Cómo organizar un evento empresarial

Marketing Gastronómico / Por Hostelarium

Actualmente, los eventos empresariales son una herramienta clave para el mundo
de los negocios. Una empresa puede sacar provecho con la organización de eventos que
empujen el propio crecimiento interior y al mismo tiempo informen al público y clientes
sobre sus actividades y objetivos. Después de mostrarte Cómo organizar el comedor de
un restaurante, ahora te presentamos cómo organizar un evento empresarial con éxito.

En el siguiente post hablaremos de:

– Como planear, realizar y evaluar un evento.

– Los recursos para promocionar una empresa.

-Las ventajas de elegir organizar un evento.

– Tareas a realizar antes, durante y después del evento.

Cómo organizar un evento empresarial

Desde una perspectiva empresarial, la organización y celebración de un evento puede
ser útil tanto para la presentación de un nuevo producto, como para conseguir
posicionarse en el mundo de los negocios.
Para promocionar sus productos y servicios, las empresas disponen de la siguentes
recursos:

Televisión, Radio, Periódicos, Mailing, Redes Sociales y Eventos.

Con la decisión de organizar un evento, una empresa logra alcanzar una distinción y
marca propia, asegurando unos resultados positivos. Cuando se pretende montar un
evento, debemos planear una estructura y definir unas pautas muy claras para que
obtengamos el resultado esperado y no surja ninguna adversidad. La manera más
fácil y ordenada, es la de dividir nuestro evento en tres tiempos: antes, durante y
después.

Antes del evento

Es el espacio destinado a planear y preparar el evento. El resultado final dependerá de

las previsiones establecidas en esta parte del proceso. Debemos concretar:

 Definición del tipo de evento: Elegir evento en función de nuestro objetivos.

Escoger según las necesidades de nuestra empresa y al público que queramos
alcanzar. Puede tratarse de una conferencia, feria, concurso, exposición, comida,
fiesta, etc.

 Elegir fecha y lugar: el sitio que elegimos debe reunir las condiciones

necesarias para la realización del tipo de evento que hemos optado.  Podemos
elegir lugares públicos, cerrados o en el exterior o el alquiler de salas
privadas. Al elegir una fecha, hemos de prevenir e informarnos de que no exista
ningún otro acontecimiento del mismo sector o relacionado. Si nuestro
evento tiene una durada de más de un día, debemos buscar y contactar con los
hoteles de la zona para que nuestros trabajadores y público puedan hospedarse.

  Predecir los suministros y empresas de servicios que necesitaremos: Equipo

de música, escenario, catering, mobiliario, camareros, productos de un solo uso,
etc.

  Publicidad: definir qué vías utilizaremos para promocionar nuestro evento.

 Gestionar los costes: Medir cantidad, calidad, tiempo y costes reales con los
que contamos.

Durante el evento
Cuando llega la fecha señalada todo debe estar bajo control y perfectamente
estructurado.

 Control de todos los factores que integran el evento: División de encargados

en cada sección.

 Cumplir con el horario establecido.

 Generalmente aunque no se trate concretamente de una comida o cena, siempre

se destina una zona para ofrecer  bebidas y alimentos. Debemos de disponer
de suficientes vajillas, vasos, cubiertos y manteles de un solo uso para su
suministro.

 Correcto servicio al público y presentar información sobre el producto o

empresa.

Después del evento:

Momento de evaluar el éxito del evento y los beneficios conseguidos. Los trabajos a
realizar después de la celebración son:

 Recogida y Limpieza de la sala o espacio público. Si se trata de un evento

pequeño la limpieza la podemos efectuar nosotros mismos con los productos y
utensilios de limpieza adecuados. Si hemos organizado un evento de grandes
dimensiones, será conveniente contratar una empresa de limpieza.

 Evaluar tráfico del público y recursos consumidos y desechados.

 Estudio del eco que ha tenido nuestro evento y como ha afectado a la empresa
y producto.
Hay que tener en cuenta que organizar un evento, no solo asegura el éxito de los
objetivos marcados, sino que en la mayoría de los casos de trata de una opción más
económica que cualquier tipo de publicidad. Si nuestro caso es el de una empresa
pequeña que quiere empezar por organizar un evento local y de reducidas dimensiones,
podemos montarlo nosotros mismos. Podemos emplear los productos de García de Pou,
con los que cubriremos todas las necesidades de catering y tan solo tendremos que
contratar cocineros, si no es que queremos preparar nosotros mismos los tentempiés. De
esta forma podremos centrarnos únicamente en gestionar la parte de espectáculo o
informativa.

Si este artículo te ha servido de ayuda para informarte de como organizar un evento

empresarial, te invitamos a que lo compartas, así como a dejar tu opinión.

¿Cómo organizar un evento de éxito?

Organizar un evento es una fantástica herramienta para la comunicación y el
networking, además de lo mucho que puede aportar a nivel profesional a las personas o
empresa que lo lleven a cabo. Sin embargo pocas cosas pueden ser peores a nivel de
comunicación que un mal evento.

El evento nos puede aportar mucho, pero debe rozar la perfección. Tiene un timming
muy concreto y el feedback se recibe al momento y de forma directa. Es por ello que la
organización de eventos y congresos puede resultar un poco estresante si éste es muy
complejo y hay muchas cosas que supervisar. Lo ideal es contar con un equipo
adecuado, que nos pueda ayudar en la organización y gestión del evento, para evitar
sorpresas inesperadas. En Cícero Comunicación tenemos un largo historial de eventos
organizados y queremos compartir contigo algunos consejos que esperamos te sean de
utilidad.

Indice de contenidos
  Pasos para organizar un evento empresarial
o Definición del propósito y público objetivo.
o Dinámica del evento
o Planificación del evento
o Desarrollo del evento
o Post-evento
 Claves para organizar un evento de éxito
o Difunde el evento para conseguir más asistentes y generar una mayor
expectación
o Fomenta el networking
o Favorece la difusión durante evento
o Crea material que pueda ser compartido tras el evento

Pasos para organizar un evento empresarial

Definición del propósito y público objetivo.

En primer lugar debemos tener en cuenta el motivo u objetivo por el que estamos
organizando el evento. En base a ello podremos delimitar el tipo de público que asistirá
al mismo y empezar a idear nuestro evento en base a ese público objetivo que queremos
que asista. Por tanto, definir el perfil del asistente que buscamos será clave para poder
empezar con el resto de pasos.

Dinámica del evento

Una vez hemos delimitado nuestro objetivo y público, debemos decidir que tipo de
evento vamos a hacer ¿algo formal o informal? ¿Una rueda de prensa? ¿habrá
ponencias? ¿habrá cóctel? ¿networking? La dinámica del evento al final está marcada
por nuestros objetivos y público, por ello es importante conocerlos bien antes de decidir
qué tipo de dinámicas vamos a usar en nuestro evento. La dinámica y estilo de nuestro
evento son muy importantes y es recomendable dedicarle mucho tiempo a estas
decisiones, ya que son estas ideas las que nos pueden permitir diferenciarnos de otros
eventos y tener éxito.

Para pensar adecuadamente las dinámicas, debemos saber qué le gusta a nuestro
público, qué ofrecen otros eventos semejantes y tratar de desmarcarnos de lo que se
ofrece en otros sitios para sorprender a nuestros invitados.

Planificación del evento

Cumplidos los dos primeros pasos, debemos empezar a planificar el evento buscando
fecha, lugar, programa del evento, ponentes si los hubiera, etc. Tras la planificación
debemos, como es lógico, preparar todo lo que hemos planificado y realizar las reservas
o contratos pertinentes. Puede suceder que este proceso se alargue o que causas de
diferente tipo dificulten la contratación de alguno de estos elementos, por ello es
recomendable manejar varias opciones.
Además, debemos comprobar fehacientemente que aquello que contratamos encaja con
lo que estamos buscando. Que el lugar es adecuado y tiene buen tamaño y buenas
comunicaciones, es luminosos y agradable, etc. Si nuestras dinámicas incorporan otro
elementos que vayan a ser especialmente importantes como juegos o gymkhanas,
también debemos conocer su funcionamiento para tenerlo todo controlado en todo
momento.

Los ponentes

La elección de ponentes y presentadores es una de las más importantes que podemos

tomar en un evento. Debemos estar seguros de que el ponente se adecua a nuestro
público y que tiene capacidad y experiencia para hacer del evento algo ameno y que sea
divertido para todos.

Desarrollo del evento

El día del evento es habitual que la persona que se haga responsable del mismo esté
muy nerviosa, pero hay que tratar de mantener la calma. Si se ha organizado todo bien
no tiene porqué haber grandes problemas. Debemos ser conscientes de que se pueden
presentar inconvenientes: un ponente que no podrá estar a la hora, el retraso acumulado
en el horario del evento, etc. Debemos tener un plan B que nos pueda ayudar a
solucionar los problemas que pensamos que podemos tener… e incluso aquellos que no
creamos que podemos tener ¡porque pueden pasar!

Post-evento

Una vez terminado el evento ¡seguimos teniendo trabajo por hacer! Pues no queremos
que el evento se quede ahí, sino que trascienda. Para ello debemos mantener el contacto
con los asistentes y hacerles partícipes de lo que se ha conseguido en el evento y los
contenidos que se hayan generado del mismo: fotografías, vídeos, presentaciones, etc.

Claves para organizar un evento de éxito

Además de seguir estos pasos en la organización de tu evento, hay algunos detalles que
te recomendamos tener en cuenta para conseguir que tu evento sea un éxito, consigas la
mayor repercusión posible y todo el mundo tenga ganas de repetir.

Difunde el evento para conseguir más asistentes y generar una mayor

expectación

Es fundamental que para que nuestro evento sea un éxito hagamos una difusión
adecuada del mismo. Existen plataformas que nos pueden ayudar a ello como Meetup si
nuestro evento tiene una periodicidad o también existe una modalidad específica de
publicidad en Facebook para promocionar eventos. Además tendremos que aprovechar
nuestros contactos para mover el evento, y si podemos crear algún vídeo o imagen que
anime a la asistencia también puede ser de utilidad.

Fomenta el networking
Una de las mejores cosas que nos permiten los eventos es conocer gente nueva. Además
de llevar buenos ponentes, debemos tratar de fomentar de alguna manera el networking
entre los participantes para que se conozcan entre sí. Para ello podemos hacer uso de
juegos, espacios de networking, cócteles y en general dinámicas que favorezcan la
interacción entre los participantes.

Favorece la difusión durante evento

Cada vez los eventos son más digitales, cada persona con un móvil y una red social es
un pequeño medio de comunicación. Debemos contar un hashtag del evento bien
definido que nos pueda ayudar a hacer ruido y tratar de favorecer la difusión del evento
en las redes. Para ello podemos recordar que se pueden plantear preguntas a los
ponentes a través de Twitter usando un hashtag, haciendo pequeños concursos con el
hashtag en el evento, habilitando un espacio con escenografía en la que los participantes
vayan a querer fotografiarse (los marcos vacíos con diseños vinculados al evento por
ejemplo funcionan muy bien), etc.

Además si hacemos retransmisión en directo por Internet del evento (streaming),

también debemos recordarles a los espectadores el hashtag del evento. Estos usuarios al
estar ya frente a una pantalla es muy fácil que sean más participativos en las redes y nos
ayuden a difundir el evento en las redes.

Crea material que pueda ser compartido tras el evento

Es buena idea crear contenidos en el evento que puedan ser difundidos posteriormente:
fotos, vídeos, entrevistas. De esta forma mantendremos el evento vivo aun cuando ya ha
terminado y podremos mantener el contacto con los participantes ¡y además
ofreciéndoles un contenido que les interesa!