4 4 COORDINADOR DE ARCHIVO EN EN EN EN EN EN EN EN EN EN EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO GENÉRICAS ( DEL CARGO) EN EL CARGO EN EL CARGO EN EL CARGO NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables 3 70%.

Mínimo un año en Diploma o Certificaciones. PERFIL DEL CARGO REQUISITO DESCRIPCION METODO DE VERIFICACION EDUCACIÓN Estudios de Carreras Técnicas en el área Administrativa Manejo de Público. Conmutador.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: RECEPCIONISTA GERENCIA Y TALENTO HUMANO AREA TALENTO HUMANO OBJETIVO DEL CARGO Asistir a la Gerencia. Conocimientos de Office. . FORMACIÓN Certificaciones. atendiendo los requerimientos exigidos para el buen desarrollo de la gestión empresarial. EXPERIENCIA Referencias y certificación laboral.

Conflictos interpersonales. Servicial. Envío y Recepción de correspondencia a las diferentes sucursales CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas. Golpeado por o contra. Programación de cita y reuniones para la Gerencia. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Precisión y exactitud en el desarrollo de actividades Habilidad y Destreza en el manejo de equipos y herramientas Agilidad y cumplimiento en la ejecución de actividades RESPONSABILIDAD Es responsable por la información confidencial de sus Jefes. Llevar el respectivo consecutivo para cada una de las correspondencias elaboradas. FUNCION Elaborar correspondencia externa e interna solicitada por la gerencia. DE SEGURIDAD Tránsito. Incendio . Llevar controles de reuniones y citas asignadas Manejo de caja menor Atención directa del personal que se dirige a la empresa. Organizada. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Puntual. S Monotonía de la tarea.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO cargos afines Prudente. Documentos que salen y llegan a la empresa RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALE Alto Ritmo de Trabajo. Recepción telefónica de llamadas. Manejo de buenas relaciones. Responsable. Caída al mismo nivel.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO ERGONÓMICOS Posiciones prolongadas ( Sentados) .