Que es evento

Un evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en
tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo
objetivo para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.

Etapas del evento

• El pre-evento
• El evento en sí
• El post-evento
En el pre-evento está toda la definición, planificación y organización. Hay que tener en cuenta cada detalle, definir varios aspectos y
prestar mucha atención a todo. De esta fase depende en gran parte de que el evento sea un éxito y cumpla su función. El día o los días en
los que se desarrolla, el foco está en la coordinación y observación. Y esto da bastante trabajo porque siempre hay imprevistos de última
hora y hay que gestionarlos de la mejor manera posible.
En el pre-evento tenemos que tener en cuenta Primero de todo hay que definir qué es lo que queremos conseguir con el evento. Es decir:
el objetivo.
Puede haber más de uno, pero no es aconsejable tener más de tres. Si no, será imposible trabajar para todos ellos y lo que ocurrirá
finalmente es que no desenfocaremos y no conseguiremos nada.
El post-evento suele ser la fase más olvidada. Una vez que el evento acaba, se desmonta todo, despedimos a los asistentes y fin. ¡Otro
error!. En esta etapa el objetivo es:
Conseguir que nos sigan en redes sociales
Que se suscriban a nuestro blog
Que compren el producto o servicio que presentamos en el evento.
Tipo de evento
Una vez está definido el o los objetivos y el público al que va dirigido, tendremos más claro qué
tipo de evento es el más adecuado.
Pueden ser externos o internos.

Internos: Los eventos internos, como ya indica la palabra, son aquellos eventos que se hacen en
el seno de la compañía. No está pensado para clientes, proveedores u otros, sino para las
personas que trabajan en la empresa.

Ejemplo
Convención de ventas
Aniversario
Viajes de incentivos
Jornadas de formación.

Externos: Están pensados para dirigirnos a clientes (potenciales o actuales), proveedores, medios
de comunicación y otros públicos externos a la empresa.

Ejemplo

Presentaciones de productos
Inauguración de nuevas instalaciones
Road Show.
Aplicación del proceso administrativo a las etapas del evento

• PLANIFICACIÓN previsión y planeación.

• ORGANIZACIÓN: integración y coordinación.
• IMPLEMENTACIÓN: puesta en marcha y dirección.
• CONTROL: evaluación, resultados.
PLANIFICACIÓN:
Previsión: ¿qué se puede hacer? Acciones a desarrollar: desarrollar Y Determinar objetivos Analizar
eventos anteriores o parecidos Tomar decisiones.
Previsión: Determinación de Objetivos
Objetivos Generales: deben estar claramente definidos. 1. Educativos 2. Informativos 3. Comerciales
4. De difusión 5. Motivacionales, etc.
Objetivos particulares: 1. Objetivos del Ente que lleva lo adelante. 2. Objetivos de los participantes. 3.
Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.
Previsión: Análisis y evaluación de eventos anteriores
¿Qué información? Cantidad y procedencia de participantes
- Preferencia geográfica.
-Nivel socio económico.
-Temas de mayor interés.
-Costos de eventos anteriores.
-Referentes interesantes para invitar.
-Precios de los predios, salones, alquileres, equipos, etc.

Previsión: Primeras decisiones Nos permitirá desarrollar la organización del evento:

Nombre del evento.
Número de edición.
Tipo de evento.
Regionalidad.
Especialidad, Entidad organizadora
Tema principal
Isotipos / logotipos Ciudad, Fecha, Sede

Previsión: Tomar decisiones Fecha, lugar y sede La fecha del evento debe estar relacionada con la ciudad en que se desarrolla la reunión,
asegura:
la disposición de plazas hoteleras, las disponibilidad gastronómica, lugares en medios de transporte, espacios, salones para reuniones,
Evaluar los mejores precios de los servicios necesarios,etc.

Planeación de actividades .El plan general de trabajo: implica confeccionar el listado de tareas el presupuesto: nos permitirá saber
anticipadamente cuales serán los costos que deberemos afrontar .La calendarización: debemos otorgar a cada acción especifica en el plan de
trabajo “el tiempo”
Organización
ORGANIZACIÓN Responde a: ¿cómo se va hacerse determina la estructura de acciones: Funciones, Asignación de Jerarquías, y Puestos de trabajo.
Nos permitirá realizar el organigrama y definir los cargos y/o perfiles.
Integración y coordinación: ¿con qué – con quién? Acciones a desarrollar: desarrollar y Determinar recursos: técnicos, humanos, económicos.
Nombrar autoridades y comités (en grandes eventos) Contratar personal: funciones durante la organización y durante el evento.
1. Define los objetivos del evento.
Esta primera etapa resulta crucial en la planificación de tu evento, ya que la identificación del objetivo a perseguir te ofrecerá una guía en la
siguiente toma de decisiones. Para su definición, te aconsejamos que, de una parte, des pie a la empatía y, de otra, que consideres la inversión de
tiempo, dinero y energía que su organización conlleva. En cuanto a la empatía, nos referimos a que te pongas en el punto de vista del invitado, para
luego obtener una mejor respuesta de tu público objetivo.
2. Identifica tu público objetivo.
Aquí, se trata de ser selectivo. El hecho de llegar a un mayor público no conlleva que tu evento sea un éxito, sino que puede acabar derivando en
todo lo contrario. Su identificación, al igual que el objetivo, es importante pues te ayudará a mantenerte enfocado en las metas específicas e incluso
evitar que el alcance del evento se difumine en el camino.
3. Establece el momento y el lugar del evento.
La fecha y el lugar de tu evento tendrán un gran impacto para que asistan muchas personas. Es importante que no coincida con ninguna festividad,
que el horario, mes y día no creen problemáticas que puedan encarecer los costes del evento, y lo más importante, reservar la fecha lo antes
posible. Aludiendo de nuevo al término de la empatía, debes asegurarte de que la ubicación es la correcta y de buena accesibilidad. Además,
considera que el lugar debe ir en la misma línea que tu imagen de marca, tu mercado objetivo y el objetivo previamente marcado.
4. Fija el presupuesto.
Si quieres evitar hacer frente a unos grandes costes, deberás marcar un presupuesto. Establece una línea de gastos y cuánto estas dispuesto a
emplear en cada uno de ellos. Te recomendamos que antes de fijarlo, tengas claro qué tipo de evento vas a desarrollar. En función de éste, deberás
buscar diferentes alternativas y estimaciones para el precio, y así ceñirte al presupuesto y evitar posibles desviaciones del mismo. Recuerda que
debes ser lo más específico posible en tus estimaciones y dejar siempre un remanente para gastos imprevistos, que inevitablemente surgirá alguno.
4. Fija el presupuesto.
Si quieres evitar hacer frente a unos grandes costes, deberás marcar un presupuesto. Establece una línea de gastos y cuánto estas
dispuesto a emplear en cada uno de ellos. Te recomendamos que antes de fijarlo, tengas claro qué tipo de evento vas a desarrollar. En
función de éste, deberás buscar diferentes alternativas y estimaciones para el precio, y así ceñirte al presupuesto y evitar posibles
desviaciones del mismo. Recuerda que debes ser lo más específico posible en tus estimaciones y dejar siempre un remanente para gastos
imprevistos, que inevitablemente surgirá alguno.
5. Promociona el evento.
Otro aspecto crucial es la comunicación del evento, donde deberás considerar un plan de marketing. Para conseguir un evento exitoso,
tendrás que promocionarlo en las redes sociales, ya que, actualmente, constituye la principal forma de hacer llegar la celebración a un
gran número de personas. Asimismo, te aconsejamos que anuncies el evento en tu página web de empresa, realices acuerdos con medios
de comunicación e incluso hagas campañas.
6. Revisa los detalles el día del evento.
Llegada la fecha, deberás dejar a un lado los nervios y centrarte en comprobar que todo lo que habías planificado, se está ejecutando
conforme a lo establecido. Como organizador, deberás encargarte de revisar que las acciones delegadas se están desarrollando
correctamente y asegurarte de que los asistentes están bien atendidos.

7. Contempla un plan de emergencia.

Otro asunto crucial que debes considerar cuando organizas un evento, es la consideración y el establecimiento de un plan B. Siempre
puede darse el hecho de que surjan imprevistos en un evento, por lo que la fijación de dicho plan te evitará malos ratos y te garantizará el
estar preparado en caso de que ocurriera.
CONTROL
Evaluación: ¿cómo se hizo? Posterior a la finalización del evento. Medición de resultados. Definir estrategias de recolección de datos Encargados de la
evaluación. Aprovechar los resultados.
¿Cómo SE HA REALIZADO?
1 – Hay que entender bien el evento.
Cada evento es único y por lo tanto le corresponde al organizador entender exactamente cómo están interconectados los sectores, así como sus particularidades
e interacciones. Si tienes dificultades para entender todos los aspectos del evento, no dudes en buscar ayuda o consultar con especialistas que te ofrecerán una
visión más amplia sobre la organización de eventos.
2 – Seguimiento durante todo el pre-evento.
Préstale la máxima atención a la preparación y al montaje del evento, para corregir a tiempo cualquier situación que intuyas puede generar un problema. Un
organizador que se dedica al pre-evento, sin duda tendrá menos problemas durante el evento mismo, y así podrá concentrarse en los detalles y proporcionar una
excelente experiencia a los asistentes.
3 – Manteen una comunicación permanente con los proveedores.
Ellos son el motor que hace funcionar el evento. Por lo tanto, es importante mantener una comunicación clara y abierta con ellos, evitando posibles
interrupciones que causen problemas en el suministro, logística de entregas o hasta en las expectativas por parte de la organización. Presta atención especial a
cada área vital a la operación a cargo de cada proveedor, además de promover la interacción entre ellos cuando su trabajo está de alguna manera interconectado.
4 – Establecer una jerarquía
Tienes que establecer una jerarquía clara para la toma de decisiones principalmente para el día del evento. Esto ayudará a que todos los involucrados sepan a
quién acudir para solucionar los problemas que surjan. Definir los responsables de cada área y de situaciones específicas evitará discrepancias y conflictos en los
procesos.
5 – Disponer de un equipo de apoyo en el ingreso
En todo caso, es esencial que haya personal a disposición del público que pueda informar y responder a preguntas dentro y fuera del lugar del evento. Por lo
tanto, es importante tener un equipo de apoyo que ayude a los participantes, organice la lista de asistentes, mantenga el acceso organizado y preparado para
resolver cualquier problema que pueda surgir a última hora, particularmente en las puertas o en el ingreso.
IMPLEMENTACIÓN:DIRECCION
Es la puesta en marcha del evento. Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista. Articular la
calendarización con el presupuesto. La Dirección de Eventos es una dura tarea que puede atraer un gran beneficio
económico a tu hotel/restaurante (si lo hacemos bien). Se trata del proceso de planear cualquiera de los siguientes
eventos:
-Eventos Corporativos
-Conferencias
-Ceremonias de apertura
-Fiestas temáticas
Cenas de negocio
-Conferencia de prensa
-Viajes de incentivos
-Lanzamientos de productos
-Eventos VIP
- etc.
Que es el diagrama de Gantt.
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para
diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no
indica las relaciones existentes entre actividades.

Los diagramas de Gantt proporcionan una forma de realizar un seguimiento y gestionar los cronogramas, el progreso y
los resultados de un proyecto. Las líneas o barras verticales se utilizan para visualizar cada tarea y cada diagrama de
Gantt incluye recursos, hitos, tareas y dependencias.

Un diagrama de Gantt en un evento se realiza de la siguiente manera teniendo en cuenta los siguientes datos:

-Recopilación de la información fundamental. Reunir todos los detalles del proyecto, definir los obstáculos e
incidencias que se puedan presentar en el camino.

-Definición de tareas.

-Secuenciación de tareas.

-Establecimiento de los tiempos y recursos.

-Distribución de tareas.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt para una empresa?
Enfocado en las empresas. Para construir este diagrama solo necesitas tomar en cuenta los siguientes puntos:
-Primero tienes que dibujar los ejes.
-Ahora debes escribir todas las tareas que se llevan a cabo en la empresa.
-Para comenzar tienes que dibujar los bloques de aquellas tareas que no tienen predecesores. En estos bloques debe existen ciertas
coincidencias con el final del proyecto.
-Luego añade los bloques de las tareas que dependen de las tareas ya añadidas en el diagrama.
-Para finalizar debes realizar algunos cálculos para verificar el tiempo en que se debe ejecutar las tareas.
Que es un presupuesto
Un presupuesto es un pronóstico detallado de lo que sucederá financieramente en tu evento. Te ayuda a controlar tus gastos e ingresos,
mide el éxito y el rendimiento del evento.
En el presupuesto para el evento se puede decir li siguiente:

Son ese tipo de gastos que están presentes en mayor o menor medida en todo tipo de eventos y de los que no se puede prescindir, como la
comida o el alquiler de espacios.

De media, el gasto en comida y bebida supone un 36% de los gastos comunes, seguido en orden de importancia por el gasto audiovisual y
la mano de obra necesaria para ponerlo todo en marcha.

Pero también hay otros gastos ordinarios o comunes que no puedes pasar por alto, como los gastos de viaje del staff de la organización,
las acciones de promoción, el coste de los ponentes o del personal dedicado al entretenimiento, el alquiler de locales o fincas y los gastos
de alojamiento.

Diferenciar costes fijos y variables

Tienes que tener claro desde el principio que hay costes que pueden variar en función del número de personas que asistan al evento y
otros que no.
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

Producción pre-evento y gastos de personal.

Lugar dónde se hará el evento que será uno de los costes más importantes.
Software para gestionar un evento como Meetmaps
Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y vídeo.
Traductores si fuera necesario.
Sistema de inscripción y acreditación.
Costos Variables
Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o diplomas.
Servicio de Catering, cefee break, almuerzos, cenas.
Personal de seguridad y limpieza
Con estos datos puedes conocer rápidamente el coste medio del evento por asistente.
Imprevistos
El presupuesto de un evento debe ser siempre flexible y con un cierto margen para atender a los imprevistos que a buen seguro van a surgir. Lo mejor
es calcular entre un 10% y un 15% del coste total del evento para tener así un fondo de reserva al que poder acudir en caso de ser necesario.
Los gastos pueden ser:

Alquiler de espacios.
Staff.
Catering.
Iluminación.
Decoración y mobiliario
Audiovisuales.
Ponentes.
 Que es etiqueta y protocolo
Etiqueta
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes
ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.
Protocolo
Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del
encuentro de las vanidades humanas.
 Protocolo y etiqueta en un evento
Un saludo no se le niega a nadie
• “El que llega saluda y el que se va, se despide”, esta puede ser considerada como una regla de oro, las buenas costumbres
nunca se deben dejar de lado.
• Siempre será muy bienvenido un saludo de: “hola, ¿qué tal?”, “buenos días”, “buenas tardes”; tanto al vigilante como al
gerente de la empresa. Un apretón de manos, ni tan fuerte ni tan suave, es lo usual.
• Cuando hay mayor confianza con las mujeres, queda bien un beso en la mejilla; y entre hombres, algunas palmadas o abrazo
en la espalda.
• No olvides mantener el contacto visual ni perder la cordialidad hacia cada persona.
Tú imagen, tu carta de presentación!
• Lo que te vayas a poner y la manera en como lo usas, comunica tu actitud frente al mundo profesional y la importancia que le
prestas al lugar que estas atendiendo.
• Por lo general, las personas se dejan llevar por la primera impresión, somos muy visuales; así que una buena imagen, es una
manera de proyectar profesionalismo y liderazgo en el ámbito empresarial.
Puntualidad
• Las empresas prestan mucha atención al reloj cuando se trata de reuniones de trabajo, y aún más si hay interés en establecer
nuevas relaciones comerciales. La puntualidad muestra el grado de compromiso e interés real que se tiene hacia la empresa.
• Si por algún motivo tienes algún retraso, una llamada o mensaje con anticipación será suficiente y no te dejará mal. Toma
todas las precauciones del caso para llegar a tiempo e incluso con anticipación, esto hablará muy bien de ti como profesional.
Buena presentación con buena ortografía
• Es importante prestar cuidado a los detalles y escribir con buena redacción y ortografía. Ten siempre esto en mente, tanto en las
presentaciones PPT, PDF u otros; como en los correos corporativos, pues todo comunica y hablará muy bien o muy mal de ti.
En la mesa come con delicadeza
• Son muy importantes los modales en la mesa, más allá de “comer con la boca cerrada y no hablar con la boca llena”.
Algunos consejos:
• Esperarse los unos a otros, antes y después de comer.
• Tener una postura correcta (ni tan erguido, ni tan relajado) y apoyar los brazos con moderación.
• La comida va a la boca y no al revés.
• Coge correctamente los cubiertos.
• No soplar ni sorber la sopa.
GRACIAS…