PROTOCOLO EN LA ORGANIZACIÓN

DE EVENTOS

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos

envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida
personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es
lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan
afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos
la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de

Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento
absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos
escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen
que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí,
nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que
ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan
de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga
éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:

1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento
conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés.
Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la
satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un
acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a
perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas
cumplidas.

Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede
alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una
llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe
ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar
convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará
incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un
evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la
tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es
el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en
definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos
como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y
rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro
evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.

Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el

que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los
cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour.
Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood
nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja,
los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles
estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja
nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la
empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en
línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento
en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento

depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y
deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los
recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento
organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo).
Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general,
todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de
nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué
experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro
trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes
compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de

nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin
descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión
mediática y llegue a otros públicos potenciales.

4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos

cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro
público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá
tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se
marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros
intereses.

Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los

invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas.
Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora
adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no
alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona
para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales
ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen.

Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más

conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato
personalizado.

5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos

con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al
concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al
entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para
que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene
que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre
todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está
disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar
el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo,

que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos
para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS PROTOCOLARES

Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que
pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la
Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades.

Las instituciones sobre todo las públicas deben tener un cuidado especial en las
ceremonias y actos que organice, sobre todo aquellas que cuenten con la
presencia de funcionarios de la institución; para ello requiere que estas
ceremonias deben ser diseñadas, programadas, planificadas, ejecutadas y
posteriormente evaluadas.

Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales y que
pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la
Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y
brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo
del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de
decisiones.

Las Dirección General de Comunicaciones y las Oficinas de Comunicación de los

organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la
responsabilidad de velar por que cada actividad institucional, en la que se tome el
nombre del Ministerio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con
la imagen institucional que se desea proyectar y para ello deberán conocer y hacer
cumplir las normas expresadas en el presente manual.

A.  SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA.

Según la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se deberán tener las
siguientes consideraciones:

1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de

Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras áreas de la
institución y otras dependencias.
Estas ceremonias son de tipo institucional como por ejemplo el Aniversario del
Ministerio de Salud, transferencia de cargo de la alta dirección, inauguración de
obras de alcance institucional, reconocimientos y homenajes.

El diseño y planificación de la Ceremonia o Sesión Solemne en las que el Titular

del Sector participe, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Imagen
Institucional del MINSA.

2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los órganos descentralizados o

desconcentrados.

En el caso de los actos que se realizan en los organismos descentralizados y

desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, su
diseño, planificación, monitoreo y evaluación estará a cargo de la Dirección
Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecución a cargo de
la entidad.

3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los órganos descentralizados o 

desconcentrados.

Su organización es de responsabilidad de la Institución, Dirección o unidad

directamente beneficiada con sus Oficinas de Comunicaciones, quienes deberán
asegurar se cumpla con las políticas de imagen institucional y de protocolo del
Ministerio de Salud. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades
de las entidades involucradas.

4. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o

empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes,
ONG's, colegios profesionales, empresas privadas u otras).

En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los

organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, donde invitan
a presidir al Titular del Sector, la coordinación estará a cargo de la Oficina
Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurará que la
actividad se desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión.
Siendo responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la
coordinación de las actividades.
B. ACCIONES DE PROTOCOLO.

1. INVITACIONES.

La invitación puede hacerse a través de:

- Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y
dónde. El agradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones.
Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.

- Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas
personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia.

- Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de

equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar
confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que
ocuparán lugares importantes.

- Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en

permanente actualización para que sirva de insumo antes que se empiece a
elaborar los sobres y tarjetas.

a. AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y OTRAS AUTORIDADES.

Si se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Congreso de la

República, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarquía, la
invitación debe ser cursada por una autoridad de igual jerarquía, en este caso, del
Señor Ministro de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser
invitadas por el Director General de la Institución.

A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando

cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el
teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de
una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.
b. AL TITULAR DEL SECTOR SALUD.

La invitación que se hace al Titular del Sector, constituye una deferencia especial
al ser la persona de más alta jerarquía dentro de la organización del Ministerio de
Salud.

La persona de más alto cargo de la institución que genera la invitación deberá

remitir con un mínimo de quince días previos a la ceremonia, el oficio o carta de
invitación al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente
información:

a. Ayuda Memoria (breve exposición) sobre el motivo de la ceremonia, detallando

fecha, lugar y hora propuesta.

b. Brochure Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud).

c. Información histórica de la Institución (para ceremonias de aniversario).

d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones).

e. Relación de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerárquico para

preparar el Orden de Precedencia).

f. Un croquis señalando el recorrido que se propone efectúe el Ministro dentro de

las instalaciones de la Institución (en caso de considerarse la visita de ambientes o
inauguración de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la
ceremonia).

2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA.

La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación, deberá

recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar
en donde se realizará la ceremonia.

La recepción protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que

quienes primero reciban a los invitados sea el personal de seguridad o vigilancia.
Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida.
Despejar ascensores con antelación es un signo de cortesía  y si se prevé una
visita prolongada, a las bebida habituales para todo visitante distinguido, se
añadirá algunos bocadillos.

En el caso de ser una visita al despacho, son las secretarias o asistentes de los
Jefes o  Directores Generales, quienes recibirán a la visita, estrechándole la mano
al invitado solo si éste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no.

Luego deberá conducir a la visita hasta el despacho, la secretaria siempre en

primer lugar, para indicar el camino a nuestro invitado. Llegados a la puerta del
despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y
cerrarla tras de sí, dejando a la visita a solas con el anfitrión.

El anfitrión, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se  da   la

mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde
debe sentarse.

Si el anfitrión está ocupado a la llegada del visitante, el personal de protocolo

deberá departir con este último todo el tiempo que sea necesario, salvo que
solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el término de
su reunión, conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente.

Finalmente, es necesario consignar los datos de la visita en un ficha o libro de

visitantes ilustres, para el archivo y posteridad.

Cuando despidamos a nuestra visita la acompañaremos hasta la recepción para

que la secretaria lo conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera
vez.  Si el visitante es alguien de mayor jerarquía el propio Jefe o Director debe
llevarlo hasta la puerta.

3. REGALOS INSTITUCIONALES.

Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboración de algún

funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y
reconocimiento.
Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas:

a. Artículos de artesanía.

De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen un molestía al

agasajado para el traslado a su país de origen (volumen, fragilidad del obsequio,
etc.).

b. Adornos en general.

Si la artesanía no es una opción, dependiendo del nivel y rango de la autoridad

agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o útiles de oficina (relojes de
mesa, cortadores de papel, portalpiceros, etc), generalmente de plata peruana.

c. Obras de arte.

Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeñas con motivos peruanos.

d. Libros peruanos.

Es una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura,
historia, recursos naturales, etc. del Perú.

e. Publicaciones de la propia institución.

f. Recuerdos institucionales.

Solapines, medallas.

g. Flores.

Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendrá

acompañado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de
bienvenida.

El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por

motivos de trabajo deben hacerse con sentido común y con respeto a la dignidad
de la persona a la que regalamos. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro
ni muy banal. No olvidemos que este obsequio también forma parte de la imagen
que la institución proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.

Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene
como destinatario una personalidad o un invitado de honor, éste debería
entregarse en privado. Hay una característica especial: si las visitas son privadas y
regalan las instituciones públicas o empresas, el regalo debe ir envuelto en papel
de regalo (que puede llevar el logotipo de la institución o empresa). Pero en el
caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente
se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los
regalos se agradecen y se alaban.

En caso de que los obsequios sean para personas de otros países hay que tener
mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hábitos,
religión, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado
disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un árabe no se le
regala jamás comidas o bebidas, así también los japoneses agradecen mucho los
obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronómicas.

Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la

persona que desea agasajar a su visita. Si por el contrario ha de ser enviado debe
incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia.

Actualmente se viene usando la entrega de regalos institucionales envueltos en

papel con el logotipo de la Institución.

4. LAS PRESENTACIONES.

La presentación es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras

dos que no se conocían previamente. A la hora de las presentaciones deberemos
tener presente que "el de menos siempre será presentado al de más":

- El de menor rango será presentado al de mayor rango.

- El de menos edad será presentado al de más edad.

- En igualdad de condiciones, el soltero será presentado al casado.

- En igualdad de condiciones, el hombre será presentado a la mujer.

 
Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma:
"El Señor y la Señora Campos", nunca "el Señor Campos y su esposa". El esposo
por su parte presenta así: "Mi esposa" nunca "mi señora".

Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir señor o doctor (apellido

del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la
Dra. Jimena

5. RECEPCIÓN CONDUCCIÓN Y ATENCIÓN DE INVITADOS.

La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia. Si se

utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas,
conformado por las autoridades de máxima jerarquía que participen en ese acto.

El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecha

a izquierda de mayor a menor jerarquía (Se entiendo como derecha a aquella de
la autoridad que preside la reunión). La alternancia, se observa también en las
primeras filas. (No es recomendable ponerle rótulos con el nombre de la persona
invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participación
del funcionario o autoridad.

Es más recomendable colocar rótulos de RESERVADO, que permiten mayor

flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales).  Sin embargo,
siempre debe contarse con un plano de distribución de los espacios preferentes,
que pueda ayudar a este fin.

a. Prever la recepción con postas, en caso que las distancias entre puerta del local
y puerta del Salón de la ceremonia sean excesivas para un solo equipo.

b. Una función central del equipo de recepción, además de la correcta atención al

invitado, es la de "Capturar" sus nombre y cargo y transmitirlo correctamente a los
responsables en el Salón, de modo que tanto quienes ubican invitados otorguen
un adecuado tratamiento, cuanto los oradores correspondientes obtengan la
información para las menciones.

c. En este rubro, hay que considerar la recepción y despedida,  ya sea en el lugar

donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Esto
involucra desde las gestiones ante las autoridades correspondientes (Protocolo del
aeropuerto) hasta aspectos administrativos del servicio (personal, transporte,
carteles de identificación, etc.).

EL ESTACIONAMIENTO.

El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta en

el momento de organizar una actividad, quizás porque es considerado un detalle
irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar tenerlo en
cuenta en la organización de nuestras actividades, (grandes y pequeñas) y evitar
esperas innecesarias y malos ratos a nuestros invitados.

Si se ha organizado una actividad en la sede de la institución, se debe coordinar

previamente con el invitado si vendrá en su vehículo o no. De ser afirmativa la
respuesta, se debe coordinar con el personal de portería, a fin de que asigne y
reserve un lugar en el estacionamiento para el vehículo del invitado.

Si el número de personas invitadas supera la capacidad de nuestro

estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a
fin de informar a nuestros invitados sobre la dirección del lugar de
estacionamiento, indicándoles que allí sus vehículos tendrán la seguridad
necesaria.

Por otro lado, si la reunión se realiza en otra sede, se debe preguntar a los
organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este aspecto
no ha sido considerado, la persona tomará sus precauciones y decidirá
oportunamente si llevará o no su vehículo.
7. MAESTRO DE CEREMONIAS

Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre

los reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el rey transmitiéndole las
necesidades de la gente, a la que mantenía informada después, de las decisiones
tomadas por el rey.

En la mayoría de las reuniones de importancia, plenarias festivas, eventos, está,

además de la persona que preside, el Maestro de Ceremonia, en este caso deberá
ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigirá la misma.

El M.C.  debe elaborar un guión el que guiará el desarrollo de la ceremonia, y

deberá ceñirse a la exclusiva lectura, no es adecuado que improvise, comente o
que haga de orador.

El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecuánime y muy

formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo necesario
durante la misma, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice
comentarios luego de cada intervención deberá evitar hacerlos. Si debe comentar,
deberá prestar atención de las ponencias y hacer una síntesis muy breve
resaltando lo principal de cada expositor.

Recordemos que el Maestro de ceremonias no es el centro de atención de la

actividad sino un facilitador que hace que las acciones sucedan en un orden lógico
y sin contratiempos, por lo que su participación deberá ser imperceptible.

Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta

fundamental como es el GUIÓN.

8. EL GUIÓN.

Refleja la estructura de la ceremonia; el guión contiene tres partes casi siempre

fijas:
- BIENVENIDA.

- PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES.

- DESPEDIDA.

Entre la presentación de las autoridades y la despedida el desarrollo de la

ceremonia dependerá del tipo de ceremonia que sea.

A continuación frases útiles para cada una de las partes del guión:

- BIENVENIDA:

El Ministerio de Salud ofrece a ustedes la más cordial bienvenida a éste     Magno,

importante, trascendental, evento, ceremonia, lanzamiento, presentación    de
__________________

- PRESENTACIÓN DE AUTORIDADES:

Preside la mesa de honor…………………………………………….

Nos acompaña.................................................................................
También nos honra con su presencia.........................................
Agradecemos la presencia de.......................................................
Mucho nos place tenerle entre nosotros a ................................
Asimismo tenemos entre nosotros a............................................
Nos acompaña también……………………………………………..

DESARROLLO DE LA CEREMONIA:
Conectores que se utilizan entre actos:
Enseguida………………………………………………………………...
A continuación……………………………………………………………
Inmediatamente…………………………………………………………
Seguidamente…………………………………………………………
Damos paso a…………………………………………………………..
Para concluir …………………………………………………………….
Para cerrar con broche de oro…………………………………………
C.  TIPOS DE CEREMONIAS.

Existen diversos tipos de ceremonias, los más importantes y de uso más frecuente
los presentamos a continuación:

1. Transferencia de cargo de nuevas autoridades.

2. Suscripción de convenios.
3. Instalación de comisiones.
4. Inauguración de obras.
5. Condecoraciones y premiaciones.
6. Conferencias de prensa.

7. Presentación de libros.

Es preciso mencionar que cada una de estas actividades tiene un procedimiento

específico que incluye, invitación a la más alta autoridad, programa, guión,
ubicación de invitados entre otros, a continuación se presenta los diferentes
procedimientos según el tipo de ceremonia.