Gestieón de la PMO

Project management Office

Sesión 7
Modelo: Estrategia, PMO, Portafolios,
Programas y Proyectos

Félix Valdez, PMP

 Agenda Del Curso

1. PMO y su importancia para la Implementación de la Estrategia I

2. PMO y su importancia para la Implementación de la Estrategia II
3. Modelo: Estrategia, PMO, Portafolios, Programas y Proyectos
4. Dirección de Proyectos I / Dirección de Proyectos II
5. Dirección de Proyectos III
6. Requisitos para implementar la PMO / Estructura y Funciones de
la PMO
7. Implementación de una PMO
8. Brightline Initiative
 Iniciativa Brightline
• Brightline is a Project
Management Institute (PMI)
initiative together with
leading global organizations
dedicated to helping
executives bridge the
expensive and unproductive
gap between strategy design
and delivery.

https://www.brightline.org/
 “People Manifesto“
• Se reconoce que la gente es la principal fuente
de ventaja competitiva de una organización.
• Pero son muchas veces poco entendidos y es el
recurso menos apalancado. La gente forma el
enlace entre el diseño y entrega de la
estrategia; ellos convierten ideas en realidad;
ellos son la estrategia en movimiento.
• El éxito requiere de un entendimiento profundo
de la complejidad fundamental de este
elemento: NUESTRA GENTE
 People manifesto“ (cont)
• Leadership IS Over-Emphasized (No solo
lidera, también aprenda a escuchar)
• Collaboration is Key But Isn’t Everything
(el arte de formar los equipos e individuos)
• Culture is never Built (la cultura afecta a la
estrategia y viceversa)
• People Act in Their Own Self interest
(acepta que no todos adoptarán el
cambio..)
Iniciativa Brightline
La Brújula para Transformación de
Brightline
 Brightline: Brújula para la
Transformación
• Para la transformación exitosa se requiere enfoques:
– De dentro hacia fuera
– De afuera hacia dentro
• Liderado por comité de miembros senior de la
organización, preparada e impulsada por empleados de
la organización (NO CONSULTORES)
• Enfoque en construir motivación y compromiso de los
empleados
• No es un enfoque aislado:
– Requiere tener empatía profunda con los clientes
– Entender las megatendencias que afectan su comportamiento
 Brightline: Brújula para la
Transformación- Elementos
• Estrella Norte
– Articulación clara de la visión y los objetivos estratégicos de la transformación
• Entender al Cliente y Mega tendencias
– Embeber un entendimiento profundo del cliente en todo cambio que se realice, y
en cada empleado.
– Entender al cliente que tienes hoy y el que quieres tener mañana
– Entender las megatendencias que los afectan
• Sistema Operativo de la Transformación
– Estructura organizacional plana, adaptable, multi funcional que permite el
cambio sostenible
• Campiones Voluntarios
– Mecanismo para manejar a los líderes de pensamiento de tu organización para
generar el cambio
• Transformación del Empleado de adentro hacia fuera
– Herramientas para lograr la transformación personal de tus empleados – que
conecten sus aspiraciones con la Estrella Norte y tus clientes.
 Brightline: Principios Guía
1. Reconoce que la entrega “Delivery“ de la estrategia es tan importante como el
diseño
2. Acepta que eres responsable de la entrega de la estrategia que has diseñado
3. Dedica y mobiliza a los recursos adecuados
4. Potencie su visión (insights) sobre tus clientes y competidores
5. Atrévete, mantén el enfoque y haz las cosas lo más simple posibles
6. Promueve el involucramiento del equipo y la cooperación entre unidades de
negocio
7. Demuestra un sesgo hacia la toma de decisiones y aduéñate de las decisiones que
tu tomas
8. Revisa las iniciativas en marcha antes de embarcarte en nuevas iniciativas
9. Desarrolla planes robustos pero permite el error. Equivócate rápido para aprender
rápido.
10. Celebrea el éxito y reconoce a aquellos que han realizado un buen trabajo
 Brightline: Principios Guía
1. Reconozca que la entrega de la estrategia
es tan importante como el diseño de la
misma
• ¡La entrega de la estrategia no ocurre automáticamente una vez que es
diseñada! /
• No se puede exagerar la importancia del liderazgo activo y visible. Usted
invierte recursos sustanciales, tiempo creativo y energía en diseñar la
estrategia correcta. /
• Necesita asignar igual prioridad y atención a entregarla antes de pasar a otra
cosa. /
• Es una parte esencial de su papel para garantizar que su organización tiene la
capacidad de ejecutar el programa que necesita para implementar su
estrategia.
 Brightline: Principios Guía
2. Acepte que usted es responsable de
entregar la estrategia que diseñó.

• ¡No subestime la entropía! / La orquestación necesaria para tener éxito en el

entorno empresarial actual, complejo y rápidamente cambiante, es enorme. /
• Una vez que haya definido y comunicado claramente la estrategia, su
responsabilidad cambiará a supervisar el progreso de la implantación para
que la estrategia produzca resultados y logre sus objetivos. Necesita saber
dónde ocurre el cambio en su organización y quién gestiona los programas
que impulsan ese cambio. /
• Usted es responsable de tratar proactivamente las brechas y desafíos
emergentes que puedan afectar la entrega. Sin esta disciplina, rigor y
cuidado, su estrategia tiene poca probabilidad de éxito.
 Brightline: Principios Guía
3. Dedique y movilice los recursos
adecuados

• ¡Inspire y asigne a las personas adecuadas para hacer el trabajo! / Equilibre

activamente "dirigir el negocio" y "cambiar el negocio" seleccionando y
asegurando los recursos adecuados para cada uno de ellos; a menudo tienen
necesidades diferentes. /
• Reconozca que las habilidades de liderazgo del equipo son muy valiosas, y
asigne a los mejores líderes con la capacidad suficiente para abordar
frontalmente los programas más desafiantes y aquellos que son esenciales
para la implantación exitosa de la estrategia.
 Brightline: Principios Guía
4. Potencie su visión sobre clientes y
competidores

• ¡No se olvide de mirar hacia afuera! / Continúe monitoreando las necesidades

de los clientes, recabe información sobre la competencia y monitoree el
panorama del mercado en busca de riesgos importantes, incógnitas y
dependencias. /
• La ventaja en el mercado fluye hacia aquellos que sobresalen en la obtención
de nueva comprensión de un entorno de negocios en constante cambio y
responden rápidamente con las decisiones y los ajustes correctos, tanto en el
diseño de la estrategia como en la entrega de la misma.
 Brightline: Principios Guía
5. Sea audaz, permanezca centrado y
mantenga todo lo más sencillo posible

• ¡Promueva la sencillez inteligente! / Iniciar o reaccionar rápidamente a los

cambios drásticos en el entorno empresarial es una aptitud cada vez más
importante para el éxito. /
• Muchos de los desafíos a los que se enfrentará en la entrega serán
complejos e interdependientes. Frente a esto, la mejor manera de permanecer
ágil es rodearse de simplificadores y no de complicadores. /
• Necesita personas que puedan llegar al meollo de una oportunidad o
amenaza, comprender a los impulsores, entregar la información y tomar las
medidas que usted requiera de la forma que lo necesite. De esta manera,
minimiza la burocracia, explora ideas, toma los riesgos apropiados, prioriza el
trabajo, asegura la rendición de cuentas y se concentra en entregar valor a
través de sus iniciativas estratégicas.
 Brightline: Principios Guía
6. Promueva el involucramiento de los
equipos y la cooperación transversal efectiva
en la empresa
• ¡Cuidado con el "centro congelado"! /
• Obtenga un compromiso genuino de los gerentes de nivel medio y gerentes
de línea al involucrarlos y activarlos como campeones de la estrategia, en vez
de sólo como gerentes y supervisores. /
• No asuma simplemente que su personal "lo entenderá" — el liderazgo debe
establecer firmemente un compromiso compartido con las prioridades de
entrega de la estrategia y reforzarlo regularmente. /
• Este no es el momento ni el lugar para sutilezas. Gobierne con transparencia
para generar confianza y mejorar la cooperación transversal en la entrega.
 Brightline: Principios Guía
7. Demuestre predisposición hacia la toma
de decisiones y aduéñese de las decisiones
que tome
• ¡Dedíquese a sus decisiones hasta lograr la entrega! /
• Comprométase a tomar decisiones estratégicas con rapidez. Muévase con
rapidez para corregir el rumbo, redefinir prioridades y eliminar obstáculos. /
• Acepte que probablemente no tendrá toda la información que desea, y cuente
con aquellos en los que puede confiar para que le proporcionen información
suficiente y fidedigna como para permitir tomar decisiones bien pensadas. /
• Tome en cuenta y aborde explícitamente los riesgos e interdependencias,
tanto al inicio como con regularidad a lo largo de la entrega. /
• Establezca una estructura de gobernabilidad eficiente y poderosa para
reforzar la rendición de cuentas, la responsabilidad y la predisposición hacia
la acción, con base en métricas e hitos acordados.
 Brightline: Principios Guía
8. Verifique las iniciativas en curso antes de
comprometerse con otras nuevas

• ¡Resista la tentación de declarar la victoria demasiado pronto! /

• Con la correcta gobernabilidad, el liderazgo, el rigor y la capacidad de generar
informes adecuados, usted puede evaluar regularmente su portafolio de
iniciativas estratégicas. /
• Agregue nuevas iniciativas en respuesta a nuevas oportunidades, pero
primero asegúrese de entender tanto el portafolio existente como la capacidad
de su organización para generar cambios. /
• Aborde activamente cualquier problema que descubra. A largo plazo, la
disciplina de gestión de iniciativas estratégicas, que es crítica para la
orquestación efectiva de un dinámico portafolio de iniciativas, sólo funcionará
si existe una evaluación robusta, apoyo y corrección de curso.
 Brightline: Principios Guía
9. Desarrolle planes sólidos que permitan
pasos en falso — fracase rápidamente para
aprender rápidamente.
• ¡La planificación y preparación adecuadas evitan el rendimiento deficiente! /
• El antiguo axioma es tan cierto como siempre, pero en el entorno empresarial
actual, los ciclos de planificación estratégica deben ser más rápidos,
dinámicos y ágiles que en el pasado. /
• Empodere a los equipos de entrega de programas para que experimenten y
aprendan en un entorno donde fracasar rápidamente resulte seguro. /
• Discuta abiertamente los desafíos y ajuste el plan según sea necesario para
tener éxito. Aprenda a recompensar el fracaso, o al menos a aceptarlo
• como una valiosa contribución.
 Brightline: Principios Guía
10. Celebre el éxito y agradezca a aquellos
que han hecho un buen trabajo.

• ¡Inspirar a las personas es parte de su trabajo! /

• Sí, tiene que impulsar la rendición de cuentas y centrarse en la entrega, pero
• también necesita motivar a quienes hacen el trabajo. /
• Forme activamente una cultura ganadora atrayendo y entusiasmando a las
personas responsables de ofrecer programas de cambio estratégico. Celebre
los éxitos y los triunfos rápidos. /
• Reconozca generosa y públicamente a aquellos que demuestren los
comportamientos de liderazgo y las capacidades de ejecución de programas
que hacen que la estrategia tenga éxito, y pídales que compartan sus
experiencias.
 Reconoce que la realización de la estrategia
es tan importante como el diseño de la
estrategia.
Celebra el éxito
y ofrece
reconocimiento
a aquellos que Acepta que tu eres
¿Donde se ubica su han hecho un responsable por la entrega de
buen trabajo.
organización con la estrategia que tu has
diseñado
respecto
a la aplicación de los
principios guía?
Desarrolla
Dedica y moviliza
planes
los recursos
robustos pero
adecuados
permite que los
errores ocurran
rápidamente y
aprende
rápidamente..

Aprovecha las
Instrucciones Revisa las instrospecciones
iniciativas en
a) Marca donde se ubica tu marcha antes
sobre los clientes y
competidores.
organización en los 10 de
comprometerte
Principios Guía y conecta a nuevas
con una línea los resultados iniciativas.

para los 10 Principios.

Demuestra un
b) Marca donde quisieras sesgo hacia la Se audaz, mantén
que esté tu organización y toma de decisiones el enfoque y
y te adueñas de las mantenlo lo más
toma nota de que acciones decisiones que simple posible
deberían tomarse para tomas. Promueve el
involucramiento del
llevarte desde donde estás equipo y la cooperación
hasta donde quisieras estar. efectiva entre fronteras
de negocios.
C) Discute en tu grupo y
comparte tus observaciones. 1- Muy en Desacuerdo 2 – Desacuerdo 3 – Neutral 4- De Acuerdo 5 - Muy de Acuerdo
 Qué Rumbo tomamos??
• Tipo de PMO
– Soporte
– Seguimiento
– Gestión
• Ambito
– Centralizada (todos los proyectos)
– De una Unidad de Negocio
– De un área?
• Estrategia para Convencer
– Alta Gerencia
– Gerentes Funcionales
– Organización
• Plan de Implementación
– Fases??