GESTIÓN DE LA PMO – PROJECT

MANAGEMENT OFFICE
Jose Felix Valdez, PMP
 AGENDA DEL CURSO

1. PMO y su importancia para la Implementación de la Estrategia I

2. PMO y su importancia para la Implementación de la Estrategia II
3. Modelo: Estrategia, PMO, Portafolios, Programas y Proyectos
4. Dirección de Proyectos I / Dirección de Proyectos II
5. Dirección de Proyectos III
6. Requisitos para implementar la PMO / Estructura y Funciones de la PMO
7. Implementación de una PMO
8. Brightline Initiative
MECANICA DE SESIONES
„ PPTs se presentarán
„ Discusión en Clase de los conceptos

„ Al final del Programa los alumnos presentarán

„ Plan de Implementación de una PMO en su organización
„ Descripción de la Estrategia de Implementación
„ Fases
„ Principales Entregables por Fase
PMO Y SU IMPORTANCIA PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA I
„ Introducción
POLITICA NACIONAL DE COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD
PNCP

Plan Nacional de Infraestructura para la Competitividad (PNIC)

(OBJ: CIERRE BRECHAS DE INFRAESTRUCTURA)

DESARROLLO DE MERCADO INTERNO:

Red de Infraestructura

FOMENTAR ACCESO A MERCADO EXTERNO:

Puertos, Aeropuertos, Cadena Logístistica

MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LOS

CIUDADANOS:
Agua, Residuos Sólidos y Alcantarillado

99,000 millones S/
52 proyectos priorizados
MECANISMOS PARA FORTALECER LAS
CAPACIDADES EN EJECUCIÓN DE PROYECTOS
„ Oficina de Gestión de Proyectos PMO y contratos NEC
„ Creación de los Contratos PNIC (incentivos para cumplir metas)
„ Diálogo macroregional de planeación
„ Modelación BIM (Building Information Modeling)
„ Contratos estándar para APP
1. PMO Y SU IMPORTANCIA PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA
Éxito de Grandes Programas

16

53
31

Exitosos Cancelados Regular Desempeño

Standish Group: Encuesta a 2500 profesionales de Proyectos

1. PMO Y SU IMPORTANCIA PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA
Por que fallan los proyectos?

Problemas Técnicos; 4 Otros; 11 Mala

Problemas con Organizació
proveedores; 4 ny
Prácticas en
Dirección
Recursos Insuficientes; 10 de
Proyectos;
36
Deficiente
Planificación
; 15 Objetivos de
Proyecto mal
definidos; 20

Standish Group: Encuesta a 2500 profesionales de Proyectos

 1.5 RELACIÓN ENTRE GESTIÓN DEL PORTAFOLIO Y ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL

Representan
Visión
los procesos Guían todas los
que establecen esfuerzos de la
Misión
las acciones organización
requeridas para Objetivos y estrategia Corporativa
lograr las metas
Planeamiento y Gerencia de Planeamiento y Gerencia
Operaciones (Alto Nivel) del Portafolio de Proyectos

Gestión de las operaciones del día a Gestión de los proyectos y

Día (actividades recurrentes) programas autorizados
(actividades proyectizadas)

Recursos de la Organización
LA PMO DE ALTO IMPACTO
1. El Mundo de la PMO
2. El Valor de las Ciencias de la Complejidad
3. El Valor de las Estrategias Indirectas
4. El Valor de la Dinámica Humana
5. El Viaje hacia una PMO de Alto Impacto
 LA PMO Y EL DRAGÓN (LA COMPLEJIDAD)

„ En muchas Organizaciones se ve a la PMO como “un impedimento“

„ Complejidad en la que está inmersa la PMO
„ Ambiente altamente complejo
„ Muchas variables (decenas de stakeholders, proveedores, ..)
„ Interaccion no lineal entre las variables..
„ Irreversibilidad.. Una vez que se toma una decisión, no hay marcha atrás..
„ VUCA = Volatilidad, Uncertain, Complex, Ambiguous

„ La Reputación de la PMO está fuertemente relacionada con el portafolio gestionado

o el éxito del proyecto
„ Los Roles en la PMO son diversos y ambiguos

https://es.wikipedia.org/wiki/Drag%C3%B3n
 DOMANDO AL DRAGÓN
„ Las PMOs deben explorar tres “dominios“ que ayudan a tratar la
complejidad:
„ El Dominio de Las Ciencias de la Complejidad

„ El Dominio de las Estrategias Indirectas

„ El Dominio de las Dinámicas Humanas

https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn%3AANd9GcQ6R9XehrZs99yAN-X7ntlWL8-5zesKuYglZkzlB6vMXvtENwLs

https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn%3AANd9GcTIC0Se1ikvsqKIjf6AeVkrnIA7FZuv1WocmefbfwT4RRYRpqlq
COMPLEJIDAD Y PMOS

La PMO Tradicional se centra en “Balancear“ los elementos del

“Triángulo de Hierro“

Costos

Tiempo
Alcance
COMPLEJIDAD Y PMOS
Existe incertidumbre en los alcances, tiempos, costos, pero también en los
Beneficios que la implementación generará….

Beneficios

Costos

Tiempo
Alcance
COMPLEJIDAD Y PMOS
Medio
Ambiente Economía

Tecnología
Beneficios

Costos

Tiempo
Alcance

Geo
Política
Sociedad
 ENTORNO Y CAMBIOS SÚBITOS
(AVALANCHAS)

Si se añaden granos de Pendiente Crítica

arena, se incrementa
la Pendiente
El Mundo está acercándose a un punto crítico en la dislocación geopolítica mundial. Con cada
rompimiento de umbrales en un sistema complejo, esto generará una serie de fenómenos no
lineales: desarrollos que no conforman con las reglas y proyeccciones tradicionales ya sean
estas económicas, financieras, sociales, o políticas. (LEAP 2020) - Laboratoire Européen
d’Anticipation Politique) 2020, GEAB49, November 2010

Bak Per. How Nature Works, The science of self Organized Criticality, New York: Springer
Science+Business Media, 1996
 TRANSICIONES (AVALANCHAS) EN LA
HISTORIA
„ La mayor parte de las Transiciones Históricas son SORPRESAS
„ Cisne Negro

La teoría del cisne negro o teoría de los sucesos del cisne negro es
una metáfora que describe un suceso sorpresivo (para el observador), de
gran impacto y que, una vez pasado el hecho, se racionaliza
por retrospección (haciendo que parezca predecible o explicable, y dando
impresión de que se esperaba que ocurriera). Fue desarrollada por el
filósofo e investigador libanés Nassim Taleb.

https://es.wikipedia.org/wiki/Teor%C3%ADa_d
el_cisne_negro
COMO NOS PROTEGEMOS DEL CISNE
NEGRO? CON LA ANTI-FRAGILIDAD
(ROBUSTEZ)
„ “Algo Frágil, se rompe ante los golpes“
„ Fragilidad: Cuánto sufre un sistema debido a la variabilidad de su entorno más allá de
cierto parámetro.
„ Algo resiliente resiste los golpes (hasta cierto punto)
„ Algo antifrágil mejora con los golpes (hasta cierto punto)
COMO LA PMO PUEDE INCREMENTAR LA
ANTIFRAGILIDAD?
„ Generando muchas opciones
„ Lo Frágil es igual a no tener opciones

„ Debemos escoger aquellas opciones que tengan más resultados

positivos que negativos al ser afectados por eventos aleatorios.

„ Tu tarea no consiste en visualizar el futuro sino de permitir que ocurra.

FORMULANDO UN PORTAFOLIO QUE
RESPONDA A LA FALTA DE
PREDICTIBILIDAD DEL ENTORNO
Frecuencia del Fenómeno

Larga Cola (o Larga Estela)

Impacto del fenómeno

FORMULANDO UN PORTAFOLIO QUE
RESPONDA A LA FALTA DE
PREDICTIBILIDAD DEL ENTORNO
Frecuencia del Fenómeno

Proyectos más importantes.

Con alto impacto, y alta posibilidad de ocurrencia

Muchos proyectos, pequeños, casi invisibles

Impacto del fenómeno

 Larga Estela

Beneficios Beneficios Beneficios Beneficios

Identificados Validados Planificados Ejecutados Beneficios
Entregados

The High-Impact PMO: How Agile Project Management Offices Deliver Value in a
Complex World (Inglés) 1st Edition, pp 102
PLANIFICACIÓN (RÍGIDA) VS AGILIDAD
PREGUNTA
„ Si hay cambios repentinos en el entorno, que tipo de organización
responderá más ràpido?
PLANIFICACIÓN (RÍGIDA) VS AGILIDAD

„ Cuando el entorno evoluciona rápidamente o es inestable, favorece a

aquellas organizaciones mas adaptables.
„ Generan más descendientes
„ Con una baja probabilidad de sobrevivir hasta ser adulto

„ Cuando el entorno es estable, la selección natural favorece a

organizaciones más longevas, con pocos “hijos“ que tienen alta
probabilidad de sobrevivir
ENFOQUES HIBRIDOS
„ Programa complejo de Transformación….
„ Macro Plan (= Sinfonía)
„ Gantt del Programa
„ Metas y objetivos definidos
„ Revisiones gerenciales (Gate Reviews)

„ Componentes más pequeños (manejo más ágil, = Jazz)

„ Sincronizados con el Macro Plan

„ La PMO monitorea las relaciones entre las “bandas de Jazz“

„ También es necesario monitoreo con el entorno
 Ventana de la Viabilidad Ecosistemas
Sostenibilidad
del mundo
real
Tendencia a la
Tendencia al
Fragilidad
Estancamiento
Balance óptimo

Mayor Eficiencia (racionalización

de Recursos) Mayor Resiliencia

𝛼 entre 0 y 1. = Grado de Diversidad e interconectividad de un sistema. Si no hay flujo

De información la interconectividad es 0. Si todos los elementos están interconectados, 𝛼=1.
Si 𝛼 es bajo, hay mayor eficiencia.. Si 𝛼 es alto, hay mayor resiliencia.
https://www.researchgate.net/figure/The-Window-of-Viability-in-which-all-sustainable-natural-ecosystems-operate-Complex_fig1_229039856
 TRES PILARES PARA UNA PMO AGIL

Agenda Sencilla Comunidad Descentralizada Calendario de

De PMOs Reuniones
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.litmos.com%2Fblog%2Farticles%2Fthree-pillars-of-modern-learning&psig=AOvVaw2J87yMo7bFF56mAlV-
4reI&ust=1572469212518000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCLiAvLiuwuUCFQAAAAAdAAAAABAI
AGENDA SENCILLA..
División Nombre el Entregaremos Entregaremos Qué es lo Responsable
Proyecto el Output? el Outcome? importante
AHORA?
OK Se cumplirá, No se podrá What is
alta confianza lograr, requiere Important NOW
atención de la (WIN)…
gerencia o es
difícil de resolver
No se ha OK Se cumplirá,
cumplido, pero se alta confianza
cumplirá. No
requiere de
asistencia de la
gerencia..

Gráfico Marimekko
COMUNIDAD DESCENTRALIZADA DE
PMOS Y PERSONAS QUE CONTRIBUYEN A
LOS PROYECTOS (Y PROGRAMAS)
„ Project (o Program) Management Officer
„ Miembros de los equipos de proyectos
„ Patrocinador y Comité Ejecutivo
CALENDARIO DE REUNIONES
„ Mensualmente: Con el Comité Ejecutivo

„ Semanalmente:
„ Patrocinador
„ Director del Proyecto
„ PMO