D’CO FULL EVENT

Agencia de Eventos

Docente: Lic. Illeana Silva.

CREADORES:

Meybel Abigail Castro López.

Yahoska Lissethe Lumbi Muñoz.
Carlos Alberto Trujillo Silva.
Mayerling Aleydi Espinoza García
Ivana de los Ángeles Chamorro Urbina

Fecha de Entrega: 07 de Abril de 2019

Universidad de Managua
 ÍNDICE

Introducción…….………………………………………………………………………2
Presentación de la idea ……………………………………………………….………3
Descripción de la Empresa.…………………………………………………….……..4
1. MARCO EMPRESARIAL……………………………………………………..5
1.1. Objetivos Generales y Específicos ………………………………….………5
1.2. Misión ………………………………………………………………………….5
1.3. Visión ………………………………………………………………….……….5
1.4. Nuestros valores ……………………………………………………….……..6
2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA…..……………………….….…..7
3. ANÁLISIS DE MERCADO ……………………………………………………8
3.1 Clientes ………………………………………………………………….……..8
3.2 Competidores …………………………………………………………………9
3.3 Proveedores …………………………………………………………………11
4. ASPECTOS TÉCNICOS ……………………………………………………15
4.1 Estructura Organizativa …………………………………………………….15
4.2 Descripción de Funciones ………………………………………………….16
5. FLUJOGRAMA DE PROCESO ………………………………………….…18
5.1 Fases De Nuestro Proceso De Atención ………………………………....19
6. PROCESO DE VENTAS ……………………………………………………21
7. CANALES DE DISTRIBUCIÓN ………………………………………….…23
8. PLAN DE MARKETING……………………………….………………….…24
8.1 Calendario de Actividades ……………………………………………….…25
9. INFRAESTRUCTURA FÍSICA …………………………………………..…26
9.1 Materiales ………………………………………………………………….…26
9.2 Equipamiento Tecnológico …………………………………………………27
9.3 Aplicaciones ……………………………………………………………….…29
9.4 Instalaciones y distribución de espacios ……………………………….…30
10. ASPECTOS FINANCIEROS………………………………………………..31
10.1Gastos de instalación…………………………………………………….…32
10.2 Costó de operación por un mes………………………………………….33
11. Conclusión……………………………………………………………………34
12. Anexos…..…………………………………………………………………….35
INTRODUCCIÓN

Vivimos en una sociedad contemporánea que tiene la constante necesidad de

realizar eventos. Sin importar el motivo de estos. En la actualidad las personas
trabajan en jornadas que pueden resultar extenuante. Sin embargo, realizan
reuniones para compartir momentos especiales con la familia y amigos, que
reunidos hacen de estos memorables y únicos. Logran esta satisfacción estando
en un espacio controlado y físicamente ambientalizado con el propósito de crear
relaciones sociales o empresariales.
Las empresas han adoptado la cultura de realizar eventos, con el fin de participar
en congresos y capacitaciones, que les permita compartir, conocer y lograr
innovaciones en sus ramos de trabajo. Han adoptado esta cultura de reuniones
para beneficios de emprendimiento, promociones y crecimiento empresarial.
Estas actividades crean la necesidad de realizar eventos con altos estándares
de calidad, y en ambientes controlados y que provean a los anfitriones la
satisfacción de ver a sus invitados, complacidos de la atención que se les está
brindando al aceptar ser partícipes de sus actividades sociales o corporativas.
Es por esto que nace, La Agencia D'co Full Event, nuestro proyecto tiene como
principal objetivo la planificación y realización de eventos. De calidad qué
cumplan con expectativas, que nuestros futuros clientes esperan en sus
reuniones ya sean sociales o empresariales.
Nuestra principal labor es organizar sus eventos y hacer de estos una realidad
que cumpla con todas las expectativas y estándares de exigencia de cada uno
de los clientes potenciales. Esperando, lograr la fidelidad del cliente una vez que
vea nuestro nivel de profesionalismo.

2
 Nombre de la Empresa:
D'co
Full Event

Eslogan:

Tú lo imaginas … Nosotros lo creamos

La idea surge de la necesidad de realizar eventos de calidad acordes a cada

ocasión. Nuestra labor es la de organizar e innovar con creatividad cada uno de
los eventos. Para hacer de las expectativas de nuestros clientes una realidad,
haciendo de sus celebraciones una fecha especial e inolvidable que perdure en
sus vidas.

3
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.

Las agencias de organización de eventos cuentan una demanda real por parte
de empresas y particulares y, por lo tanto, un mercado amplio.

Nuestra agencia tiene como finalidad la planificación y organización de eventos

cubrimos todas las festividades como: bodas, bautizos, comuniones, fiestas de
cumpleaños, y eventos corporativos como inauguraciones, convenciones,
presentación de productos y marcas.

Como agencia prestadora de servicios nuestra meta inicial es hacer sentir al

cliente cómodo en un ambiente tranquilo que le de la seguridad de que nuestro
servicio es profesional. Es por ello que contaremos con el personal calificado
para hacer sentir a nuestros clientes seguros de que sus festividades concluirán
exitosamente.

Como responsables dedicaremos una gran parte de nuestro tiempo en buscar

individualmente todo lo necesario para la organización del evento esto sin
importar si es un evento festivo o corporativo, por ejemplo, el servicio de catering,
la decoración, el transporte, la animación. La organización de un evento no sólo
implica esto, sino también un seguimiento y control durante todo el proceso para
que todo salga perfecto en ese día tan especial. Lo que nuestra empresa
pretende es librar a los clientes de la carga que supone la planificación y
organización de este tipo de eventos, ofreciendo varias alternativas a cualquier
cosa que el cliente demande para así adaptarnos perfectamente a sus
necesidades de una forma cómoda, segura y sobretodo personalizado.

La actividad de D’co Full Event, se podrá dividir en 2 bloques que dependerán

de la finalidad del evento que se quiera realizar:
 Planificación y organización de eventos festivos como bodas, bautizos,
comuniones, fiestas de cumpleaños, así como cualquier tipo de
celebración que desee el cliente.

D’co Full Event, se encargará de adaptarse específicamente al tipo de

público que asistirá a tal evento, ya sea infantil o adulto, y a todo lo que
éste requiera para hacer de él algo único y especial.

 La planificación de eventos corporativos como inauguraciones,

convenciones, presentación de productos o marcas, adaptándose a la
imagen y las necesidades de cualquier empresa que contacte con D’co
Full Event.

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 1. MARCO EMPRESARIAL

1.1 Objetivo General

Ofrecer eventos sociales y corporativos de alta calidad e innovación con el fin de

cumplir las expectativas de los clientes y satisfacer sus necesidades.

1.1 Objetivos Específicos

 Lograr con éxito el desarrollo de la planificación de eventos de acuerdo a
las expectativas y necesidades de los clientes.
 Contar con proveedores que nos suministren una gran variedad de
materiales y herramientas de la mayor calidad posible, cumpliendo con
los horarios de entrega establecidos y así mismo brindando garantía en
cada uno de los recursos que nos provean para la realización de los
eventos.
 Contar con personal altamente calificado, que posea habilidades y
destrezas que permitan una atención ágil, novedosa y atractiva en la
organización y decoración de cada uno de los eventos.

 Establecer un control sobre la organización de eventos.

1.2 Misión
Ofrecer un servicio personalizado y de calidad a todos nuestros clientes en la
organización y realización de sus eventos sociales y Corporativos.

1.3 Visión
Ser líderes en el sector de la organización de eventos así mismo en la prestación
de servicios de organización de eventos empresariales y particulares a través de
un servicio dinámico, creativo, estético y con gran diseño; y con la capacidad
suficiente de generar satisfacción nuestros clientes.

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 1.4 VALORES EMPRESARIALES

Eficiencia
Tener la capacidad de desarrollar un evento de acuerdo a las especificaciones
del cliente evitando contratiempos, tardanzas y si se presentare el caso,
solucionar un problema efectivamente.

Responsabilidad
Responder a las exigencias de nuestros clientes de acuerdo a nuestras
capacidades y cumpliendo cabalmente los contratos que la empresa tenga.

Puntualidad
Saber estar en el momento indicado a la hora precisa. La puntualidad al
momento de prestar el servicio será una característica básica de esta empresa.

Seguridad
Brindar la confianza a nuestros clientes de que la realización de su evento y el
servicio que contrataron es el mejor.

Honestidad
Manejar este negocio encaminado al servicio al cliente poniendo todos nuestros
recursos a su disposición para que encuentre todo lo que busca en un solo lugar.

Servicio Personalizado
Tener la capacidad de comprender la diversidad de gustos que cada cliente
pueda tener y adaptarse a las necesidades y exigencias de cada cliente,
convirtiéndose en un nuevo reto para la empresa cada nuevo proyecto o contrato
que emprenda.

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 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Nombre de la Empresa D'CO FULL EVENT

Eslogan Tu lo imaginas … Nosotros lo creamos
Actividad Organización y planificación de Eventos
Sociales y Corporativos.
Ubicación Geográfica Bo. la fuente portón principal de la normal ½
arriba
Fecha de inauguración 07 de Abril de 2019
Forma jurídica Compañía Limitada Ctla.
Número de trabajadores iniciales 5 persona
Inversión total U$$ 20,000.00
Recursos propios U$$ 16,000.00
Financiamiento Banco LAFISE

Nuestra agencia tiene como finalidad la Organización y Planificación de eventos

sociales y Corporativos. Que cumplan con cada una de las exigencias, gustos y
preferencias de cada uno de nuestros clientes. Adaptándonos al presupuesto de
nuestros clientes sin descuidar la calidad de nuestros servicios.

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 3. ANALISIS DEL MERCADO
3.1 CLIENTES.
D'co Full Events, pretende ser una agencia de eventos con una amplia variedad
de actividades sociales y empresariales. El segmento de mercado que se
pretende alcanzar es amplio. El servicio que ofrecemos se espera sea, distinto
al que ofrece la competencia.
Perfil del Cliente
GEOGRAFICO
Región Central Pacifico (Managua)
Tamaño de la ciudad o área 267,2 km²
Habitantes (Solo Managua) Se promedia más de 2,223,000 personas
DEMOGRAFICO
Ingreso más del C$ 7,000
Edad No definido
Genero Femenino - Masculino
Ciclo de vida Familiar Adolecentes, Adulto y Adulto Mayores
Clase social Baja, Media y Alta.
Ocupación Profesional, obrero y damas de casas
ESTILO DE VIDA
Grupos de Referencia Amigos, Familias Y conocidos.
Redes Sociales Facebook, You Tube, Instagram, Blogs Y Correos.
USO DE SERVICIO
Frecuencia de uso del Servicio. Se promedia entre 10 a 18 veces al mes
Actitudes del Servicio Esperados, Efectivo y Preparado.
BENEFICIO DEL PRODUCTO
Rendimiento esperado No definido
Necesidades cubiertas del
Servicio Todo lo que el cliente necesite para Cada evento.
Que el cliente quede a gusto y complacido por
Satisfacción nuestro servicio.

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 3.2 COMPETIDORES

Se han seleccionado las empresas más relevantes que ofrecen servicios similar
es a D'co Full Events en el área de Managua. Además una vez analizadas esta
s empresas, se podrán aportar ideas sobre nuevos servicios exclusivos y único
s que permitan diferenciarse de los competidores.
Estas empresas que se han seleccionado pueden considerarse competidoras y
a que cubren necesidades parecidas y están enfocadas al público objetivo a tra
vés de diferentes catálogos de servicio.
1. Barbara Club

Rotonda La virgen 3 1/2 este mano izquierda,

Managua.
Telf. 8943 5531

Empresa dedicada a la renta de salones para to

do tipo de eventos.
Los eventos son de costos muy elevados y deben ser realizados en sus instalac
iones y no permiten que ningún tercero se involucre.
Fiestas infantiles, bautizos, primera comunión, baby shower, etc…

2. Papillon

De la Embajada de España, media cuadra al lago

Casa D-26
Telf.. 8277 8954

Empresa de catering con 12 años en el mercado, atienden eventos sociales y e

mpresariales. Trabajan solo dentro de las áreas urbanas, sus costo de organiza
ción son elevados.
Servicios de banquetes, pasteles de bodas, fiestas de cumpleaños, aniversario,
bodas, etc…

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 3. Decoreventos

De la cruz roja 1c. al Norte C-736,Avenida

10 de Junio, Managua
Tel: 2248 231
Empresa con 15 años, en la organización de eventos. Los eventos deben ser
realizados en sus salones, los costos de sus servicios son muy elevados.
Bodas, 15 años, Fiestas Infantiles, Bautizos, Baby Shower, Todo tipo de Even-
tos empresariales, etc...

4. White Tie Catering

En avenida las colinas, Managua.

Empresa con 20 años en el mercado en Catering y Decoraciones de eventos,

las actividades deben realizarse en sus salones o en hoteles de la capital sus
costos son muy elevados.
Servicio gastronómico bebidas y banquetes.

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 3.3 PROVEEDORES

Dado que D'co Full Events busca poder ofrecer sus servicios a todo tipo de
público adaptándose tanto a sus exigencias de presupuesto como de calidad, se
va contar en el catálogo con diferentes proveedores de cada uno de los servicios
ofrecidos, ajustándose así a las exigencias de cada cliente.
Ya que nuestro segmento de mercado es bastante general contaremos con
personal altamente calificado, para cada una de nuestras actividades. Siempre
en busca de la satisfacción de nuestros clientes, contamos con el apoyo de
personal, calificado.
1. Alquiler De Mesas, Sillas y Más.
Contamos con la presencia de nuestros proveedores como lo es:
Dirección: De Plaza el Sol2 1/2 C. al Sur, Managua,
Nicaragua
Tel. 2277-2786

Casabella es una empresa que surgió desde 1989 contamos con su grata
presencia por su gran variedad de mesas y sillas para todo tipo de evento, el
tamaño y las formas de las mesas, así como su distribución bajo toldos dentro
de los locales son determinantes para que los eventos luzcan organizado,
Contamos con una gran variedad.
 Sillas de diferentes tipos.
 Mesas formas y tamaños diferentes.
 Toldos
 Manteles variedades y color.
 Copas y cubiertos, platos.
 Arreglos y globos

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 2. Discomóvil Producciones.

Dirección DDF Bco. Popular Monseñor

Lezcano 1C al Sur ½ C Abajo ½ C al Sur
(Managua)

Teléfono+505 8961-4793 / 2264-0307

Servicio Audio, Estructuras, Luces inteligentes, Mobiliario, Sala Lounge, Sillas

Tiffanys, Decoración de Luces, Decoración Tematica.

Servicios: Atendemos cualquier tipo de eventos Bodas, Quince Años, Eventos

Deportivos, Ferias de Negocios, Bautizos, Primera Comunión, Eventos
Culturales, Sociales, Artísticos, Fiestas Infantiles y muchos mas.

3. Rreglos Flores

Dirección: Boulevard Don Bosco Frente a la

Sorbetería o Licorería Don Bosco
Managua
Teléfono: +505 2226-6632
Teléfono: +505 8725 5224
Correo electrónico: dgalafloristeria@gmail.com
Debido a la experiencia, dedicación, don de servicio y compromiso con los
clientes, Floristería D’Gala tiene a su disposición los mejores arreglos florales
para eventos como:

• Matrimonios
• Grados
• Quinceaños
• Eventos empresariales
• Día de la madre
• Y todo tipo de eventos sociales…

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 4. Flowers Center

Tránsito Nacional, 150 metros al sur, 50

metros Este.
Teléfonos:(505) 2255 2062
(505) 8331 6091

Es una empresa con 13 años de trayectoria al servicio del pueblo Nicaragüense,

dedicada a la decoración de eventos con flores nacionales y a la elaboración de
arreglos florales.

Nos especializamos en Bodas, Quince años, Comuniones, Bautizos, Días

Especiales, Difuntos y fiestas temáticas.

Otras Sucursales.

 Lunes - Domingo8am - 5pm

 KM 30.5 Carretera Masaya; Contiguo al Hotel Rosalyn's(505) 2522 1911
(505) 5816 2992

VIP
 Lunes - Domingo8am - 5pm
 Contiguo a Galería Santo Domingo(505) 2255 0653 (505) 8775 6656

5. Belkis Cruz Photografy

Dirección
Managua (ciudad), Managua
Contacto
Belkis Cruz
Teléfono
(505) 2221-8958
Belkis Cruz Photography
Especializada en fotografía con los altos niveles de calidad
Eventos
Bodas, bautizos y primera comunión, team building, eventos corporativos, congresos,
conferencias, seminarios, culturales, sociales, artísticos y graduaciones.

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 6. Foto Estudio La Record

Dirección
Calle 27 de mayo una cuadra al sur 1/2 cuadra al este
(Managua)
Contacto
Oliver Reyes
Teléfono: 505-87719694

Te ofrecemos el servicio de fotografía profesional, familiar, restauración de

fotografía, fotografía pasaporte, título universitario, visa americana, carnet.

Servicios: Cobertura de eventos: bodas, 15 años. Publicidad, vídeos

corporativos y foto estudio. Fotos para trámite e impresiones fotográficas y
documentos, fotos visa, pasaporte.

7. Pastelería Sampson
Dirección: km 4½ Carretera a Masaya,
del Tip Top 200 m al Sur, Managua,
Nicaragua
Teléfono (+505) 2277 0096

Contamos con una gran variedad en Bocadillos, Ensaladas, Panes, Pastelería,

Repostería Fina, Queques Para Toda Ocasión, Sandwiches, Refrescos, Frozen
Cappuccino.
Sitio Web. http://www.facebook.com/Pastelería-Sampson-
130150843665611/?fref=ts
8. Pastelería Dulce Secreto

Dirección: Del portón Principal del auto lote el chele

media al lago, media abajo
(Managua)
Contacto
Vanessa Chavarría
Teléfono +505 8850-1296 / 8850-1296
Nos especializamos en la elaboración de pasteles, cup cakes, galletas y
repostería artesanales, totalmente personalizadas.
Servicios: Pastelería Creativa - Bocadillos - Mesa de postres - Alquiler fuente
de chocolate.

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 4.2 Descripción De Funciones
Gerente General: En el recae la responsabilidad de mantener la Unión laborar
entre sus colaboradores. Además de brindar direccionamiento, administrativo,
operativo y logístico para el funcionamiento de la Empresa.
Planificador de eventos (Sociales y Empresariales): Este debe cubrir la
publicidad y relaciones públicas. Está involucrado en antes, durante e incluso
después del evento. Cuidando, La planificación, la comunicación constante y
finalmente la supervisión previa y ejecución del acontecimiento.
Coordinador (Sociales y Empresariales): Su objetivo es brindar con eficiencia y
eficacia cada una de las actividades que se realicen, este debe estar siendo
siempre supervisado para optimizar los recursos y materiales utilizados en cada
evento.
Departamento de Organizador (Sociales y Empresariales): Recibir a los clientes
de forma más personalizada para conocer los aspectos generales del evento que
se realizará. Además de establecer relaciones con la administración de los
recursos y los proveedores, también es el responsable de rentar los locales,
supervisar el Bufet, ambientación y animación, gestionar alojamientos o
transportes de ser necesarios.
Building Manager (Empresarial): Su función es captar al cliente propietario de
empresas, para realizar sus eventos, darle un seguimiento completo de forma
personalizada, hasta que el evento concluya.
Técnicos: Son los que deben cuidar que las luces, sonido y ambientalizacion en
general estén funcionando para el evento y están presentes en todo momento
cuidando que no se presenten fallas para que el cierre sea conmemorable.
Gerencia Administrativa: Debe cumplir con diferentes funciones en un mismo
sentido, que la compañía trabaje sin detenerse, debe planificar y organizar las
actividades internas de todo el personal.
Logística: Debe de llevar acabo las funciones y actividades de la compañía
cumpliendo con los proceso y métodos de cumplimientos internos.
Recursos Humanos: Debe cumplir con una de las tareas más importantes de la
empresa, es el reclutamiento, selección y contratación del personal adecuado
para la empresa y gestionando las diferentes actividades para desempeñadas
por los colaboradores.
Departamento de Publicidad: Son los encargados de crear y llevar a cabo las
estrategias de marketing del negocio, cumpliendo con los objetivos y metas
establecidas por la administración interna.
Departamento de Compra: La persona encargada de realizar esta función
cumple con varias actividades a la vez pues debe estar pendientes de: Nuevas
adquisiciones, los productos o materiales almacenados y proveer de
herramientas de trabajo al equipo completo. Realiza: Cotizaciones de los

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productos que los departamentos le solicitan y debe encargarse de que sea
autorizada la compra y entregada.
Gerencia Financiera: En general, coordina las actividades comerciales activas
de la Empresa. Mantiene una constante relación con toda la Empresa para
manejar los tiempos y distribuciones de trabajo.
Contador: Debe manejar, aplicar e interpretar la contabilidad de la empresa con
la finalidad de presentar informes de las actividades de gastos y ganancias que
presenta la empresa.
Asistente: Apoyar constantemente en las actividades del contador recibiendo y
clasificando los documentos de pagos, comprobantes de cheques y otros
registros con las cuentas respectivas

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5.1 Fases de Nuestro Proceso de Atención
1- Contacto con el cliente: Se realiza la búsqueda de los clientes
potenciales, o el cliente se contacta con un asesor para la organización
de su evento.

2- Programación de cita: Luego que se hace contacto con el cliente, se

realiza una cita previa para determinar generalidades sobre el evento.

3- Elección lugar, fecha, hora y tipo de evento: En la cita se ven detalles

como este, con el propósito de ver la disponibilidad que tengamos y
conocer el tipo de evento a realizarse.

4- Se agenda el evento: Conocidos todos los detalles de fecha y tipo, se

procede a apartar el día para evitar saturación en las fechas.

5- Contacto con los proveedores: Se contacta con los proveedores para

hacerles conocimiento de lo que se necesitara, fecha, hora y costos para
el evento.

6- Presupuesto: Teniendo la lista de todo lo que utilizaremos, se cotiza y se

le propone un presupuesto al cliente.

7- Diseño y logística: Se hace un bosquejo de toda la logística del evento,

así mismo de la ubicación de todo, desde las sillas hasta los invitados.

8- Cambios y aprobación: La propuesta es presentada al cliente, el dará el

visto bueno o bien realizará algún cambio que crea conveniente.

9- Contrato: Estando todas las partes de acuerdo se procede a firmar el

correspondiente contrato con todos los detalles de pago y cláusulas.

10- Producción: Inicia la construcción de todos los complementos a utilizar

en el evento, desde las estructuras metálicas, las manualidades etc.

11- Ambientación local: Se moviliza todo hacia el lugar y empieza la

decoración.

12- Prueba de sonido: Se realiza prueba del audio que se utilizará y cualquier
ensayo previo para que todo salga como lo esperado.

19
13- Observación del cliente: El cliente ve el resultado final de toda la
organización incluyendo los cambios que el mismo realizó. Esto como
ensaño, por cualquier eventualidad.

14- Vistazo final: Se realiza prueba de calidad de todo el evento, montaje y

música previa a la llegada de los invitados (pruebas realizadas por los
técnicos).

15- Recibimiento de invitados: Con el apoyo del personal de seguridad,

Inicia el recibimiento de las invitaciones del evento en cuestión.

16- Desarrollo del evento: Todo el staff está a cargo del evento pendientes
de cada detalle.

17- Finaliza el evento: Se procura que sea una salida ordenada y sobretodo
la seguridad de los asistentes.

18- Desmontaje: Se guarda todas las estructuras y todo lo utilizado.

Cuidando no causar daños.

19- Limpieza: Es importante botar toda la basura generada y dejar el local

listo y preparado para el siguiente evento.

20- Preparación: Finalizado el evento se hace un análisis final para hacer

mejoras del servicio, así mismo ver los puntos débiles y fuertes,
Preparándonos para el siguiente servicio en la agenda.

20
 4. PROCESO DE VENTAS

1. Plan de Publicidad
Marketig digital,
Telefonico, Email y
Website.

4.Contacto con el
2. Captar Interes
cliente
Informacion y
Inicia el servicio, plan
actividades para
de actividades
alcanzar la atencion del
cotizaciones y
cliente.
presupuesto.

3. Cliente potencial
Causar una impresion
profesional y calida,
para hacer sentir
comodo al cliente

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 1. Plan de Publicidad.

Empresa productora de un servicio tangible e intangible que busca llamar la

atención de los clientes potenciales. Utilizando como herramienta principal los
medios digitales.

2. Captar el Interés

El plan publicitario ofrece la información básica para alcanzar el interés del

cliente, con información precisa de los servicios que se ofrecen, cuidando la
calidad y el profesionalismo que los diferencia.

3. Cliente Potencial

Una vez captado el interés del cliente potencial, se le debe brindar una atención
personalizada y amigable. El primer contacto es importante este permite
conocer y ofrecer al cliente un servicios de acuerdo a sus necesidades.

4. Contacto con el cliente.

Establecido el contacto con el cliente, es cuando inicia la prestación del servicio,

el asesor realiza un acercamiento natural para conocer las necesidades del
cliente. Es cuando presenta sus servicios dedicando el tiempo necesario para
que el cliente demuestre su satisfacción y acepte los servicios ofrecidos.

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 5. CANAL DE DISTRIBUCIÓN
Si algo caracteriza a un servicio, es la interacción directa con el cliente, según la
necesidad del negocio el canal de distribución más conveniente sería de manera
directa. Porque podemos llegar a los clientes potenciales mediante un contacto
personal en las instalaciones, de manera electrónica y vía telefónica.

Empresa Cliente

La distribución directa a través de Internet es conveniente para los clientes, ya

que está disponible las 24 horas del día.
 Email: Es un medio eficiente y surge de la necesidad de mantener
informado al cliente de los detalles del evento.

 Redes sociales: En la actualidad no existe persona que no haga uso de

estas, es muy beneficioso utilizar las plataformas virtuales más
concurridas como lo son Facebook, Instagram, Twitter y Google+.

 Llamadas y mensajes (sms masivos): Es un medio de comunicación

que la mayoría de los clientes potenciales posee, es fácil hacer llegar
mensajes de textos y realizar llamadas a partir de una base de datos
estratégica.

 Página Web: Este medio llega a un alcance potencialmente global y que

el cliente tiene a la mano, toda la información detallada de lo que
ofrecemos.
Distribución Directa:
Ventajas
 Control completo del canal
 Máxima promoción
 Contacto directo con el cliente
 Sensibilidad inmediata a reacciones del mercado
Desventaja
 Difícil competencia con el alcance demográfico y el volumen de negocio
de un canal de distribución que incluya participación de mayoristas y
minoristas.

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 6. PLAN DE MARKETING
Cómo empresa nueva deseamos introducir nuestro servicio, en el mercado
alcanzando la atención del público, nuestro futuro cliente.
Iniciaremos con un proceso publicitario agresivo que nos permita captar la
atención del público. Sabemos que este proceso tiene costos muy elevados
pero lo vemos como una inversión a largo plazo.
Plan Publicitario
1. Publicidad para Medios.
 Iniciaremos en las redes sociales son las más utilizadas para el
público en general y no tienen costo de uso. Esta es una plataforma
utilizada por jóvenes hasta personas de la tercera edad.
Nuestras plataformas de trabajo serán Facebook e Instagram, haremos
publicaciones dos veces por semana donde anunciamos y nos demos a
conocer nuestros servicios al público en general.
 You To Be, crearemos un canal en YouTube para presentar en vivo
el antes, durante y después de cada uno de los eventos. Que
cubriremos esto con la autorización de los clientes y manteniendo
nuestra política de privacidad. Además que lo utilizaremos para
realizar pequeños sketch donde presentemos nuestros escenarios y
plataformas de trabajo.
 Spot televisivo, acudiremos a los canales con mayor audiencia
televisiva y en los horarios con mayor ranking nos anunciaremos una
vez cada mes.
 Spot radial, al igual que el televisivo acudiremos a la radio mal
sintonizada y en horario con mayor ranking está publicidad la
realizaremos de tres a cuatro veces al mes.
 Prensa, haremos uso de este medio dos veces por mes con una nota
de prensa, en la sección de sociales para que sus electores también
nos conozcan.
2. Publicidad Interna y Externa
 Finalmente para que queden cubiertas todas las vías de acceso de
información estás serán colocadas en las principales avenidas de la
capital así como es la rotonda mas transitadas.
Tipo de publicidad:
 Internas: brochure, flyers y volantes
 Externas o de calle: rótulo, vallas y muppies

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 7. INFAESTRUCTURA FISICA
9.1 MATERIALES
Oficina
 Escritorio
 Sillas
 Computadoras, Pc de escritorio, laptop
 Impresoras y fotocopiadoras
 Archivadores
 Ampos
 Lapiceros, plumas, lápiz gráfico,
 Libretas, agendas, cuadernos de apunte
 Tarjetas de presentación
Trabajo de campo en eventos
 Lista de materiales y equipamiento
 Chimbombas
 Chimbombas Seri grafiadas
 Tela
 Poli estireno
 Fomi: normal y escarchado
 Cintas
 Papel grepe
 pega
 Tijeras
 Sellador
 Cartulina
 Adornos para decorar
 Pistola de silicon
 Flores artificiales
 Banderines
 Colgantes
 Plástico
 Luces
 Bandejas
 Velas
 Recipientes: platos y vasos
 Video mapping: proyector
 Micrófonos
 Cámaras
 Instalaciones de luces
 Uniformes
 9.2 Equipamiento Tecnológico
Las nuevas tecnologías permiten un ahorro de costes y de hecho pensar en
implementarla a futuro resultará muy productivo, en el caso de esta agencia de
planeación de eventos permitirá analizar al detalle el desarrollo del evento y
posibilitar la medición de resultados para sacar conclusiones.
Aunque pueda suponer un esfuerzo económico importante en un primer
momento, el empleo de tecnologías innovadoras en eventos es una de esas
cosas que marca a los asistentes de un evento.
Las redes sociales, los blogs, las aplicaciones y otros instrumentos, además de
ser tecnología accesible permiten que haya una difusión instantánea y rápida del
acto. Con ello se amplifica la comunicación de éste y se crea cierta vialidad.
A continuación se mencionará algunas herramientas que servirán como
elemento diferenciador y sobretodo ayudará a mejorar la calidad del servicio:
 Fogscreen: Más conocida en español como pantalla de niebla, se trata
de proyectar imágenes en el aire sobre una especie de niebla densa que
permite ser atravesada. La sensación de ver la imagen flotando crea una
experiencia distinta y atrayente para el espectador. El efecto niebla se
crea con vapor seco sin ningún tipo de componente químico, por lo que
es una tecnología totalmente ecológica.

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  Drones: A pesar de ser un poco caros permiten filmar, e incluso emitir en
directo cualquier tipo de evento. Ofreciendo tomas aéreas que crean un
impacto en quienes las visualizan.

El vídeo mapping: Es la utilización de proyectores de vídeo para desplegar una

animación o imágenes sobre superficies reales para conseguir un efecto artístico
y fuera de lo común basado en los movimientos que crea la animación sobre
dicha superficie, es un espectáculo que sin duda impresionará al público del
evento gracias a las proyecciones multimedia en distintos espacios.

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 9.3 Aplicaciones

 PRO PARTY PLANNER

Esta APP es estupenda para organizar todo tipo de eventos: fiestas,
presentaciones de productos, ferias, charlas y conferencias... Y muchas más,
permite importar listas de invitados, diseñar y crear cartas de asientos para
ubicar a los invitados en un espacio, gestionar la comunicación con los invitados
o asistentes al evento mediante mensajes de texto y correo electrónico, y hacer
un seguimiento en tiempo real de lo que está ocurriendo en el evento.

Esta práctica y eficiente APP es ideal para congresos, convenciones, ferias o

eventos de incentivos de empresas, entre otro tipo de actos, mide el retorno de
la inversión del evento, ofrece a los asistentes al evento en formato digital para
acceder desde sus dispositivos móviles a los contenidos o folletos que
habitualmente se editan en papel. También ofrece contenido adicional que
complete estos, también proporciona apoyo a la organización durante el evento
como la eliminación de las filas, el check-in o la contabilización de accesos a
cada actividad diferenciada dentro del evento.

 TICKETEA CHECKPOINT
Gestiona eventos de gran asistencia de público incluso con entrada o invitación
personalizada ya no es un imposible gracias a esta aplicación. Ideal para ferias
y conferencias de acceso restringido, entre otros tipos de eventos, permite
validar entradas, invitaciones y accesos de forma ágil y eficiente, dispone de una
lista de asistentes actualizada en tiempo real para evitar fraudes o para utilizar
la búsqueda manual de quien haya extraviado su invitación o entrada y
sincroniza varios dispositivos del equipo de organización para facilitar el trabajo
y la comunicación de todos el espacio físico.

29
9.4 Instalaciones Y Distribución De Espacios
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS

1. Recepción
2. Gerente general
3. Gerencia Administrativa
4. Departamento de planificación de eventos
5. Bodega
6. Baños
7. Departamento de ventas
8. Sala de reuniones

30
 10 ASPECTOS FINANCIEROS
10.1 GASTOS DE INSTALACION

GASTOS DE INSTLACION
Materiales Precio
5 Escritorios de oficina C$ 15,000.00
6 Aire acondicionado C$ 4,800.00
1 Abanico de techo C$ 2,000.00
14 sillas ejecutivas C$ 7,000.00
1 sofá C$ 8,500.00
5 equipo cómputo C$ 25,000.00
2 recipientes de agua C$ 3,000.00
Acondicionamiento de los baños C$ 5,000.00

Local propio (propietaria: Maybel Castro. Bo la fuente portón principal de

la normal ½ arriba C$ 50,000.00
C$
Total Gastos de Instalación 120,300.00

31
 10.2 COSTO DE OPERACION POR UN MES
Se promedia el costo de operación de D'co Full Event, en un periodo de un mes.

Costo de Operación de D'co Full Events

CONCEPTO
Costo de Operación C$110,000.00
Gasto de Venta C$21,300.00
Alquile del Local ( Por evento) C$4,300.00
Sueldo de Agentes y Meseros C$7,500.00
Comisiones por evento al Building Manager C$2,500.00
Propaganda C$3,500.00
Otros (Músicas, Aperitivos, etc.) C$3,500.00

Gasto de Administración C$46,700.00

Sueldo del Personal de Oficinas C$30,000.00
Papelería y Útiles C$2,200.00
Equipo y Mantenimiento C$10,000.00
Alquile del Local ( Local Propio) C$
Servicio Básicos ( Luz, Agua, Internet y Teléfono) C$4,500.00

Gasto Financieros C$32,000.00

Gasto de Situación C$7,000.00
Intereses a Nuestro Cargo C$10,000.00
Descuento Sobre Ventas C$15,000.00

Gasto Improvistos por operacion C$10,000.00

TOTAL Gasto de Operación o Costo C$110,000.00

32
 8. CONCLUSION
Las actividades sociales y empresariales cada día son más frecuentes en
nuestra sociedad, las realizamos con el ánimo de juntar a los amigos y familiares
para celebrar un acontecimiento importante o simplemente estar compartiendo
un momento entre amigos.
Estas actividades han evolucionado hasta el punto que las empresas activas
realizan eventos sociales que involucran a su personal, o en busca de nuevos
mercados, aquello que está siendo un auge en el momento. Siempre buscan ser
los primeros en estas actividades.
Es por ello que buscan del apoyo de personal calificado para planificar y
organizar todas sus actividades, para que sean reconocidas como la mejor fiesta
del año. Por eso siempre buscan quien les garantice que su actividad cumplirá
con altos estándares de calidad, y ambientes controlados que provean
momentos de relajación para los asistentes.
Este proyecto D'co Full Event, busca convertirse en la primera opción para
planificar, organizar y publicar las actividades más importantes de los clientes
qué cumplan con expectativas, que nuestros futuros clientes esperan en sus
reuniones ya sean sociales o empresariales.
Nuestro estudio de mercado demostró que existe una amplia competencia con
gran fuerza y reconocimiento en el mercado, pero sabemos que es un mercado
ampliamente cambiante, en el que se puede incursionar y lograr ser una elite en
actividades sociales y empresariales.
Como agencia prestadora de servicios nuestra meta inicial es hacer sentir al
cliente cómodo en un ambiente tranquilo que le de la seguridad de que nuestro
servicio es profesional. Es por ello que contaremos con el personal calificado
para hacer sentir a nuestros clientes seguros de que sus festividades concluirán
exitosamente.

Los creadores de este proyecto están comprometidos a convertir D'co Full Event,
en una empresa sólida, para ser la primera opción en planificación y organización
de eventos, contando con el apoyo de los mejores en el mercado en cada de sus
especialidades. Estamos seguros que con esfuerzo y trabajo será una realidad
y lograra posicionarse primero en el mercado local, para evolucionar y alcanzar
un mercado más amplio.

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