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1. Fase de planificación:
En esta fase es importante:
Mantener reuniones con el cliente para saber que objetivos quiere cubrir con ese evento y
transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para conseguir cubrir las expectativas
del cliente.
Escoger una fecha que sea propicia, normalmente los mejores días son Miércoles o Jueves de la
semana, ya que son los días de más actividad profesional y por lo tanto los que más garantizan
la asistencia. Elaborar un presupuesto, éste nos va a ayudar a saber que espacios, catering, ó
profesionales podemos contratar. “Crear”, desarrollar un mensaje y una gráfica que sea
atractiva para conseguir un evento exitoso.
Promocionar el evento a través de los diferentes canales de comunicación: desarrollando piezas
como:
Comunicación HTML para que las personas interesadas en asistir puedan inscribirse.
Landing page con la información del evento,
Insertar Publicidad en los medios específicos del entorno al que va dirigido la organización del
evento.
2. Fase de desarrollo
Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que normalmente
intervienen diferentes profesionales:
Responsables de decoración y montaje
Técnicos de Audio, Vídeo, Sonido, e iluminación
Azafatas para acreditar
Empresas de Catering
Artistas o profesionales que desarrollan la actividad lúdica
Ponentes
3. Fase de Evaluación
Una vez terminado el evento, debemos medir si nuestro cliente ha tenido el retorno de
inversión que esperaba.
Tener claro qué necesitas
Hay diferentes tipos de personal para eventos que puedes contratar, entonces antes de pedir
colaboradores debes tener todo claro. Qué roles cumplirán, qué habilidades y actitudes deben
tener esas personas, durante cuánto tiempo los necesitas, etc. Definiendo estos puntos claves,
podrás elegir el equipo perfecto para tus necesidades.
Habilidades y actitud
Muchas veces el personal más calificado y experimentado, no cumple las expectativas. No dejes
pasar a aquellas personas en las que notes una actitud positiva y sociable. Más allá de tener
todo lo que necesitas, busca personas que sean decididas y concretas. La actitud lo es todo.
Agencias de personal
Si vas a contratar al personal por medio de una agencia, conoce previamente cómo se manejan.
Si vas a poner tu evento en manos de terceras personas es bueno que coincidas en su manera de
actuar. Y si estás conforme con el trabajo que hasta el momento realizan, sabrás que puedes
confiar en ese equipo hasta con los ojos cerrados.
Si bien parece obvio, este punto muchas veces es conflictivo. Sé amable y respetuoso. Dá el
ejemplo para que esas personas que trabajan en tu evento hagan lo mismo y puedan contagiar
buena onda y darle la mejor experiencia a los asistentes. Si todo sale bien y las personas se
sienten cómodas, volverán a trabajar contigo en tus próximos eventos.
Preguntas y respuestas
El estilo de servicio y los procedimientos operativos varían de un caso a otro, incluso los
miembros del equipo con más experiencia pueden necesitar una guía básica cuando se trata de
cómo hacer ciertas cosas o tareas.
Seguramente cada colaborador tenga gran cantidad de preguntas para formularte. A modo de
adelanto, compárteles un documento explicativo de lo que creas que necesitan saber. Y
obviamente, responde sus dudas. Tómate un tiempo antes del evento para hacer todo esto. Y a
modo de consejo, si tu evento es muy grande y masivo, contrata a supervisores que puedan
despejar dudas y orientar al equipo.
Medidas legales
Asegúrate de conocer todas las medidas y leyes con respecto a contrataciones laborales. Los
seguros al día, las normas de seguridad, el salario correspondiente, etc. No busques problemas,
si eres consciente de las reglas, tienes todo al día y cumples con la ley, no tendrás problemas.
Vuelve a llamarlos cuando necesites
Si un equipo hizo las cosas muy bien en un evento, pasará a ser tu personal favorito. Si trabajas
con una agencia, comunícales con quiénes te has sentido más cómodo y vuelve a llamarlos
cuando los necesites. Ellos también te conocen a ti y saben cómo te gusta trabajar.
Conclusión
Eso es todo, este es nuestro ranking de las 8 de cosas que necesitas saber a la hora de contratar
personal para eventos. No olvides, que tu agencia de empleo está ahí para ayudar, pregúntales
lo que sea, son expertos en su campo y tendrán el conocimiento y la experiencia para ofrecerte
la orientación que necesitas.
Para ello, en la mayor parte de las empresas se viene utilizando para tal fin un documento
denominado bien orden de servicio bien orden de trabajo de eventos, BEO (Banquet Event
Order), etc., el cual partiendo de que no tienen un formato previamente definido de manera
taxativa (ya que cada empresa tiene el suyo), en el fondo, todos ellos deben comprender
básicamente los mismos elementos e información.
Una orden de servicio debe contener toda la información necesaria para todas las diversas
tareas a coordinar entre los distintos departamentos involucrados y le será dada continuidad
interna a todo el personal del hotel (por ejemplo) o por el mismo responsable del departamento
de alimentos y bebidas a todas las personas o departamentos involucrados.
La orden de servicio original se debe guardar en la base de datos del departamento de eventos,
por orden cronológico y será tratada de la misma manera en las otras secciones o
departamentos.
Este documento de trabajo supone un correcto desarrollo e intervención de todos los elementos
intervinientes en un evento. Esto redundará en el buen resultado de éste y en minimizar
cualquier asunto que pueda quedar sin prever.
Entre ellas, el cronograma es una de las más importantes. Nos referimos, como bien sabes, a ese
calendario de trabajo en el que se fijan los tiempos para ejecutar cada una de las tareas
imprescindibles para el desarrollo del encuentro. La definición ya avisa de la relevancia de esta
herramienta, porque gracias a ella, puedes ver cuánto dura cada actividad para comprender con
facilidad la evolución del proyecto, identificar los factores y realizar un seguimiento para
comprobar si se cumplen, o no, los plazos determinados.
Por tanto, el cronograma de un evento tiene grandes beneficios para su planificación . En primer
lugar, establecer todas las tareas y saber en qué periodos han de cumplirse es una manera
excelente de detectar posibles fallos e imprevistos y hacer frente a ellos con éxito y facilidad.
Además, es la herramienta de comunicación básica para transmitir las etapas y los tiempos a
todas las personas implicadas en el proyecto, sin olvidar, por descontado, su practicidad para
conocer las fases y su evolución.
Para ello, en la mayor parte de las empresas se viene utilizando para tal fin un documento
denominado bien orden de servicio bien orden de trabajo de eventos, BEO (Banquet Event
Order), etc., el cual partiendo de que no tienen un formato previamente definido de manera
taxativa (ya que cada empresa tiene el suyo), en el fondo, todos ellos deben comprender
básicamente los mismos elementos e información.
Una orden de servicio debe contener toda la información necesaria para todas las diversas
tareas a coordinar entre los distintos departamentos involucrados y le será dada continuidad
interna a todo el personal del hotel (por ejemplo) o por el mismo responsable del departamento
de alimentos y bebidas a todas las personas o departamentos involucrados.
La orden de servicio original se debe guardar en la base de datos del departamento de eventos,
por orden cronológico y será tratada de la misma manera en las otras secciones o
departamentos.
Analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos, permite mostrar un cierre, y dejar a
quienes lo reciben, con expectativas para las actividades que se propongan en un futuro.
Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la presión bajan considerablemente, pero no
por ello terminan las tareas referidas a la actividad realizada.
Es el momento de evaluar todas las áreas involucradas, y ver qué funcionó correctamente y
cuáles fueron los puntos flojos, para tenerlos bien visualizados, y ser capaces de implementar los
cambios necesarios en futuros desarrollos a organizar.
El seguimiento post-evento es clave ya que las empresas organizadoras y los patrocinadores
involucrados, están interesados en conocer el rendimiento de sus eventos, y los resultados
económicos del mismo.
Tipos de eventos
Sociales: bodas, aniversarios o incluso la happy hour
Corporativos o empresariales: ferias, conferencias y reuniones
Espirituales o comunitarios: retiros espirituales, cursos de yoga o cenas benéficas
Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o fiestas de graduación
Culturales y de ocio: como festivales, espectáculos y conciertos
Deportivos: carreras, caminatas y juegos
Políticos: mítines, debates y manifestaciones, o
Educativos: charlas, cursos y congresos.
TEMA N|° 4
SERVIOS ADICIONALES
Entre los servicios que debe ofrecer una empresa de catering de calidad (y sin los cuales deberías
plantearte elegir algún otro proveedor) destacan:
El transporte del servicio. Es inherente al concepto de catering que la empresa que te ofrece la
comida debe ser la responsable del traslado del menú hasta la propia mesa donde se sitúan tus
invitados. Y este transporte debe estar incluido totalmente en el presupuesto, teniendo en
cuenta la distancia que separa la sede de la empresa de catering y el lugar del evento, y sin que
en ningún caso este transporte perjudique la calidad de la comida (platos calientes que se
enfrían, cambios bruscos de temperaturas en bebidas, etc.
Montaje y desmontaje posterior al evento de todos los elementos que han provisto para
ofrecerte el servicio. El desmontaje debe ser limpio, rápido y correr a cargo de la empresa de
catering, que es quien hará uso de estas instalaciones eventuales. Acostumbra a consistir en el
montaje de una barra, de podios o incluso de mesas y sillas si el lugar no dispone de ellas.
La limpieza, tanto de la cubertería como de la mantelería, y también de los espacios (suelos,
etc.). Todo debe quedar limpio al término del evento, y esta eventualidad debe quedar recogida
en el presupuesto, para evitar sorpresas desagradables.
Servicio de bebidas. Sea cual sea la necesidad que tienes, si una empresa de catering te ofrece
una solución para tu catering, esta solución tiene que pasar obligatoriamente tanto por la
comida como por la bebida. Esto supone estar preparados para servir bebidas durante todo el
servicio, o tener una barra con un camarero que puede ser experto o no en cócteles o
combinados (si así lo pides), y también ser capaces de encontrar el tipo de vinos y bebidas en
general que se ajusten a tu presupuesto y a tus necesidades concretas.
Finalmente, uno de los servicios fundamentales que puede prestarte una empresa de catering
es hacerte el asesoramiento para planificar el catering, resolviéndote todas las dudas que
puedas tener en un momento dado, y sobre todo que la empresa lleve la dirección del servicio,
porque es quien tiene la experiencia de saber dónde invertir más recursos y prever posibles
eventualidades.
Una mesa o tabla de quesos y fiambres es una opción ideal para servir en una fiesta en la que
el servicio sea buffet, es decir auto servicio, por ejemplo o en un evento informal. Al igual que
en la combinación de vinos y quesos , en el caso de los fiambres, también es importante la
mixtura con los tipos de queso y del vino.
La presentación de la mesa o tabla de fiambres debe estar decorada con hojas frescas de
lechuga y/o albahaca, por ejemplo, aceitunas verdes y negras sin carozo y frutos secos.
Los fiambres que pueden integrar una tabla son:
Los fiambres deben cortarse en finas rodajas o fetas, presentarse en la tabla delicadamente
dobladas por la mitad o enrolladas y en el siguiente orden: Primero los de sabor más delicado
y suave, luego los de sabor más picante, fuerte e intenso.
Jamón crudo
Jamón cocido
Jamón ahumado
Bondiola
Salamín fino
Salamín grueso
Longaniza calabresa
Leverwurst
Matambre arrollado
Los quesos con el complemento perfecto de los fiambres
Los quesos redondos deben cortarse en cuñas, los de cabra en tacos, el roquefort con cuchillo
caliente ara que no se desgrane y el gruyere de manera triangular. Se presentan sobre la tabla
en forma de abanico, respetando el siguiente orden: Primero los suaves y blandos, luego los
duros y fuertes.
Entre los quesos que pueden incluirse en una tabla de fiambres están:
Parmesano
Roquefort
Gruyere
Cheddar
Pategras
Fontina
Camembert
Brie
Queso artesanal de cabra
Queso artesanal de oveja
Diversos tipos de pan que pueden integrar una mesa o tabla de fiambres
Hay muchos tipos de pan para acompañar una mesa de fiambres, entre ellos:
Panes saborizados
Pan de ajo, pan con nuez, pan con hierbas, pan con sésamo.
Focaccia
Es un tipo de pan italiano que se prepara con aceite de oliva, hierbas, queso, morrón, etc., y es
perfecto para acompañamiento en una tabla de fiambres.
Bruschettas
Son perfectas para una mesa de quesos y fiambres, se trata de pan baguette en rodajas, que
se untan con aceite de oliva y ajo pelado, se doran en el horno y se sirven como
acompañamiento en una tabla de este tipo.
El vino: Infaltable en una mesa de fiambres y quesos
Los vinos ideales para servir en una mesa o tabla de fiambres son algunas variantes de vino
tinto como ser:
Malbec
Cabernet Sauvignon
TEMA N° 5
TIPOS DE BUFFET Y BANQUETES
5.1 QUE ES UN BUFET DE DESAYUNO
Desayuno americano: Incluye café, te o leche, jugos/zumos de/o frutas, huevos, pan o tostadas,
mermelada o mantequilla
Desayuno Continental: Incluye café, te o leche, jugo o frutas, pan o tostadas, mermelada o
mantequilla
Desayuno Buffet: variedad de alimentos dispuestos en un restaurante entre los que puede
escoger el cliente y servirse las veces que desee. Y por último el denominado Brunch, buffet
completo que conjunga el desayuno y el almuerzo.
Estos tres son los más utilizados generalmente y que todo el mundo conoce. Después, y
dependiendo de la ubicación geográfica, o de las características del servicio que se dá en el
complejo turístico o hostelero o de la estética o tendencia de la cocina que se realiza, se utilizan
otros nombres dependiendo de los alimentos que se coloquen, así el tropical es habitual
encontrarlo en sur de América, por ejemplo, debido a la gran cantidad de frutas tropicales que
pueden aderezar el desayuno. Y por supuesto, el inglés: té, huevos (fritos o revueltos) sobre un
tostada (eggs on toast) y algo de jamón, bacon o salchichas asadas al horno para acompañar, sin
olvidar sus cereales con leche o el porridge, especie de papilla de avena. El tradicional se
acompaña también con judias y tomate y un tomate a la parrilla.
Un buffet, también llamado en español bufet o bufé, es un estilo de servicio donde una comida
es servida y dispuesta sobre una mesa, para que los comensales se sirvan a sí mismos los
alimentos. La palabra, como tal, proviene del francés buffet, y originalmente se refería al
aparador, es decir, el mueble destinado para guardar la vajilla.
La comida buffet se caracteriza, de esta manera, por la comida compuesta por platos fríos y
calientes que han sido dispuesto sobre una mesa para servir a este propósito. No obstante,
cuando un buffet se compone exclusivamente de platos fríos, se lo denomina como buffet froid,
que en francés significa ‘buffet frío’.
Buffet, asimismo, también puede designar a la mesa o al conjunto de mesas que, en reuniones,
festejos y espectáculos públicos, son cubiertas con esta clase de platos y obedecen a este patrón
de autoservicio.
Hoy en día el concepto de buffet está asociado a los restaurantes “all you can eat” (todo lo que
puedas comer), refectorios donde, por un precio fijo, se accede a toda la variedad de opciones
del buffet.