a) Concepto y Fundamentos de la Organización de Eventos.

¿Qué es la organización de eventos?

La organización de eventos consiste en el diseño, planificación y producción de un

congreso,  convención , festival, ceremonias u otro tipo de reunión que implique la presencia

de un público invitado.

¿Por qué es importante la organización de eventos?

En primer lugar la organización de eventos es importante porque elimina la improvisación, es

decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según lo previsto.,

también es importante porque los actos, reuniones y agasajos se realizan en base a las

normas de protocolo establecidas y de acuerdo a las principales tendencias de acuerdo al

tipo de evento.

El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que atañen al

acontecimiento, de manera tal que el cliente se sienta libre de las presiones y

responsabilidades que suele generar la planificación y la organización.

“Un organizador de eventos no improvisa jamás,

incluso, planifica aquello que podría ser improvisado.”

Anónimo.

Las principales características de los eventos

1. Creatividad

Es cierto que los eventos organizados para instituciones pueden tener un guion marcado
de antemano, lo cual no es óbice para crear una cita original y diferente, sin perder por ello

la seriedad que se le supone al acto.

2. Dinamismo

Deben tener ritmo y conseguir que los asistentes no pasen todo el tiempo mirando

el reloj para ver cuando termina. Esto se consigue con un buen programa y unos

participantes implicados, en la medida de lo posible.

3. Seriedad

Cuando una institución organiza un evento la seriedad suele ser una clara seña de

identidad. Este punto no está reñido con el anterior: un acto serio y solemne puede ser

al mismo tiempo entretenido. Pero es necesario que considere a sus asistentes como

debe y que tenga el decoro que se espera de un acto en el que participan distintas

instituciones y sus representantes.

4. Buena organización

En un evento organizado para una institución todo debe estar controlado. No debemos

pasar por alto que al acontecimiento acudirán personalidades, prensa o público general.

Todos ellos deben abandonar el acto con la sensación de que estaba bien planificado.

Conseguirlo nunca es casual, sino que responde a muchas semanas e incluso meses de

arduo trabajo.

5. Protocolo marcado

En muchas ocasiones, en un evento de carácter institucional participan diferentes

personalidades. Es vital que se tenga en cuenta el protocolo tanto a la hora de tratar a los

asistentes como en su distribución.

6. Prensa

Es frecuente que en los eventos de las instituciones esté presente la prensa. Ya sea

por el tema del encuentro en sí o por los asistentes a él, es imprescindible facilitar su

trabajo, sin que por ello se vean molestados los presentes.

Cuando hay una buena organización se gestiona de la manera adecuada lo publicado por

los medios de comunicación. Además, con anterioridad se debe enviar una nota de prensa

a los distintos medios con el fin de convocarlos al acto. En ella se explicará con claridad

todo lo que se está preparando.

7. Conocimiento de los asistentes

Es muy importante que los organizadores del evento tengan claro qué personalidades

acudirán a la cita. Si este aspecto está bien gestionado todos los invitados serán

atendidos de la manera adecuada.

No podemos olvidar que es importante adaptar el contenido a las personas que van a

asistir al evento.

8. Calidad

En un acto institucional la calidad es fundamental. Por regla general acudirán a él

personas que están acostumbradas a disfrutar de actos selectos, preparados con

esmero.

Por eso siempre prima la calidad a la hora de elaborar todo el programa, desde el lugar en

el que se celebrará, si se puede elegir, hasta la comida, pasando por la decoración o la

tecnología utilizada.

No es un tema al que se le pueda restar importancia: al preparar un evento de esta clase

se hacen los preparativos necesarios para que siempre esté a la altura de las

personalidades que participan.

 9. Seguridad

Por desgracia vivimos en un mundo convulso caracterizado por la inseguridad. En un

evento institucional es clave controlar este punto, sobre todo si acuden personalidades

importantes, por lo que a la hora de preparar el acto se tendrán presentes sus

características, las personas que lo presenciarán y las infraestructuras con las que

se cuenta.

Si es necesario, se debe garantizar que quienes presiden el acto o acuden a él como

invitados de excepción estén protegidos, para que el público tenga acceso limitado a ellos.

Tipos de Eventos

– Empresariales o corporativos (ferias, conferencias, reuniones)

– Sociales (bodas, aniversarios o incluso la happy hour)

– Deportivos (carreras, partidos de fútbol, torneos)

– Culturales y de ocio (festivales, espectáculos, conciertos)

– Educativos (charlas, cursos, congresos)

b) Fundamentos de la Organización de Eventos:

1-Concepto de Evento

 Según la Real Academia Española (RAE), existen tres acepciones sobre el término: el de

eventualidad (algo inesperado), un acontecimiento (planificado) y el evento como tal

(acaecimiento), siendo este el encargado de englobar los dos primeros.

El evento puede ser motivado por causas sociales, deportivas, políticas, religiosas o

artísticas. Generalmente, se busca organizar todos los factores en juego, de esta manera

se llevaría la reunión como se pautó en un comienzo, sin percance alguno

2-Visión y Misión del Evento

Misión: Es el propósito, razón de ser y fin de una organización, define lo que pretende

cumplir en un entorno específico.

Visión: Brindar a los clientes una experiencia única e innovadora en cada uno de sus

eventos, ofreciendo el más alto nivel de excelencia y calidad en los servicios.

3-Establecer Smart

El método SMART es una metodología con la que diseñar un camino para alcanzar

tus metas. Un método usado por los profesionales de éxito para lograr todo lo que se

proponen.

SMART es un acrónimo de la palabras en inglés:

 Specific (Específica).

 Measurable w/Measurement (Medibles).

 Achievable (Alcanzables).

 Relevant (Relevante).

 Time-Oriented (Limitados en el Tiempo).

Con el método SMART puedes establecer metas y seguirlas de la siguiente forma.

 Específico (Specific)

Establecer objetivos específicos será el primer paso del método SMART. Debes comenzar

por metas simples y claras. Para establecer este punto, puedes hacerte varias preguntas

como:

¿Qué quieres?

¿Dónde?

¿Cómo?

 Alcanzable (Achievable)

No sirve de nada establecer objetivos que no puedas lograr.

 Relevante (Relevant)

Muchas veces ponemos metas que las mismas personas no saben muy bien para qué puede

servir. Debe haber una buena razón para conseguir tu objetivo, una meta orientada a

resultados.

La motivación es fundamental para alcanzar una meta.

 Limitado en el Tiempo (Time-Oriented)

Tiene que tener una fecha de finalización. Cuando pones fecha de finalización te

comprometes a hacer todo lo posible para lograrlo.

En resumen, el método SMART es una opción para establecer tus objetivos de forma clara

y sencilla para que puedas cumplirlos.

4-Análisis de F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

Un análisis FODA es una herramienta muy útil para evaluar mejor las probabilidades de

que un evento sea un éxito. Los eventos están influenciados por el mercado, el calendario,

las tendencias, el clima y muchos otros factores. Mediante un análisis FODA se puede

ubicar un evento en el contexto de estos factores y evaluar las posibilidades de éxito. 

1. Haz una lista de los puntos fuertes de tu evento

En el mundo real de los negocios necesitas datos objetivos para respaldar tus hipótesis. A

continuación te mostramos algunas formas de describir las “fortalezas” (o el potencial) de tu

evento:

     Una idea que nunca antes se había llevado a cabo

     Un equipo experimentado y motivado con un historial de éxitos

     Una base de seguidores en las redes sociales que actúa como plataforma de marketing

     Un plan financiero que indica un buen volumen de negocio

Pon toda la carne en el asador y vende lo mejor de ti.

2. Aborda con franqueza las debilidades de tu evento

Para realizar un buen análisis FODA es importante ser sincero con tus debilidades, por

ejemplo:

      Falta de financiación y/o gasto elevado en aspectos como la creación de primeros

contactos y el alquiler del recinto

      Un equipo de eventos entusiasta pero sin experiencia

      Falta de la tecnología necesaria para desarrollar tu evento de manera eficiente

Parte del desafío de hacer una lista de tus debilidades es reconocerlas y admitirlas con

absoluta transparencia. Pero también hay que plantearse cómo abordar y superar estas

debilidades. Por ejemplo, ¿no tienes mucho capital pero sí un  plan para conseguir la

financiación ? Déjalo claro para que las soluciones no se pasen por alto.

3. Diseña las oportunidades de tu evento

La parte de oportunidades de un análisis FODA estudia los factores de la comunidad o del

mercado que podrían beneficiar a tu evento. Por ejemplo:

     Hay una gran comunidad LGBTQ en tu ciudad, pero no hay ningún festival dirigido a este

colectivo: el tuyo sería el primero.

     El proyecto de recuperación de la zona portuaria de la ciudad finalizará en junio: será el

momento perfecto para dar una fiesta en el barrio.

     El número de huertos urbanos en tu distrito ha aumentado considerablemente y

actualmente el tema de la “gastronomía local” es muy popular. Ha llegado la hora de

organizar visitas guiadas anuales que terminen con una cena tipo “del huerto a la mesa”.

Esta parte de tu FODA demuestra que has hecho los deberes y has ajustado el plan de tu

evento a la realidad de las circunstancias.

4. Analiza los peligros de tu evento.

Por último: los peligros potenciales o todo aquello que escapa a tu control. Es importante que

estés preparado y tengas un plan de emergencia por si termina pasando alguno de los

posibles peligros que pueden suceder en tu evento.

No puedes controlar todos los riesgos, pero si estás preparado para ello, puedes minimizar el

impacto de desastres imprevistos.

Peligros potenciales Plan de emergencia

El mal tiempo aguará tu

festival de música

Has encontrado un lugar “apto para todos los climas” donde

el espectáculo podrá continuar a menos que esté inundado. Y

si esto sucede, tu equipo sabrá cómo afrontar las

consecuencias.

Un evento te hace la

competencia

Has elaborado un súper plan de marketing y con la venta de

entradas anticipadas te aseguras la asistencia de la mayoría

de tu público objetivo.

No has encontrado

suficientes

patrocinadores para

cubrir los costes

Tu presupuesto incluye algunas partidas “opcionales” que

puedes cancelar si no cubres los costes. Pero también tienes

un plan agresivo para atraer a patrocinadores exclusivos.

5-Plan de Acción

El plan de acción es una herramienta de administración que enumera, en temas, qué

acciones son necesarias para lograr un objetivo.

En el plan de acción para eventos se debe tener una buena idea de cómo se desarrollará

el evento, crearlo es una tarea sencilla que implica enumerar las actividades clave en una

línea de tiempo e indicar quién será responsable de entregar cada elemento. Esto ayudará

a asegurar que se tiene suficiente tiempo para completar las tareas necesarias y ayudar a

los involucrados a comprender las responsabilidades. Entre las actividades clave

enumeradas en su plan de acción para eventos se pueden incluir:

 Redactar / actualizar el plan de negocios

 Identificar socios y simpatizantes del evento.

 Autorización / permisos.

 Reclutamiento y capacitación.

 Actividad de recaudación de fondos y plazos.

 Licencias, asuntos legales o de seguros.

 Hitos del presupuesto.

 Reuniones clave, es decir, reuniones de un grupo directivo o subcomité.

 Lugar(es) de confirmación.

 Elementos del programa de reserva o puesta en marcha.

 Hitos de preproducción / producción.

 Implementación de la estrategia de marketing.

 Actividad de medios.

 Creación de eventos.

 Evento en vivo.

 Desmontaje’ del evento.

 Monitorización, evaluación e informes

También, se debe incluir el tiempo de contingencia para cualquier tarea de la que no se

esté seguro que se pueda completar en una fecha en particular o para aquellas que

requieran influencia o asistencia externa. Se

deben hacer reuniones del equipo para actualizar el plan y luego asegurarse de que todas
las revisiones se distribuyan a quienes trabajan en el plan.

c) Definir:

-Protocolo -Ceremonial -Etiqueta

El protocolo es el conjunto

de reglas que, ya sea por

norma o por costumbre, se

establecen para actos

oficiales o solemnes,

ceremonias y otros eventos.

El protocolo establece las

normas, decretos y

reglamentaciones que

deberán observarse en el

Para Labariega

Villanueva ceremonial en

sentido estricto es "el

ambiente en el cual

tienen lugar las

relaciones pacíficas

entre los estados de tal

modo que se cree y

acondicione,

debidamente".

Se le llama etiqueta al
conjunto de reglas y

costumbres que te

permiten conducirte

adecuadamente en los

diferentes ambientes en

que te desarrolles.

Son usos y costumbres

que se deben guardar en

ceremonial, es lo menos

parecido a una aplicación

directa o ciega de las

normas, usos y costumbres,

y tienen mucho de creativo,

pero al contrario de lo que se

ha pensado normalmente,

no tanto artístico como

innovador, sino que está

basado en el estudio y el

conocimiento.

Según otros estudiosos

del protocolo como José

Agustín Pineda Ventura,

el ceremonial tiene una

misión importante: Es un

elemento de orden
creado para evitar

fricciones y resolver las

divergencias que de otro

modo pudieran surgir en

las actividades oficiales.

actos públicos.

Es decir, la etiqueta

orienta la conducta

personal,

-Clasificación del Ceremonial en Venezuela:

-Ceremonial Público

El Ceremonial Público es el conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida

de relación de los Estados, o bien el conjunto de reglas y prácticas que

establecen los Estados para ordenar las actividades públicas de sus

dignatarios y de las autoridades oficiales extranjeras en visita o establecidas o

acreditadas en su territorio.

-Ceremonial Militar

Comprende lo relacionado al conjunto de formas en que exterioriza la vida de relación de

las fuerzas armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas (armada, aviación,

guardia nacional) instituciones y hombres. Regula el conjunto de formalidades rigurosas

de estricto cumplimiento militar.

-Ceremonial Litúrgico o Religioso

El ceremonial religioso  está orientado al estudio de las principales prácticas litúrgicas y

rituales existentes en las diferentes confesiones religiosas. A través del protocolo

religioso, se pretende dar a conocer y entender el porqué de sus simbolismos, el

proceder en sus actos y ceremonias como principales vías de expresión de las doctrinas

y enseñanzas que profesan.

-Ceremonial Civil o Privado

El ceremonial es una serie o conjunto de formalidades que deben cumplirse estrictamente

para cualquier acto publico o solemne. Esta referido al rito, secuencia, orden, programa y

planificacion que se establece en los actos publicos. En los actos privados se aplica la

etiqueta social.

-Importancia de la Etiqueta en el Ceremonial

Es de suma importancia porque son las reglas lógicas para manejar las relaciones con los

demás, son todas las reglas de buenos modales, buenas costumbres mismas que son

indispensables para tener una convivencia social agradable por lo que cuanto más las

apliquemos en nuestro diario vivir contribuirán para que seamos personas