MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO

COORDINADOR DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ARCHIVO (2 Personas) PROCESO ALMACENAMIENTO Y GESTION DE DOCUMENTOS REPORTA A: JEFE DE TALENTO HUMANO CARGOS QUE LE REPORTAN: Practicantes y/o Asistentes del Sena Archivo.

de

OBJETIVO DEL CARGO 1. Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes Documentos que son archivados, para prestar un servicio oportuno a los diferentes clientes cuando se solicite información, almacenando los documentos de una manera organizada y estandarizada para facilitar la consulta. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o EDUCACIÓN Técnico de Archivo Certificaciones. FORMACIÓN Mínimo 3 años en funciones Referencias y EXPERIENCIA relacionadas con el certificación laboral. Archivo CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Descuento. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer toda la documentación generada por la actividad de los diferentes procesos, para que esta sea clasificada y organizada de manera central Coordinar con el Proveedor de Empaste de los diferentes documentos, el empaste de los egresos, los recibos de Caja y los Listados por Descuento, efectuar la verificación de estos trabajos. Clasificar y ordenar los documentos a almacenar con el objetivo de facilitar las consultas. Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes internos, que solicitan información al Centro de Almacenamiento Documental.

FUNCIONES revisar, Almacenar y Disponer las Libranzas revisar, Almacenar y Disponer los Egresos. revisar, Almacenar y Disponer los Recibos de Cajas. revisar, Almacenar y Disponer las Notas Crédito y Débito revisar, Almacenar y Disponer los Listados por

Caída al mismo nivel. Responde por el Inventario de artículos de oficina. Efectuar las órdenes de compra de los materiales. o cualquier otro insumo que se necesite para el desarrollo de actividades que se llevan a cabo en los procesos de las entidades. COORDINADOR DE ARCHIVO Verificar el estado de las instalaciones del archivo y en caso de solicitar adecuaciones solicitarlas al Jefe Inmediato. Movimientos repetitivos. 13.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO 10. suministrar oportunamente a los diferentes procesos. . 14. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Golpeado por o contra. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Realizar las cotizaciones de los materiales y equipos o herramientas de oficina para presentar a la Gerencia 15. COMPETENCIAS Definir con la Dra. Maribel. el material solicitado. y en caso de detectar anomalías avisar al Jefe inmediato 12. clientes internos. equipos y herramientas de oficina que se necesiten. Monitorear diariamente el estado de los documentos (preservación) en los depósitos de archivo. Tránsito. 11. Las competencias para este cargo. 16. Responder por cualquier actividad relacionada con el manejo y organización de los Depósitos de Archivo. papelería y artículos de oficina. Incendio Posiciones sentadas prolongadas. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responde por el manejo general del Archivo.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO __________________ _____________________ COORDINADOR DE ARCHIVO Aprobado Realizado por talento humano Gerencia IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: AUXILIAR DE COORDINADOR TALNTO HUMANO ARCHIVO AREA .

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO ARC HIVO COORDINADOR DE ARCHIVO OBJETIVO DEL CARGO Resguardar documentos. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Técnico en Administración Diploma o EDUCACIÓN Documental Certificaciones. CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD . Software interno de la empresa. organizando y ejecutando actividades de clasificación. Expedientes y demás información. ( Archivistica ) Técnicas. Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo. Entrevista y Pruebas Psicológicas. a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de las diferentes áreas de la empresa. Relaciones humanas y atención al público. archivo y custodia de documentos. Sistemas ( Excel y Word) FORMACIÓN Certificaciones. Actitud de Servicio. Procedimientos de oficina. EXPERIENCIA Referencias y certificación laboral. Empatica. Libranzas. procedimientos y sistemas de archivo. Amable.

Recursiva. • • • • • . Suministrar documentos a los funcionarios de las diferentes áreas previa autorización del jefe inmediato. Realizar acta de entrega cuando el documento es original Sacar fotocopia del documento cuando se requiera. según las normas establecidas Velar por el cumplimiento de los reglamentos. FUNCION COORDINADOR DE ARCHIVO • • • • • • • • • • • • Coordinar y controlar la recepción de la documentación Recibir las novedades (Libranzas) para archivar. Sentar la información detallada en el libro de préstamos de documentos originales para consulta. normas y procedimientos del área Realizar inventarios de archivos. Ubicar las carpetas en sus respectivos archivadores Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de caja) Revisar los documentos contables que estén en orden consecutivo para enviarlo a empastar. Clasificar las libranzas en orden alfabético por cliente Identificar las carpetas donde va a ser archivado el documento Archivar los documentos de acuerdo a los parámetros establecidos. Velar por la conservación. FUNCION Controlar la entrega de documentos solicitados por las diferentes áreas de la empresa. Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo. Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado. restauración y mantenimiento de la documentación Proporcionar información del material archivado.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO Organizado.

Clasificar la mercancía y ordenarla por áreas en la estantería Entregar de acuerdo a la solicitud de cada área. Consolidar los requerimientos recibidos Enviar por correo electrónico o por fax el consolidado de la papelería a los diferentes proveedores para la cotización respectiva Remitir las cotizaciones a la Dirección administrativa para Visto Bueno de la orden de compra Enviar por correo electrónico o fax la orden de compra autorizada por alguno de los socios. al proveedor seleccionado Recibir la mercancía y verificar junto con auditoria el pedido Remitir la factura autorizada a contabilidad para causación y cancelación Informar al proveedor para entrega del pago.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO • Revisar los controles de préstamos mediante inventarios de documentos. Realizar devoluciones de artículos cuando haya inconformidad de estos. chequeo del libro para verificar la fecha de vencimiento de entrega ( 3 días Hábiles) • Velar por el cumplimiento de los reglamentos. Realizar inventario mensual de la mercancía en stock Cotizar y comprar previamente autorizadas las medicinas para mantener dotado el botiquín FUNCION Realizar pedidos de papelería membreteada utilizada por las • • • • • • • • • • • • • • . normas y procedimientos del área FUNCION Realizar cotizaciones y compras de útiles de oficina Solicitar mensualmente a las diferentes áreas el requerimiento de papelería Enviar a Auditoria los diferentes requerimientos para la previa revisión de la mismo.

Estantería. Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de libranzas para las sucursales. hojas membreteadas para certificados. Solicita al proveedor talonarios de libranzas. Computador. siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente documentos medianamente complejos. Comprobantes de egreso. Redactar informes sencillos de oficina Seguir instrucciones orales y escritas. Teléfono.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO • • • • diferentes áreas. Mueble con Papelería. hojas de clientes de las diferentes sociedades. RESPONSABILIDAD MATERIALES: Maneja constantemente Documentos (Libranzas. paz y salvo.) de fácil uso. Clasificar de acuerdo a las sociedades. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Técnicas actualizadas de archivo. Dar instrucciones en forma clara y precisa. Pagos Net. documentos de entrega y de recibo. sucursales y tipo de documento. DESTREZAS EN: Clasificación y ordenación de material a archivar. Escritorio. Manejo de archivo y kardex. Notas contables. Botiquín. . Equipos y herramientas ( Archivador Rodante. Materiales. siendo su responsabilidad indirecta. Pagos directos. Técnicas de supervisión y control. Recibos de caja. Relaciones humanas y atención al público.). Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al requerimiento por medio de servicios especializados de mensajería COMPETENCIAS Y HABILIDADES HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados.

a nivel operativo. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas. Polvo. exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo relativo al área. en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos. Flexiones de piernas . Golpeado por o contra. Conflictos ES interpersonales. S Movimientos repetitivos. a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área. ERGONÓMICO Posiciones prolongadas de pie y sentado. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica de Auditoria. Monotonía de la tarea. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIAL Alto Ritmo de Trabajo. Humedad. DE Tránsito. Incendio BIOLOGICOS Ácaros. exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de archivo. mejorar métodos o establecer técnicas y estándares. Caída al mismo nivel. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto. Contacto indirecto ( alta y baja SEGURIDAD tensión).MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y Documentos.

. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o Certificaciones EDUCACIÓN Bachiller.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO y brazos.. COORDINADOR DE ARCHIVO __________________ _____________________ Aprobado Realizado por talento humano Gerencia IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: MENSAJERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Gestionar ante las diferentes entidades los requerimientos solicitados por las áreas contribuyendo al normal funcionamiento de la empresa. FORMACIÓN EXPERIENCIA Cursando carrera técnica Mínimo 1 año en cargos similares. conocimientos de vías Certificaciones Referencias y certificación laboral .

4. Diligente. Prudencia. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa con el fin de recaudarlo oportunamente. 2. Paciencia. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas. 6. 5. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de actividades de la empresa. 3. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas. mostrando el respectivo soporte para llevar el control sobre estas. Cuidadoso. COORDINADOR DE ARCHIVO CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO Entrevista y Pruebas Psicológicas FUNCIONES 1. Leal. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera. Agilidad mental.. Capacidad para enrutar. . Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencia HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV Excelencia 5 EN EL CARGO CORPORATIVAS Compromiso 5 EN EL CARGO ( DE LA EMPRESA) Respeto 5 EN EL CARGO Efectividad 5 EN EL CARGO Rapidez 5 EN EL CARGO Pro actividad 5 EN EL CARGO Organización 5 EN EL CARGO Recursividad 5 EN EL CARGO GENÉRICAS Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO ( DEL CARGO) Memoria 5 EN EL CARGO Precavido 5 EN EL CARGO Agilidad 5 EN EL CARGO Solución de 4 EN EL CARGO Problemas: NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de 5 esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles 3 aceptables 70%.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO y conduciendo moto. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad 7.

INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. Monotonía de la tarea. Contabilidad. Ruido.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO 2 1 COORDINADOR DE ARCHIVO EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. Talento Humano. Presupuesto. NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa. Atraco. Conflictos interpersonales. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). RESPONSABILIDADES Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo) Transacciones Bancarias ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Compras. Caída al mismo nivel. Movimientos repetitivos. Secuestro y Asesinato. Facturación AUTORIDAD No Aplica RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO FÍSICOS QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Alto Ritmo de Trabajo. Golpeado por o contra. tránsito. Incendio Posiciones sentadas prolongadas. .

PERFIL DEL CARGO METODO DE DESCRIPCION REQUISITO VERIFICACION Diploma o Bachiller EDUCACIÓN Certificaciones FORMACIÓN Atención a clientes. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencias HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV . Limpiar minuciosamente los equipos y muebles de oficina para la preservación y buena presentación de estos. Cumplir con las responsabilidades del sistema de Gestión de calidad. Organizar el área de cafetería. 2. Empática.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CARGOS QUE LE ÁREA: REPORTAN: SERVICIOS GENERALES NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Mantener aseadas las instalaciones internas de la empresa y atender al personal interno y visitantes en lo relacionado con cafetería. 4. Atender los requerimientos de cafetería teniendo en cuenta las necesidades del personal el cual le permita brindar un buen servicio. Certificaciones Referencias y certificación laboral Entrevista y Pruebas Psicológicas EXPERIENCIA CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO 1. FUNCIONES Mantener aseada el área interna de las instalaciones utilizando los implementos adecuados para preservar la buena imagen de la empresa. Atenta. Cuidadosa. Reciprocidad. Mantener un stock mínimo de insumos de aseo y cafetería. Preparación de bebidas de cafetería Mínimo 1 año de experiencia en funciones similares Servicial. 5. Amable. 6. ubicando en el sitio adecuado los insumos a utilizar para tener fácil acceso al momento de necesitarlos. 7. revisando periódicamente las provisiones para el normal funcionamiento de esta área. 3.

Conflictos interpersonales.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO CORPORATIVAS ( DE LA EMPRESA) Excelencia Compromiso Respeto Efectividad Recursividad Aptitud de Servicio Organización Dinamismo Orden y Limpieza Seguimiento de Instrucciones Rapidez Orientación al Logro Precisión y Exactitud 5 5 5 5 4 5 5 5 5 5 5 4 4 COORDINADOR DE ARCHIVO EN EN EN EN EN EN EN EN EN EN EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO GENÉRICAS ( DEL CARGO) EN EL CARGO EN EL CARGO EN EL CARGO NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables 3 70%. Atraco. Monotonía de la tarea. Incendio Posiciones de pie prolongadas. 1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. Dirección Administrativa y Financiera AUTORIDAD NO APLICA RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO 5 FÍSICOS QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Alto Ritmo de Trabajo. Movimientos repetitivos. . NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa. 2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. Golpeado por o contra. Ruido. Caída al mismo nivel. RESPONSABILIDADES Mantener aseada la infraestructura de la Empresa. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Secuestro y Asesinato.. ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Talento Humano.

EXPERIENCIA Referencias y certificación laboral. PERFIL DEL CARGO REQUISITO DESCRIPCION METODO DE VERIFICACION EDUCACIÓN Estudios de Carreras Técnicas en el área Administrativa Manejo de Público. atendiendo los requerimientos exigidos para el buen desarrollo de la gestión empresarial. FORMACIÓN Certificaciones. Conmutador.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: RECEPCIONISTA GERENCIA Y TALENTO HUMANO AREA TALENTO HUMANO OBJETIVO DEL CARGO Asistir a la Gerencia. . Conocimientos de Office. Mínimo un año en Diploma o Certificaciones.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO cargos afines Prudente. Puntual. Caída al mismo nivel. DE SEGURIDAD Tránsito. Recepción telefónica de llamadas. Llevar controles de reuniones y citas asignadas Manejo de caja menor Atención directa del personal que se dirige a la empresa. FUNCION Elaborar correspondencia externa e interna solicitada por la gerencia. Documentos que salen y llegan a la empresa RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALE Alto Ritmo de Trabajo. Incendio . Servicial. Organizada. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Llevar el respectivo consecutivo para cada una de las correspondencias elaboradas. Envío y Recepción de correspondencia a las diferentes sucursales CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas. Programación de cita y reuniones para la Gerencia. S Monotonía de la tarea. Manejo de buenas relaciones. Conflictos interpersonales. Golpeado por o contra. Responsable. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Precisión y exactitud en el desarrollo de actividades Habilidad y Destreza en el manejo de equipos y herramientas Agilidad y cumplimiento en la ejecución de actividades RESPONSABILIDAD Es responsable por la información confidencial de sus Jefes.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO ERGONÓMICOS Posiciones prolongadas ( Sentados) .

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