Gestieón de la PMO

Project management Office

Sesión 6
Requisitos para implementar la PMO /
Estructura y Funciones de la PMO

Félix Valdez, PMP

 Agenda Del Curso

1. PMO y su importancia para la Implementación de la Estrategia I

2. PMO y su importancia para la Implementación de la Estrategia II
3. Modelo: Estrategia, PMO, Portafolios, Programas y Proyectos
4. Dirección de Proyectos I / Dirección de Proyectos II
5. Dirección de Proyectos III
6. Requisitos para implementar la PMO / Estructura y Funciones de
la PMO
7. Implementación de una PMO
8. Brightline Initiative
 The Project Management Office
(PMO) A Quest For Understanging

Autores
Brian Hoobs, PhD, MBA, PMP
Monique Aubry, PhD, MPM

Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016

http://www.mccormickpcs.com/images/Building_an_EPMO.pdf
PMO - Nombres
Las Organizaciones y la PMO

The PMO A Quest For Understanding

 Jerarquía

Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016

http://www.mccormickpcs.com/images/Building_an_EPMO.pdf
 Jerarquía – Alta Gerencia
(Executive Management)
• Sponsor de PMO debe ser a nivel de
Presidente Ejecutivo (CEO), ú otro C
Level (CIO, CFO), o a nivel VP (RRHH,
etc)

Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016

http://www.mccormickpcs.com/images/Building_an_EPMO.pdf
 Jerarquía - Gobernanza
• Comité de Gobierno Corporativo
– Comité Ejecutivo
• Patrocinadores
• Comité Ejecuvido

– PMO Corporativa
• Implementación de PMO
• Gestión de Programas
• Alineamiento Estratégico
• Optimización de PMO
Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016
http://www.mccormickpcs.com/images/Building_an_EPMO.pdf
 Jerarquía de Gobernanza
Políticas y Prácticas de Gobernanza
Portafolio A
Supervirión y Soporte de Gobernanza
Control de Gobernanza
Integración de Gobernanza
B Toma de Decisiones de Gobernanza
A
Programas Reportes de Desempeño
Solicitudes de Cambio
B Riesgos y issues escalados
Entrega de capacidad de los Beneficios
B A
Programas
Reportes de Desempeño
C subsidiarios A Solicitudes de Cambio
C Riesgos y issues escalados
Productos o Servicios
A B
Programas
Proyectos C subsidiarios

Proyectos A

Fuente: The Standard for Organizational Project Management (OPM). PMI. 2018
Variables Clave

The PMO A Quest For Understanding

 PMO - Visión
• Promover estándares y metodologías de
mejores prácticas en proyectos y
programas para ayudar a que la
organización logre su visión y misión a
través de desarrollo de educación,
entrenamiento y principios guía.

Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016

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 PMO - Misión
• Proveer liderazgo, experiencia, y
entrenamiento a equipos para que inicien,
planifiquen y guiar la implementación.
• Responsabilidades
– Asegurar que los planes se implementen a
tiempo, cumpliendo el presupuesto y
alcances.
– Mantener alineamiento estratégico y generar
los beneficios requeridos por la organizción
Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016
http://www.mccormickpcs.com/images/Building_an_EPMO.pdf
 PMO - Objetivos
1. Supervisar los proyectos
2. Gestión centralizada de herramientas
3. Repositorio centralizado de “artefactos“ (docs)
4. Gestión del portafolio de proyectos
5. Cordinación de Recursos Humanos
6. Entrenamieno y Educación – planificación, diseño
7. Entrenamiento y educación – implementación
8. Soporte a proyectos – guía, atención al momento
9. Coordinación de recursos compartidos

Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016

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Configuración de la PMO – Funciones
§ Informar el estado del proyecto a la alta dirección
§ Desarrollar e implementar una metodología estándar

+75%
The PMO A Quest For Understanding
Configuración de la PMO – Funciones
§ Monitoree y controle el desempeño del proyecto
§ Desarrollar la competencia del personal, incluida la
capacitación.
§ Implementar y operar un sistema de información
del proyecto.
§ Brindar asesoramiento a la alta dirección. Coordinar
entre proyectos
§ Desarrollar y mantener un cuadro de indicadores
del proyecto.
§ Promover la gestión de proyectos dentro de la
organización.
§ Supervisar y controlar el rendimiento de PMO +50%
The PMO A Quest For Understanding
Configuración de la PMO – Funciones
§ Participar en la planificación estratégica
§ Proporcionar tutoría para gerentes de proyecto
§ Administrar una o más carteras Identificar, seleccionar y
priorizar nuevos proyectos.
§ Gestionar archivos de la documentación del proyecto
§ Administra uno o más programas
§ Realizar auditorías de proyectos
§ Proporcionar interfaz entre la administración y el cliente.

+25%
The PMO A Quest For Understanding
Configuración de la PMO – Funciones
§ Proporcione un conjunto de herramientas sin
un esfuerzo para estandarizar
§ Ejecutar tareas especializadas para gerentes de proyecto
§ Asignar recursos entre proyectos
§ Realizar revisiones posteriores al proyecto
§ Implementar y administrar la base de datos de
lecciones aprendidas
§ Implementar y gestionar la base de datos de riesgos
§ Administrar beneficios

+25%
The PMO A Quest For Understanding
Configuración de la PMO – Funciones
§ Proporcionar networking y escaneo ambiental de la
organización
§ Reclutar, seleccionar, evaluar y determinar los salarios de los
gerentes de proyecto

-25%
The PMO A Quest For Understanding
Configuración de la PMO – Funciones

Grupo 1: Monitoreo y control del desempeño del proyecto.

Grupo 2: Desarrollo de competencias y metodologías.

Grupo 3: Gestión de proyectos multiples.

Grupo 4: Gestión estratégica.

Grupo 5: Aprendizaje organizacional.

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 Servicios de la PMO
Gestión de Contultoría y Entrenamiento Operaciones Archivos
Portafolios servicios de
PMO
Información del Portafolio Recuperación de Metodología Contabilidad del proyecto Protocolo para repositorio
del Proyecto Proyectos de información
Juntas de Gobierno y Gestión de Riesgos Herramientas y Locales Planificación y proyección Gestión de Datos y
Ejecutivas de uso de recursos Seguridad
Portafolio de Activos, Procesos, Herramientas y Fundamentos en Seguimiento de uso de Librería de Documentos
Objetivos Estratéticos y Metodologías en Dirección de Proyectos recursos de proyectos / Gestión del
Recursos Dirección de Proyectos Conocimiento
Técnicas de Priorización Coaching y entrenamiento Técnicas de Seguimiento de activos Lecciones aprendidas
comunicación (asset tracking)
Alineamiento Estratégico Mesa de Ayuda Gestión de Proyectos Soport y administración Contratos Cerrados
de Proyectos Nivel Avanzado de recursos
Gestión estratégica de Gestión de Web, Portal Herramientas para Gestión de Contratos y de Auditorías
Recursos Gestión de Portafolio, Cambios
Programación,
Presupuestación
Reportes, Métricas, Reclutamiento de Certificaciones Seguimiento y Métricas de
Analytics recursos Desempeño de recursos
Interface con Clientes Interface con cliente Interface con cliente Interface con cliente Interface con cliente
Internos / Externos interno interno, externo interno Interno / Externo

Fuente: The PMO Guide. Michael McCormick, Junio 2016

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Configuración de la PMO – Tamaño
La mayoría de las PMO tienen muy poca dotación de personal.

[...] Este personal es de gastos generales, y las organizaciones son

muy reacias a crear gastos generales. La cuestión de los costos
generales es un tema clave para las PMO, creando una situación algo
paradójica en la que a menudo se le pide a la PMO que asuma muchas
funciones con pocos recursos.

The PMO A Quest For Understanding

Configuración de la PMO – Tamaño

The PMO A Quest For Understanding

Configuración de la PMO – Experiencia

Pocos miembros del personal tienen experiencia en negocios u

operaciones. Sin embargo, una pregunta adicional identificó que el 34% de las
PMO tienen analistas de negocios o arquitectos de negocios en su personal [...]
Esta experiencia es crítica para su capacidad de hacer su
trabajo y su credibilidad.

The PMO A Quest For Understanding

Configuración de la PMO – Experiencia

The PMO A Quest For Understanding

Configuración de la PMO – Experiencia

The PMO A Quest For Understanding

 Interesados de la Gestión
Organizacional de Proyectos
• Ejecutivos
• Comité de Gobierno Corporativo
• Sponsor de OPM
• Profesionales ligados a la Dirección de
Proyectos, Programas, Portafolio
• La organización en su conjunto
• La PMO misma
• Proveedores
• Beneficiarios de las Nuevas Capacidades
 Metodologías OPM
• Establecer una manera común de trabajar
proyectos
• Proveer estructura a proyectos
• Estandarizar proyectos y proveer consistencia
• Proveer un lenguaje común
• Mejorar la calidad de la dirección de proyectos
• Circular las mejores prácticas
• Definir roles y responsabilidades
 Elementos de las
Metodologías OPM (1 de 2)
• Gestión de Costos
• Gestión de Cronogramas
• Gestión de riesgos (amenazas y oportunidades)
• Gestión de la información (reportes)
• Captación y entrenamiento de personal
• Elementos opcionables de la metodología
• Gestion de Interesados
• Ciclo de vida de portafolio, programa, proyecto
• Gestión de Alcances
 Elementos de las
Metodologías OPM (2 de 2)
• Gestión de Issues
• Gestión de la Calidad
• Gestión de los requisitos
• Gestión de las Adquisiciones
• Gestión de los Recursos
• Gestión de la Configuración
• Gestión de los beneficios
• Gestión del cambio (organizacional)
 Otros roles en la Gestión del
Portafolio
• Patrocinadores
• Cuerpo de Gobierno del portafolio
• Oficina de Gestión de Portafolio/Programa/Proyecto
(algunas veces se denomina E-PMO
E = Enterprise)
• Analista del Portaflio
• Directores de Programa
• Directores de Proyectos
• Comité de Control de los Cambios
• Miembros de los equipos de los programas y proyectos
• Expertos técnicos