VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Documento “Paralelo Clases de Documentos”

APRENDIZ

ANDRES GREGORIO FERREIRA GUTIERREZ

INSTRUCTOR

ALEXANDER HERRERA

SENA SERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

MARZO DEL 2024

VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TIPOS VALORACION DISPOCISION

DOCUMENTALES DOCUMENTAL FINAL
ESTOS SON LOS QUE TIENEN EL EL CODIGO DE COMERCIO
VALOR CONTABLE, SOLICITA QUE LOS EMPRESARIOS
ADMINISTRATIVO, TECNICO, DEBEN CONSERVAR SUS LIBRO
LIBROS CONTABLES LEGAL O FISCAL Y SE CONSERVAN DE CONTABILIDAD,
DEBIDO A QUE ESTOS SON CORRESPONDENCIA,
REQUERIDOS POR LAS DOCUMENTOS y JUSTIFICANTES
ENTIDADADES DE CONTROL, POR PERTENECIENTES A SUS
TAL MOTIVO SE DEBEN NEGOCIOS DEBIDAMENTE
CONSERVAR. ORDENADOS DURANTE SEIS (06)
AÑOS DESDE EL ULTIMO
ACIENTO REALIZADO EN LOS
LIBROS.
DOCUMENTOS COMPLEJOS QUE
EN SU INTERIOR ENCONTRAMOS:
AFILIACIONES A SEGURIDAD
SOCIAL, MEMORANDOS, DESDE SU ULTIMA CONSULTA SE
HISTORIAS LABORALES CONTRATOS, ASCENSOS DEBIDO PUEDEN CONSULTA SE PUEDEN
A ESTOS TIENE VALORES CONSERVAR HASTA POR 90
ADMINISTRATIVOS, FISCALES, AÑOS
TECNICOS, LEGALES O
CONTABLES.
ESTOS CONTIENEN UNA VEZ CUMPLIDO EL TIEMPO
INFORMACION DE VALOR DE RETENCION EN EL ARCHIVO
ADMINISTRATIVO, JURIDICO, DE GESTION Y EN EL ARCHIVO
FISCAL Y CONTABLE POR CENTRAL, SE TRANSFIERE AL
CUANTO INFORMAN LOS ARCHIVO HISTORICO EN SU
INFORMES ESTADOS DE LA EMPRESA SOPORTE ORIGINAL LA
CONSERVACION OBEDECE AL
CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR
003 DEL 2015 DE AGN.

SE CONSERVAN DEBIDO A QUE CUANDO HAN CUMPLIDO EL

EN ESTAN PLASMAN LAS
PRINCIPALES DECISIONES QUE
CAMBIAN EL RUMBO DE UNA
ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS EMPRESA TIENEN VALOR
ADMINISTRATIVO, FISCAL, LEGAL
O CONTABLE.
TIEMPO DE RETENCION EN EL
ARCHIVO DE GESTION. ESTAS SE
TRANSFIEREN A EL ARCHIVO
CENTRAL SON DIGITALIZADAS
CON FINES DE CONSULTA Y
CUMPLIDO SU TIEMPO EN EL
ARCHIVO CENTRAL SE
TRANSFIEREN A EL ARCHIVO
HISTORICO.
 ES LA INFORMACION LABORAL
RELACIONADA CON EL PAGO DE
SALARIOS A LOS TRABAJADORES,
SON TODOS LOS DOCUMENTOS
NOMINAS QUE SE GENREAN DURANTE LA
RELACION LABORAL.
SON DOCUMENTOS ORIGINALES
DE ACARACTER
ADMINISTRATIVO, LEGAL, FISCAL
Y CONTABLE PUESTO QUE
CONTRATOS SIRVEN COMO TESTIMONIO
ANTE LA LEY, EL GASTO PUBLICO
ADEMAS DE COMPROBAR QUE
SE RECIBIO O SE PROPORCION
UN BUEN SERVICIO
SE CONSERVAN EN ARCHIVOS DE
GESTION POR UN AÑO Y
COMERCIAL TIPO FACTURAS DESPUES A ARCHIVO CENTRAL
RECIBIDAS POR 5 AÑOS
EL TIEMPO DE RETENCION
DOCUMENTAL RECOMENDADO
ES DE 80 AÑOS LOS PRIMEROS
DOS AÑOS EN EL ARCHIVO DE
GESTION Y LOS OTROS 78 AÑOS
EN EL ARCHIVO CENTRAL.
LEY ORGANICA 7/2012, DEL 27
DE DICIEMBRE RECOMIENDA SU
CONSERVACION POR 10 AÑOS.
SE DIGITALIZAN O ESCANEAN Y
SE ELIMINA EL SOPORTE DE
PAPEL.
 Documento “Paralelo Clases de Documentos”
Entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y
explicar el uso de cada documento.

 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son

todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen
información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este
tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de
almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas,
actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos
documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.

 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se

almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por
lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el
lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de
algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de
documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se
pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos,
estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc.

 Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su

nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se
almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se
registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este caso
podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las
televisoras, vídeos caseros, etc.

 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se

refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo
de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual
que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con
algún evento o hecho concreto.

 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se

pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa
manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de
 procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar
fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se
está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no
ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

 Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento

expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que
da fe de su contenido por sí mismo.

 Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre

particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

• Según el mensaje informativo: O por la forma de expresión del contenido

hablaríamos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no textuales
(gráficos como mapas, planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.; iconográficos como
fotografías, carteles, etc.; audiovisuales como películas, vídeos, etc.; informáticos como
programas de ordenador; tridimensionales como esculturas o juguetes; compuestos o
multimedia cuando el documento combina varios contenidos mencionados anteriormente);
o por la transformación del contenido hablaríamos de documentos primarios (originales,
como libros y revistas, etc.), secundarios (que hacen referencia a los documentos
primarios, como bibliografías, catálogos, índices, sumarios, boletines, bases de datos,
etc.) y terciarios (tienen estructura formal de secundarios, pero contenido primario, como
los diccionarios, enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).

• Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de vista

social hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el punto de
vista temporal hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de naturaleza
monográfica).

• Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros, revistas,

folletos, etc.), material químico (películas), material magnético (cintas de vídeo, disquete
de ordenador, casetes, etc.), soportes ópticos (CDROM, DVD, vídeo-discos, etc.), etc.
Las clases de documentos son: Documentos de archivos y documentos electrónicos. Conceptos:

 Documentos de Archivos: Un documento de archivo es un instrumento de carácter

contemporáneo que es creado por personas y organizaciones en el desarrollo de sus actividades;
con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá
tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados
como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos,
sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de
carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

 Documentos Electrónicos: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante computadores. Contienen
datos textuales o gráficos creados desde una computadora mediante un software. El archivo
recibe un nombre y un formato para guardarlo y se puede accedes a su contenido cuantas veces
queramos, y ase para modificarlo, imprimirlo, copiarlo, eliminarlo, etc.

Clases de Diferencia entre los documentos Uso de los documentos

documentos
 Los documentos de archivo son único e
irrepetible, de ahí el peligro gravísimo de su
pérdida producido de forma natural, a través
del trabajo habitual de una persona o
institución
 Documento que permite
comprobar el desarrollo de
una actuación administrativa
que se lleve a cabo en la
organización.

.  Los documentos físicos son más difíciles de  Nos permite comunicación,

modificar por lo tanto son más fiables y
Documento de
auténticos
Archivo
.  Los archivos digitales son muy vulnerables
a los virus informáticos, mientras los
documentos de archivo se encuentran
protegidos mediante personas contratadas
para su buen uso.
a otros órganos o unidades de
la administración o a terceros
interesados, ya sea personas
jurídicas públicas y privadas
personas jurídicas naturales.
 Por requerimiento de otras
áreas de control de las
empresas.

 A diferencia de los documentos

electrónicos, los documentos de archivo son
patrimonio documental.
  El contenido se registra de manera que para  Nos permite comunicar
leerlo es preciso disponer de un computador, varias empresas entre sí por
mientras que los documentos tradicionales medio, de las nuevas
pueden ser leídos directamente por el ojo tecnologías.
humano.
 Ordenar de forma rápida los
 Un documento electrónico carece de documentos.
importancia y no es válida para determinar la
Documento
autenticidad de la información que contiene,  Se utilizan y se puede enviar
Electrónico
mientras que los documentos en físico tienen rápidamente por la red.
más importancia ya que se puede verificar si
el documento es original o no.
 Se puede realizar una copia
 Al momento de su impresión los de seguridad.
documentos digitales son más claro y legible,
cambio los físicos se deben fotocopiar y no se  Permite un rápido y fácil
garantiza su legibilidad. acceso a la información.

 Los documentos digitales tienen mayor  Permite simultaneidad de

facilidad de transportar, cambio son más usuarios para el mismo
difíciles transportar por su cantidad. documento.

 Agiliza y hace más eficiente

el servicio al cliente.

 Los documentos electrónicos usan menos  Se evita la pérdida de

espacios que los documentos en físicos ya tiempo profesional en la
que se requiere muchos estantes. búsqueda manual de datos y
documentos.

 Ordena de manera lógico

los datos.

 Ahorra una cantidad de

papeles y dejar de tender lo
que llamamos depósito de
papeles

 Elimina el extravió de
documentos