ADMINISTRACIÓN

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE 2
Manual de Organización
Administrativas
NOMBRE: ADAMARI GUADALUPE HERRERA LOBO.

MATRICULA: adamarig90.

FECHA: 08 de mayo de 2019.

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 Misión.

“A Funny Life” es la empresa dedicada a la organización de eventos integrando la

mejor solución requerida para el cliente. Realizando sus eventos de la mejor
manera posible y brindando la mayor calidad de proveedores. Al cliente se le
ofrece la satisfacción, confianza, atención personalizada, innovación,
responsabilidad y garantía de tranquilidad y despreocupación al dejar su evento en
nuestras manos.

Visión.

“A Funny Life” busca convertirse en una empresa con la mejor organización de

fiestas con ambientes de disfruté y ocio. Por lo que también se ofrece al cliente lo
que se necesita para la elaboración del evento y que con esto se llegue al éxito

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esperado. Así como ser reconocidos como una organización que se entrega con
pasión a sus servicios.

Objetivo.

Nuestro objetivo es, llegar a ser algo más que un negocio pequeño, podemos
superar nuestras propias expectativas con la ayuda de proveedores, socios y no
menos importantes, nuestros clientes, que, satisfaciendo sus necesidades en cada
evento que realicemos podremos tener una posibilidad mayor de ser una gran
empresa reconocida a nivel nación.

Política.

“A Funny Life” como organizadores de eventos es una empresa que se preocupa

de manera constante por brindar servicios de alta calidad, conociendo en cada
detalle cada una de las necesidades de sus clientes para ofrecerle la oportunidad
de realizar un evento inolvidable y que al final cumpla con el objetivo de resaltar la
imagen personal o corporativa que el cliente busca al hacer este tipo de inversión,
bien sea con sus invitados, si se trata de una reunión familiar, o si se trata de
clientes en el caso de empresas.

Planes a Corto y Largo Plazo.

Planes a corto plazo.

 Dar un excelente servicio a los clientes que requieran nuestros

productos/servicios.
 Dar capacitaciones de calidad a los trabajadores para poder dar un buen
servicio al cliente.
 Tener suficientes productos para poder dar un buen servicio.

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  Mantener una buena relación entre trabajadores para mantener la
colaboración mutua.
 Dar los diversos tipos de eventos.

Planes a largo plazo.

 Dar a conocer la empresa a nivel nacional.

 Tener diversas sucursales, con la misma calidad de servicios.
 Tener distintos diseños, salones, comida, música, entre otros servicios.
 Los trabajadores totalmente capacitados para emplear cada uno de los
servicios, según corresponda.

Portafolio de productos.

 Eventos corporativos
1. Aniversarios de empresas
2. Inauguración
3. Integración
4. Conferencias
5. Talleres
6. Cursos
7. Días Festivos
 Fin de Año
 Día del Trabajo
 Día de las Madres
 Día del Padre
 Posadas
8. Entre otros . . .

 Eventos sociales
1. Ceremonias religiosas

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  Bodas
 Bautizos
 Primeras Comuniones
2. Cumpleaños
3. Graduaciones
4. Quince años
5. Días festivos
 Día de San Valentín
 Día del Niño
 Día de la Independencia
 Halloween
 Día de Muertos
 Noche Buena
 Día de Navidad

 Eventos masivos
1. Conciertos
2. Festivales
3. Showcase
4. Firmas de autógrafos
5. Meet and greet
6. Desfile de modas
7. Entrega de premios

Proceso operativo

Cotización del evento a realizar: Se le da un presupuesto al cliente potencial de

los servicios que requiera.

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Firma del contrato y acuerdo de pago: Se establece los términos y condiciones
en conjunto a las fechas de pago correspondiente.

Contacto a proveedores destinados : La contratación de proveedores para el

servicio dependerá principalmente de los gustos y las preferencias del cliente.

Informe de avances al cliente: Juntas donde se muestre la logística así como

dudas o sugerencias.

Seguimiento de la planificación: En relación con servicio presentado de

contratar y dar seguimiento a los proveedores es la encargada de relaciones
públicas.

Verificar todo un día antes del evento: Confirmar con cada uno de nuestros
proveedores así como con los asistentes y resolver detalles según sea el caso.

Día del evento: Realización de todo lo antes planeado.

Descripción del puesto de cada empleado.

COORDINADOR DE EVENTOS
A cargo de la coordinación de todos los detalles necesarios para garantizar que un
evento se ejecute sin problemas y con éxito. Los coordinadores de eventos
pueden trabajar de forma independiente como autónomos, pero a menudo son
contratados por las empresas, asociaciones comerciales y organizaciones sin
fines de lucro para trabajar como empleados.

Un coordinador de evento también debe ser flexible y capaz de realizar múltiples

tareas, ya que muchas de las acciones necesarias para gestionar un evento deben
estar dispuestas al mismo tiempo.
Entrenamiento y educación: La mayoría de las organizaciones requieren que los
coordinadores de eventos de nivel de entrada tengan un título de licenciatura,
preferentemente en marketing (comercialización), relaciones públicas, gestión de
la hospitalidad, de negocios o de comunicaciones.

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MARKETING Y VENTAS

Objetivo del puesto: Definir e implementar diversas maneras de comerciar y como

aplicar el proceso de marketing y poder aplicarlo y que se abran posibilidades de
ciertos negocios y se logre mantener en liderazgo el servicio que se brinda en A
Funny Life

Perfil del puesto:

Escolaridad requerida: Licenciatura.

Especialidad: Diseño de Mercadotecnia y Ejecución de nuevos proyectos

comerciales.

Experiencia requerida: 2 años.

Conocimientos adicionales requeridos:

 Idioma Ingles (alto).
 Conocimiento básico de mercadotecnia y publicidad y diseño gráfico,
además, facilidad de palabra, buena comunicación.
 Aspectos Administrativos.
 Paquetería Office.
 Internet

Habilidades:
 Manejo de paquetería office y navegar en internet.
 Trabajo bajo presión y cumplimento de metas.
 Relaciones interpersonales.
 Buena redacción y ortografía.
 Trabajo en equipo.
 Toma de decisiones.
 Capacidad de negociación.

RELACIONES PÚBLICAS

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Objetivo del puesto: Coordinar de manera óptima la realización de las actividades
de relaciones públicas internas y externas para promover la mejora en las
relaciones entre el Instituto y el público en general.

Perfil del puesto:

Escolaridad requerida: Licenciatura.

Especialidad: Ciencias de la Comunicación y Organización Relaciones Públicas.

Experiencia requerida: 2 años.

Conocimientos adicionales requeridos:

 Idioma Ingles (medio).
 Conocimiento básico de mercadotecnia y publicidad y diseño gráfico.
 Aspectos Administrativos.
 Paquetería Office.
 Internet

Habilidades:
 Manejo de paquetería office y navegar en internet.
 Relaciones humanas.
 Actitud de servicio.
 Capacidad de análisis y solución de problemas.
 Comunicación.
 Toma de decisiones.
 Capacidad de negociación

LOGÍSTICA

Objetivo del puesto: Planificar, dirigir y coordinar las actividades de

abastecimiento, almacenamiento y distribución de los materiales y productos de la
empresa. Coordinar todo el movimiento de entradas y salidas de materiales de la
compañía.

Perfil del puesto

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Formación y conocimientos preferibles:
 Titulación universitaria Superior, preferiblemente Ingeniería o Ciencias
Empresariales.
 Estudios de especialización sobre producción y logística.
 Conocimientos de gestión de stocks y técnicas de planificación.

Competencias deseables:
 Flexibilidad mental.
 Destrezas de negociación.
 Capacidad de análisis de información.
 Creatividad.
 Orientación al cliente interno/externo.
 Habilidad persuasora

 Programas de actividades, difusión y trabajo

1. Aprobar los programas generales y especiales de actividades,
difusión, trabajo, inauguración y clausura.
2. La intervención del Coordinador General y de los demás
Coordinadores en este punto es indispensable, ya que los programas
(cronogramas y agendas) son la base para la organización y
realización de toda convención.
3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas.
4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de
analizar y aprobar los cambios que considere pertinentes y ajustar
debidamente la logística general.
5. La inauguración y clausura son algunas de las actividades más
relevantes e importantes, por lo que debe autorizar los programas
finales.

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 6. Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las
actividades especiales, recreativas y deportivas, culturales y
sociales.
7. Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las
diferentes actividades programadas.
 Imagen y mensajes
1. Juntamente con el Coordinador de Comercialización y Difusión debe
supervisar el manejo de la imagen y los textos que den a conocer a
los medios de comunicación y al público en general.
2. Participar en la planificación de la campaña de publicidad y
promoción.
3. Definir estrategias de comercialización y difusión.
 Invitados y ponentes
1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y
de mesas de trabajo
2. Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar
la logística para la selección, invitación, recepción y atención de los
invitados especiales, ponentes, participantes y acompañantes.
 Medios de comunicación
1. Definir los medios de comunicación que se pretende invitar.
2. Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe autorizar la
lista de medios invitados.
3. Definir el contenido de los escritos que se les envíe.
4. El manejo y atención de los medios de comunicación, será
responsabilidad de la coordinación de RRPP y la de Operaciones
 Presídiums
1. El Presídium es el grupo conformado por las principales
personalidades que encabezan o presiden el evento. En algunos
casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales,

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 como por ejemplo la inauguración, los eventos intermedios y la
clausura.
2. Acciones que debe desarrollar el organizador en relación con este
grupo de personas.
3. Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de
los diferentes presídiums que se instalen durante el evento.
4. Se recomienda que en los presídiums de las actividades de
inauguración y clausura estén las personalidades más destacadas
del ramo o relacionadas con el tema del evento, así como los
principales directivos de la empresa o agrupación y algunos
organizadores.
5. Decidir quiénes van a ocupar los presídiums de las ponencias
magistrales o de actividades especiales.
 Simulacros (o ensayos)
1. Programar y coordinar junto al Coordinador de Operaciones la
práctica de simulacros.
2. Participar de manera personal en cada una de las prácticas de
simulacro que se lleven a cabo.
3. Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para detectar
posibles fallas en la logística y definir con anticipación los cambios
necesarios.
 Capacitación
1. Supervisar que todo el personal participante en la organización esté
capacitado.
2. Junto al Coordinador de Operaciones debe elaborar el programa de
capacitación para todo el Comité Organizador y para que esto se
lleve a cabo con la mayor eficiencia posible también colaborarán el
resto de las Coordinaciones.
3. Cada coordinación debe capacitar a su propio personal.

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