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MANUAL FUNCIONES COORDINADOR DE ARCHIVO

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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO

COORDINADOR DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ARCHIVO (2 Personas) PROCESO ALMACENAMIENTO Y GESTION DE DOCUMENTOS REPORTA A: JEFE DE TALENTO HUMANO CARGOS QUE LE REPORTAN: Practicantes y/o Asistentes del Sena Archivo.

de

OBJETIVO DEL CARGO 1. Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes Documentos que son archivados, para prestar un servicio oportuno a los diferentes clientes cuando se solicite información, almacenando los documentos de una manera organizada y estandarizada para facilitar la consulta. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o EDUCACIÓN Técnico de Archivo Certificaciones. FORMACIÓN Mínimo 3 años en funciones Referencias y EXPERIENCIA relacionadas con el certificación laboral. Archivo CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Descuento. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer toda la documentación generada por la actividad de los diferentes procesos, para que esta sea clasificada y organizada de manera central Coordinar con el Proveedor de Empaste de los diferentes documentos, el empaste de los egresos, los recibos de Caja y los Listados por Descuento, efectuar la verificación de estos trabajos. Clasificar y ordenar los documentos a almacenar con el objetivo de facilitar las consultas. Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes internos, que solicitan información al Centro de Almacenamiento Documental.

FUNCIONES revisar, Almacenar y Disponer las Libranzas revisar, Almacenar y Disponer los Egresos. revisar, Almacenar y Disponer los Recibos de Cajas. revisar, Almacenar y Disponer las Notas Crédito y Débito revisar, Almacenar y Disponer los Listados por

clientes internos. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Caída al mismo nivel. papelería y artículos de oficina. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Golpeado por o contra. Maribel. el material solicitado. COMPETENCIAS Definir con la Dra. . Efectuar las órdenes de compra de los materiales. 11. COORDINADOR DE ARCHIVO Verificar el estado de las instalaciones del archivo y en caso de solicitar adecuaciones solicitarlas al Jefe Inmediato. 13. Las competencias para este cargo. Realizar las cotizaciones de los materiales y equipos o herramientas de oficina para presentar a la Gerencia 15. y en caso de detectar anomalías avisar al Jefe inmediato 12. Tránsito. equipos y herramientas de oficina que se necesiten. 16. suministrar oportunamente a los diferentes procesos. 14. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responde por el manejo general del Archivo. o cualquier otro insumo que se necesite para el desarrollo de actividades que se llevan a cabo en los procesos de las entidades. Responder por cualquier actividad relacionada con el manejo y organización de los Depósitos de Archivo. Monitorear diariamente el estado de los documentos (preservación) en los depósitos de archivo. Movimientos repetitivos. Incendio Posiciones sentadas prolongadas.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO 10. Responde por el Inventario de artículos de oficina.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO __________________ _____________________ COORDINADOR DE ARCHIVO Aprobado Realizado por talento humano Gerencia IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: AUXILIAR DE COORDINADOR TALNTO HUMANO ARCHIVO AREA .

archivo y custodia de documentos. Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo. Libranzas. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Técnico en Administración Diploma o EDUCACIÓN Documental Certificaciones. Actitud de Servicio. Sistemas ( Excel y Word) FORMACIÓN Certificaciones. Amable. a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de las diferentes áreas de la empresa. Procedimientos de oficina. Software interno de la empresa. EXPERIENCIA Referencias y certificación laboral.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO ARC HIVO COORDINADOR DE ARCHIVO OBJETIVO DEL CARGO Resguardar documentos. Expedientes y demás información. CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD . Empatica. Relaciones humanas y atención al público. ( Archivistica ) Técnicas. procedimientos y sistemas de archivo. Entrevista y Pruebas Psicológicas. organizando y ejecutando actividades de clasificación.

restauración y mantenimiento de la documentación Proporcionar información del material archivado. • • • • • . FUNCION COORDINADOR DE ARCHIVO • • • • • • • • • • • • Coordinar y controlar la recepción de la documentación Recibir las novedades (Libranzas) para archivar. FUNCION Controlar la entrega de documentos solicitados por las diferentes áreas de la empresa. según las normas establecidas Velar por el cumplimiento de los reglamentos. Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. Recursiva. Clasificar las libranzas en orden alfabético por cliente Identificar las carpetas donde va a ser archivado el documento Archivar los documentos de acuerdo a los parámetros establecidos. Realizar acta de entrega cuando el documento es original Sacar fotocopia del documento cuando se requiera. Sentar la información detallada en el libro de préstamos de documentos originales para consulta. normas y procedimientos del área Realizar inventarios de archivos. Ubicar las carpetas en sus respectivos archivadores Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de caja) Revisar los documentos contables que estén en orden consecutivo para enviarlo a empastar.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO Organizado. Suministrar documentos a los funcionarios de las diferentes áreas previa autorización del jefe inmediato. Velar por la conservación. para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado. Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO • Revisar los controles de préstamos mediante inventarios de documentos. Realizar devoluciones de artículos cuando haya inconformidad de estos. normas y procedimientos del área FUNCION Realizar cotizaciones y compras de útiles de oficina Solicitar mensualmente a las diferentes áreas el requerimiento de papelería Enviar a Auditoria los diferentes requerimientos para la previa revisión de la mismo. Clasificar la mercancía y ordenarla por áreas en la estantería Entregar de acuerdo a la solicitud de cada área. al proveedor seleccionado Recibir la mercancía y verificar junto con auditoria el pedido Remitir la factura autorizada a contabilidad para causación y cancelación Informar al proveedor para entrega del pago. Consolidar los requerimientos recibidos Enviar por correo electrónico o por fax el consolidado de la papelería a los diferentes proveedores para la cotización respectiva Remitir las cotizaciones a la Dirección administrativa para Visto Bueno de la orden de compra Enviar por correo electrónico o fax la orden de compra autorizada por alguno de los socios. Realizar inventario mensual de la mercancía en stock Cotizar y comprar previamente autorizadas las medicinas para mantener dotado el botiquín FUNCION Realizar pedidos de papelería membreteada utilizada por las • • • • • • • • • • • • • • . chequeo del libro para verificar la fecha de vencimiento de entrega ( 3 días Hábiles) • Velar por el cumplimiento de los reglamentos.

Teléfono. Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de libranzas para las sucursales. siendo su responsabilidad indirecta.) de fácil uso. documentos de entrega y de recibo.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO • • • • diferentes áreas. Materiales.). Técnicas de supervisión y control. . Escritorio. Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al requerimiento por medio de servicios especializados de mensajería COMPETENCIAS Y HABILIDADES HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados. Pagos directos. Clasificar de acuerdo a las sociedades. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Técnicas actualizadas de archivo. Dar instrucciones en forma clara y precisa. Equipos y herramientas ( Archivador Rodante. RESPONSABILIDAD MATERIALES: Maneja constantemente Documentos (Libranzas. Redactar informes sencillos de oficina Seguir instrucciones orales y escritas. Notas contables. Comprobantes de egreso. Pagos Net. Solicita al proveedor talonarios de libranzas. Manejo de archivo y kardex. siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente documentos medianamente complejos. Computador. DESTREZAS EN: Clasificación y ordenación de material a archivar. hojas de clientes de las diferentes sociedades. Estantería. Relaciones humanas y atención al público. paz y salvo. sucursales y tipo de documento. Botiquín. Recibos de caja. hojas membreteadas para certificados. Mueble con Papelería.

Caída al mismo nivel. Incendio BIOLOGICOS Ácaros. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica de Auditoria. Flexiones de piernas . DE Tránsito. a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y Documentos. Polvo. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto. Monotonía de la tarea. S Movimientos repetitivos. exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas. Contacto indirecto ( alta y baja SEGURIDAD tensión). Humedad. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo relativo al área. en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos. RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de archivo. Golpeado por o contra. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIAL Alto Ritmo de Trabajo. a nivel operativo. exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. ERGONÓMICO Posiciones prolongadas de pie y sentado. Conflictos ES interpersonales. mejorar métodos o establecer técnicas y estándares.

COORDINADOR DE ARCHIVO __________________ _____________________ Aprobado Realizado por talento humano Gerencia IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: MENSAJERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Gestionar ante las diferentes entidades los requerimientos solicitados por las áreas contribuyendo al normal funcionamiento de la empresa. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o Certificaciones EDUCACIÓN Bachiller.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO y brazos.. conocimientos de vías Certificaciones Referencias y certificación laboral .. FORMACIÓN EXPERIENCIA Cursando carrera técnica Mínimo 1 año en cargos similares.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO y conduciendo moto. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de actividades de la empresa. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera. 6. 4. 3. Diligente. Agilidad mental. Leal. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad 7.. Cuidadoso. mostrando el respectivo soporte para llevar el control sobre estas. COORDINADOR DE ARCHIVO CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO Entrevista y Pruebas Psicológicas FUNCIONES 1. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas. 2. . Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa con el fin de recaudarlo oportunamente. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas. 5. Prudencia. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencia HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV Excelencia 5 EN EL CARGO CORPORATIVAS Compromiso 5 EN EL CARGO ( DE LA EMPRESA) Respeto 5 EN EL CARGO Efectividad 5 EN EL CARGO Rapidez 5 EN EL CARGO Pro actividad 5 EN EL CARGO Organización 5 EN EL CARGO Recursividad 5 EN EL CARGO GENÉRICAS Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO ( DEL CARGO) Memoria 5 EN EL CARGO Precavido 5 EN EL CARGO Agilidad 5 EN EL CARGO Solución de 4 EN EL CARGO Problemas: NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de 5 esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles 3 aceptables 70%. Capacidad para enrutar. Paciencia.

RESPONSABILIDADES Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo) Transacciones Bancarias ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Compras. Facturación AUTORIDAD No Aplica RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO FÍSICOS QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Alto Ritmo de Trabajo. Caída al mismo nivel.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO 2 1 COORDINADOR DE ARCHIVO EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. Contabilidad. Secuestro y Asesinato. . INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. Presupuesto. Monotonía de la tarea. Ruido. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Movimientos repetitivos. Talento Humano. Incendio Posiciones sentadas prolongadas. tránsito. Golpeado por o contra. Conflictos interpersonales. Atraco. NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa.

PERFIL DEL CARGO METODO DE DESCRIPCION REQUISITO VERIFICACION Diploma o Bachiller EDUCACIÓN Certificaciones FORMACIÓN Atención a clientes. Cumplir con las responsabilidades del sistema de Gestión de calidad. Amable. Preparación de bebidas de cafetería Mínimo 1 año de experiencia en funciones similares Servicial. 4. 3. Atender los requerimientos de cafetería teniendo en cuenta las necesidades del personal el cual le permita brindar un buen servicio. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencias HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV . Reciprocidad. revisando periódicamente las provisiones para el normal funcionamiento de esta área. Limpiar minuciosamente los equipos y muebles de oficina para la preservación y buena presentación de estos. Mantener un stock mínimo de insumos de aseo y cafetería. 5. FUNCIONES Mantener aseada el área interna de las instalaciones utilizando los implementos adecuados para preservar la buena imagen de la empresa. Empática.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CARGOS QUE LE ÁREA: REPORTAN: SERVICIOS GENERALES NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Mantener aseadas las instalaciones internas de la empresa y atender al personal interno y visitantes en lo relacionado con cafetería. ubicando en el sitio adecuado los insumos a utilizar para tener fácil acceso al momento de necesitarlos. Atenta. 6. Organizar el área de cafetería. 2. 7. Cuidadosa. Certificaciones Referencias y certificación laboral Entrevista y Pruebas Psicológicas EXPERIENCIA CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO 1.

Golpeado por o contra. Incendio Posiciones de pie prolongadas. Movimientos repetitivos. NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa..MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO CORPORATIVAS ( DE LA EMPRESA) Excelencia Compromiso Respeto Efectividad Recursividad Aptitud de Servicio Organización Dinamismo Orden y Limpieza Seguimiento de Instrucciones Rapidez Orientación al Logro Precisión y Exactitud 5 5 5 5 4 5 5 5 5 5 5 4 4 COORDINADOR DE ARCHIVO EN EN EN EN EN EN EN EN EN EN EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO GENÉRICAS ( DEL CARGO) EN EL CARGO EN EL CARGO EN EL CARGO NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables 3 70%. 1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. RESPONSABILIDADES Mantener aseada la infraestructura de la Empresa. Conflictos interpersonales. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Dirección Administrativa y Financiera AUTORIDAD NO APLICA RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO 5 FÍSICOS QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS Alto Ritmo de Trabajo. 2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Talento Humano. Monotonía de la tarea. Ruido. Caída al mismo nivel. . Secuestro y Asesinato. Atraco.

atendiendo los requerimientos exigidos para el buen desarrollo de la gestión empresarial. Conocimientos de Office.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: RECEPCIONISTA GERENCIA Y TALENTO HUMANO AREA TALENTO HUMANO OBJETIVO DEL CARGO Asistir a la Gerencia. Mínimo un año en Diploma o Certificaciones. PERFIL DEL CARGO REQUISITO DESCRIPCION METODO DE VERIFICACION EDUCACIÓN Estudios de Carreras Técnicas en el área Administrativa Manejo de Público. Conmutador. EXPERIENCIA Referencias y certificación laboral. FORMACIÓN Certificaciones. .

Envío y Recepción de correspondencia a las diferentes sucursales CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD Entrevista y Pruebas Psicológicas. Manejo de buenas relaciones. Documentos que salen y llegan a la empresa RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALE Alto Ritmo de Trabajo. Caída al mismo nivel. Conflictos interpersonales. Golpeado por o contra. Contacto indirecto ( alta y baja tensión). Responsable. Programación de cita y reuniones para la Gerencia. Servicial. Llevar el respectivo consecutivo para cada una de las correspondencias elaboradas. S Monotonía de la tarea.MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO cargos afines Prudente. Puntual. Organizada. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Precisión y exactitud en el desarrollo de actividades Habilidad y Destreza en el manejo de equipos y herramientas Agilidad y cumplimiento en la ejecución de actividades RESPONSABILIDAD Es responsable por la información confidencial de sus Jefes. FUNCION Elaborar correspondencia externa e interna solicitada por la gerencia. Recepción telefónica de llamadas. Incendio . Llevar controles de reuniones y citas asignadas Manejo de caja menor Atención directa del personal que se dirige a la empresa. DE SEGURIDAD Tránsito.

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO COORDINADOR DE ARCHIVO ERGONÓMICOS Posiciones prolongadas ( Sentados) .

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