ESCUELA PROFESIONAL DE COMUNICACIN SOCIAL E IDIOMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS DE LA

COMUNICACIN.

TEMA:

CMO

ORGANIZAR

EVENTOS?

CURSO: CEREMONIAL Y PROTOCOLO.

PROFESOR:

JULIO DURAN ABARCA.

ALUMNAS

NEYLU CHAHUARES SANCHEZ.

JESICA AIMA CONDE.
DALY QUISPE QUISPE.

CUSCO-PERU
2016

CEREMONIAL Y PROTOCOLO1

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PRESENTACIN

Distinguido docente Julio Abarca Duran tenga usted un cordial saludo

de parte nuestra, ponemos al alcance de su persona el presente
trabajo realizado con mucho esmero y dedicacin siempre pensando
en ampliar los conocimientos.
Este trabajo es de organizacin de eventos en relaciones pblicas y
cmo hacer que este sea organizado y exitoso.
Esperando que el trabajo expuesto sea de su valoracin, inters y
aceptacin.

Atentamente:
Sus alumnas.

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INTRODUCCIN

Para las organizaciones, los eventos se han convertido en una de las

estrategias ms importantes para las relaciones pblicas.
Por medio de estos las instituciones han logrado llegar a cada uno de
los pblicos, pues pueden generar vnculos con cada uno de estos
para crear relaciones a largo plazo. Al realizar eventos dentro de la
organizacin es muy importante que se realice un plan de accin para
estos, pues se deben enfocar en cada uno de los pblicos a los que se
van a dirigir, ya que cada uno de los eventos tiene que ser diferente
segn la necesidad que se tenga.
Organizar un gran evento de Relaciones Pblicas es una tarea
compleja y que requiere una gran dosis de liderazgo y de disciplina.
Son muchas las personas y los equipos que dependen de la persona
que dirige la labor de coordinacin. Adems, la organizacin de
grandes eventos requiere una buena planificacin y anticipacin a los
problemas, mejor dicho a las necesidades futuras, que si no
planificamos antes se convertirn en problemas en el momento de
llevar a cabo nuestro acto.

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CMO

ORGANIZAR

EVENTOS?

Cuando quieres realizar un evento empresarial, y que adems sea

exitoso, ser imprescindible que tengas en cuenta dos palabras
mgicas, la organizacin y la planificacin, porque juegan un papel
vital.
Da igual que el evento sea un congreso de repercusin internacional o
una reunin con clientes potenciales del sector, tengas un ao entero
para organizarlo o slo una semana, el xito del evento estar en los
pequeos detalles que hayas tenido en cuenta para que salga todo
bien y sea una experiencia inolvidable.
Muchas veces se comete el error de pensar que cuanto mayor
presupuesto mejor ser el evento, pero la realidad es que tiene mayor
importancia las dos palabras mgicas, porque con poco presupuesto y
una correcta planificacin/organizacin tendrs el xito asegurado.
Organizar significa investigacin y planificacin, asimilar y percibir las
necesidades de la organizacin. Cuando se tiene claro cules son los
objetivos que perseguimos podemos formular cual es el evento que
se ajusta a tales propsitos. Contando con la idea clara de lo que
queremos
hacer
empezamos
a
distribuir
las
tareas
y
responsabilidades, atravesamos por varias etapas: dirigir, ejecutar,
controlar y evaluar resultados.

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PUNTOS CLAVES
EN LA ORGANIZACIN

DE EVENTOS

1. CAPTAR LA IDEA.
Antes que nada, es muy importante tener una idea clara sobre el
propsito del evento, es decir, debes saber qu quieres conseguir con
la celebracin del evento, a partir de ella se clasifica y selecciona el
evento que ha de realizarse, conocer la finalidad del evento, tambin
es de vital importancia tener una idea acerca de tu pblico objetivo,
ya que esto depender mucho para organizar los contenidos del
evento

Para ello es indispensable ubicarse dentro de las polticas de la

organizacin, conocer y comprender el contexto en el que se
desenvuelve.
Recuerda que tener una idea clara sobre el propsito de la actividad
as como el pblico objetivo, te ayudar a mantenerte enfocado en las
metas especficas e incluso para evitar que el alcance del evento se
difumine por el camino.

2. COMIT DE HONOR Y COMIT ORGANIZADOR.

En los eventos de mayor envergadura se suele conformar un comit
de honor y un comit organizador, el primero est presidido por la
persona del ms alto rango, llmese presidente regional, alcalde
presidente del directorio, director, gerente, etc.
Este comit lo integran tres o ms personas de institucin
convocante o se designan entre los componentes organizadores, si se
tratara de un evento multisectorial.

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La denominacin puede variar y llamarse coordinacin, direccin, no

define ms que el nombre, pues la responsabilidad es de mayor
preocupacin.
El comit debe establecer das y hora de reunin para canalizar los
avances y coordinaciones del evento.
La comisin organizadora, es el equipo humano que ejecutara el
evento, para ello es indispensable que se una persona con
experiencia.
Cada comisin deber encargarse exclusivamente de sus funciones
sin entrometerse en otras labores para no entorpecer la organizacin,
no hay nada ms desagradable en una comisin que la intromisin
de un miembro que desconoce los procedimientos y tcnicas y
pretenda dar lecciones de cmo puede hacerse las cosas.
Los eventos institucionales o empresariales son organizados por la
oficina de relaciones pblicas quien lleva adelante las ceremonias,
actos, celebraciones, etc. En caso de macro acontecimientos el
comit lo conforman varias dependencias para facilitar su ejecucin.
3.-FUNCIONES DEL EVENTO.
Establecidas las comisiones necesarias, corresponde asignar las
funciones y atribuciones a cada una de ellas y calendarizar en tiempo
su cumplimiento.
La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas cuando ests
organizando un evento corporativo es que ayuda a realizar un
seguimiento de todas las cosas que se hacen as como de las cosas
que quedan por hacer, ya que hay numerosos detalles importantes
que estn involucrados.
En definitiva, es fundamental hacer una lista de tareas para
asegurarte que no te olvidas nada importante durante la planificacin
del evento corporativo.
Corresponde al comit organizador, aprobar, supervisar, coordinar,
todo lo concerniente a la estructura del evento y mantener al
corriente de los avances.
Por otro lado el comit de honor tiene labor poltica y de direccin en

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relacin

las

dems

comisiones.

a) Direccin
La direccin de eventos es confiada a profesionales con
experiencia y aun equipo que renan las condiciones para realizar
el evento.
Corresponde al director priorizar y distinguir lo primario del
complementario, lo esencial de lo accesorio, lo urgente de lo
importante.
La direccin planifica y trabaja con el tiempo en contra, a cada
tarea corresponde un responsable, un tiempo definido y
presupuesto. Su labor exige una supervisin aguda del proceso, su
experiencia ser de gran utilidad para superar los imponderables e
imprevistos que se presenten.

b) Ejecucin
El desarrollo del plan elaborado para eventos elegidos.
Terna de posibles invitados, conferenciantes, expositores,
padrinos, etc.
Envio de cartas a posibles conferenciantes, expositores,
padrinos, etc.
Contratacin del planning de servicios.
Listado de participantes potenciales.
Convocatoria a travs de cartas, fax, correos, electrnicos y
otros medios disponibles.
Disear y confeccin de los medios impresos de difusin.
Remitir los materiales de difusin y comunicados de prensa
oportunamente.
Reiterar las invitaciones.
Recepcin y confirmacin de participantes.
Hacer las reservaciones del hotel.
Buscar y negociar con los posibles patrocinadores.
Confeccin del protocolo para todos los actos.
Organizacin de las reuniones sociales

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Organizacin de actividades complementarias.

Elaborar las credenciales y certificaciones.
Compra de los presentes o recordatorios
Remitir y conformar las invitaciones a los distintos actos
Coordinacin con el responsable de las anfitrionas.
Coordinacin con el jefe de seguridad
Acreditacin a los periodistas.

c) Previsin y control.
La previsin consiste en anticiparse a las necesidades ms
simples y desapercibidas a tener durante el evento.
Parte del xito de un evento es prever los inconvenientes a
presentarse, las exigencias de un evento acaban cuando este
finaliza.
Los cambios sbitos, emergencias o situaciones inesperadas
requieren ser resueltos con tino y a la brevedad posible. La
atencin oportuna a los detalles del evento determinara su
xito.
Es recomendable realizar una inspeccin in situ de la zona
donde se desarrollara el evento, para verificar su idoneidad.
Tomar nota de los aspectos subsanables nos ayudara a tenerlo
todo en marcha. As tambin se aconseja solicitar informacin
acerca de las exigencias de los invitados al evento y tenerla
presentes cuando sean necesarias.
El control nos permite superar inconvenientes cuando estos se
presentan, siempre habr una alternativa para resolver
problemas.
d) Evaluacin.
Al concluir el evento se debe analizar si se cumpli las metas
establecidas.
Lo ideal es el cumplimiento ntegro de las metas establecidas
pero de no ser as quedara como referente para futuras
actividades.
Durante esta etapa se analizan los factores determinantes del
logro de los objetivos, se anotan los aciertos y de la misma
forma los desatinos con la finalidad de corregirlos
posteriormente.
La opinin del pblico es de suma importancia, se recomienda
realizar encuestas a los asistentes con el fin de percibir sus
puntos de vista.

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4.-CONCLUSIONES:
En ocasiones, empresas e instituciones se ven inmersas en
actividades extraordinarias a su quehacer cotidiano, ya que celebran
o conmemoran fechas de inters para los grupos vinculados con ellas
estas ocasiones son excelentes para difundir identidad y mensajes
institucionales, identificar aliados y crear o potenciar alianzas.
Todo esto se lleva a cabo mediante tcnicas avanzadas de
localizacin y gestin de pblicos, entre las que ocupan un lugar
destacado la organizacin de eventos y la produccin de materiales
de convocatoria e informacin.
Pero es especialmente la correcta aplicacin de un sistema
ceremonial determinado aquello que define con mayor fidelidad la
identidad organizacional, al proyectar al exterior las caractersticas
propias. Y cuando los emisores de la comunicacin son las
autoridades e instituciones del Estado, son las normas de protocolo
las responsables de que la imagen percibida por los ciudadanos sea la
misma en cualquier coyuntura temporal o lugar geogrfico.

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5.- BIBLIOGRAFA:
ANA CECILIA PRADO, ZALASAR. Relaciones Pblicas,
Organizacin De Eventos Y Protocolo: Herramientas bsicas
para la organizacin moderna.
MARN CALAHORRO, F. (1997). Fundamentos del protocolo en
la
comunicacin
institucional.
Madrid

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